Poznań: Wykonanie audytu zewnętrznego działań zrealizowanych w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na rok 2010


Numer ogłoszenia: 155490 - 2011; data zamieszczenia: 13.06.2011

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi


Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.


Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY


I. 1) NAZWA I ADRES:
Wojewódzki Urząd Pracy w Poznaniu , ul. Kościelna 37, 60-537 Poznań, woj. wielkopolskie, tel. 061 8463819, faks 061 8463820.


  • Adres strony internetowej zamawiającego:
    www.wup.poznan.pl


I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA


II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA


II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Wykonanie audytu zewnętrznego działań zrealizowanych w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na rok 2010.


II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.


II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
1 Wstęp. Celem audytu zewnętrznego jest weryfikacja i dokonanie oceny efektywności i skuteczności działań zrealizowanych w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej PO KL na rok 2010 zwanego w dalej RPD PT POKL (w tym procedur przeprowadzania działań finansowych) według zasad zawartych w umowie o dofinansowanie RPD PT PO KL. Audyt nie obejmuje działalności Regionalnych Ośrodków Europejskiego Funduszu Społecznego (RO EFS). Szczegółowe informacje o rodzajach działań podejmowanych w ramach Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zawiera dokument Zasady realizacji Pomocy technicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. W okresie 01.01.2010 r. - 31.12.2010 r. obowiązywały Zasady realizacji Pomocy technicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 1 stycznia 2010 r. RPD PT PO KL jest dokumentem Instytucji Pośredniczącej i obejmuje działania planowane do realizacji przez IP i podległe jej RO EFS w ramach komponentu regionalnego PO KL. Okres realizacji RPD PT PO KL jest zgodny z okresem roku budżetowego, na który został zatwierdzony. W skład RPD PT PO KL wchodzą Roczny Plan Kontroli, Roczny Plan Szkoleń, Roczny Plan Kosztów Instytucji, Roczny Plan Działań Ewaluacyjnych, Roczny Plan Działań Informacyjno-Promocyjnych, Roczny Plan Kosztów Wdrażania. RPD PT PO KL na rok 2010 jest planem jednorocznym, podzielonym na trzy części: część A dotycząca informacji na temat Instytucji Pośredniczącej, część B dotycząca zaplanowanych wydatków w roku 2010 oraz część C stanowiąca oświadczenie o prawdziwości informacji zawartych w RPD PT PO KL i załącznikach. RPD PT PO KL dopełniają 2 załączniki tj.: Harmonogram płatności i Źródła finansowania wydatków. W województwie wielkopolskim RPD PT PO KL na rok 2010 był realizowany przez następujące instytucje: 1. Instytucja Pośrednicząca (IP): Wojewódzki Urząd Pracy, ul. Kościelna 37, 60-537 Poznań. 2. Regionalne Ośrodki Europejskiego Funduszu Społecznego (RO EFS) Dokumenty dotyczące realizacji Pomocy Technicznej PO KL stanowią: - umowa o dofinansowanie Rocznych Planów Działania Pomocy Technicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, - Roczny Plan Działania Pomocy Technicznej PO KL na rok 2010, - sprawozdania z realizacji działań w ramach Pomocy Technicznej PO KL, - wnioski o płatność, - dokumenty potwierdzające poniesione wydatki. Wartość RPD PT PO KL na rok 2010 dla województwa wielkopolskiego wynosiła 17 322 062,00 zł, z czego dofinansowanie to 15 146 752,35 zł (w tym 100% wydatków RO EFS w kwocie 2 820 000,00 zł), natomiast wkład własny budżetu jednostki samorządu terytorialnego to 2 175 309,65 zł. W RPD PT PO KL na rok 2010 zaplanowano następujące kwoty dla poszczególnych Planów: - Roczny Plan Kontroli - 55 000,00 zł, - Plan Szkoleń - 478 740,00 zł, - Plan Kosztów w Instytucji: A) Koszty osobowe -10 006 622,00zł, B) Koszty zakupu sprzętu oraz pozostałe koszty Instytucji - 1 781 000,00 zł - Roczny Plan Działań Ewaluacyjnych - 400 000,00 zł, - Roczny Plan Działań Informacyjno Promocyjnych - 4 156 900,00 zł, w tym wydatki RO EFS na rok 2010 - 2 820 000,00 zł - Roczny Plan Kosztów Wdrażania - 443 800,00 zł. RPD PT POKL podlega modyfikacjom na przestrzeni okresu jego realizacji. Zgodnie z zapisami Zasad realizacji Pomocy technicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki część zmian w RPD PT PO KL traktowana jest jako odstępstwa i nie wymaga występowania do Instytucji Zarządzającej PO KL, zwanej dalej IZ, o ponowne zatwierdzenie RPD PT PO KL, natomiast część wprowadzanych zmian wymaga ponownej pisemnej akceptacji IZ. W roku 2010 WUP w Poznaniu dokonał jednej zmiany RPD PT PO KL na rok 2010. Pozostałe różnice wynikające z rozbieżności pomiędzy zatwierdzonym RPD PT PO KL a stanem faktycznym (w tym przesunięcia środków) zostały zgłoszone jako odstępstwa od założeń określonych w zatwierdzonym planie. Wiązało się to z ich przekazaniem do IZ wraz ze sprawozdaniem okresowym za I półrocze kalendarzowe oraz sprawozdaniem rocznym. Działania zrealizowane w ramach poszczególnych Planów: - Roczny Plan Kontroli (przeprowadzono 348 kontroli oraz 89 wizyt monitoringowych; w ramach planu rozliczano wyłącznie koszty wyjazdów służbowych oraz koszty związane z zakupem paliwa) - Roczny Plan Szkoleń (zrealizowano 18 szkoleń, ponadto pracownicy IP uczestniczyli w kursach językowych oraz studiach podyplomowych) - Roczny Plan Kosztów Instytucji: A) Koszty osobowe (wynagrodzenie miesięczne wraz z pochodnymi, 13-te wynagrodzenie, premie, nagrody regulaminowe - 2005 etatomiesięcy) B) Koszty zakupu sprzętu oraz pozostałe koszty Instytucji (zakup drobnego sprzętu biurowego, zakup sprzętu, wyposażenia biurowego i mebli, wynajem pomieszczeń, zakup usług telekomunikacyjnych, pocztowych i kurierskich, materiały biurowe i artykuły piśmiennicze, archiwizacja, zakup papieru, pozostałe wyposażenie biurowe), - Roczny Plan Działań Ewaluacyjnych (zrealizowano trzy badania ewaluacyjne: Ocena realizacji założonych celów komponentu regionalnego PO KL w Wielkopolsce w kontekście aktualnej sytuacji społeczno-gospodarczej oraz jej prognozy, Wpływ środków EFS na skuteczność działań podejmowanych w ramach systemu integracji zawodowej osób wykluczonych społecznie w Wielkopolsce, a także Wpływ dofinansowania z EFS w ramach Priorytetu IX PO KL na rozwój oferty edukacyjnej szkół i upowszechnienie edukacji przedszkolnej na terenach wiejskich i gminach miejsko-wiejskich oraz miastach do 25 tys. mieszkańców w województwie wielkopolskim), - Roczny Plan Działań Informacyjno-Promocyjnych (14 działań: opracowanie oraz dystrybucja materiałów informacyjnych, reklama w prasie, kampania informacyjno - promocyjna w Wielkopolsce - imprezy promujące EFS, organizacja Drzwi Otwartych Punktu Informacyjnego, organizacja konferencji prasowych, organizacja konferencji informacyjnych, spotkania w IP, organizacja oraz prowadzenie szkoleń dla beneficjentów, kampania informacyjna w mediach, modyfikacja strony internetowej, udział w III Forum Funduszy, produkcja filmu instruktażowego dot. PO KL, zakup ścianki konferencyjnej, prowadzenie i utrzymanie Punku Informacyjnego), - Roczny Plan Kosztów Wdrażania (obsługa Komisji Oceny Projektów, obsługa Podkomitetu Monitorującego oraz Regionalnej Grupy Sterującej Ewaluacją, wyjazdy służbowe pracowników, koszt audytu zewnętrznego). W ramach RPD PT PO KL na rok 2010 zatwierdzono 4 wnioski beneficjenta o płatność. Łączna suma wykazanych wydatków to 15 528 557,19 zł (kwota ta uwzględnia wnioski o rozliczenie wydatków RO EFS - ujmowane są każdorazowo jako jedna pozycja, obejmująca łącznie wszystkie wydatki RO EFS w danym okresie rozliczeniowym). Szczegółowy podział na zrealizowane zadania: - Roczny Plan Kontroli - 22 269,47 zł, - Roczny Plan Szkoleń - 338 252,59 zł, - Roczny Plan Kosztów Instytucji: A) Koszty osobowe - 8 737 656,65 zł. B) Koszty zakupu sprzętu oraz pozostałe koszty Instytucji - 1 777 177,04 zł - Roczny Plan Działań Ewaluacyjnych - 184 512,80 zł, - Roczny Plan Działań Informacyjno-Promocyjnych - 4 297 951,14 zł (uwzględnia RO EFS: w części odnoszącej się do rozliczenia dofinansowania z 2009 r. - 1 259 941,17 zł, w części odnoszącej się do 2010 r. - 2 256 189,83 zł); zgodnie z zapisami Zasad realizacji Pomocy Technicznej w ramach PO KL wydatki RO EFS ujmowane są we wnioskach o płatność Instytucji Pośredniczącej jako jedna pozycja; audyt nie obejmuje jednak działalności RO EFS; - Roczny Plan Kosztów Wdrażania - 170 737,50 zł. Wydatki poniesione w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej PO KL na rok 2010 zostały udokumentowane w formie 880 dowodów księgowych (tj.: faktury VAT, rachunki, polecenia księgowania, polecenia wyjazdu służbowego, listy płac, raporty kasowe). Potwierdzenie realizacji wydatków udokumentowano na podstawie 252 wyciągów z rachunków bankowych. Wydatki RO EFS są udokumentowane w formie wniosków o rozliczenie wydatków RO EFS. W związku z realizacją Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej na rok 2010 sprawozdania z realizacji Pomocy technicznej PO KL obejmowały: - sprawozdanie okresowe, - sprawozdanie roczne. 1.2 Zakres Audytu Podczas realizacji audytu Wykonawca zweryfikuje i dokona oceny efektywności i skuteczności procedur przeprowadzania działań finansowanych w ramach RPD PT PO KL na rok 2010 oraz systemu kontroli wewnętrznej jednostki w zakresie: a) prawidłowości realizacji działań podjętych w ramach RPD PT PO KL, zgodnie z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, a także wewnętrznych procedur, b) sposobu archiwizacji dokumentów, pozwalających na prześledzenie ścieżki wydatku, c) kwalifikowalności poniesionych wydatków i sposobu ich dokumentowania, d) wiarygodności sprawozdań z realizacji RPD PT PO KL poprzez weryfikację i potwierdzenie wykonania prac, istnienia zakupionych towarów oraz wykonania zamówionych usług, e) poprawności realizacji zasad dotyczących informacji i promocji, f) poprawności udzielania zamówień publicznych, g) efektywności wydatkowania środków publicznych, h) zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz 1223 ze zm.), w części dotyczącej realizowanych działań, i) prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dla RPD PT PO KL, j) zgodności realizowanych działań w ramach RPD PT PO KL na rok 2010 z zapisami Zasad realizacji Pomocy technicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, k) realizacji wydatków zgodnie z ich przeznaczeniem określonym w Umowie o dofinansowanie Rocznych Planów Działania Pomocy Technicznej w ramach PO KL, a w szczególności w Rocznym Planie Działania Pomocy Technicznej na rok 2010, l) zgodności informacji zawartych we wnioskach o płatność i w sprawozdaniach z realizacji Pomocy Technicznej w ramach PO KL obejmujących RPD PT PO KL z zapisami w ewidencji księgowo-finansowej. Podczas realizacji audytu powinna zostać zweryfikowana dokumentacja poniesionych wydatków, a także pozostała dokumentacja powstała w ramach realizacji zadań, która pozwoli wydać audytorowi opinię w sprawie prawidłowości realizacji RPD PT PO KL na rok 2010 i sporządzić raport w tym zakresie. Dobór próby dokumentów do weryfikacji powinien zostać wykonany przy zachowaniu zasady, iż badaniem zostanie objętych 25% całości dokumentacji do badania. Audyt należy przeprowadzić zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i normami wykonywania zawodu biegłego rewidenta oraz Kodeksem Etyki Zawodowej Biegłych Rewidentów, ogłoszonym przez Krajową Izbę Biegłych Rewidentów. Dodatkowo powinny zostać zastosowane: a) Międzynarodowe Standardy Audytu Wewnętrznego oraz Kodeks Etyki, ogłoszone przez Institiute of Internal Auditors (IIA); lub b) Standardy kontroli wydane przez Komisję Standardów Kontroli Międzynarodowej Organizacji Najwyższych Organów Kontroli (INTOSAI) lub Europejskie Wytyczne Stosowania Standardów Kontroli INTOSAI. Wykonawca w złożonej ofercie winien wskazać, zgodnie z którymi ww. standardami zostanie przeprowadzony audyt. 1.3 Raport z audytu Na podstawie przeprowadzonego audytu zewnętrznego Wykonawca zobowiązany będzie do sporządzenia raportu, w którym przedstawi ocenę wraz z uzasadnieniem, odnoszącą się do następujących kwestii: a) w jakim zakresie działania, na które przedstawiono wydatki, rzeczywiście zostały zrealizowane, b) w jakim zakresie wnioski o płatność złożone w ramach RPD PT PO KL na rok 2010 są zgodne z wymaganiami zawartymi w umowie o dofinansowanie Rocznych Planów Działania Pomocy Technicznej w ramach PO KL, c) w jakim zakresie wnioski o płatność złożone w ramach RPD PT PO KL na rok 2010 są poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi, potwierdzającymi poniesienie wydatków (faktury lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej) poprzez badanie, czy stanowią podstawę dokonania zapisów w księgach rachunkowych, w części dotyczącej realizacji działań, d) w jakim zakresie wnioski o płatność oraz sprawozdania z realizacji działań odpowiadają we wszystkich istotnych aspektach wymogom Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów. Wykonawca sporządzi raport na podstawie zbadania dokumentacji dotyczącej wykonanych działań, zgodnie ze wzorem określonym przez IZ PO KL, stanowiącym załącznik nr 10 do Zasad realizacji Pomocy technicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 1 grudnia 2010 r. Raport musi zawierać w szczególności informację o rodzajach technik, które zastosowano podczas audytu, a także o zastosowanym doborze próby. Wykonawca dostarczy raport z przeprowadzonego audytu do siedziby Zamawiającego w terminie 7 dni kalendarzowych od zakończenia audytu. Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłoszenia Wykonawcy uwag i zastrzeżeń do treści raportu w terminie 5 dni roboczych od dnia jego otrzymania. Wykonawca przekaże Zamawiającemu ostateczną wersję raportu w terminie 3 dni kalendarzowych od otrzymania zastrzeżeń i uwag. Przyjęcie raportu przez Zamawiającego dokonane zostanie w formie protokołu odbioru. Raport wraz ze streszczeniem powinien liczyć do 70 stron i musi być napisany zwięzłym, przejrzystym językiem. Każdy z rozdziałów będzie kończył się krótkim podsumowaniem. Do raportu Wykonawca dołączy resume, w którym zebrane będą najistotniejsze wyniki. Raport musi być trwale spięty, zszyty lub sklejony i oprawiony. Raport powstały w wyniku audytu należy przedstawić w czterech egzemplarzach, każdy w formie pisemnej, w języku polskim, z podpisami audytorów i osób uprawnionych do składania oświadczeń woli ze strony Wykonawcy oraz w jednym egzemplarzu na nośniku elektronicznym CD-ROM lub DVD-ROM (wymagany format pliku PDF). Wszystkie egzemplarze raportu powinny być tożsame. 1.4 Oznakowanie Wykonawca jest zobowiązany stosować Wytyczne dotyczące oznakowania projektów w ramach PO KL. Wszystkie dokumenty będące rezultatem realizacji przez Wykonawcę zamówienia powinny zostać oznaczone obowiązującymi logotypami Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki i Unii Europejskiej wraz z towarzyszącą im informacją o współfinansowaniu, zgodnie ze wzorem zamieszonym w Wytycznych dotyczących oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki znajdującym się na stronie internetowej pod adresem: www.efs.gov.pl..


II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
nie.


II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.21.20.00-3.


II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.


II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.



II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Okres w dniach: 45.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM


III.2) ZALICZKI


  • Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
    nie


III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW


  • III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania


    Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

    • spełnia/nie spełnia


  • III.3.2) Wiedza i doświadczenie


    Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

    • spełnia/nie spełnia


  • III.3.3) Potencjał techniczny


    Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

    • spełnia/nie spełnia


  • III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia


    Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

    • spełnia/nie spełnia


  • III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa


    Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

    • spełnia/nie spełnia


III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY


  • III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:

    • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie
    • wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami

  • III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

    • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
    • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy
    • aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
    • aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
    • wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2.
  • III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

    Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

    III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

    • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
    • nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert


III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA


IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA


IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.


IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT


IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.


IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.


IV.3) ZMIANA UMOWY


Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
nie


IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE


IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.wup.poznan.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Wojewódzki Urząd Pracy w Poznaniu, ul. Kościelna 37, 60-537 Poznań, II p., pok. 33..


IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
20.06.2011 godzina 10:20, miejsce: Wojewódzki Urząd Pracy w Poznaniu, ul. Kościelna 37, 60-537 Poznań.


IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).


IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
PT PO KL.


IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie


Poznań: Wykonanie audytu zewnętrznego działań zrealizowanych w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na rok 2010.


Numer ogłoszenia: 231810 - 2011; data zamieszczenia: 05.08.2011

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi


Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.


Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.


Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
tak, numer ogłoszenia w BZP: 155490 - 2011r.


Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY


I. 1) NAZWA I ADRES:
Wojewódzki Urząd Pracy w Poznaniu, ul. Kościelna 37, 60-537 Poznań, woj. wielkopolskie, tel. 061 8463819, faks 061 8463820.


I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA


II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Wykonanie audytu zewnętrznego działań zrealizowanych w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na rok 2010..


II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.


II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
1.1 Wstęp. Celem audytu zewnętrznego jest weryfikacja i dokonanie oceny efektywności i skuteczności działań zrealizowanych w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej PO KL na rok 2010 zwanego w dalej RPD PT POKL (w tym procedur przeprowadzania działań finansowych) według zasad zawartych w umowie o dofinansowanie RPD PT PO KL. Audyt nie obejmuje działalności Regionalnych Ośrodków Europejskiego Funduszu Społecznego (RO EFS). Szczegółowe informacje o rodzajach działań podejmowanych w ramach Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zawiera dokument (Zasady realizacji Pomocy technicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki). W okresie 01.01.2010 r. - 31.12.2010 r. obowiązywały (Zasady realizacji Pomocy technicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki) z dnia 1 stycznia 2010 r. RPD PT PO KL jest dokumentem Instytucji Pośredniczącej i obejmuje działania planowane do realizacji przez IP i podległe jej RO EFS w ramach komponentu regionalnego PO KL. Okres realizacji RPD PT PO KL jest zgodny z okresem roku budżetowego, na który został zatwierdzony. W skład RPD PT PO KL wchodzą Roczny Plan Kontroli, Roczny Plan Szkoleń, Roczny Plan Kosztów Instytucji, Roczny Plan Działań Ewaluacyjnych, Roczny Plan Działań Informacyjno-Promocyjnych, Roczny Plan Kosztów Wdrażania. RPD PT PO KL na rok 2010 jest planem jednorocznym, podzielonym na trzy części: część A dotycząca informacji na temat Instytucji Pośredniczącej, część B dotycząca zaplanowanych wydatków w roku 2010 oraz część C stanowiąca oświadczenie o prawdziwości informacji zawartych w RPD PT PO KL i załącznikach. RPD PT PO KL dopełniają 2 załączniki tj.: Harmonogram płatności i Źródła finansowania wydatków. W województwie wielkopolskim RPD PT PO KL na rok 2010 był realizowany przez następujące instytucje: 1. Instytucja Pośrednicząca (IP): Wojewódzki Urząd Pracy, ul. Kościelna 37, 60-537 Poznań. 2. Regionalne Ośrodki Europejskiego Funduszu Społecznego (RO EFS) Dokumenty dotyczące realizacji Pomocy Technicznej PO KL stanowią: - umowa o dofinansowanie Rocznych Planów Działania Pomocy Technicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, - Roczny Plan Działania Pomocy Technicznej PO KL na rok 2010, - sprawozdania z realizacji działań w ramach Pomocy Technicznej PO KL, - wnioski o płatność, - dokumenty potwierdzające poniesione wydatki. Wartość RPD PT PO KL na rok 2010 dla województwa wielkopolskiego wynosiła 17 322 062,00 zł, z czego dofinansowanie to 15 146 752,35 zł (w tym 100% wydatków RO EFS w kwocie 2 820 000,00 zł), natomiast wkład własny budżetu jednostki samorządu terytorialnego to 2 175 309,65 zł. W RPD PT PO KL na rok 2010 zaplanowano następujące kwoty dla poszczególnych Planów: - Roczny Plan Kontroli - 55 000,00 zł, - Plan Szkoleń - 478 740,00 zł, - Plan Kosztów w Instytucji: A) Koszty osobowe -10 006 622,00zł, B) Koszty zakupu sprzętu oraz pozostałe koszty Instytucji - 1 781 000,00 zł - Roczny Plan Działań Ewaluacyjnych - 400 000,00 zł, - Roczny Plan Działań Informacyjno Promocyjnych - 4 156 900,00 zł, w tym wydatki RO EFS na rok 2010 - 2 820 000,00 zł - Roczny Plan Kosztów Wdrażania - 443 800,00 zł. RPD PT POKL podlega modyfikacjom na przestrzeni okresu jego realizacji. Zgodnie z zapisami (Zasad realizacji Pomocy technicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki) część zmian w RPD PT PO KL traktowana jest jako odstępstwa i nie wymaga występowania do Instytucji Zarządzającej PO KL, zwanej dalej IZ, o ponowne zatwierdzenie RPD PT PO KL, natomiast część wprowadzanych zmian wymaga ponownej pisemnej akceptacji IZ. W roku 2010 WUP w Poznaniu dokonał jednej zmiany RPD PT PO KL na rok 2010. Pozostałe różnice wynikające z rozbieżności pomiędzy zatwierdzonym RPD PT PO KL a stanem faktycznym (w tym przesunięcia środków) zostały zgłoszone jako odstępstwa od założeń określonych w zatwierdzonym planie. Wiązało się to z ich przekazaniem do IZ wraz ze sprawozdaniem okresowym za I półrocze kalendarzowe oraz sprawozdaniem rocznym. Działania zrealizowane w ramach poszczególnych Planów: - Roczny Plan Kontroli (przeprowadzono 348 kontroli oraz 89 wizyt monitoringowych; w ramach planu rozliczano wyłącznie koszty wyjazdów służbowych oraz koszty związane z zakupem paliwa) - Roczny Plan Szkoleń (zrealizowano 18 szkoleń, ponadto pracownicy IP uczestniczyli w kursach językowych oraz studiach podyplomowych) - Roczny Plan Kosztów Instytucji: A) Koszty osobowe (wynagrodzenie miesięczne wraz z pochodnymi, 13-te wynagrodzenie, premie, nagrody regulaminowe - 2005 etatomiesięcy) B) Koszty zakupu sprzętu oraz pozostałe koszty Instytucji (zakup drobnego sprzętu biurowego, zakup sprzętu, wyposażenia biurowego i mebli, wynajem pomieszczeń, zakup usług telekomunikacyjnych, pocztowych i kurierskich, materiały biurowe i artykuły piśmiennicze, archiwizacja, zakup papieru, pozostałe wyposażenie biurowe), - Roczny Plan Działań Ewaluacyjnych (zrealizowano trzy badania ewaluacyjne: (Ocena realizacji założonych celów komponentu regionalnego PO KL w Wielkopolsce w kontekście aktualnej sytuacji społeczno-gospodarczej oraz jej prognozy, (Wpływ środków EFS na skuteczność działań podejmowanych w ramach systemu integracji zawodowej osób wykluczonych społecznie w Wielkopolsce), a także (Wpływ dofinansowania z EFS w ramach Priorytetu IX PO KL na rozwój oferty edukacyjnej szkół i upowszechnienie edukacji przedszkolnej na terenach wiejskich i gminach miejsko-wiejskich oraz miastach do 25 tys. mieszkańców w województwie wielkopolskim), - Roczny Plan Działań Informacyjno-Promocyjnych (14 działań: opracowanie oraz dystrybucja materiałów informacyjnych, reklama w prasie, kampania informacyjno - promocyjna w Wielkopolsce - imprezy promujące EFS, organizacja Drzwi Otwartych Punktu Informacyjnego, organizacja konferencji prasowych, organizacja konferencji informacyjnych, spotkania w IP, organizacja oraz prowadzenie szkoleń dla beneficjentów, kampania informacyjna w mediach, modyfikacja strony internetowej, udział w III Forum Funduszy, produkcja filmu instruktażowego dot. PO KL, zakup ścianki konferencyjnej, prowadzenie i utrzymanie Punku Informacyjnego), - Roczny Plan Kosztów Wdrażania (obsługa Komisji Oceny Projektów, obsługa Podkomitetu Monitorującego oraz Regionalnej Grupy Sterującej Ewaluacją, wyjazdy służbowe pracowników, koszt audytu zewnętrznego). W ramach RPD PT PO KL na rok 2010 zatwierdzono 4 wnioski beneficjenta o płatność. Łączna suma wykazanych wydatków to 15 528 557,19 zł (kwota ta uwzględnia wnioski o rozliczenie wydatków RO EFS - ujmowane są każdorazowo jako jedna pozycja, obejmująca łącznie wszystkie wydatki RO EFS w danym okresie rozliczeniowym). Szczegółowy podział na zrealizowane zadania: - Roczny Plan Kontroli - 22 269,47 zł, - Roczny Plan Szkoleń - 338 252,59 zł, - Roczny Plan Kosztów Instytucji: A) Koszty osobowe - 8 737 656,65 zł. B) Koszty zakupu sprzętu oraz pozostałe koszty Instytucji - 1 777 177,04 zł - Roczny Plan Działań Ewaluacyjnych - 184 512,80 zł, - Roczny Plan Działań Informacyjno-Promocyjnych - 4 297 951,14 zł (uwzględnia RO EFS: w części odnoszącej się do rozliczenia dofinansowania z 2009 r. - 1 259 941,17 zł, w części odnoszącej się do 2010 r. - 2 256 189,83 zł); zgodnie z zapisami (Zasad realizacji Pomocy Technicznej w ramach PO KL) wydatki RO EFS ujmowane są we wnioskach o płatność Instytucji Pośredniczącej jako jedna pozycja; audyt nie obejmuje jednak działalności RO EFS; - Roczny Plan Kosztów Wdrażania - 170 737,50 zł. Wydatki poniesione w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej PO KL na rok 2010 zostały udokumentowane w formie 880 dowodów księgowych (tj.: faktury VAT, rachunki, polecenia księgowania, polecenia wyjazdu służbowego, listy płac, raporty kasowe). Potwierdzenie realizacji wydatków udokumentowano na podstawie 252 wyciągów z rachunków bankowych. Wydatki RO EFS są udokumentowane w formie wniosków o rozliczenie wydatków RO EFS. W związku z realizacją Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej na rok 2010 sprawozdania z realizacji Pomocy technicznej PO KL obejmowały: - sprawozdanie okresowe, - sprawozdanie roczne. 1.2 Zakres Audytu Podczas realizacji audytu Wykonawca zweryfikuje i dokona oceny efektywności i skuteczności procedur przeprowadzania działań finansowanych w ramach RPD PT PO KL na rok 2010 oraz systemu kontroli wewnętrznej jednostki w zakresie: a) prawidłowości realizacji działań podjętych w ramach RPD PT PO KL, zgodnie z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, a także wewnętrznych procedur, b) sposobu archiwizacji dokumentów, pozwalających na prześledzenie ścieżki wydatku, c) kwalifikowalności poniesionych wydatków i sposobu ich dokumentowania, d) wiarygodności sprawozdań z realizacji RPD PT PO KL poprzez weryfikację i potwierdzenie wykonania prac, istnienia zakupionych towarów oraz wykonania zamówionych usług, e) poprawności realizacji zasad dotyczących informacji i promocji, f) poprawności udzielania zamówień publicznych, g) efektywności wydatkowania środków publicznych, h) zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz 1223 ze zm.), w części dotyczącej realizowanych działań, i) prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dla RPD PT PO KL, j) zgodności realizowanych działań w ramach RPD PT PO KL na rok 2010 z zapisami (Zasad realizacji Pomocy technicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki), k) realizacji wydatków zgodnie z ich przeznaczeniem określonym w Umowie o dofinansowanie Rocznych Planów Działania Pomocy Technicznej w ramach PO KL, a w szczególności w Rocznym Planie Działania Pomocy Technicznej na rok 2010, l) zgodności informacji zawartych we wnioskach o płatność i w sprawozdaniach z realizacji Pomocy Technicznej w ramach PO KL obejmujących RPD PT PO KL z zapisami w ewidencji księgowo-finansowej. Podczas realizacji audytu powinna zostać zweryfikowana dokumentacja poniesionych wydatków, a także pozostała dokumentacja powstała w ramach realizacji zadań, która pozwoli wydać audytorowi opinię w sprawie prawidłowości realizacji RPD PT PO KL na rok 2010 i sporządzić raport w tym zakresie. Dobór próby dokumentów do weryfikacji powinien zostać wykonany przy zachowaniu zasady, iż badaniem zostanie objętych 25% całości dokumentacji do badania. Audyt należy przeprowadzić zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i normami wykonywania zawodu biegłego rewidenta oraz Kodeksem Etyki Zawodowej Biegłych Rewidentów, ogłoszonym przez Krajową Izbę Biegłych Rewidentów. Dodatkowo powinny zostać zastosowane: a) Międzynarodowe Standardy Audytu Wewnętrznego oraz Kodeks Etyki, ogłoszone przez Institiute of Internal Auditors (IIA); lub b) Standardy kontroli wydane przez Komisję Standardów Kontroli Międzynarodowej Organizacji Najwyższych Organów Kontroli (INTOSAI) lub Europejskie Wytyczne Stosowania Standardów Kontroli INTOSAI. Wykonawca w złożonej ofercie winien wskazać, zgodnie z którymi ww. standardami zostanie przeprowadzony audyt. 1.3 Raport z audytu Na podstawie przeprowadzonego audytu zewnętrznego Wykonawca zobowiązany będzie do sporządzenia raportu, w którym przedstawi ocenę wraz z uzasadnieniem, odnoszącą się do następujących kwestii: a) w jakim zakresie działania, na które przedstawiono wydatki, rzeczywiście zostały zrealizowane, b) w jakim zakresie wnioski o płatność złożone w ramach RPD PT PO KL na rok 2010 są zgodne z wymaganiami zawartymi w umowie o dofinansowanie Rocznych Planów Działania Pomocy Technicznej w ramach PO KL, c) w jakim zakresie wnioski o płatność złożone w ramach RPD PT PO KL na rok 2010 są poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi, potwierdzającymi poniesienie wydatków (faktury lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej) poprzez badanie, czy stanowią podstawę dokonania zapisów w księgach rachunkowych, w części dotyczącej realizacji działań, d) w jakim zakresie wnioski o płatność oraz sprawozdania z realizacji działań odpowiadają we wszystkich istotnych aspektach wymogom Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów. Wykonawca sporządzi raport na podstawie zbadania dokumentacji dotyczącej wykonanych działań, zgodnie ze wzorem określonym przez IZ PO KL, stanowiącym załącznik nr 10 do (Zasad realizacji Pomocy technicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki) z dnia 1 grudnia 2010 r. Raport musi zawierać w szczególności informację o rodzajach technik, które zastosowano podczas audytu, a także o zastosowanym doborze próby. Wykonawca dostarczy raport z przeprowadzonego audytu do siedziby Zamawiającego w terminie 7 dni kalendarzowych od zakończenia audytu. Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłoszenia Wykonawcy uwag i zastrzeżeń do treści raportu w terminie 5 dni roboczych od dnia jego otrzymania. Wykonawca przekaże Zamawiającemu ostateczną wersję raportu w terminie 3 dni kalendarzowych od otrzymania zastrzeżeń i uwag. Przyjęcie raportu przez Zamawiającego dokonane zostanie w formie protokołu odbioru. Raport wraz ze streszczeniem powinien liczyć do 70 stron i musi być napisany zwięzłym, przejrzystym językiem. Każdy z rozdziałów będzie kończył się krótkim podsumowaniem. Do raportu Wykonawca dołączy resume, w którym zebrane będą najistotniejsze wyniki. Raport musi być trwale spięty, zszyty lub sklejony i oprawiony. Raport powstały w wyniku audytu należy przedstawić w czterech egzemplarzach, każdy w formie pisemnej, w języku polskim, z podpisami audytorów i osób uprawnionych do składania oświadczeń woli ze strony Wykonawcy oraz w jednym egzemplarzu na nośniku elektronicznym CD-ROM lub DVD-ROM (wymagany format pliku PDF). Wszystkie egzemplarze raportu powinny być tożsame. 1.4 Oznakowanie Wykonawca jest zobowiązany stosować Wytyczne dotyczące oznakowania projektów w ramach PO KL. Wszystkie dokumenty będące rezultatem realizacji przez Wykonawcę zamówienia powinny zostać oznaczone obowiązującymi logotypami Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki i Unii Europejskiej wraz z towarzyszącą im informacją o współfinansowaniu, zgodnie ze wzorem zamieszonym w (Wytycznych dotyczących oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki) znajdującym się na stronie internetowej pod adresem: www.efs.gov.pl..


