Świadczenie usług rezerwacji, sprzedaży i dostarczania biletów lotniczych, ubezpieczeń, usług noclegowych podczas podróży służbowych krajowych i zagranicznych Zarządu Województwa Dolnośląskiego, radnych Sejmiku Województwa Dolnośląskiego i pracowników Urzędu Marszałkowskiego

Wrocław: Świadczenie usług rezerwacji, sprzedaży i dostarczania biletów lotniczych, ubezpieczeń, usług noclegowych podczas podróży służbowych krajowych i zagranicznych Zarządu Województwa Dolnośląskiego, radnych Sejmiku Województwa Dolnośląskiego i pracowników Urzędu Marszałkowskiego


Numer ogłoszenia: 124475 - 2010; data zamieszczenia: 14.05.2010

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Województwo Dolnośląskie - Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego , ul. Wybrzeże J. Słowackiego 12-14, 50-411 Wrocław, woj. dolnośląskie, tel. 071 7769397,7769703-05,7779229, faks 071 7769141, 7769702.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.umwd.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Świadczenie usług rezerwacji, sprzedaży i dostarczania biletów lotniczych, ubezpieczeń, usług noclegowych podczas podróży służbowych krajowych i zagranicznych Zarządu Województwa Dolnośląskiego, radnych Sejmiku Województwa Dolnośląskiego i pracowników Urzędu Marszałkowskiego.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
1.Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług rezerwacji, sprzedaży i dostarczania biletów lotniczych, ubezpieczeń oraz usług noclegowych podczas podróży służbowych krajowych i zagranicznych Zarządu Województwa Dolnośląskiego, radnych Sejmiku Województwa Dolnośląskiego oraz pracowników Urzędu Marszałkowskiego Wykonawca zobowiązuje się do wykonania następujących czynności: a)zarezerwowania biletów lotniczych w terminach wskazanych przez Zamawiającego; b)przedstawienia każdorazowo co najmniej trzech, optymalnych dla Zamawiającego, opcji przelotów krajowych lub zagranicznych. Zamówienia będą składane zgodnie z potrzebami Zamawiającego. Z uwagi na specyfikę funkcjonowania Urzędu Marszałkowskiego Województwa Dolnośląskiego nie jest możliwe precyzyjne określenie częstotliwości składania zamówień. Wykonawca zobowiązany jest wybierać bilety lotnicze kierując się zasadami najniższej ceny, dogodności połączenia (unikanie wielokrotnych przesiadek oraz wielogodzinnego oczekiwania na kolejne połączenia lotnicze na lotniskach krajowych i zagranicznych) oraz zachowując uczciwość handlową; c)przygotowania każdorazowo przynajmniej dwóch opcji oferty ubezpieczenia; d)znalezienia oferty noclegowej w kraju lub poza jego granicami (trzech opcji każdorazowo - do wyboru przez Zamawiającego), gwarantowania jej własną kartą kredytową, ewentualnie wpłaty zaliczki podmiotowi zapewniającemu noclegi w kraju oraz poza granicami Polski. Zamawiający będzie każdorazowo przekazywał zamówienie Wykonawcy za pośrednictwem poczty elektronicznej, dokładnie opisując jego parametry, tj. ilość, jakość, czas realizacji zamówienia, sugerowaną cenę, czas dostarczenia biletu, ubezpieczenia lub potwierdzenia noclegu do siedziby Zamawiającego oraz podając dane osoby, do której należy dostarczyć przedmiot zamówienia. Zamówienia będą składane nie później niż 72 godziny przed planowanym terminem wylotu. Usługa świadczona będzie od dnia podpisania umowy, maksymalnie do końca maja 2012 roku. Wykonawca zobowiązany jest wyznaczyć osoby odpowiedzialne za kontakty w ramach umowy. Wykonawca jest zobowiązany do świadczenia w/w usług oraz przesyłania comiesięcznych zestawień dotychczas zrealizowanych zamówień do osób wymienionych przez Zamawiającego w § 3 pkt 5 umowy. Ponadto Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu rocznego raportu zamówień w terminie do 31 grudnia 2010 roku, kolejnego raportu do 31 grudnia 2011 roku oraz raportu ostatecznego do końca maja 2012 roku. Zamawiający zakłada zakup biletów lotniczych w klasie ekonomicznej lub - w przypadku braku takiej możliwości - w innej klasie oferowanej przez przewoźnika. Zamawiający przewiduje zakup biletów lotniczych w połączeniach bezpośrednich, a jeśli nie będzie to możliwe, wówczas dopuszcza połączenia łączone. Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć bilety drogą elektroniczną lub w formie papierowej do siedziby Zamawiającego w terminie ustalonym każdorazowo przez osobę upoważnioną do składania zamówienia, jednak nie później niż na 48 godzin przed terminem planowanej podróży, której dotyczy rezerwacja i zakup biletu (biletów). W nagłych sytuacjach Wykonawca dostarczy bilet (bilety) do siedziby Zamawiającego - nie później niż w ciągu 6 godzin od złożenia zamówienia. Wykonawca nie będzie pobierał żadnych opłat manipulacyjnych (jedynie te wynikające z taryfy przewoźnika). Usługi noclegowe zamawiane będą w miejscowościach i terminach wskazanych przez Zamawiającego, w hotelach dwu-, trzy- i czterogwiazdkowych. W cenie noclegu powinno być uwzględnione śniadanie. Sugerowane ceny noclegów będzie podawał Zamawiający i będą one zgodne z limitami przeznaczonymi na noclegi podanymi w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz.U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.). Zamawiający zakłada, że z uwagi na podpisane przez Samorząd Województwa Dolnośląskiego listy intencyjne i porozumienia dwustronne najwięcej biletów oraz ubezpieczeń kupowanych będzie do krajów europejskich. Z uwagi na działania podejmowane w ramach współpracy transgranicznej większość noclegów zakupionych zostanie w Republice Federalnej Niemiec (dojazd samochodami służbowymi Zamawiającego) oraz w Brukseli (z uwagi na Prezydencję Polski w UE w pierwszej połowie 2011 roku oraz konieczność udziału przedstawicieli Województwa Dolnośląskiego w wydarzeniach organizowanych w Brukseli takich, jak konferencje, spotkania, OPEN DAYS - Tydzień Miast i Regionów i inne ). W kraju przewidziano zakup noclegów w Warszawie - biorąc pod uwagę służbowe podróże krajowe członków zarządu oraz radnych Województwa Dolnośląskiego. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił polisy ubezpieczeniowe obejmujące koszty leczenia (KL) na sumę ubezpieczenia nie mniejszą niż 10 000 euro; następstw nieszczęśliwych wypadków (NW) na sumę ubezpieczenia nie mniejszą niż 5 000 euro oraz ubezpieczenie bagażu w czasie podróży służbowej (BP) na sumę ubezpieczenia nie niższą niż 125 euro. Ubezpieczenie będzie obowiązywało od dnia rozpoczęcia podróży służbowej , podczas pobytu pracownika poza granicami Polski, aż do chwili zakończenia tej podróży.. W przypadku podróży samochodem służbowym Zamawiającego ochrona ubezpieczeniowa rozpoczyna się w dniu wyjazdu delegowanego, a kończy w dniu powrotu. W przypadku wystawiania polis ubezpieczeniowych elektronicznych oraz biletów lotniczych elektronicznych ogólne warunki ubezpieczenia zostaną dołączone do biletu/polisy i przekazane każdorazowo za pośrednictwem poczty elektronicznej, na adres e-mail jednej z osób wskazanych w załączniku do umowy jako osoba upoważniona do składania zamówienia. Na realizację zamówienia Zamawiający przeznacza kwotę 541.687,97 zł brutto. Zamawiający szacuje, że zakupione zostaną bilety lotnicze na następujących trasach: Wrocław-Warszawa-Wrocław- 100 biletów Wrocław-Bruksela-Wrocław - 70 biletów Wrocław-Monachium-Bolonia-Wrocław- 6 biletów Wrocław-Istambuł - 4 bilety Wrocław-Praga-Strasbourg-Wrocław -6 biletów Wrocław-Sztokholm-Wrocław - 10 biletów Wrocław-Bern (Szwajcaria)-Wrocław - 4 bilety Wrocław-Kopenhaga-Wrocław - 10 biletów Wrocław-Bilbao-Wrocław - 10 biletów Wrocław-Sao Paulo-Wrocław- 10 biletów Razem: 230 biletów krajowych i zagranicznych Zakupione zostanie 220 ubezpieczeń standardowych europejskich oraz 10 ubezpieczeń standardowych reszta świata. Zamawiający przewiduje zakup noclegów w następujących krajach/miastach: Warszawie -30 noclegów Brukseli- 70 noclegów RFN- 50 noclegów Francji-10 noclegów Istambule- 9 noclegów Bernie- 8 noclegów Razem:177 noclegów Poodane powyżej ilości biletów, noclegów i polis ubezpieczeniowych są wartościami szacunkowymi, wynikającymi ze stanu wiedzy Zamawiającego na dzień wszczęcia postępowania. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany ilości zakupionych biletów lotniczych krajowych oraz zagranicznych, polis ubezpieczeniowych oraz noclegów w związku ze zmianą lub uzupełnieniem planu działań Samorządu Województwa Dolnośląskiego w czasie trwania umowy. Zamawiający dopuszcza także możliwość zmiany tras przelotów oraz miejsc noclegów..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
63.50.00.00-4, 55.10.00.00-1, 66.51.20.00-2.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 31.05.2012.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Każdy Wykonawca zobowiązany jest zabezpieczyć swą ofertę wadium w wysokości 10 000,00 zł (dziesięć tysięcy złotych)