II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.21.20.00-3.

SEKCJA III: PROCEDURA


III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Przetarg nieograniczony


III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE


  • Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
    tak, projekt/program: PT PO KL.

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA


IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
19.07.2011.


IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
7.


IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
2.


IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

  • DPC A. Danylczenko i Spółka Sp. j., {Dane ukryte}, 45-089 Opole, kraj/woj. wielkopolskie.


IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 40000,00 PLN.


IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ


  • Cena wybranej oferty:
    6730,00


  • Oferta z najniższą ceną:
    6730,00
    / Oferta z najwyższą ceną:
    86000,00


  • Waluta:
    PLN.

Adres: Szyperska 14, 61-754 Poznań
woj. wielkopolskie
Dane kontaktowe: email: zamowienia.publiczne@wup.poznan.pl
tel: 61 8463819
fax: 61 8463820
Termin składania wniosków lub ofert:
2011-06-19
Dane postępowania
ID postępowania BZP/TED: 15549020110
ID postępowania Zamawiającego:
Data publikacji zamówienia: 2011-06-12
Rodzaj zamówienia: usługi
Tryb& postępowania [PN]: Przetarg nieograniczony
Czas na realizację: 45 dni
Wadium: -
Oferty uzupełniające: NIE
Oferty częściowe: NIE
Oferty wariantowe: NIE
Przewidywana licyctacja: NIE
Ilość części: 1
Kryterium ceny: 100%
WWW ogłoszenia: www.wup.poznan.pl
Informacja dostępna pod: Wojewódzki Urząd Pracy w Poznaniu, ul. Kościelna 37, 60-537 Poznań, II p., pok. 33.
Okres związania ofertą: 30 dni
Kody CPV
79212000-3 Usługi audytu
Wyniki
Nazwa części Wykonawca Data udzielenia Wartość
Wykonanie audytu zewnętrznego działań zrealizowanych w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na rok 2010. DPC A. Danylczenko i Spółka Sp. j.
Opole
2011-08-05 6 730,00