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • O udzielenie niniejszego zamówienia ubiegać się mogą Wykonawcy, którzy wykażą brak podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia z powodu niespełnienia warunków, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy oraz wykażą, że spełniają warunki określone w art. 22 ust. 1 ustawy

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • O udzielenie niniejszego zamówienia ubiegać się mogą Wykonawcy, którzy w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia ich działalności jest krótszy - w tym okresie - zrealizowali co najmniej 5 usług polegających na rezerwacji, zakupie i dostarczeniu biletów na krajowe i zagraniczne przewozy lotnicze na łączną kwotę co najmniej 100.000 złotych brutto oraz załączą dokumenty potwierdzające, że usługi te zostały wykonane należycie.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie
  • opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
nie

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.bip.umwd.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego z siedzibą przy Wybrzeżu J.Słowackiego 12-14, 50-411 Wrocław (wejście od ul. Mazowieckiej 15 p.124)..

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
24.05.2010 godzina 10:30, miejsce: Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego, Wybrzeże J.Słowackiego 12-14, 50-411 Wrocław pok.101..

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
1) cena - 100% Dla potrzeb porównania i oceny ofert przyjmuje się, że cenę stanowi wysokość opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu lotniczego krajowego, biletu lotniczego zagranicznego, za dokonanie rezerwacji hotelowej krajowej, rezerwacji hotelowej zagranicznej, koszt ubezpieczenia europejskiego za jeden dzień pobytu, koszt ubezpieczenia reszta świata za jeden dzień pobytu Sposób oceny ofert dla kryterium (cena-100%): 1) podkryterium 1: wysokość opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu lotniczego krajowego - 30 %, 2) podkryterium 2 wysokość opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu lotniczego zagranicznego- 40% 3) podkryterium 3 - wysokość opłaty transakcyjnej za dokonanie rezerwacji hotelowej krajowej- 10% 4) podkryterium 4 - wysokość opłaty transakcyjnej za dokonanie rezerwacji hotelowej zagranicznej-10%, 5) podkryterium 5 - cena ubezpieczenia europejskiego za jeden dzień pobytu-5%, 6) podkryterium 6 - cena ubezpieczenia reszta świata za jeden dzień pobytu-5%,.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie