Organizacja i przeprowadzenie dwóch wydarzeń promocyjnych typu „wizyta studyjna” i „misja gospodarcza” w Uniejowie w ramach projektu: „Zwiększenie międzynarodowej rangi gospodarczej Regionu Łódzkiego poprzez działania prowadzone w zakresie promocji gospodarczej regionu przez Gminę Uniejów”. - polska-uniejów: usługi hotelarskie
Opis przedmiotu przetargu: 1. klasyfikacja rodzajowa zamówienia – usługa w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych (art. 2 pkt. 10 upzp). 2. przedmiotem niniejszego zamówienia jest organizacja i przeprowadzenie dwóch wydarzeń promocyjnych typu wizyta studyjna i misja gospodarcza w uniejowie w ramach projektu „zwiększenie międzynarodowej rangi gospodarczej regionu łódzkiego poprzez działania prowadzone w zakresie promocji gospodarczej regionu przez gminę uniejów” zamówienie jest dofinansowywane przez europejski fundusz rozwoju regionalnego w ramach rpo wł na lata 2014 2020 zamawiający wskazuje wstępny harmonogram planowanych wydarzeń w ramowym programie wydarzeń stanowiącym załącznik do niniejszej siwz. zamawiający zastrzega, iż wskazane we wstępnym harmonogramie planowanych wydarzeń w ramowym programie wydarzeń propozycje działań mają charakter orientacyjny, tym samym nie stanowią zobowiązania zamawiającego do faktycznego zrealizowania proponowanych działań w takim układzie. wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia koncepcji planowanych wydarzeń, uwzględniających co najmniej minimum atrakcji programowych oraz pozostałych wymagań określonych w niniejszej dokumentacji przetargowej. wykonawca winien dokonać szczegółowej analizy wymogów oraz opisu zawartego we wstępnym harmonogramie, tak aby wydarzenie było interesujące dla odbiorców – zaproszonych gości i spełniało swoje zadanie w odniesieniu do projektu który realizuje zamawiający tj. promocja regionu. wykonawca w ramach przedmiotowego zamówienia odpowiada za realizację — 5 cio dniowej wizyty studyjnej – pod hasłem lecznictwo uzdrowiskowe i „ekoinwestycje”, w przewidywanym terminie 24 28.7.2016 r., przewidywana liczba osób została wskazana w pkt. 9 ust. 1 oraz w programie ramowym stanowiącym załącznik do niniejszej siwz — 5 cio dniowej misji gospodarczej – głównym tematem misji gospodarczej będzie promocja regionalnych usług uzdrowiskowych i ekologicznych rozwiązań na rynkach zagranicznych oraz nawiązanie nowych trwałych kontaktów handlowych; w przewidywanym terminie 25 29.8.2016 r., przewidywana liczba osób została wskazana w opisie przedmiotu zamówienia oraz w programie ramowym stanowiącym załącznik do niniejszej siwz. wykonawca w ramach przedmiotowego zamówienia odpowiada za realizację misji i wizyty w zakresie zakwaterowania i wyżywienia uczestników, zapewnienia atrakcji programowych, realizacji ii dniowej konferencji oraz bankietu podczas każdego wydarzenia, transportu „lokalnego” – transfery między atrakcjami w regionie, ubezpieczenia uczestników, zapewnienia koordynatora oraz tłumacza. wykonawca niniejszego zadania będzie odpowiedzialny za przygotowanie, sprawny przebieg oraz wsparcie organizacyjne dla przedstawicieli zamawiającego całości wydarzenia od momentu przybycia gości do uniejowa do momentu ich pożegnania. informacje organizacyjne liczba uczestników przewidywana ilość osób w ramach każdego z wydarzeń tj. uczestników personalnie wskazanych przez zamawiającego na etapie realizacji umowy wynosi około 150 osób łącznie, w tym — uczestnicy których udział stały należy przewidzieć – około 30 osób, pobyt stały należy przewidzieć jako 5 dni programowych każdego wydarzenia (cztery doby hotelowe) — uczestnicy których udział czasowy należy przewidzieć – około 50 osób, pobyt czasowy należy przewidzieć jako pojedyncze doby noclegowe tj. nocleg w dniu konferencji, ewentualnie po niej oraz nocleg w dniu wydarzenia medialnego — dodatkowo około 120 osób uczestników „lokalnych” których udział w wydarzeniach będzie czasowy tj. wyłącznie dzienny (bez noclegów), oraz zmieniający się dla poszczególnych elementów wydarzenia, w tym uczestnicy czasowi którzy korzystają z noclegów okresowo j.w. zamawiający zastrzega sobie prawo do podania ostatecznej liczby osób stałych oraz „lokalnych” dla wizyty studyjnej w terminie do 5 dni po dniu zawarcia umowy, przy czym przewidywane zmiany wynosić będą — dla uczestników stałych wyłącznie in minus w zależności od potwierdzenia udziału zaproszonych przez zamawiającego uczestników, — dla uczestników tymczasowych wyłącznie in minus w zależności od potwierdzenia udziału zaproszonych przez zamawiającego uczestników — dla uczestników lokalnych do 10 % in plus lub in minus. zamawiający zastrzega sobie prawo do podania ostatecznej liczby osób stałych oraz „lokalnych” dla misji gospodarczej w terminie do 5 dni przed rozpoczęciem planowanego wydarzenia, przy czym przewidywane zmiany wynosić będą — dla uczestników stałych wyłącznie in minus w zależności od potwierdzenia udziału zaproszonych przez zamawiającego uczestników, — dla uczestników tymczasowych wyłącznie in minus w zależności od potwierdzenia udziału zaproszonych przez zamawiającego uczestników — dla uczestników lokalnych do 10 % in plus lub in minus. zamawiający zastrzega sobie prawo do niezrealizowania umowy w zakresie wynikającym z podanej ilości uczestników pomimo uprzedniego wskazania personalnie ilości osób, w przypadku niestawiennictwa uczestników pomimo potwierdzenia przybycia ze względu na zdarzenia losowe. w takim przypadku, za uczestników nieobecnych zamawiający wypłaci wykonawcy wyłącznie wynagrodzenie wynikające z faktu odwołania ewentualnych rezerwacji czas trwania każdego wydarzenia 5 dni (4 doby hotelowe) termin wydarzenia umowa z wykonawcą wyłonionym w toku niniejszego postępowania zostanie zawarta na okres od dnia podpisania (wstępnie 12.7.2016.) do 31.8.2016 r. wstępnie przewidywany przez zamawiającego termin realizacji wydarzeń przedstawia się następująco — wizyta studyjna – inauguracja 24.7. (niedziela) zakończenie 28.7. (czwartek) — misja gospodarcza – inauguracja 25.8. (czwartek) zakończenie 29.8. (poniedziałek) wskazane powyżej terminy należy traktować jako wstępne, zamawiający szczegółowy termin organizacji wydarzeń dookreśli na etapie realizacji umowy. wymagania szczegółowe dla przedmiotu zamówienia zakwaterowanie — wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia usługi hotelarskiej dla wszystkich stałych osób uczestniczących w misji oraz wizycie podczas całego wydarzenia — wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia usługi hotelarskiej dla części lokalnych osób uczestniczących w misji oraz wizycie na okres jednej doby hotelowej w dniu koncertu — wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia usługi hotelarskiej dla części osób z pośród lokalnych uczestników misji oraz wizyty na okres jednej doby w dniu konferencji wszystkie zaoferowane pokoje winny być w standardzie odpowiadającym minimum 3 gwiazdkom w rozumieniu przepisów § 2 ust. 2 pkt. 1 rozporządzenia ministra gospodarki i pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (t.j. dz. u. 2006 nr 22 poz. 169) oraz który zapewnia, w ramach prowadzonej działalności serwowanie gościom śniadania (w formie „szwedzkiego stołu”. wymagane minimum posiłek ciepły jajecznica lub jajka sadzone, kiełbaski, naleśniki z serem, posiłki na zimno ser żółty, twarożek, 2 rodzaje wędlin, pomidory, ogórki, miód, dżem, pieczywo ciemne i jasne, masło, kawa, herbata, soki, woda ). warunki zakwaterowania — dla gości stałych pokoje jednoosobowe lub dwuosobowe ale do pojedynczego wykorzystania z pełnym węzłem sanitarnym — dla gości tymczasowych w przypadku braku możliwości zapewnienia pokojów jednoosobowych w wybranym obiekcie noclegowym dopuszczalne jest zapewnienie miejsc w pokojach dwuosobowych — wyposażone w telewizor — śniadania w formie „szwedzkiego stołu”. wymagane minimum posiłek ciepły jajecznica lub jajka sadzone, kiełbaski, naleśniki z serem, posiłki na zimno ser żółty, twarożek, 2 rodzaje wędlin, pomidory, ogórki, miód, dżem, pieczywo ciemne i jasne, masło, kawa, herbata, soki, woda ). — dostęp do wifi ze względu na charakter wydarzenia zaleca się aby noclegi były w strefie uzdrowiskowej wyżywienie — wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia usługi gastronomicznej dla osób uczestniczących w misji oraz wizycie — wykonawca zapewnia wyżywienie w miejscu zakwaterowania (śniadania i kolacje) oraz obiady zgodnie z planem atrakcji, wymagana kuchnia zróżnicowana w każdym z dni pobytu – z uwzględnieniem takich jak np potrawy regionalne, tradycyjna kuchnia staropolska, kuchnia wykwintna, kuchnia tematyczna /np. z motywem jednego warzywa/ etc. — wykonawca zapewnia wyżywienie całodzienne obejmujące minimum — śniadania w formie „szwedzkiego stołu”. wymagane minimum posiłek ciepły jajecznica lub jajka sadzone, kiełbaski, naleśniki z serem, posiłki na zimno ser żółty, twarożek, 2 rodzaje wędlin, pomidory, ogórki, miód, dżem, pieczywo ciemne i jasne, masło, kawa, herbata, soki, woda ). — obiad, co najmniej przystawka, zupa, danie główne oraz deser – przewidywany w formie różnorodnej, adekwatnie do koncepcji — kolację – przewidywana w formie serwowanej co najmniej przystawka, zupa, danie główne oraz deser — przerwy kawowe, kawę, herbatę, napoje zimne (w tym woda niegazowana, gazowana, soki, 2 rodzaje ciasta, małe kanapeczki z wędliną i warzywami, przewidzieć co najmniej 3 szt. na osobę itp.) w trakcie każdego z dni pobytowych, — wykonawca zapewnia wyżywienie podczas konferencji zarówno w trakcie misji jak i wizyty zgodnie z opisem zawartym w pkt. konferencja — wykonawca zapewnia wyżywienie podczas bankietu zarówno w trakcie misji jak i wizyty zgodnie z opisem zawartym w pkt. bankiet transfery lokalne — wykonawca zapewnia transport lokalny na terenie uniejowa oraz regionu tj. wszędzie tam gdzie odbywać się będą atrakcje wydarzeń — po stronie wykonawcy pozostaje ujęcie w zakresie koncepcji rozmieszczenie atrakcji w terenie oraz zapewnienie sprawnej organizacji transferów do wskazanych miejsc pobytu w przypadku atrakcji regionalnych wszystkim uczestnikom wydarzenia. — wykonawca zapewnia przewóz uczestników misji, wizyty z hotelu na wszelkie spotkania, imprezy etc. w trakcie pobytu — przejazdy w regionie związane z realizacją wydarzeń będą odbywać się komfortowymi pojazdami typu bus lub autokar, które zapewni wykonawca. — wyposażanie pojazdów min klimatyzacja, wifi. — w przypadku awarii technicznej pojazdu w trakcie realizacji zamówienia, wykonawca zobowiązany jest zapewnić zastępczy środek transportu, zgodny ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, w czasie który pozwoli na prawidłową realizację przyjętego planu. tłumaczenia — zamawiający wymaga aby wykonawca zapewnił minimum jednego tłumacza posiadającego wymaganą przepisami udokumentowaną znajomość języka polskiego i angielskiego — wykonawca odpowiedzialny będzie za realizację tłumaczenia symultanicznego polsko angielskiego podczas konferencji w ramach obu wydarzeń; wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia tłumacza, który będzie również towarzyszył uczestnikom zagranicznym podczas każdego wydarzenia. tłumacz odpowiedzialny będzie za przeprowadzenie tłumaczeń ustnych (konsekutywnych) z języka polskiego na język angielski (i odwrotnie) w trakcie realizacji atrakcji, spotkań, rozmów etc. podczas całego trwania wydarzeń. — po stronie wykonawcy pozostają koszty pobytu podczas całego wydarzenia osób/osoby pełniącej obowiązki tłumacza oraz koszt urządzeń wymaganych do przeprowadzenia tłumaczenia symultanicznego podczas konferencji. koordynacja — wykonawca zobowiązany jest zapewnić osobę pełniącą funkcję koordynatora wydarzenia, do której obowiązków będzie należeć w szczególności — sprawowanie, w imieniu zamawiającego (we współpracy z przedstawicielami zamawiającego), opieki nad uczestnikami wydarzenia w niezbędnym zakresie, wynikającym z charakteru wydarzenia, a w sytuacjach nieprzewidzianych udzielanie im niezbędnej pomocy, — zapewnienie właściwej realizacji programu wydarzenia, — udzielenie uczestnikom wydarzenia informacji o przepisach obowiązujących turystów oraz podstawowej informacji krajoznawczej, — czuwanie nad sposobem wykonywania usług świadczonych na rzecz uczestników podczas wydarzenia oraz przyjmowanie od nich reklamacji dotyczących świadczonych im usług, — reprezentowanie zamawiającego wobec kontrahentów świadczących usługi (w charakterze podwykonawców, poddostawców etc.) w trakcie trwania wydarzenia, — dbanie o dobre imię zamawiającego i nienarażanie go na straty, — pełnienie funkcji negocjatora w przypadku występowania sytuacji konfliktowych w grupie, — warunkowo pełnienie funkcji tłumacza dla uczestników „anglojęzycznych” w przypadku braku osoby odpowiedzialnej za tłumaczenia, — zgłaszanie zamawiającemu uwag i opinii z przebiegu wydarzenia; — wnioskowanie w sprawach atrakcji, konieczności zmian etc.. ubezpieczenie — wykonawca zobowiązuje się do ubezpieczenia wszystkich uczestników wydarzeń zarówno w pierwszym jak i w drugim terminie na cały okres realizacji wydarzeń jak również do ubezpieczenia mienia i ewentualnie powierzonych eksponatów itp. osób biorących udział w wydarzeniach. po stronie wykonawcy jest zapewnienie ubezpieczenia zarówno swoich pracowników jak i wszystkich osób biorących udział w organizacji atrakcji, pokazów, szkoleń, prelekcji, prezentacji etc. — dodatkowo wykonawca odpowiedzialny jest za ubezpieczenie oc zarówno kontraktowe jak i deliktowe. — wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia zamawiającemu umowy ubezpieczenia – oryginału polisy, w terminie najpóźniej na 24 godziny przed rozpoczęciem wydarzenia. konferencja — wykonawca zobowiązany jest do przygotowania, organizacji oraz przeprowadzenia dwudniowej konferencji branżowej w uniejowie w ramach każdego z wydarzeń. — do obowiązków wykonawcy należało będzie w szczególności — zapewnienie sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem dla maksimum 150 osób — zapewnienie udziału ekspertów w ilości zgodnej z zadeklarowaną w koncepcji stanowiącej załącznik do oferty przetargowej — zapewnienie tłumaczenia symultanicznego — zapewnienie recepcji konferencji — zapewnienie usługi cateringowej podczas konferencji wykonawca zapewni wyżywienie dla wszystkich uczestników konferencji następującym zakresie — w czasie trwania konferencji całodniowe serwisy kawowe (nielimitowana kawa z ekspresu, wrzątek, herbata w pojedynczych torebkach (minimum trzy rodzaje co najmniej czarna, mięta) mleko, śmietanka, cukier, świeża cytryna, woda mineralna gazowana i niegazowana (łącznie co najmniej 0,5 l na os.), sok owocowy 100 % (min. 2 rodzaje, łącznie co najmniej 0,3 l na osobę), ciastka (min. 2 rodzaje), owoce sezonowe (min. 2 rodzaje), podane na zastawie ceramicznej lub szklanej, dostępne przez cały czas trwania konferencji w miejscu wskazanym przez zamawiającego; — podczas przerwy kawowej każdego dnia wykonawca zapewni dodatkowo kanapki, minimum 3 szt./os. w tym kanapka z pieczonym kurczakiem i warzywami, kanapka z serem camembert i żurawiną, owoce minimum 2 szt./os., kanapka z szynką i warzywami, zestaw finger food min. 4 szt./os., ciasta min. 2 szt./os. — 2 obiady (1 i 2 dzień konferencji) ciepły posiłek składający się z dwóch dań min. 2 rodzaje zup, w tym jedna zupa krem, min. 200 ml/os., 3 rodzaje dań ciepłych jedno wegetariańskie, jedno mięsne, jedno mięsne drobiowe, min. 250 g/os. 3 rodzaje dodatków skrobiowych ziemniaki gotowane, ziemniaki opiekane, ryż, 120 g./os., 2 rodzaje surówek, min. 100 g/os., warzywa gotowane lub gotowane na parze min. 100 g/os., ciasto – min.2 rodzaje, 2 szt./os., herbata, kawa, soki, woda). — przez cały czas trwania konferencji wykonawca zapewni wodę i soki dla prelegentów ustawione na stoliku z boku sali. obsługa konferencji, program konferencji – opracowanie merytoryczne zgodne z koncepcją stanowiącą załącznik do oferty oraz wydruk i kolportaż wśród uczestników, wydruk identyfikatorów zapewnienie i dystrybucja wśród uczestników konferencji gadżetów promocyjnych takich jak smycze, pamięci usb i innych materiałów konferencyjnych w formie materiałów piśmienniczych wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia następujących materiałów promocyjnych nazwa ilość specyfikacja — długopis 150 szt. długopis metalowy korpus, mechanizm automatyczny, niebieski wkład, — smycz 150 szt. rodzaj materiału silikon (nie transparentny) lub pvc, kolor biały, dodatki karabińczyk metalowy i zawiesza (sznurek) na telefon, wymiary długość ok. 80 cm /standardowa/, szer. ok. 1,2 1,5 cm, logo zamawiającego — pamięć usb 150 szt. w postaci karty 8 x 5 cm (tolerancja do 5mm +/) kompatybilność z systemami operacyjnymi win/os/linux nie wymagającej sterowników, poj. 8gb. — etui 200 szt. format 11x12cm (maksymalne wymiary 11,5 x 13cm) materiały na identyfikator półtwarda folia pcv, przezroczysta, dodatki otwór na karabińczyk smyczy, etui powinno pomieścić zarówno identyfikator jak i program konferencji. przygotowanie informacji podsumowującej konferencję przygotowanie, przeprowadzenie i opracowanie wyników ankiety ewaluacyjnej wykonawca jest zobowiązany zaaranżować przestrzeń sali konferencyjnej w taki sposób aby możliwe było zrealizowanie celów wydarzenia tj. promocji oraz nawiązania współpracy gospodarczej w tym np. przeprowadzenie biznesowych rozmów branżowych na potrzeby stworzenia relacji handlowych wykonawca zapewni dodatkowo wydruki programu konferencji w ilości zgodnej z ilością uczestników oraz identyfikatorów dla uczestników. bankiet – uroczysta inauguracja i zakończenie wydarzeń wykonawca odpowiedzialny będzie za realizację usługi restauracyjnej w zakresie organizacji bankietu w uniejowie, w dniu plenerowego wydarzenia medialnego dla maksymalnie 150 uczestników (dalej jako „bankiet”). miejsce organizacji bankietu (restauracja bądź inny obiekt przystosowany do świadczenia usług gastronomicznych) musi znajdować się w odległości maksimum 500 m od miejsca wydarzenia medialnego w którym uczestnicy misji oraz wizyty będą brać udział oraz maksymalnie 500m o od miejsc noclegowych( wydarzenie medialne planowane w obszarze przy kompleksie basenowym „termy uniejów”) uczestnicy bankietu – maksymalnie do 150 osób. ostateczna faktyczna liczba uczestników zostanie przekazana w dniu rozpoczęcia całości wydarzenia. w ramach realizacji bankietu do obowiązków wykonawcy należy w szczególności zapewnienie miejsca bankietu wraz z odpowiednią infrastrukturą, tj. sala bądź przestrzeń lokalu muszą swobodnie pomieścić 150 osób. miejsce w wyposażeniu musi posiadać minimum sprawną klimatyzację, nagłośnienie, stoły „szwedzkie” oraz parkiet taneczny oraz sprawne oświetlenie. miejsce organizacji bankietu musi odpowiadać randze całego wydarzenia o charakterze międzynarodowym. sala, w której będzie się odbywał bankiet, powinna posiadać przestrzeń umożliwiającą swobodną konwersację i odpoczynek (kanapy, fotele, stoliki kawowe) w ilości umożliwiającej swobodne z niej korzystanie dla wszystkich uczestników bankietu. zapewnienie wyżywienia dla maksymalnie 150 uczestników, w formie tzw. bufetu szwedzkiego – zamawiający zastrzega możliwość ingerencji w proponowane przez wykonawcę menu w przypadku gdyby proponowane potrawy nie odpowiadały standardom wymaganym przez zamawiającego. zamawiający oczekuje minimum — 3 rodzajów dań ciepłych (mięsne – drobiowe, mięsne oraz wegetariańskie, porcja min. 250 g/os) podawane w podgrzewaczach umożliwiających zachowanie ciepła posiłków — 2 rodzaje zup ciepłych, w tym jedna krem podawane w podgrzewaczach umożliwiających zachowanie ciepła posiłków — dodatki do dań ciepłych (2 rodzaje ziemniaki zapiekane, ryż, makaron min. 120 g/os każdego z dodatków podawane w podgrzewaczach umożliwiających zachowanie ciepła posiłków — pieczywo (3 rodzaje w tym co najmniej jeden rodzaj – produkt lokalny tradycyjny na naturalnym zakwasie) — zimne przekąski typu „fingerfood” (5 rodzajów) — sałatki (minimum 3 rodzaje) — desery (minimum 5 rodzajów, min po 1 kpl/os każdy rodzaj) — owoce sezonowe (obrane, krojone, podawane na tacy, min 6 rodzajów 200 g/os) — napoje zimne soki owocowe 100 % (3 rodzaje min jabłko, pomarańcza, 0.5 l/os), woda mineralna gazowana i niegazowana (butelka jednostkowa 1 szt. każdy rodzaj/os; łącznie min 0,5 l./os) — napoje ciepłe nielimitowane kawa z ekspresu ciśnieniowego min. czarna, biała, latte, herbata w op. jednostkowych min czarna, owocowa i mięta, cukier, cytryna — wykonawca zapewni stoliki bankietowe rozmieszczone w pomieszczeniu, w którym będzie odbywał się bankiet w ilości umożliwiającej swobodne z nich korzystanie zaproszonym uczestnikom — zapewnienie oprawy muzycznej i wizualnej podczas bankietu zamawiający wymaga, aby ustawienie stołów oraz muzyka w tle (mechaniczna) umożliwiała swobodną konwersację uczestników konferencji. zamawiający wymaga stonowanego oświetlenia zapewniającego odpowiednią do rangi wydarzenia atmosferę oraz wystarczająco oświetlonej przestrzeni serwowania posiłków posiłki powinny być podane przez wykonawcę na zastawie stołowej ceramicznej lub szklanej, ze sztućcami metalowymi. zastawa powinna być zapewniona w wystarczającej ilości dla wszystkich gości bankietu. użyta zastawa powinna być czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana. niedopuszczalne jest używanie naczyń i sztućców jednorazowych. wykonawca zobowiązany jest zapewnić rozstawienie posiłków nie wcześniej niż na 1 godzinę przed rozpoczęciem bankietu i nie później niż na 15 minut przed rozpoczęciem bankietu. przed podpisaniem umowy zamawiający dopuszcza możliwość przeprowadzenia wizji lokalnej w obiekcie wykonawcy, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza celem weryfikacji oferty w zakresie jej zgodności z opisem przedmiotu zamówienia. elementy dodatkowe wykonawca zapewnia uzyskanie ewentualnych pozwoleń, uzgodnień itp. od zewnętrznych jednostek na organizację imprezy turystycznej, zwiedzania, pokazów, atrakcji itd. w zakresie wynikającym ze złożonej koncepcji jak również do uzyskania zezwolenia od gestorów, użytkowników etc. obiektów które zamawiający wskazał jako atrakcje obligatoryjne wraz ze wszelkimi kosztami związanymi z uzyskaniem takich zezwoleń. wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia udziału w wydarzeniu ekspertów biorących udział w konferencji oraz artystów, twórców itd. wskazanych w koncepcji złożonej z ofertą przetargową jako osoby. zapewniające dodatkowe atrakcje wraz z kosztami ich dojazdu do uniejowa oraz kosztów pobytu w tym noclegów i wyżywienia oraz ewentualnych transportów eksponatów, maszyn, urządzeń, organizacji pokazów etc. zgodnie z koncepcją programową stanowiącą załącznik do niniejszej umowy/punkt ma zastosowanie wyłącznie jeśli w ofercie takie elementy zostały wskazane/. wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia kosztów realizacji atrakcji programowych, również obligatoryjnie wskazanych przez zamawiającego takimi jak wejściówki i opłaty dla zarządzających za udostępnienie technologii zwyczajowo nieudostępnianych, wynagrodzeniami dla ewentualnych przewodników podczas zwiedzania, wizytacji, przeglądów etc., wykonawca w ramach koncepcji jest zobowiązany zawrzeć minimum następujące atrakcje programowe — wizytę uczestników każdego z wydarzeń w obiekcie geotermii uniejów oraz zwiedzanie układów technologicznych zapewniających ogrzewanie w miejskiej sieci ciepłowniczej wraz z układem nowatorskiego źródła energii w obiekcie energetyki uniejów. — wizytę uczestników każdego z wydarzeń oraz zwiedzanie obiegów technologicznych wody solankowej zapewniającej atrakcje w ramach obiektu termalno basenowego termy uniejów. — udział uczestników misji i wizyty w wydarzeniach medialnych organizowanych przez zamawiającego wraz z „afterparty” (stanowiącym jednocześnie imprezę inauguracyjną dla pierwszego wydarzenia – wizyta oraz uroczyste zamknięcie dla drugiego wydarzenia – misja) — konferencję/ii dniowe spotkanie branżowe na ok. 150 osób — kurs pokazowy/warsztaty języka migowego dla zaproszonych gości – stopień zaawansowania uczestników amatorski zaleca się w koncepcji programowej ująć atrakcje promujące region łódzki, ze względów logistycznych zlokalizowane w jak najmniejszej odległości od m. uniejów. poprzez organizację wydarzenia w ramach przedmiotu niniejszego zamówienia, rozumieć należy — przyjęcie oraz uroczyste powitanie zaproszonych gości – po stronie wykonawcy pozostaje zapewnienie koordynacji przyjazdów gości we współpracy z przedstawicielami zamawiającego– koszt transportu zaproszonych gości do uniejowa nie stanowi przedmiotu zamówienia oraz dodatkowo przygotowanie poczęstunku, przystawek powitalnych dla poszczególnych grup ( wymagane minimum zupa, zimne przekąski typu małe kanapeczki, owoce sezonowe, kawa, herbata, soki, woda), etc; — zapewnienie alokacji uczestników w obiektach noclegowych wraz z uprzednim przygotowaniem odpowiednich rezerwacji w pokojach z właściwą ilością miejsc, wszelkie koszty pobytu pokrywa wykonawca w ramach niniejszego zamówienia, włącznie z ewentualnymi kosztami odwołania rezerwacji w sytuacji wystąpienia takiej konieczności. — zorganizowanie pobytu zaproszonym uczestnikom, zarówno zewnętrznym jak i lokalnym w sposób atrakcyjny i optymalny z uwzględnieniem czasu na wydarzenia grupowe jak również indywidualne zwiedzanie atrakcji uzdrowiska uniejów oraz regionu którego część stanowi. wszelkie koszty związane z realizacją koncepcji programowej stanowiącej załącznik do oferty, na podstawie której zamawiający dokonał wyboru wykonawcy ponosi wykonawca, w tym koszty związane z wyżywieniem, zapewnieniem obsługi, kosztami realizacji atrakcji programowych takimi jak wejściówki i opłaty dla zarządzających za udostępnienie technologii chronionych, wynagrodzeniami dla ewentualnych ekspertów podczas konferencji, wizytacji, przeglądów etc., kosztami transferów uczestników w przypadku atrakcji poza lokalizacją miejsc noclegowych itd.; — zapewnienie możliwości uczestnictwa w wydarzeniach medialnych plenerowych, zaproszenie w standardzie vip — organizację bankietu zgodnie z opisem zawartym powyżej po wydarzeniu medialnym jako uroczyste otwarcie/zamknięcie wydarzenia; — uroczyste pożegnanie uczestników; zamawiający w ramach prezentów pożegnalnych przewiduje kosz regionalnych produktów spożywczych, tj. co najmniej pieczywo regionalne typu chleb na zakwasie lub równoważny 1 kg, produkty serowarskie 0,5 kg, wysokogatunkową kiełbasę odznaczoną nagrodą 0,5 kg (kosze prezentowe dostarcza wykonawca po uprzedniej konsultacji z zamawiającym) 3. zaleca się oferentom szczegółowe zapoznanie się z treścią specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zdobycie wszelkich informacji niezbędnych do prawidłowego przygotowania oferty oraz sprawdzenie i zweryfikowanie udostępnionych przez zamawiającego informacji oraz niezwłocznego poinformowania zamawiającego o ewentualnych błędach i/lub przeoczeniach. ii.1.6)
TI | Tytuł | Polska-Uniejów: Usługi hotelarskie |
---|---|---|
ND | Nr dokumentu | 175968-2016 |
PD | Data publikacji | 24/05/2016 |
OJ | Dz.U. S | 98 |
TW | Miejscowość | UNIEJÓW |
AU | Nazwa instytucji | Gmina Uniejów |
OL | Język oryginału | PL |
HD | Nagłówek | - - Usługi - Ogłoszenie o zamówieniu - Procedura otwarta |
CY | Kraj | PL |
AA | Rodzaj instytucji | 3 - Władze lokalne |
HA | EU Institution | - |
DS | Dokument wysłany | 19/05/2016 |
DT | Termin | 30/06/2016 |
NC | Zamówienie | 4 - Usługi |
PR | Procedura | 1 - Procedura otwarta |
TD | Dokument | 3 - Ogłoszenie o zamówieniu |
RP | Legislacja | 4 - Unia Europejska |
TY | Rodzaj oferty | 1 - Wniosek dotyczący wszystkich partii |
AC | Kryteria udzielenia zamówienia | 2 - Oferta najbardziej korzystna ekonomicznie |
PC | Kod CPV | 55100000 - Usługi hotelarskie |
OC | Pierwotny kod CPV | 55100000 - Usługi hotelarskie |
RC | Kod NUTS | PL116 |
IA | Adres internetowy (URL) | http://www.uniejow.bip.net.pl/ |
DI | Podstawa prawna | Dyrektywa klasyczna (2004/18/WE) |
Polska-Uniejów: Usługi hotelarskie
2016/S 098-175968
Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Sekcja I: Instytucja zamawiająca
Gmina Uniejów
ul. Błogosławionego Bogumiła 13
Punkt kontaktowy: Urząd Miasta w Uniejowie, ul. Błogosławionego Bogumiła 13, 99-210 Uniejów
Osoba do kontaktów: Aleksandra Borowska
99-210 Uniejów
Polska
Tel.: +48 632888192
E-mail: urzad@uniejow.pl
Faks: +48 632888192
Adresy internetowe:
Ogólny adres instytucji zamawiającej: http://www.uniejow.bip.net.pl/
Więcej informacji można uzyskać pod adresem: Powyższy(-e) punkt(-y) kontaktowy(-e)
Specyfikacje i dokumenty dodatkowe (w tym dokumenty dotyczące dialogu konkurencyjnego oraz dynamicznego systemu zakupów) można uzyskać pod adresem: Powyższy(-e) punkt(-y) kontaktowy(-e)
Oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu należy przesyłać na adres: Powyższy(-e) punkt(-y) kontaktowy(-e)
Sekcja II: Przedmiot zamówienia
Kategoria usług: nr 27: Inne usługi
Główne miejsce lub lokalizacja robót budowlanych, miejsce realizacji dostawy lub świadczenia usług: Uniejów.
Kod NUTS PL116
2. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest organizacja i przeprowadzenie dwóch wydarzeń promocyjnych typu wizyta studyjna i misja gospodarcza w Uniejowie w ramach projektu: „Zwiększenie międzynarodowej rangi gospodarczej Regionu Łódzkiego poprzez działania prowadzone w zakresie promocji gospodarczej regionu przez Gminę Uniejów”
Zamówienie jest dofinansowywane przez Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego w ramach RPO WŁ na lata 2014-2020
Zamawiający wskazuje wstępny harmonogram planowanych wydarzeń w ramowym programie wydarzeń stanowiącym załącznik do niniejszej SIWZ.
Zamawiający zastrzega, iż wskazane we wstępnym harmonogramie planowanych wydarzeń w ramowym programie wydarzeń propozycje działań mają charakter orientacyjny, tym samym nie stanowią zobowiązania Zamawiającego do faktycznego zrealizowania proponowanych działań w takim układzie. Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia koncepcji planowanych wydarzeń, uwzględniających co najmniej minimum atrakcji programowych oraz pozostałych wymagań określonych w niniejszej dokumentacji przetargowej. Wykonawca winien dokonać szczegółowej analizy wymogów oraz opisu zawartego we wstępnym harmonogramie, tak aby wydarzenie było interesujące dla odbiorców – zaproszonych gości i spełniało swoje zadanie w odniesieniu do projektu który realizuje Zamawiający tj. promocja regionu.
Wykonawca w ramach przedmiotowego zamówienia odpowiada za realizację:
— 5-cio dniowej wizyty studyjnej – pod hasłem: Lecznictwo Uzdrowiskowe i „EkoInwestycje”, w przewidywanym terminie 24-28.7.2016 r., przewidywana liczba osób została wskazana w pkt. 9 ust. 1 oraz w programie ramowym stanowiącym załącznik do niniejszej SIWZ
— 5-cio dniowej misji gospodarczej – Głównym tematem misji gospodarczej będzie promocja regionalnych usług uzdrowiskowych i ekologicznych rozwiązań na rynkach zagranicznych oraz nawiązanie nowych trwałych kontaktów handlowych; w przewidywanym terminie 25-29.8.2016 r., przewidywana liczba osób została wskazana w opisie przedmiotu zamówienia oraz w programie ramowym stanowiącym załącznik do niniejszej SIWZ.
Wykonawca w ramach przedmiotowego zamówienia odpowiada za realizację misji i wizyty w zakresie: zakwaterowania i wyżywienia uczestników, zapewnienia atrakcji programowych, realizacji II-dniowej konferencji oraz bankietu podczas każdego wydarzenia, transportu „lokalnego” – transfery między atrakcjami w regionie, ubezpieczenia uczestników, zapewnienia koordynatora oraz tłumacza.
Wykonawca niniejszego zadania będzie odpowiedzialny za przygotowanie, sprawny przebieg oraz wsparcie organizacyjne dla przedstawicieli Zamawiającego całości wydarzenia od momentu przybycia gości do Uniejowa do momentu ich pożegnania.
Informacje organizacyjne:
Liczba uczestników:
Przewidywana ilość osób w ramach każdego z wydarzeń tj. uczestników personalnie wskazanych przez Zamawiającego na etapie realizacji umowy wynosi: około 150 osób łącznie, w tym:
— uczestnicy których udział stały należy przewidzieć – około 30 osób, pobyt stały należy przewidzieć jako 5 dni programowych każdego wydarzenia (cztery doby hotelowe)
— uczestnicy których udział czasowy należy przewidzieć – około 50 osób, pobyt czasowy należy przewidzieć jako pojedyncze doby noclegowe tj. nocleg w dniu konferencji, ewentualnie po niej oraz nocleg w dniu wydarzenia medialnego
— dodatkowo około 120 osób uczestników „lokalnych” których udział w wydarzeniach będzie czasowy tj. wyłącznie dzienny (bez noclegów), oraz zmieniający się dla poszczególnych elementów wydarzenia, w tym uczestnicy czasowi którzy korzystają z noclegów okresowo j.w.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do podania ostatecznej liczby osób stałych oraz „lokalnych” dla wizyty studyjnej w terminie do 5 dni po dniu zawarcia umowy, przy czym przewidywane zmiany wynosić będą:
— dla uczestników stałych wyłącznie in minus w zależności od potwierdzenia udziału zaproszonych przez Zamawiającego uczestników,
— dla uczestników tymczasowych wyłącznie in minus w zależności od potwierdzenia udziału zaproszonych przez Zamawiającego uczestników
— dla uczestników lokalnych do 10 % In plus lub In minus.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do podania ostatecznej liczby osób stałych oraz „lokalnych” dla misji gospodarczej w terminie do 5 dni przed rozpoczęciem planowanego wydarzenia, przy czym przewidywane zmiany wynosić będą:
— dla uczestników stałych wyłącznie in minus w zależności od potwierdzenia udziału zaproszonych przez Zamawiającego uczestników,
— dla uczestników tymczasowych wyłącznie in minus w zależności od potwierdzenia udziału zaproszonych przez Zamawiającego uczestników
— dla uczestników lokalnych do 10 % In plus lub In minus.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do niezrealizowania umowy w zakresie wynikającym z podanej ilości uczestników pomimo uprzedniego wskazania personalnie ilości osób, w przypadku niestawiennictwa uczestników pomimo potwierdzenia przybycia ze względu na zdarzenia losowe. W takim przypadku, za uczestników nieobecnych Zamawiający wypłaci wykonawcy wyłącznie wynagrodzenie wynikające z faktu odwołania ewentualnych rezerwacji
Czas trwania każdego wydarzenia: 5 dni (4 doby hotelowe)
Termin wydarzenia:
Umowa z wykonawcą wyłonionym w toku niniejszego postępowania zostanie zawarta na okres od dnia podpisania (wstępnie 12.7.2016.) do 31.8.2016 r.
Wstępnie przewidywany przez Zamawiającego termin realizacji wydarzeń przedstawia się następująco:
— Wizyta studyjna – inauguracja 24.7. (niedziela) zakończenie 28.7. (czwartek)
— Misja gospodarcza – inauguracja 25.8. (czwartek) zakończenie 29.8. (poniedziałek)
Wskazane powyżej terminy należy traktować jako wstępne, Zamawiający szczegółowy termin organizacji wydarzeń dookreśli na etapie realizacji umowy.
Wymagania szczegółowe dla przedmiotu zamówienia:
Zakwaterowanie:
— Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia usługi hotelarskiej dla wszystkich stałych osób uczestniczących w misji oraz wizycie podczas całego wydarzenia
— Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia usługi hotelarskiej dla części lokalnych osób uczestniczących w misji oraz wizycie na okres jednej doby hotelowej w dniu koncertu
— Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia usługi hotelarskiej dla części osób z pośród lokalnych uczestników misji oraz wizyty na okres jednej doby w dniu konferencji
Wszystkie zaoferowane pokoje winny być w standardzie odpowiadającym minimum 3-gwiazdkom w rozumieniu przepisów § 2 ust. 2 pkt. 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (t.j. Dz. U. 2006 nr 22 poz. 169) oraz który zapewnia, w ramach prowadzonej działalności: serwowanie gościom śniadania (w formie „szwedzkiego stołu”. Wymagane minimum: posiłek ciepły: jajecznica lub jajka sadzone, kiełbaski, naleśniki z serem, posiłki na zimno: ser żółty, twarożek, 2 rodzaje wędlin, pomidory, ogórki, miód, dżem, pieczywo ciemne i jasne, masło, kawa, herbata, soki, woda ).
Warunki zakwaterowania:
— Dla gości stałych pokoje jednoosobowe lub dwuosobowe ale do pojedynczego wykorzystania z pełnym węzłem sanitarnym
— Dla gości tymczasowych w przypadku braku możliwości zapewnienia pokojów jednoosobowych w wybranym obiekcie noclegowym dopuszczalne jest zapewnienie miejsc w pokojach dwuosobowych
— wyposażone w telewizor
— śniadania w formie „szwedzkiego stołu”. Wymagane minimum: posiłek ciepły: jajecznica lub jajka sadzone, kiełbaski, naleśniki z serem, posiłki na zimno: ser żółty, twarożek, 2 rodzaje wędlin, pomidory, ogórki, miód, dżem, pieczywo ciemne i jasne, masło, kawa, herbata, soki, woda ).
— dostęp do WIFI
Ze względu na charakter wydarzenia zaleca się aby noclegi były w strefie uzdrowiskowej
Wyżywienie
— Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia usługi gastronomicznej dla osób uczestniczących w misji oraz wizycie
— Wykonawca zapewnia wyżywienie w miejscu zakwaterowania (śniadania i kolacje) oraz obiady zgodnie z planem atrakcji, wymagana kuchnia zróżnicowana w każdym z dni pobytu – z uwzględnieniem takich jak np: potrawy regionalne, tradycyjna kuchnia staropolska, kuchnia wykwintna, kuchnia tematyczna /np. z motywem jednego warzywa/ etc.
— Wykonawca zapewnia wyżywienie całodzienne obejmujące minimum
— śniadania w formie „szwedzkiego stołu”. Wymagane minimum: posiłek ciepły: jajecznica lub jajka sadzone, kiełbaski, naleśniki z serem, posiłki na zimno: ser żółty, twarożek, 2 rodzaje wędlin, pomidory, ogórki, miód, dżem, pieczywo ciemne i jasne, masło, kawa, herbata, soki, woda ).
— Obiad, co najmniej przystawka, zupa, danie główne oraz deser – przewidywany w formie różnorodnej, adekwatnie do koncepcji
— kolację – przewidywana w formie serwowanej co najmniej przystawka, zupa, danie główne oraz deser
— przerwy kawowe, kawę, herbatę, napoje zimne (w tym woda niegazowana, gazowana, soki, 2 rodzaje ciasta, małe kanapeczki z wędliną i warzywami, przewidzieć co najmniej 3 szt. na osobę itp.) w trakcie każdego z dni pobytowych,
— Wykonawca zapewnia wyżywienie podczas konferencji zarówno w trakcie misji jak i wizyty zgodnie z opisem zawartym w pkt. konferencja
— Wykonawca zapewnia wyżywienie podczas bankietu zarówno w trakcie misji jak i wizyty zgodnie z opisem zawartym w pkt. Bankiet
Transfery lokalne
— Wykonawca zapewnia transport lokalny na terenie Uniejowa oraz regionu tj. wszędzie tam gdzie odbywać się będą atrakcje wydarzeń
— Po stronie wykonawcy pozostaje ujęcie w zakresie koncepcji rozmieszczenie atrakcji w terenie oraz zapewnienie sprawnej organizacji transferów do wskazanych miejsc pobytu w przypadku atrakcji regionalnych wszystkim uczestnikom wydarzenia.
— Wykonawca zapewnia przewóz uczestników misji, wizyty z hotelu na wszelkie spotkania, imprezy etc. w trakcie pobytu
— Przejazdy w regionie związane z realizacją wydarzeń będą odbywać się komfortowymi pojazdami typu bus lub autokar, które zapewni Wykonawca.
— Wyposażanie pojazdów min: klimatyzacja, WiFi.
— W przypadku awarii technicznej pojazdu w trakcie realizacji zamówienia, Wykonawca zobowiązany jest zapewnić zastępczy środek transportu, zgodny ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, w czasie który pozwoli na prawidłową realizację przyjętego planu.
Tłumaczenia:
— Zamawiający wymaga aby Wykonawca zapewnił minimum jednego tłumacza posiadającego wymaganą przepisami udokumentowaną znajomość języka polskiego i angielskiego
— Wykonawca odpowiedzialny będzie za realizację tłumaczenia symultanicznego polsko-angielskiego podczas konferencji w ramach obu wydarzeń;
Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia tłumacza, który będzie również towarzyszył uczestnikom zagranicznym podczas każdego wydarzenia. Tłumacz odpowiedzialny będzie za przeprowadzenie tłumaczeń ustnych (konsekutywnych) z języka polskiego na język angielski (i odwrotnie) w trakcie realizacji atrakcji, spotkań, rozmów etc. podczas całego trwania wydarzeń.
— Po stronie wykonawcy pozostają koszty pobytu podczas całego wydarzenia osób/osoby pełniącej obowiązki tłumacza oraz koszt urządzeń wymaganych do przeprowadzenia tłumaczenia symultanicznego podczas konferencji.
Koordynacja:
— Wykonawca zobowiązany jest zapewnić osobę pełniącą funkcję koordynatora wydarzenia, do której obowiązków będzie należeć w szczególności:
— sprawowanie, w imieniu Zamawiającego (we współpracy z przedstawicielami Zamawiającego), opieki nad uczestnikami wydarzenia w niezbędnym zakresie, wynikającym z charakteru wydarzenia, a w sytuacjach nieprzewidzianych udzielanie im niezbędnej pomocy,
— zapewnienie właściwej realizacji programu wydarzenia,
— udzielenie uczestnikom wydarzenia informacji o przepisach obowiązujących turystów oraz podstawowej informacji krajoznawczej,
— czuwanie nad sposobem wykonywania usług świadczonych na rzecz uczestników podczas wydarzenia oraz przyjmowanie od nich reklamacji dotyczących świadczonych im usług,
— reprezentowanie Zamawiającego wobec kontrahentów świadczących usługi (w charakterze podwykonawców, poddostawców etc.) w trakcie trwania wydarzenia,
— dbanie o dobre imię Zamawiającego i nienarażanie go na straty,
— pełnienie funkcji negocjatora w przypadku występowania sytuacji konfliktowych w grupie,
— warunkowo pełnienie funkcji tłumacza dla uczestników „anglojęzycznych” w przypadku braku osoby odpowiedzialnej za tłumaczenia,
— zgłaszanie Zamawiającemu uwag i opinii z przebiegu wydarzenia;
— wnioskowanie w sprawach atrakcji, konieczności zmian etc..
Ubezpieczenie:
— Wykonawca zobowiązuje się do ubezpieczenia wszystkich uczestników wydarzeń zarówno w pierwszym jak i w drugim terminie na cały okres realizacji wydarzeń jak również do ubezpieczenia mienia i ewentualnie powierzonych eksponatów itp. osób biorących udział w wydarzeniach. Po stronie wykonawcy jest zapewnienie ubezpieczenia zarówno swoich pracowników jak i wszystkich osób biorących udział w organizacji atrakcji, pokazów, szkoleń, prelekcji, prezentacji etc.
— Dodatkowo wykonawca odpowiedzialny jest za ubezpieczenie OC zarówno kontraktowe jak i deliktowe.
— Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia Zamawiającemu umowy ubezpieczenia – oryginału polisy, w terminie najpóźniej na 24 godziny przed rozpoczęciem wydarzenia.
Konferencja:
— Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania, organizacji oraz przeprowadzenia dwudniowej konferencji branżowej w Uniejowie w ramach każdego z wydarzeń.
— Do obowiązków Wykonawcy należało będzie w szczególności:
— Zapewnienie Sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem dla maksimum 150 osób
— Zapewnienie udziału ekspertów w ilości zgodnej z zadeklarowaną w koncepcji stanowiącej załącznik do oferty przetargowej
— Zapewnienie tłumaczenia symultanicznego
— Zapewnienie recepcji konferencji
— Zapewnienie usługi cateringowej podczas konferencji
Wykonawca zapewni wyżywienie dla wszystkich uczestników konferencji następującym zakresie:
— w czasie trwania Konferencji całodniowe serwisy kawowe (nielimitowana kawa z ekspresu, wrzątek, herbata w pojedynczych torebkach (minimum trzy rodzaje: co najmniej czarna, mięta) mleko, śmietanka, cukier, świeża cytryna, woda mineralna gazowana i niegazowana (łącznie co najmniej 0,5 l na os.), sok owocowy 100 % (min. 2 rodzaje, łącznie co najmniej 0,3 l na osobę), ciastka (min. 2 rodzaje), owoce sezonowe (min. 2 rodzaje), podane na zastawie ceramicznej lub szklanej, dostępne przez cały czas trwania Konferencji w miejscu wskazanym przez Zamawiającego;
— podczas przerwy kawowej każdego dnia Wykonawca zapewni dodatkowo: kanapki, minimum 3 szt./os. w tym: kanapka z pieczonym kurczakiem i warzywami, kanapka z
serem camembert i żurawiną, owoce minimum 2 szt./os., kanapka z szynką i warzywami, zestaw finger food min. 4 szt./os., ciasta min. 2 szt./os.
— 2 obiady (1 i 2 dzień Konferencji): ciepły posiłek składający się z dwóch dań min. 2
rodzaje zup, w tym jedna zupa krem, min. 200 ml/os., 3 rodzaje dań ciepłych: jedno wegetariańskie, jedno mięsne, jedno mięsne drobiowe, min. 250 g/os. 3 rodzaje dodatków skrobiowych: ziemniaki gotowane, ziemniaki opiekane, ryż, 120 g./os., 2 rodzaje surówek, min. 100 g/os., warzywa gotowane lub gotowane na parze min. 100 g/os., ciasto – min.2 rodzaje, 2 szt./os., herbata, kawa, soki, woda).
— przez cały czas trwania Konferencji Wykonawca zapewni wodę i soki dla prelegentów ustawione na stoliku z boku sali.
Obsługa konferencji, program konferencji – opracowanie merytoryczne zgodne z koncepcją stanowiącą załącznik do oferty oraz wydruk i kolportaż wśród uczestników, wydruk identyfikatorów
Zapewnienie i dystrybucja wśród uczestników konferencji gadżetów promocyjnych takich jak smycze, pamięci USB i innych materiałów konferencyjnych w formie materiałów piśmienniczych
Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia następujących materiałów promocyjnych:
Nazwa Ilość Specyfikacja
— długopis 150 szt. Długopis metalowy korpus, mechanizm automatyczny, niebieski wkład,
— smycz 150 szt. Rodzaj materiału: silikon (nie transparentny) lub pvc, kolor: biały, dodatki: karabińczyk metalowy i zawiesza (sznurek) na telefon, wymiary: długość ok. 80 cm /standardowa/, szer. Ok. 1,2 -1,5 cm, logo Zamawiającego
— pamięć USB 150 szt. W postaci karty: 8 x 5 cm (tolerancja do 5mm +/) kompatybilność z systemami operacyjnymi: Win/OS/Linux nie wymagającej sterowników, poj. 8GB.
— etui 200 szt. Format: 11x12cm (maksymalne wymiary 11,5 x 13cm) materiały
na identyfikator Półtwarda folia PCV, przezroczysta, Dodatki: otwór na
karabińczyk smyczy, Etui powinno pomieścić zarówno
identyfikator jak i program konferencji.
Przygotowanie informacji podsumowującej konferencję
Przygotowanie, przeprowadzenie i opracowanie wyników ankiety ewaluacyjnej
Wykonawca jest zobowiązany zaaranżować przestrzeń Sali konferencyjnej w taki sposób aby możliwe było zrealizowanie celów wydarzenia tj. promocji oraz nawiązania współpracy gospodarczej w tym np. przeprowadzenie biznesowych rozmów branżowych na potrzeby stworzenia relacji handlowych
Wykonawca zapewni dodatkowo wydruki: programu konferencji w ilości zgodnej z ilością uczestników oraz identyfikatorów dla uczestników.
Bankiet – uroczysta inauguracja i zakończenie wydarzeń:
Wykonawca odpowiedzialny będzie za realizację usługi restauracyjnej w zakresie organizacji bankietu w Uniejowie, w dniu plenerowego wydarzenia medialnego dla maksymalnie 150 uczestników (dalej jako „Bankiet”).
Miejsce organizacji Bankietu (restauracja bądź inny obiekt przystosowany do świadczenia usług gastronomicznych) musi znajdować się w odległości maksimum 500 m od miejsca wydarzenia medialnego w którym uczestnicy misji oraz wizyty będą brać udział oraz maksymalnie 500m o od miejsc noclegowych( Wydarzenie medialne planowane w obszarze przy kompleksie basenowym „Termy Uniejów”)
Uczestnicy bankietu – maksymalnie do 150 osób. Ostateczna faktyczna liczba uczestników zostanie przekazana w dniu rozpoczęcia całości wydarzenia.
W ramach realizacji bankietu do obowiązków wykonawcy należy w szczególności:
zapewnienie miejsca Bankietu wraz z odpowiednią infrastrukturą, tj.: Sala bądź przestrzeń lokalu muszą swobodnie pomieścić 150 osób. Miejsce w wyposażeniu musi posiadać minimum sprawną klimatyzację, nagłośnienie, stoły „szwedzkie” oraz parkiet taneczny oraz sprawne oświetlenie. Miejsce organizacji bankietu musi odpowiadać randze całego wydarzenia o charakterze międzynarodowym. Sala, w której będzie się odbywał Bankiet, powinna posiadać przestrzeń umożliwiającą swobodną konwersację i odpoczynek (kanapy, fotele, stoliki kawowe) w ilości umożliwiającej swobodne z niej korzystanie dla wszystkich uczestników Bankietu.
zapewnienie wyżywienia dla maksymalnie 150 uczestników, w formie tzw. Bufetu szwedzkiego – Zamawiający zastrzega możliwość ingerencji w proponowane przez Wykonawcę menu w przypadku gdyby proponowane potrawy nie odpowiadały standardom wymaganym przez Zamawiającego.
Zamawiający oczekuje minimum:
— 3 rodzajów dań ciepłych (mięsne – drobiowe, mięsne oraz wegetariańskie, porcja min. 250 g/os) podawane w podgrzewaczach umożliwiających zachowanie ciepła posiłków
— 2 rodzaje zup ciepłych, w tym jedna krem podawane w podgrzewaczach umożliwiających zachowanie ciepła posiłków
— dodatki do dań ciepłych (2 rodzaje: ziemniaki zapiekane, ryż, makaron min. 120 g/os każdego z dodatków podawane w podgrzewaczach umożliwiających zachowanie ciepła posiłków
— pieczywo (3 rodzaje w tym co najmniej jeden rodzaj – produkt lokalny tradycyjny na naturalnym zakwasie)
— zimne przekąski typu „fingerfood” (5 rodzajów)
— sałatki (minimum 3 rodzaje)
— desery (minimum 5 rodzajów, min po 1 kpl/os każdy rodzaj)
— owoce sezonowe (obrane, krojone, podawane na tacy, min 6 rodzajów 200 g/os)
— napoje zimne: soki owocowe 100 % (3 rodzaje: min jabłko, pomarańcza, 0.5 l/os), woda mineralna gazowana i niegazowana (butelka jednostkowa 1 szt. Każdy rodzaj/os; łącznie min 0,5 l./os)
— napoje ciepłe: nielimitowane kawa z ekspresu ciśnieniowego min. czarna, biała, latte, herbata w op. Jednostkowych min czarna, owocowa i mięta, cukier, cytryna
— Wykonawca zapewni stoliki bankietowe rozmieszczone w pomieszczeniu, w którym będzie odbywał się bankiet w ilości umożliwiającej swobodne z nich korzystanie zaproszonym uczestnikom
— Zapewnienie oprawy muzycznej i wizualnej podczas bankietu: Zamawiający wymaga, aby ustawienie stołów oraz muzyka w tle (mechaniczna) umożliwiała swobodną konwersację uczestników konferencji. Zamawiający wymaga stonowanego oświetlenia zapewniającego odpowiednią do rangi wydarzenia atmosferę oraz wystarczająco oświetlonej przestrzeni serwowania posiłków
Posiłki powinny być podane przez Wykonawcę na zastawie stołowej ceramicznej lub szklanej, ze sztućcami metalowymi. Zastawa powinna być zapewniona w wystarczającej ilości dla wszystkich gości Bankietu. Użyta zastawa powinna być czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana. Niedopuszczalne jest używanie naczyń i sztućców jednorazowych.
Wykonawca zobowiązany jest zapewnić rozstawienie posiłków nie wcześniej niż na 1 godzinę przed rozpoczęciem Bankietu i nie później niż na 15 minut przed rozpoczęciem Bankietu.
Przed podpisaniem umowy Zamawiający dopuszcza możliwość przeprowadzenia wizji lokalnej w obiekcie Wykonawcy, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza celem weryfikacji oferty w zakresie jej zgodności z opisem przedmiotu zamówienia.
Elementy dodatkowe:
Wykonawca zapewnia uzyskanie ewentualnych pozwoleń, uzgodnień itp. od zewnętrznych jednostek na organizację imprezy turystycznej, zwiedzania, pokazów, atrakcji itd. w zakresie wynikającym ze złożonej koncepcji jak również do uzyskania zezwolenia od gestorów, użytkowników etc. obiektów które Zamawiający wskazał jako atrakcje obligatoryjne wraz ze wszelkimi kosztami związanymi z uzyskaniem takich zezwoleń.
Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia udziału w wydarzeniu ekspertów biorących udział w konferencji oraz artystów, twórców itd. wskazanych w koncepcji złożonej z ofertą przetargową jako osoby. zapewniające dodatkowe atrakcje wraz z kosztami ich dojazdu do Uniejowa oraz kosztów pobytu w tym noclegów i wyżywienia oraz ewentualnych transportów eksponatów, maszyn, urządzeń, organizacji pokazów etc. zgodnie z koncepcją programową stanowiącą załącznik do niniejszej umowy/punkt ma zastosowanie wyłącznie jeśli w ofercie takie elementy zostały wskazane/.
Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia kosztów realizacji atrakcji programowych, również obligatoryjnie wskazanych przez Zamawiającego takimi jak wejściówki i opłaty dla zarządzających za udostępnienie technologii zwyczajowo nieudostępnianych, wynagrodzeniami dla ewentualnych przewodników podczas zwiedzania, wizytacji, przeglądów etc.,
Wykonawca w ramach koncepcji jest zobowiązany zawrzeć minimum następujące atrakcje programowe:
— wizytę uczestników każdego z wydarzeń w obiekcie Geotermii Uniejów oraz zwiedzanie układów technologicznych zapewniających ogrzewanie w miejskiej sieci ciepłowniczej wraz z układem nowatorskiego źródła energii w obiekcie Energetyki Uniejów.
— wizytę uczestników każdego z wydarzeń oraz zwiedzanie obiegów technologicznych wody solankowej zapewniającej atrakcje w ramach obiektu termalno-basenowego Termy Uniejów.
— udział uczestników misji i wizyty w wydarzeniach medialnych organizowanych przez Zamawiającego wraz z „afterparty” (stanowiącym jednocześnie imprezę inauguracyjną dla pierwszego wydarzenia – wizyta oraz uroczyste zamknięcie dla drugiego wydarzenia – misja)
— konferencję/II-dniowe spotkanie branżowe na ok. 150 osób
— kurs pokazowy/warsztaty języka migowego dla zaproszonych gości – stopień zaawansowania uczestników amatorski
Zaleca się w koncepcji programowej ująć atrakcje promujące region łódzki, ze względów logistycznych zlokalizowane w jak najmniejszej odległości od m. Uniejów.
Poprzez organizację wydarzenia w ramach przedmiotu niniejszego zamówienia, rozumieć należy:
— przyjęcie oraz uroczyste powitanie zaproszonych gości – po stronie Wykonawcy pozostaje zapewnienie koordynacji przyjazdów gości we współpracy z przedstawicielami Zamawiającego– koszt transportu zaproszonych gości do Uniejowa nie stanowi przedmiotu zamówienia oraz dodatkowo przygotowanie poczęstunku, przystawek powitalnych dla poszczególnych grup ( wymagane minimum: zupa, zimne przekąski typu małe kanapeczki, owoce sezonowe, kawa, herbata, soki, woda), etc;
— zapewnienie alokacji uczestników w obiektach noclegowych wraz z uprzednim przygotowaniem odpowiednich rezerwacji w pokojach z właściwą ilością miejsc, wszelkie koszty pobytu pokrywa wykonawca w ramach niniejszego zamówienia, włącznie z ewentualnymi kosztami odwołania rezerwacji w sytuacji wystąpienia takiej konieczności.
— zorganizowanie pobytu zaproszonym uczestnikom, zarówno zewnętrznym jak i lokalnym w sposób atrakcyjny i optymalny z uwzględnieniem czasu na wydarzenia grupowe jak również indywidualne zwiedzanie atrakcji uzdrowiska Uniejów oraz regionu którego część stanowi. Wszelkie koszty związane z realizacją koncepcji programowej stanowiącej załącznik do oferty, na podstawie której zamawiający dokonał wyboru wykonawcy ponosi wykonawca, w tym koszty związane z wyżywieniem, zapewnieniem obsługi, kosztami realizacji atrakcji programowych takimi jak wejściówki i opłaty dla zarządzających za udostępnienie technologii chronionych, wynagrodzeniami dla ewentualnych ekspertów podczas konferencji, wizytacji, przeglądów etc., kosztami transferów uczestników w przypadku atrakcji poza lokalizacją miejsc noclegowych itd.;
— zapewnienie możliwości uczestnictwa w wydarzeniach medialnych plenerowych, zaproszenie w standardzie VIP
— organizację bankietu zgodnie z opisem zawartym powyżej po wydarzeniu medialnym jako uroczyste otwarcie/zamknięcie wydarzenia;
— uroczyste pożegnanie uczestników; Zamawiający w ramach prezentów pożegnalnych przewiduje kosz regionalnych produktów spożywczych, tj. co najmniej pieczywo regionalne typu chleb na zakwasie lub równoważny 1 kg, produkty serowarskie 0,5 kg, wysokogatunkową kiełbasę odznaczoną nagrodą 0,5 kg (kosze prezentowe dostarcza Wykonawca po uprzedniej konsultacji z Zamawiającym)
3. Zaleca się oferentom szczegółowe zapoznanie się z treścią Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, zdobycie wszelkich informacji niezbędnych do prawidłowego przygotowania oferty oraz sprawdzenie i zweryfikowanie udostępnionych przez Zamawiającego informacji oraz niezwłocznego poinformowania Zamawiającego o ewentualnych błędach i/lub przeoczeniach.
55100000
Szacunkowa wartość bez VAT: 400 000 PLN
Sekcja III: Informacje o charakterze prawnym, ekonomicznym, finansowym i technicznym
1. Wadium należy wnieść w wysokości: 8 000 PLN.
2. Wadium może być wniesione w pieniądzu, w poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo – kredytowej, z tym że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym oraz w gwarancjach bankowych, gwarancjach ubezpieczeniowych lub poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6 b ust. 5 pkt 2 ustawy z 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (t. j.: Dz. U. z 2014 r., poz. 1804 z późn. zm.)
3. Wadium wnoszone w pieniądzu należy wpłacić wyłącznie przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego: 14 8557 0009 2005 0200 0130 0001 w takim terminie, aby najpóźniej przed upływem terminu składania ofert – określonym w pkt XI SIWZ – środki finansowe z tytułu wadium znajdowały się na wskazanym wyżej rachunku Zamawiającego. Zamawiający stwierdzi wniesienie wadium na podstawie informacji banku prowadzącego w/w rachunek.
Wadium wniesione w innej formie niż pieniężna należy złożyć w oryginale w kasie Urzędu Miasta w Uniejowie przed upływem terminu składania ofert w kopercie oznaczonej w następujący sposób: „Wadium – przetarg na usługę pn.: Organizacja i przeprowadzenie dwóch wydarzeń promocyjnych typu „wizyta studyjna” i „misja gospodarcza” w Uniejowie w ramach projektu: "Zwiększenie międzynarodowej rangi gospodarczej Regionu Łódzkiego poprzez działania prowadzone w zakresie promocji gospodarczej regionu przez Gminę Uniejów" nie otwierać przed 30.6.2016 r., godz. 10:30.
4. Gwarancja bankowa lub ubezpieczeniowa, stanowiąca formę wniesienia wadium, winna spełniać co najmniej następujące wymogi (pod rygorem wykluczenia wykonawcy):
a) ustalać beneficjenta gwarancji, tj. Gminę Uniejów
b) określać kwotę gwarantowaną w zł (ustaloną w SIWZ)
c) określać termin ważności (wynikający z SIWZ)
d) być gwarancją nieodwoływalną, bezwarunkową, płatną na każde żądanie.
Uwaga!
Z treści gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej powinno wynikać uprawnienie Zamawiającego do zatrzymania wadium jeżeli wystąpią przesłanki opisane w art. 46 ust 4 a i 5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (t. j.: Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 z późn. zm.), w szczególności uprawnienie Zamawiającego do zatrzymania wadium wraz z odsetkami jeżeli wykonawca w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 26 ust. 3, z przyczyn leżących po jego stronie, nie złożył dokumentów lub oświadczeń, o których mowa w art. 25 ust. 1, pełnomocnictw, listy podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt 5, lub informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej, lub nie wyraził zgody na poprawienie omyłki, o której mowa w art. 87 ust. 2 pkt 3, co powodowało brak możliwości wybrania oferty złożonej przez wykonawcę jako najkorzystniejszej.
5. Do wadium wniesionego w formie poręczenia wymagania opisane w pkt. 5 stosuje się odpowiednio
6. W przypadku nie wniesienia wadium na warunkach określonych w pkt. 1-4 Wykonawca zostanie wykluczony z dalszego postępowania, a złożona przez niego oferta zostanie odrzucona.
7. Zwrot wadium nastąpi na zasadach określonych w art. 46 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.- Prawo zamówień publicznych (t. j.: Dz. U. z 2015 r., poz. 2164 z późn. zm.).
Oferent zobowiązany jest podać w ofercie dokładną informację odnośnie zwrotu wadium tj. adres banku, numer konta itp.
1. Oferent, którego oferta zostanie wybrana obowiązany będzie wnieść zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 8 % ceny całkowitej (brutto) podanej w ofercie.
2. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy winno zostać wniesione przed podpisaniem umowy według wyboru wykonawcy w jednej lub w kilku formach przewidzianych w art. 148 ust 1 ustawy Pzp.
3. Ponadto zgodnie z art. 148 ust. 2 zamawiający dopuszcza również wniesienie zabezpieczenia:
1) w wekslach z poręczeniem wekslowym banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej,
2) przez ustanowienie zastawu na papierach wartościowych emitowanych przez Skarb Państwa lub jednostkę samorządu terytorialnego,
3) przez ustanowienie zastawu rejestrowego na zasadach określonych w przepisach o zastawie rejestrowy i rejestrze zastawów.
w tym zakresie.
— posiada środki finansowe w wysokości co najmniej 300 000 PLN lub posiada zdolność kredytową w wysokości co najmniej 300 000 PLN.
Ocena w/w warunku udziału w postępowaniu będzie dokonana według zasady spełnia/nie spełnia, na podstawie uzupełnionego w CZĘŚĆ IV lit. B. pkt 6). Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia
Dla potrzeb oceny spełniania warunków określonych powyżej, jeśli wartości zostaną
podane w walutach innych niż PLN, Zamawiający przyjmie średni kurs PLN do tej waluty
podawany przez Narodowy Bank Polski na dzień opublikowania ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Jeżeli w dniu publikacji ogłoszenia o zamówieniu
w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, Narodowy Bank Polski nie publikuje
średniego kursu danej waluty, za podstawę przeliczenia przyjmuje się średni kurs waluty
publikowany pierwszego dnia, po dniu publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Dzienniku
Urzędowym Unii Europejskiej, w którym zostanie on opublikowany.
Wykonawca może polegać na zasobach innych podmiotów niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy Pzp. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie
dysponował tymi zasobami w trakcie realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając
w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby wykonywania zamówienia lub inny dokument, z którego będzie jednoznacznie wynikać uprawnienie do dysponowania tymi zasobami w trakcie realizacji zamówienia.
Uwaga: Powołanie się na wiedzę i doświadczenie innego podmiotu (podmiotów) jest
dopuszczalne wyłącznie w sytuacji, gdy ten podmiot (podmioty) będzie brał udział w wykonaniu zamówienia.
Zgodnie z art. 26 ust. 2e ustawy Pzp podmiot, który zobowiązał się do udostępnienia zasobów
zgodnie z art. 26 ust. 2b ustawy Pzp, odpowiada solidarnie z wykonawcą za szkodę
Zamawiającego powstałą w skutek nieudostępnienia tych zasobów, chyba że za
nieudostępnienie zasobów nie ponosi winy.
Wykonawca nie później niż na dzień składania ofert zobowiązany jest wykazać, spełnienie
warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w pkt V.1 SIWZ oraz brak podstaw
do wykluczenia z postępowania w okolicznościach, o których mowa w art. 24 ust. 1 oraz ust. 2 pkt 5 ustawy Pzp. oraz art. 57 ust.1 Dyrektywy.
Wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada dla każdego podmiotu którego to dotyczy odrębny formularz JEDZ zawierający informacje wymagane w części II sekcja A i B, w części III ( podstawy wykluczenia) oraz w zakresie w jakim korzysta z zasobów podmiotu trzeciego – w części IV Kryteria kwalifikacji. Takie formularze powinny być wypełnione i podpisane przez te podmioty.
Zgodnie z § 1 ust. 6 Rozporządzenia prezesa rady ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. z 2013 r., poz. 231) Zamawiający żąda od Wykonawcy powołującego się przy wykazaniu spełnienia warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt. 2) i 4) ustawy Pzp, na zasoby innych podmiotów przedłożenia dokumentów / informacji dotyczących:
a) Zakresu dostępnych wykonawcy zasobów innego podmiotu,
b) Sposobu wykorzystania zasobów innego podmiotu, przez wykonawcę, przy wykonaniu zamówienia,
c) Charakteru stosunku, jaki będzie łączył wykonawcę z innym podmiotem
d) Zakresu i okresu udziału innego podmiotu przy wykonywaniu zamówienia.
Ww. informacje powinny być zawarte w dokumencie potwierdzającym dysponowanie zasobami innych podmiotów (np. w pisemnym zobowiązaniu innego podmiotu do oddania Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia).
Wykonawcy, którzy nie wykażą spełnienia warunków udziału w postępowaniu podlegać będą wykluczeniu z udziału w postępowaniu.
Z udziału w niniejszym postępowaniu wyklucza się wykonawców, którzy podlegają wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 i 2 Prawa zamówień publicznych. oraz art. 57 ust.1 i 2 Dyrektywy.
O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca, który spełnia warunki dotyczące posiadania wiedzy i doświadczenia:
opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku:
Zamawiający uzna, że Wykonawcy spełniają niniejszy warunek, jeżeli wykażą, iż w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonali:
— min. jedną (1) usługę polegającą na zorganizowaniu międzynarodowej wizyty studyjnej lub misji gospodarczej lub innego wydarzenia promocyjnego o porównywalnym prestiżu, o wartości nie mniejszej niż 150.000,00 złotych brutto
— co najmniej 2 usługi polegające na organizacji/ zapewnieniu obsługi organizacyjnej konferencji, sympozjów lub innych spotkań
— w zakresie co najmniej zapewnienia zakwaterowania, wyżywienia, transportu dla jej uczestników o wartości nie mniejszej niż 100 000 PLN brutto każda
— Co najmniej 2 usługi restauracyjne co najmniej w zakresie organizacji bankietów, przyjęć czy spotkań o wartości nie mniejszej niż 10 000 PLN brutto każda.
Ocena w/w warunku udziału w postępowaniu będzie dokonana według zasady spełnia/nie spełnia, na podstawie uzupełnionego w CZĘŚĆ IV lit. C. pkt 1b). Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia.
Sekcja IV: Procedura
Oferta najkorzystniejsza ekonomicznie z uwzględnieniem kryteriów kryteria określone poniżej
1. Cena. Waga 60
2. Atrakcyjność koncepcji programowej. Waga 40
Miejscowość:
Uniejów.
Osoby upoważnione do obecności podczas otwarcia ofert: takDodatkowe informacje o osobach upoważnionych i procedurze otwarcia: Otwarcie ofert jest jawne.
Sekcja VI: Informacje uzupełniające
Podać odniesienie do projektu (projektów) i/lub programu (programów): Zamówienie jest dofinansowywane przez Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego w ramach RPO WŁ na lata 2014-2020.
A.1 Formularz ofertowy – wypełniony i podpisany przez wykonawcę
A.2 Potwierdzenia wniesienia wadium
A.3 Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu z art. 58 pkt.1 Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z dnia 26 lutego 2014r w sprawie zamówień publicznych, uchylającej dyrektywę 2004/18/WE – wypełniony w zakresie:
— CZĘŚĆ IV: kryteria kwalifikacji w części: α ogólne oświadczenie dotyczące wszystkich kryteriów kwalifikacji Jednolitego Europejski Dokument Zamówienia, na formularzu określonym w Rozporządzeniu wykonawczym Komisji (UE) 2016/7 z dnia 5 stycznia 2016 r. ustanawiającym standardowy formularz jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (Dz.U. UE L 3 z 6.01.2016 r. str. 16) (dalej: JEDZ) (załącznik do SIWZ);
A.4 Zgodnie z art. 26 ust. 2d ustawy Prawo zamówień publicznych Wykonawca wraz z ofertą składa listę podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt 5, albo informację o tym, że nie należy do grupy kapitałowej.
A.5 Koncepcja programowa
B. W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia z art. 24 ust 1 Prawa Zamówień Publicznych oraz art. 57 ust.1 Dyrektywy wykonawca składa następujące dokumenty:
Jednolity Europejski Dokument Zamówienia wypełniony w zakresie:
CZĘŚĆ III: Podstawy wykluczenia
— lit. A Podstawy Związane z wyrokami skazującymi za przestępstwo,
— lit. B Podstawy związane z płatnością podatków lub składek na ubezpieczenie społeczne
CZĘŚĆ IV: kryteria kwalifikacji w części:
— lit. A Kompetencje pkt 1 i 2
CZĘŚĆ II: Informacje dotyczące wykonawcy lit B informacje na temat przedstawicieli wykonawcy
C. W celu wykazania spełnienia przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt. 2) i 3) ustawy Pzp, oraz art. 58 pkt.1 Dyrektywy należy złożyć następujące dokumenty:
Jednolity Europejski Dokument Zamówienia, wypełniony w zakresie:
— CZĘŚĆ IV lit. C. zdolność techniczna i zawodowa pkt 1b).
D. W celu wykazania spełnienia przez wykonawcę warunków o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 4) ustawy Pzp, oraz art. 58 pkt.1 Dyrektywy należy złożyć następujące dokumenty:
D.1) Jednolity Europejski Dokument Zamówienia, wypełniony w zakresie:
— CZĘŚĆ IV lit. B .Sytuacja ekonomiczna i finansowa pkt 6).
E. Wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada dla każdego podmiotu którego to dotyczy odrębny formularz JEDZ zawierający informacje wymagane w części II sekcja A i B, w części III ( podstawy wykluczenia w zakresie wymaganym od wykonawcy) oraz w zakresie w jakim korzysta z zasobów podmiotu trzeciego – w części IV Kryteria kwalifikacji (w zakresie wymaganym od wykonawcy). Takie formularze powinny być wypełnione i podpisane przez te podmioty
F. Jeżeli wykonawca zamierza zlecić osobom trzecim podwykonawstwo w jakiejkolwiek części zamówienia wypełnia JEDZ część II lit D Informację dotyczące podwykonawców na których zdolności wykonawca nie polega
G. Dokumenty wymagane w przypadku składania oferty wspólnej:
G.1 Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia, w takim przypadku dla ustanowionego pełnomocnika do oferty należy załączyć pełnomocnictwo do reprezentowania w postępowaniu lub do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy.
G.2. Oferta winna zawierać JEDZ w zakresach opisanych w pkt VI SIWZ. w pkt. A.3, A.4, B. dla każdego partnera z osobna, wypełnienie JEDZ w pozostałym zakresie wymaganym od Wykonawcy dotyczy tego z partnerów który dany warunek spełnia.
1. O wyborze najkorzystniejszej oferty będą decydować następujące kryteria:
a) Cena – 60 %
b) atrakcyjność koncepcji programowej -40 %
2. Sposób oceny ofert:
a) Sposób oceny oferty w zakresie kryterium ceny:
Zamawiający przyzna maksymalne ilości punktów ofercie, która zaoferuje najniższe wartości w odpowiedzi na w/w kryterium. Punkty te zostaną wyliczone ze wzoru:
Przyznane pkt w kryterium ceny = 100pkt[cena minimalna/cena oferty badanej ] x 60 %
Podana przez oferenta cena wykonania zamówienia stanowić będzie max. 60 punktów w 60 punktowej skali ocen.
b) Sposób oceny oferty w zakresie kryterium atrakcyjność koncepcji programowej (Kp) -40 %
Przyznane pkt w kryterium Kp = A+B+C
Punkty te zostaną przyznane następująco:
1. ilość atrakcji dodatkowych ujętych w koncepcji programowej(A) – max. 10 pkt.
a. brak dodatkowych atrakcji poza minimum wskazanym przez Zamawiającego – 0 pkt.
b. Jedna dodatkowa atrakcja poza minimum wskazanym przez Zamawiającego – 2 pkt.
c. dwie dodatkowe atrakcje poza minimum wskazanym przez Zamawiającego –4 pkt.
d. trzy dodatkowe atrakcje poza minimum wskazanym przez Zamawiającego –6 pkt.
e. Cztery dodatkowe atrakcje poza minimum wskazanym przez Zamawiającego –8 pkt.
f. Pięć i więcej dodatkowych atrakcji poza minimum wskazanym przez Zamawiającego –10 pkt.
Pod pojęciem „atrakcja” Zamawiający rozumie między innymi:
— wizyty w obiektach związanych z lecznictwem uzdrowiskowym
— organizacja wycieczek promujących lokalne walory turystyczne i środowiskowe
— organizacja czasu wolnego uwzględniająca możliwość korzystania z wachlarza usług dostępnych w uzdrowisku
— Zwiedzanie z możliwością zaznajomienia się z tradycyjnymi i ekologicznymi technologiami wyrobu produktów w lokalnych przedsiębiorstwach
2. liczba ekspertów prowadzących prelekcje dla uczestników na temat walorów regionu ( B)–maksymalnie 8pkt.
a. jeden ekspert prowadzący prelekcje dla uczestników podczas konferencji – 0 pkt.
b. dwóch ekspertów prowadzących prelekcje dla uczestników podczas konferencji – 2 pkt.
c. trzech ekspertów prowadzących prelekcje dla uczestników podczas konferencji – 4 pkt.
d. czterech ekspertów prowadzących prelekcje dla uczestników podczas konferencji – 6 pkt.
e. Pięciu ekspertów prowadzących prelekcje dla uczestników podczas konferencji – 8 pkt
Zamawiający z uwagi na ograniczenia czasowe przewiduje maksymalnie 5 prelekcji ekspertów.
Jako eksperta Zamawiający rozumie osobę posiadającą co najmniej tytuł doktora nauk w swojej dziedzinie lub równoważny dorobek naukowy polegający na ilości publikacji oraz uznaniu i prestiżu w swojej profesji zawodowej. Zamawiający wymaga aby dziedzina proponowanych ekspertów była zbieżna z tematyką wydarzenia
3. spójność zaproponowanej koncepcji z głównym celem projektu tj. promocją regionalnych usług uzdrowiskowych i ekologicznych (C) -maksymalnie 22 pkt.
Punktacja będzie przyznawana poprzez porównanie między sobą złożonych w ofertach koncepcji programowych. Najmniejsza liczbę punktów zamawiający przyzna koncepcji najmniej powiązanej z głównym celem projektu. Najwięcej punktów zamawiający przyzna koncepcji najbardziej powiązanej i spójnej z głównym celem projektu.
c) Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród ofert ważnych, spełniających wymagania określone w niniejszej SIWZ. Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta posiadająca największą sumaryczną ilość punktów uzyskanych w kryteriach oceny.
Ocena oferty = ilość pkt. przyznanych w kryterium cena+ pkt przyznane w kryterium atrakcyjność koncepcji programowej
3.Oferta może uzyskać łącznie maksymalnie 100 punktów.
4.Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród ofert ważnych, spełniających wymagania określone w niniejszej SIWZ.
5.W przypadku oferty, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego Zamawiającego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług w zakresie dotyczącym wewnątrz-wspólnotowego nabycia towarów, Zamawiający w celu oceny takiej oferty doliczy do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek wpłacić, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
6.Zamawiający nie przewiduje przeprowadzenia aukcji elektronicznej w celu wyboru najkorzystniejszej spośród ofert uznanych za ważne.
5. Zamawiający unieważni postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli:
1) nie zostanie złożona żadna oferta niepodlegająca odrzuceniu,
2) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższy kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty.
3) wystąpi istotna zmiana okoliczności, powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć,
4) postępowanie okaże się obarczone niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego,
5) Zgodnie z art. 93 ust. 1a. ustawy Prawo zamówień publicznych Zamawiający przewiduje możliwość unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli środki pochodzące z budżetu Unii Europejskiej, które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, nie zostaną mu przyznane.
7. Przed zawarciem umowy wybrany Wykonawca zobowiązany będzie do następujących czynności:
Przedłożenia zamawiającemu dokumentów potwierdzających brak podstaw do wykluczenia Wykonawcy tj.:
7.1. Aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu – wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert;
7.2. Aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu – wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert;
7.3. Informację banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo – kredytowej, potwierdzającej wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy, wystawionej nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert potwierdzającą, że posiada środki finansowe lub zdolność kredytową w wysokości co najmniej 300.000,00zł.
7.4 Aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 ustawy, wystawioną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;
7.5 Aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 9 ustawy, wystawiona nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;
7.6 Aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 10 i 11 ustawy, wystawiona nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.
7.7 Aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 57 ust. 1 Dyrektywy, wystawiona nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;
7.8.Przedłożenia dowodów że główne usługi wskazane w JEDZ część IV lit. C pkt 1b zostały wykonane należycie
Dokumenty składane w celu potwierdzenia warunków udziału oraz braku podstaw do wykluczenia wybranego wykonawcy mogą być składane w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę lub osobę/ osoby uprawnione do podpisania oferty z dopiskiem „ Za zgodność z oryginałem”
W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz w przypadku podmiotów, o których mowa w § 1 ust. 6 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane, kopie dokumentów dotyczących odpowiednio wykonawcy lub tych podmiotów winny być poświadczane za zgodność z oryginałem przez wykonawcę lub te podmioty. Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej prawdziwości.
7.9 W przypadku wykonawców mających siedzibę lub miejsce zamieszkania za granicą składają dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym mają siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że:
— nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości (wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert),
— nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu (dokument powinien być wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert),
— nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie (wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert),.
— składa zaświadczenie właściwego organu sądowego lub administracyjnego miejsca zamieszkania albo zamieszkania osoby, której dokumenty dotyczą, w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8, 10 i 11 ustawy oraz w art. 57 ust. 1 Dyrektywy – wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert.
Jeżeli w kraju miejsca zamieszkania osoby lub w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa powyżej, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie, w którym określa się także osoby uprawnione do reprezentacji wykonawcy, złożone przed właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, lub przed notariuszem. Jeżeli istnieje możliwość samodzielnego pobrania ww. dokumentów przez Zamawiającego Wykonawca wskazuje w JEDZ właściwą stronę internetową wraz z danymi referencyjnymi dokumentu.
7.10 Wniesienia wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy;
7.11 W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o uzyskanie zamówienia w trybie art.23 Pzp porozumienia (umowy), regulującej zasady współdziałania tych wykonawców w trakcie realizacji zamówienia
1. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty (w części dotyczącej przedmiotu umowy, terminów oraz wynagrodzenia), na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, jeżeli zajdzie którykolwiek z niżej wymienionych warunków:
a. zajdzie konieczność zmiany terminu wykonania przedmiotu zamówienia na skutek działania siły wyższej;
b. zostanie stwierdzona konieczność zaniechania realizacji części wydarzenia, powodująca zmniejszenie przedmiotu umowy i wynagrodzenia o kwotę stanowiącą równoważność zaniechanych elementów;
c. zmiany uwarunkowań prawnych i formalnych realizacji Kontraktu, spowodowanych działaniem osób trzecich,
d. wprowadzenia rozwiązań zamiennych, które nie wykraczając poza zdefiniowany przedmiot zamówienia i nie są traktowane jako zamówienie dodatkowe lub uzupełniające,
2. Wszelkie zmiany i uzupełnienia treści niniejszej umowy wymagają aneksu sporządzonego z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności.
3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonywania zmian do niniejszej umowy, spowodowanych okolicznościami niezależnymi i niezawinionymi przez strony:
a. Zmiany terminu w przypadku niemożności zrealizowania wydarzeń, w zaplanowanym terminie;
b. zmniejszenia ilości wykonanej usługi, w zakresie ilościowym i wartościowym;
c. zmiany pierwotnie oferowanej atrakcji pod warunkiem zaoferowania elementów równoważnych, nie gorszych od dotychczas oferowanych elementów przy jednoczesnym zachowaniu dotychczasowych lub niższych cen jednostkowych;
d. Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia zmiany w umowie w przypadku braku możliwości zrealizowania oferowanej atrakcji w terminie zaplanowanego wydarzenia lub braku możliwości zapewnienia wymaganej ilości miejsc noclegowych w zaplanowanym terminie wydarzenia. W przypadku takim Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego potwierdzenia stosownym dokumentem zaistnienia takiej sytuacji oraz do przedstawienia Zamawiającemu zamiennej koncepcji programowej lub czasowej o parametrach nie gorszych niż zawarte w ofercie w cenie zaoferowanej za przedmiot umowy w przetargu lub cenie korzystniejszej dla Zamawiającego niż w przetargu. Zmiana umowy w tym zakresie nastąpi po pisemnym zaakceptowaniu przez Zamawiającego propozycji zamiennika.
e. w innych sytuacjach, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia niniejszej umowy, a mających charakter zmian nieistotnych tzn. takich, o których wiedza na etapie postępowania o udzielenie zamówienia nie wpłynęłaby na krąg podmiotów ubiegających się o to zamówienie lub na wynik postępowania.
4. Za okoliczności „siły wyższej” uznaje się między innymi: pożar, powódź, huragan, eksplozję, awarie energetyczne, wojnę, operacje wojskowe, rozruchy, niepokoje społeczne, ograniczenia i zakazy wydane przez organy administracji publicznej, a także inne nadzwyczajne zjawiska losowe i przyrodnicze, wszystkie z nich powstające poza kontrolą Stron, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, a jeżeli możliwe były do przewidzenia nie można było im zapobiec. Zaistnienie siły wyższej powinno być udokumentowane przez Stronę powołującą się na nią
Oferty należy przesłać na adres Zamawiającego lub złożyć w sekretariacie Urzędu Miasta w Uniejowie najpóźniej do 30.6.2016 r. godz. 10:15
Oferty złożone po terminie będą niezwłocznie zwrócone wykonawcom. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 30.6.2016 r. godz. 10:30 w pokoju nr 4 ( I piętro) Urzędu Miasta w Uniejowie.
Uwaga: wskazany w ogłoszeniu termin rozpoczęcia realizacji 12.7.2016 r. jest terminem orientacyjnym; w zależności od przebiegu procedury przetargowej może ulec on zarówno przyspieszeniu, jak i opóźnieniu.
Kody Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) – słownik uzupełniający
55.30.10.00-3 – Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
79.95.00.0 – 8 – Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów
60.14.00.00 – 1 – nieregularny transport osób
63.50.00.00 – 4 usługi biur podróży, podmiotów turystycznych i pomocy turystycznej
79.82.30.00 – 9 usługi drukowania.
Prezes Krajowej izby Odwoławczej
ul. Postępu 17a
02-676 Warszawa
Polska
E-mail: odwolania@uzp.gov.pl
Tel.: +48 224587840
Adres internetowy: http://www.uzp.gov.pl
Faks: +48 224587800
2. Odwołanie wnosi się w terminie 10 dni od dnia przesłania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia – jeżeli została przesłana faksem lub droga elektroniczna, albo w terminie 15 dni – jeżeli została przesłana w inny sposób.
3. Odwołanie wobec treści ogłoszenia o zamówieniu oraz wobec postanowień SIWZ wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia specyfikacji istotnych warunków zamówienia na stronie internetowej Zamawiającego.
4. Odwołanie wobec czynności innych niż określone w pkt. 2 i 3 wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.
5. Odwołanie powinno wskazywać czynność lub zaniechanie czynności Zamawiającego, której zarzuca się niezgodność z przepisami ustawy, zawierać zwięzłe przedstawienie zarzutów, określać żądanie oraz wskazywać okoliczności faktyczne i prawne uzasadniające wniesienie odwołania.
6. Odwołanie wnosi sie do Prezesa KIO w formie pisemnej albo elektronicznej opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
7. Odwołujący przesyła kopie odwołania Zamawiającemu przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać sie z jego treścią przed upływem tego terminu. Domniemywa się, iż Zamawiający mógł zapoznać sie z treścią odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia, jeżeli przesłanie jego kopii nastąpiło przed upływem terminu do jego wniesienia faksem lub drogą elektroniczną.
8. Na orzeczenie KIO stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu okręgowego właściwego dla siedziby Zamawiającego, którą wnosi sie za pośrednictwem Prezesa KIO w terminie 7 dni od dnia doręczenia orzeczenia KIO, przesyłając jednocześnie jej odpis przeciwnikowi skargi. Złożenie skargi w placówce pocztowej operatora publicznego jest równoznaczne z jej wniesieniem.
Szczegółowe zasady wnoszenia środków ochrony prawnej oraz postępowania toczonego wskutek ich wniesienia określa dział VI ustawy Prawo zamówień publicznych.
Krajowa Izba Odwoławcza
ul. Postępu 17a
02-676 Warszawa
Polska
E-mail: odwolania@uzp.gov.pl
Tel.: +48 224587840
Adres internetowy: http://www.uzp.gov.pl
Faks: +48 224587800
TI | Tytuł | Polska-Uniejów: Usługi hotelarskie |
---|---|---|
ND | Nr dokumentu | 250876-2016 |
PD | Data publikacji | 20/07/2016 |
OJ | Dz.U. S | 138 |
TW | Miejscowość | UNIEJÓW |
AU | Nazwa instytucji | Gmina Uniejów |
OL | Język oryginału | PL |
HD | Nagłówek | - - Usługi - Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia - Procedura otwarta |
CY | Kraj | PL |
AA | Rodzaj instytucji | 3 - Władze lokalne |
HA | EU Institution | - |
DS | Dokument wysłany | 18/07/2016 |
NC | Zamówienie | 4 - Usługi |
PR | Procedura | 1 - Procedura otwarta |
TD | Dokument | 7 - Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia |
RP | Legislacja | 4 - Unia Europejska |
TY | Rodzaj oferty | 9 - Nie dotyczy |
AC | Kryteria udzielenia zamówienia | 2 - Oferta najbardziej korzystna ekonomicznie |
PC | Kod CPV | 55100000 - Usługi hotelarskie |
OC | Pierwotny kod CPV | 55100000 - Usługi hotelarskie |
RC | Kod NUTS | PL116 |
IA | Adres internetowy (URL) | http://www.uniejow.bip.net.pl/ |
DI | Podstawa prawna | Dyrektywa klasyczna (2004/18/WE) |
Polska-Uniejów: Usługi hotelarskie
2016/S 138-250876
Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia
Usługi
Sekcja I: Instytucja zamawiająca
Gmina Uniejów
ul. Błogosławionego Bogumiła 13
Osoba do kontaktów: Aleksandra Borowska
99-210 Uniejów
Polska
Tel.: +48 632888192
E-mail: urzad@uniejow.pl
Faks: +48 632888192
Adresy internetowe:
Ogólny adres instytucji zamawiającej: http://www.uniejow.bip.net.pl/
Sekcja II: Przedmiot zamówienia
Główne miejsce lub lokalizacja robót budowlanych, miejsce realizacji dostawy lub świadczenia usług: Uniejów.
Kod NUTS PL116
10 uPzp).
2. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest organizacja i przeprowadzenie 2 wydarzeń promocyjnych
typu wizyta studyjna i misja gospodarcza w Uniejowie w ramach projektu: „Zwiększenie międzynarodowej rangi
gospodarczej Regionu Łódzkiego poprzez działania prowadzone w zakresie promocji gospodarczej regionu
przez Gminę Uniejów”
Zamówienie jest dofinansowywane przez Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego w ramach RPO WŁ na
lata 2014-2020
Zamawiający wskazuje wstępny harmonogram planowanych wydarzeń w ramowym programie wydarzeń
stanowiącym załącznik do niniejszej SIWZ.
Zamawiający zastrzega, iż wskazane we wstępnym harmonogramie planowanych wydarzeń w ramowym
programie wydarzeń propozycje działań mają charakter orientacyjny, tym samym nie stanowią zobowiązania
Zamawiającego do faktycznego zrealizowania proponowanych działań w takim układzie. Wykonawca
jest zobowiązany do przedstawienia koncepcji planowanych wydarzeń, uwzględniających co najmniej
minimum atrakcji programowych oraz pozostałych wymagań określonych w niniejszej dokumentacji
przetargowej. Wykonawca winien dokonać szczegółowej analizy wymogów oraz opisu zawartego we wstępnym
harmonogramie, tak aby wydarzenie było interesujące dla odbiorców – zaproszonych gości i spełniało swoje
zadanie w odniesieniu do projektu który realizuje Zamawiający tj. promocja regionu.
Wykonawca w ramach przedmiotowego zamówienia odpowiada za realizację:
— 5-cio dniowej wizyty studyjnej – pod hasłem: Lecznictwo Uzdrowiskowe i „EkoInwestycje”, w przewidywanym
terminie 24-28.7.2016 r., przewidywana liczba osób została wskazana w pkt. 9 ust. 1 oraz w programie
ramowym stanowiącym załącznik do niniejszej SIWZ
— 5-cio dniowej misji gospodarczej – Głównym tematem misji gospodarczej będzie promocja regionalnych
usług uzdrowiskowych i ekologicznych rozwiązań na rynkach zagranicznych oraz nawiązanie nowych trwałych
kontaktów handlowych; w przewidywanym terminie 25-29.8.2016 r., przewidywana liczba osób została
wskazana w opisie przedmiotu zamówienia oraz w programie ramowym stanowiącym załącznik do niniejszej
SIWZ.
Wykonawca w ramach przedmiotowego zamówienia odpowiada za realizację misji i wizyty w zakresie:
zakwaterowania i wyżywienia uczestników, zapewnienia atrakcji programowych, realizacji II-dniowej konferencji
oraz bankietu podczas każdego wydarzenia, transportu „lokalnego” – transfery między atrakcjami w regionie,
ubezpieczenia uczestników, zapewnienia koordynatora oraz tłumacza.
Wykonawca niniejszego zadania będzie odpowiedzialny za przygotowanie, sprawny przebieg oraz wsparcie
organizacyjne dla przedstawicieli Zamawiającego całości wydarzenia od momentu przybycia gości do Uniejowa
do momentu ich pożegnania.
Informacje organizacyjne:
Liczba uczestników:
Przewidywana ilość osób w ramach każdego z wydarzeń tj. uczestników personalnie wskazanych przez
Zamawiającego na etapie realizacji umowy wynosi: około 150 osób łącznie, w tym:
— uczestnicy których udział stały należy przewidzieć – około 30 osób, pobyt stały należy przewidzieć jako 5 dni
programowych każdego wydarzenia (cztery doby hotelowe)
— uczestnicy których udział czasowy należy przewidzieć – około 50 osób, pobyt czasowy należy przewidzieć jako
pojedyncze doby noclegowe tj. nocleg w dniu konferencji, ewentualnie po niej oraz nocleg w dniu wydarzenia
medialnego
— dodatkowo około 120 osób uczestników „lokalnych” których udział w wydarzeniach będzie czasowy tj.
wyłącznie dzienny (bez noclegów), oraz zmieniający się dla poszczególnych elementów wydarzenia, w tym
uczestnicy czasowi którzy korzystają z noclegów okresowo j.w.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do podania ostatecznej liczby osób stałych oraz „lokalnych” dla wizyty
studyjnej w terminie do 5 dni po dniu zawarcia umowy, przy czym przewidywane zmiany wynosić będą:
PL Formularz standardowy 02 – Ogłoszenie o zamówieniu 5 / 30
— dla uczestników stałych wyłącznie in minus w zależności od potwierdzenia udziału zaproszonych przez
Zamawiającego uczestników,
— dla uczestników tymczasowych wyłącznie in minus w zależności od potwierdzenia udziału zaproszonych przez
Zamawiającego uczestników
— dla uczestników lokalnych do 10 % In plus lub In minus.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do podania ostatecznej liczby osób stałych oraz „lokalnych” dla misji
gospodarczej w terminie do 5 dni przed rozpoczęciem planowanego wydarzenia, przy czym przewidywane
zmiany wynosić będą:
— dla uczestników stałych wyłącznie in minus w zależności od potwierdzenia udziału zaproszonych przez
Zamawiającego uczestników,
— dla uczestników tymczasowych wyłącznie in minus w zależności od potwierdzenia udziału zaproszonych przez
Zamawiającego uczestników
— dla uczestników lokalnych do 10 % In plus lub In minus.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do niezrealizowania umowy w zakresie wynikającym z podanej ilości
uczestników pomimo uprzedniego wskazania personalnie ilości osób, w przypadku niestawiennictwa
uczestników pomimo potwierdzenia przybycia ze względu na zdarzenia losowe. W takim przypadku, za
uczestników nieobecnych Zamawiający wypłaci wykonawcy wyłącznie wynagrodzenie wynikające z faktu
odwołania ewentualnych rezerwacji
Czas trwania każdego wydarzenia: 5 dni (4 doby hotelowe)
Termin wydarzenia:
Umowa z wykonawcą wyłonionym w toku niniejszego postępowania zostanie zawarta na okres od dnia
podpisania (wstępnie 12.7.2016.) do 31.8.2016 r.
Wstępnie przewidywany przez Zamawiającego termin realizacji wydarzeń przedstawia się następująco:
— Wizyta studyjna – inauguracja 24 lipiec (niedziela) zakończenie 28 lipiec (czwartek).
— Misja gospodarcza – inauguracja 25 sierpień (czwartek) zakończenie 29 sierpień (poniedziałek).
Wskazane powyżej terminy należy traktować jako wstępne, Zamawiający szczegółowy termin organizacji
wydarzeń dookreśli na etapie realizacji umowy.
Wymagania szczegółowe dla przedmiotu zamówienia:
Zakwaterowanie:
— Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia usługi hotelarskiej dla wszystkich stałych osób uczestniczących
w misji oraz wizycie podczas całego wydarzenia.
— Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia usługi hotelarskiej dla części lokalnych osób uczestniczących w
misji oraz wizycie na okres jednej doby hotelowej w dniu koncertu.
— Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia usługi hotelarskiej dla części osób z pośród lokalnych
uczestników misji oraz wizyty na okres jednej doby w dniu konferencji.
Wszystkie zaoferowane pokoje winny być w standardzie odpowiadającym minimum 3-gwiazdkom w rozumieniu
przepisów § 2 ust. 2 pkt. 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z 19 sierpnia 2004 r. w sprawie
obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (t.j. Dz. U. 2006 nr 22
poz. 169) oraz który zapewnia, w ramach prowadzonej działalności: serwowanie gościom śniadania (w formie
„szwedzkiego stołu”. Wymagane minimum: posiłek ciepły: jajecznica lub jajka sadzone, kiełbaski, naleśniki z
serem, posiłki na zimno: ser żółty, twarożek, 2 rodzaje wędlin, pomidory, ogórki, miód, dżem, pieczywo ciemne i
jasne, masło, kawa, herbata, soki, woda).
Warunki zakwaterowania:
— Dla gości stałych pokoje jednoosobowe lub dwuosobowe ale do pojedynczego wykorzystania z pełnym
węzłem sanitarnym.
— Dla gości tymczasowych w przypadku braku możliwości zapewnienia pokojów jednoosobowych w wybranym
obiekcie noclegowym dopuszczalne jest zapewnienie miejsc w pokojach dwuosobowych.
— wyposażone w telewizor,
— śniadania w formie „szwedzkiego stołu”. Wymagane minimum: posiłek ciepły: jajecznica lub jajka sadzone,
kiełbaski, naleśniki z serem, posiłki na zimno: ser żółty, twarożek, 2 rodzaje wędlin, pomidory, ogórki, miód,
dżem, pieczywo ciemne i jasne, masło, kawa, herbata, soki, woda ).dostęp do WIFI.
Ze względu na charakter wydarzenia zaleca się aby noclegi były w strefie uzdrowiskowej
Wyżywienie
— Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia usługi gastronomicznej dla osób uczestniczących w misji oraz
wizycie
— Wykonawca zapewnia wyżywienie w miejscu zakwaterowania (śniadania i kolacje) oraz obiady zgodnie z
planem atrakcji, wymagana kuchnia zróżnicowana w każdym z dni pobytu – z uwzględnieniem takich jak np:
potrawy regionalne, tradycyjna kuchnia staropolska, kuchnia wykwintna, kuchnia tematyczna /np. z motywem
jednego warzywa/ etc.
— Wykonawca zapewnia wyżywienie całodzienne obejmujące minimum
— śniadania w formie „szwedzkiego stołu”. Wymagane minimum: posiłek ciepły: jajecznica lub jajka sadzone,
kiełbaski, naleśniki z serem, posiłki na zimno: ser żółty, twarożek, 2 rodzaje wędlin, pomidory, ogórki, miód,
dżem, pieczywo ciemne i jasne, masło, kawa, herbata, soki, woda ).
— Obiad, co najmniej przystawka, zupa, danie główne oraz deser – przewidywany w formie różnorodnej,
adekwatnie do koncepcji
— kolację – przewidywana w formie serwowanej co najmniej przystawka, zupa, danie główne oraz deser
— przerwy kawowe, kawę, herbatę, napoje zimne (w tym woda niegazowana, gazowana, soki, 2 rodzaje ciasta,
małe kanapeczki z wędliną i warzywami, przewidzieć co najmniej 3 szt. na osobę itp.) w trakcie każdego z dni
pobytowych,
— Wykonawca zapewnia wyżywienie podczas konferencji zarówno w trakcie misji jak i wizyty zgodnie z opisem
zawartym w pkt. konferencja
— Wykonawca zapewnia wyżywienie podczas bankietu zarówno w trakcie misji jak i wizyty zgodnie z opisem
zawartym w pkt. Bankiet
Transfery lokalne
— Wykonawca zapewnia transport lokalny na terenie Uniejowa oraz regionu tj. wszędzie tam gdzie odbywać się
będą atrakcje wydarzeń
— Po stronie wykonawcy pozostaje ujęcie w zakresie koncepcji rozmieszczenie atrakcji w terenie oraz
zapewnienie sprawnej organizacji transferów do wskazanych miejsc pobytu w przypadku atrakcji regionalnych
wszystkim uczestnikom wydarzenia.
— Wykonawca zapewnia przewóz uczestników misji, wizyty z hotelu na wszelkie spotkania, imprezy etc. w trakcie
pobytu
— Przejazdy w regionie związane z realizacją wydarzeń będą odbywać się komfortowymi pojazdami typu bus lub
autokar, które zapewni Wykonawca.
— Wyposażanie pojazdów min: klimatyzacja, WiFi.
— W przypadku awarii technicznej pojazdu w trakcie realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązany jest
zapewnić zastępczy środek transportu, zgodny ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, w czasie który
pozwoli na prawidłową realizację przyjętego planu.
Tłumaczenia:
— Zamawiający wymaga aby Wykonawca zapewnił minimum jednego tłumacza posiadającego wymaganą
przepisami udokumentowaną znajomość języka polskiego i angielskiego.
— Wykonawca odpowiedzialny będzie za realizację tłumaczenia symultanicznego polsko-angielskiego podczas
konferencji w ramach obu wydarzeń.
Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia tłumacza, który będzie również towarzyszył uczestnikom
zagranicznym podczas każdego wydarzenia. Tłumacz odpowiedzialny będzie za przeprowadzenie tłumaczeń
ustnych (konsekutywnych) z języka polskiego na język angielski (i odwrotnie) w trakcie realizacji atrakcji,
spotkań, rozmów etc. podczas całego trwania wydarzeń.
— Po stronie wykonawcy pozostają koszty pobytu podczas całego wydarzenia osób/osoby pełniącej obowiązki
tłumacza oraz koszt urządzeń wymaganych do przeprowadzenia tłumaczenia symultanicznego podczas
konferencji.
Koordynacja:Wykonawca zobowiązany jest zapewnić osobę pełniącą funkcję koordynatora wydarzenia, do której
obowiązków będzie należeć w szczególności:
— sprawowanie, w imieniu Zamawiającego (we współpracy z przedstawicielami Zamawiającego), opieki nad
uczestnikami wydarzenia w niezbędnym zakresie, wynikającym z charakteru wydarzenia, a w sytuacjach
nieprzewidzianych udzielanie im niezbędnej pomocy,
— zapewnienie właściwej realizacji programu wydarzenia,
— udzielenie uczestnikom wydarzenia informacji o przepisach obowiązujących turystów oraz podstawowej
informacji krajoznawczej,
— czuwanie nad sposobem wykonywania usług świadczonych na rzecz uczestników podczas wydarzenia oraz
przyjmowanie od nich reklamacji dotyczących świadczonych im usług,
— reprezentowanie Zamawiającego wobec kontrahentów świadczących usługi (w charakterze podwykonawców,
poddostawców etc.) w trakcie trwania wydarzenia,
— dbanie o dobre imię Zamawiającego i nienarażanie go na straty,
— pełnienie funkcji negocjatora w przypadku występowania sytuacji konfliktowych w grupie,
— warunkowo pełnienie funkcji tłumacza dla uczestników „anglojęzycznych” w przypadku braku osoby
odpowiedzialnej za tłumaczenia,
— zgłaszanie Zamawiającemu uwag i opinii z przebiegu wydarzenia;
— wnioskowanie w sprawach atrakcji, konieczności zmian etc..
Ubezpieczenie:
— Wykonawca zobowiązuje się do ubezpieczenia wszystkich uczestników wydarzeń zarówno w pierwszym
jak i w drugim terminie na cały okres realizacji wydarzeń jak również do ubezpieczenia mienia i ewentualnie
powierzonych eksponatów itp. osób biorących udział w wydarzeniach. Po stronie wykonawcy jest zapewnienie
ubezpieczenia zarówno swoich pracowników jak i wszystkich osób biorących udział w organizacji atrakcji,
pokazów, szkoleń, prelekcji, prezentacji etc.
— Dodatkowo wykonawca odpowiedzialny jest za ubezpieczenie OC zarówno kontraktowe jak i deliktowe.
— Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia Zamawiającemu umowy ubezpieczenia – oryginału polisy,
w terminie najpóźniej na 24 godziny przed rozpoczęciem wydarzenia.
Konferencja:
— Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania, organizacji oraz przeprowadzenia dwudniowej konferencji
branżowej w Uniejowie w ramach każdego z wydarzeń.
— Do obowiązków Wykonawcy należało będzie w szczególności:
— Zapewnienie Sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem dla maksimum 150 osób
— Zapewnienie udziału ekspertów w ilości zgodnej z zadeklarowaną w koncepcji stanowiącej załącznik do oferty
przetargowej
— Zapewnienie tłumaczenia symultanicznego
— Zapewnienie recepcji konferencji
— Zapewnienie usługi cateringowej podczas konferencji
Wykonawca zapewni wyżywienie dla wszystkich uczestników konkonferencji następującym zakresie:
— w czasie trwania Konferencji całodniowe serwisy kawowe (nielimitowana kawa z ekspresu, wrzątek, herbata
w pojedynczych torebkach (minimum trzy rodzaje: co najmniej czarna, mięta) mleko, śmietanka, cukier,
świeża cytryna, woda mineralna gazowana i niegazowana (łącznie co najmniej 0,5 l na os.), sok owocowy
100 % (min. 2 rodzaje, łącznie co najmniej 0,3 l na osobę), ciastka (min. 2 rodzaje), owoce sezonowe (min. 2
rodzaje), podane na zastawie ceramicznej lub szklanej, dostępne przez cały czas trwania Konferencji w miejscu
wskazanym przez Zamawiającego;
— podczas przerwy kawowej każdego dnia Wykonawca zapewni dodatkowo: kanapki, minimum 3 szt./os. w tym:
kanapka z pieczonym kurczakiem i warzywami, kanapka z
serem camembert i żurawiną, owoce minimum 2 szt./os., kanapka z szynką i warzywami, zestaw finger food
min. 4 szt./os., ciasta min. 2 szt./os.
— 2 obiady (1 i 2 dzień Konferencji): ciepły posiłek składający się z dwóch dań min. 2 mięsne, jedno mięsne drobiowe, min. 250 g/os. 3 rodzaje dodatków skrobiowych: ziemniaki gotowane,
ziemniaki opiekane, ryż, 120 g./os., 2 rodzaje surówek, min. 100 g/os., warzywa gotowane lub gotowane na
parze min. 100 g/os., ciasto – min.2 rodzaje, 2 szt./os., herbata, kawa, soki, woda).
— przez cały czas trwania Konferencji Wykonawca zapewni wodę i soki dla prelegentów ustawione na stoliku z
boku sali.
Obsługa konferencji, program konferencji – opracowanie merytoryczne zgodne z koncepcją stanowiącą
załącznik do oferty oraz wydruk i kolportaż wśród uczestników, wydruk identyfikatorów
Zapewnienie i dystrybucja wśród uczestników konferencji gadżetów promocyjnych takich jak smycze, pamięci
USB i innych materiałów konferencyjnych w formie materiałów piśmienniczych
Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia następujących materiałów promocyjnych:
Nazwa Ilość Specyfikacja
— długopis 150 szt. Długopis metalowy korpus, mechanizm automatyczny, niebieski wkład,
— smycz 150 szt. Rodzaj materiału: silikon (nie transparentny) lub pvc, kolor: biały, dodatki: karabińczyk
metalowy i zawiesza (sznurek) na telefon, wymiary: długość ok. 80 cm /standardowa/, szer. Ok. 1,2 -1,5 cm,
logo Zamawiającego,
— pamięć USB 150 szt. W postaci karty: 8 x 5 cm (tolerancja do 5 mm +/) kompatybilność z systemami
operacyjnymi: Win/OS/Linux nie wymagającej sterowników, poj. 8 GB,
— etui 200 szt. Format: 11x12 cm (maksymalne wymiary 11,5 x 13 cm) materiały
na identyfikator Półtwarda folia PCV, przezroczysta, Dodatki: otwór na
karabińczyk smyczy, Etui powinno pomieścić zarówno
identyfikator jak i program konferencji.
Przygotowanie informacji podsumowującej konferencję
Przygotowanie, przeprowadzenie i opracowanie wyników ankiety ewaluacyjnej
Wykonawca jest zobowiązany zaaranżować przestrzeń Sali konferencyjnej w taki sposób aby możliwe
było zrealizowanie celów wydarzenia tj. promocji oraz nawiązania współpracy gospodarczej w tym np.
przeprowadzenie biznesowych rozmów branżowych na potrzeby stworzenia relacji handlowych
Wykonawca zapewni dodatkowo wydruki: programu konferencji w ilości zgodnej z ilością uczestników oraz
identyfikatorów dla uczestników.
Bankiet – uroczysta inauguracja i zakończenie wydarzeń:
Wykonawca odpowiedzialny będzie za realizację usługi restauracyjnej w zakresie organizacji bankietu
w Uniejowie, w dniu plenerowego wydarzenia medialnego dla maksymalnie 150 uczestników (dalej jako
„Bankiet”).
Miejsce organizacji Bankietu (restauracja bądź inny obiekt przystosowany do świadczenia usług gastronomicznych) musi znajdować się w odległości maksimum 500 m od miejsca wydarzenia
medialnego w którym uczestnicy misji oraz wizyty będą brać udział oraz maksymalnie 500 m o od miejsc
noclegowych( Wydarzenie medialne planowane w obszarze przy kompleksie basenowym „Termy Uniejów”)
Uczestnicy bankietu – maksymalnie do 150 osób. Ostateczna faktyczna liczba uczestników zostanie
przekazana w dniu rozpoczęcia całości wydarzenia.
W ramach realizacji bankietu do obowiązków wykonawcy należy w szczególności:
zapewnienie miejsca Bankietu wraz z odpowiednią infrastrukturą, tj.: Sala bądź przestrzeń lokalu muszą
swobodnie pomieścić 150 osób. Miejsce w wyposażeniu musi posiadać minimum sprawną klimatyzację,
nagłośnienie, stoły „szwedzkie” oraz parkiet taneczny oraz sprawne oświetlenie. Miejsce organizacji bankietu
musi odpowiadać randze całego wydarzenia o charakterze międzynarodowym. Sala, w której będzie się
odbywał Bankiet, powinna posiadać przestrzeń umożliwiającą swobodną konwersację i odpoczynek (kanapy,
fotele, stoliki kawowe) w ilości umożliwiającej swobodne z niej korzystanie dla wszystkich uczestników Bankietu.
zapewnienie wyżywienia dla maksymalnie 150 uczestników, w formie tzw. Bufetu szwedzkiego – Zamawiający
zastrzega możliwość ingerencji w proponowane przez Wykonawcę menu w przypadku gdyby proponowane
potrawy nie odpowiadały standardom wymaganym przez Zamawiającego.
Zamawiający oczekuje minimum:3 rodzajów dań ciepłych (mięsne – drobiowe, mięsne oraz wegetariańskie, porcja min. 250 g/os) podawane w
podgrzewaczach umożliwiających zachowanie ciepła posiłków
— 2 rodzaje zup ciepłych, w tym jedna krem podawane w podgrzewaczach umożliwiających zachowanie ciepła
posiłków,
— dodatki do dań ciepłych (2 rodzaje: ziemniaki zapiekane, ryż, makaron min. 120 g/os każdego z dodatków
podawane w podgrzewaczach umożliwiających zachowanie ciepła posiłków,
— pieczywo (3 rodzaje w tym co najmniej jeden rodzaj – produkt lokalny tradycyjny na naturalnym zakwasie),
— zimne przekąski typu „fingerfood” (5 rodzajów),
— sałatki (minimum 3 rodzaje),
— desery (minimum 5 rodzajów, min po 1 kpl/os każdy rodzaj),
— owoce sezonowe (obrane, krojone, podawane na tacy, min 6 rodzajów 200 g/os),
— napoje zimne: soki owocowe 100 % (3 rodzaje: min jabłko, pomarańcza, 0.5 l/os), woda mineralna gazowana i
niegazowana (butelka jednostkowa 1 szt. Każdy rodzaj/os; łącznie min 0,5 l./os),
— napoje ciepłe: nielimitowane kawa z ekspresu ciśnieniowego min. czarna, biała, latte, herbata w op.
Jednostkowych min czarna, owocowa i mięta, cukier, cytryna
— Wykonawca zapewni stoliki bankietowe rozmieszczone w pomieszczeniu, w którym będzie odbywał się
bankiet w ilości umożliwiającej swobodne z nich korzystanie zaproszonym uczestnikom
— Zapewnienie oprawy muzycznej i wizualnej podczas bankietu: Zamawiający wymaga, aby ustawienie
stołów oraz muzyka w tle (mechaniczna) umożliwiała swobodną konwersację uczestników konferencji.
Zamawiający wymaga stonowanego oświetlenia zapewniającego odpowiednią do rangi wydarzenia atmosferę
oraz wystarczająco oświetlonej przestrzeni serwowania posiłków
Posiłki powinny być podane przez Wykonawcę na zastawie stołowej ceramicznej lub szklanej, ze sztućcami
metalowymi. Zastawa powinna być zapewniona w wystarczającej ilości dla wszystkich gości Bankietu. Użyta
zastawa powinna być czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana. Niedopuszczalne jest używanie naczyń i
sztućców jednorazowych.
Wykonawca zobowiązany jest zapewnić rozstawienie posiłków nie wcześniej niż na 1 godzinę przed
rozpoczęciem Bankietu i nie później niż na 15 minut przed rozpoczęciem Bankietu.
Przed podpisaniem umowy Zamawiający dopuszcza możliwość przeprowadzenia wizji lokalnej w obiekcie
Wykonawcy, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza celem weryfikacji oferty w zakresie jej
zgodności z opisem przedmiotu zamówienia
Elementy dodatkowe:
Wykonawca zapewnia uzyskanie ewentualnych pozwoleń, uzgodnień itp. od zewnętrznych jednostek na
organizację imprezy turystycznej, zwiedzania, pokazów, atrakcji itd. w zakresie wynikającym ze złożonej
koncepcji jak również do uzyskania zezwolenia od gestorów, użytkowników etc. obiektów które Zamawiający
wskazał jako atrakcje obligatoryjne wraz ze wszelkimi kosztami związanymi z uzyskaniem takich zezwoleń.
Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia udziału w wydarzeniu ekspertów biorących udział w
konferencji oraz artystów, twórców itd. wskazanych w koncepcji złożonej z ofertą przetargową jako osoby.
zapewniające dodatkowe atrakcje wraz z kosztami ich dojazdu do Uniejowa oraz kosztów pobytu w tym
noclegów i wyżywienia oraz ewentualnych transportów eksponatów, maszyn, urządzeń, organizacji pokazów
etc. zgodnie z koncepcją programową stanowiącą załącznik do niniejszej umowy/punkt ma zastosowanie
wyłącznie jeśli w ofercie takie elementy zostały wskazane/.
Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia kosztów realizacji atrakcji programowych, również
obligatoryjnie wskazanych przez Zamawiającego takimi jak wejściówki i opłaty dla zarządzających za
udostępnienie technologii zwyczajowo nieudostępnianych, wynagrodzeniami dla ewentualnych przewodników
podczas zwiedzania, wizytacji, przeglądów etc.,
Wykonawca w ramach koncepcji jest zobowiązany zawrzeć minimum następujące atrakcje programowe:
— wizytę uczestników każdego z wydarzeń w obiekcie Geotermii Uniejów oraz zwiedzanie układów
technologicznych zapewniających ogrzewanie w miejskiej sieci ciepłowniczej wraz z układem nowatorskiego
źródła energii w obiekcie Energetyki Uniejów.
— wizytę uczestników każdego z wydarzeń oraz zwiedzanie obiegów technologicznych wody solankowej
zapewniającej atrakcje w ramach obiektu termalno-basenowego Termy Uniejów.udział uczestników misji i wizyty w wydarzeniach medialnych organizowanych przez Zamawiającego wraz
z „afterparty” (stanowiącym jednocześnie imprezę inauguracyjną dla pierwszego wydarzenia – wizyta oraz
uroczyste zamknięcie dla drugiego wydarzenia – misja)
— konferencję/II-dniowe spotkanie branżowe na ok. 150 osób
— kurs pokazowy/warsztaty języka migowego dla zaproszonych gości – stopień zaawansowania uczestników
amatorski
Zaleca się w koncepcji programowej ująć atrakcje promujące region łódzki, ze względów logistycznych
zlokalizowane w jak najmniejszej odległości od m. Uniejów.
Poprzez organizację wydarzenia w ramach przedmiotu niniejszego zamówienia, rozumieć należy:
— przyjęcie oraz uroczyste powitanie zaproszonych gości – po stronie Wykonawcy pozostaje zapewnienie
koordynacji przyjazdów gości we współpracy z przedstawicielami Zamawiającego– koszt transportu
zaproszonych gości do Uniejowa nie stanowi przedmiotu zamówienia oraz dodatkowo przygotowanie
poczęstunku, przystawek powitalnych dla poszczególnych grup ( wymagane minimum: zupa, zimne przekąski
typu małe kanapeczki, owoce sezonowe, kawa, herbata, soki, woda), etc;
— zapewnienie alokacji uczestników w obiektach noclegowych wraz z uprzednim przygotowaniem odpowiednich
rezerwacji w pokojach z właściwą ilością miejsc, wszelkie koszty pobytu pokrywa wykonawca w ramach
niniejszego zamówienia, włącznie z ewentualnymi kosztami odwołania rezerwacji w sytuacji wystąpienia takiej
konieczności.
— zorganizowanie pobytu zaproszonym uczestnikom, zarówno zewnętrznym jak i lokalnym w sposób atrakcyjny
i optymalny z uwzględnieniem czasu na wydarzenia grupowe jak również indywidualne zwiedzanie atrakcji
uzdrowiska Uniejów oraz regionu którego część stanowi. Wszelkie koszty związane z realizacją koncepcji
programowej stanowiącej załącznik do oferty, na podstawie której zamawiający dokonał wyboru wykonawcy
ponosi wykonawca, w tym koszty związane z wyżywieniem, zapewnieniem obsługi, kosztami realizacji atrakcji
programowych takimi jak wejściówki i opłaty dla zarządzających za udostępnienie technologii chronionych,
wynagrodzeniami dla ewentualnych ekspertów podczas konferencji, wizytacji, przeglądów etc., kosztami
transferów uczestników w przypadku atrakcji poza lokalizacją miejsc noclegowych itd.;
— zapewnienie możliwości uczestnictwa w wydarzeniach medialnych plenerowych, zaproszenie w standardzie
VIP
— organizację bankietu zgodnie z opisem zawartym powyżej po wydarzeniu medialnym jako uroczyste otwarcie/
zamknięcie wydarzenia;
— uroczyste pożegnanie uczestników; Zamawiający w ramach prezentów pożegnalnych przewiduje kosz
regionalnych produktów spożywczych, tj. co najmniej pieczywo regionalne typu chleb na zakwasie lub
równoważny 1 kg, produkty serowarskie 0,5 kg, wysokogatunkową kiełbasę odznaczoną nagrodą 0,5 kg (kosze
prezentowe dostarcza Wykonawca po uprzedniej konsultacji z Zamawiającym)
3. Zaleca się oferentom szczegółowe zapoznanie się z treścią Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia,
zdobycie wszelkich informacji niezbędnych do prawidłowego przygotowania oferty oraz sprawdzenie i
zweryfikowanie udostępnionych przez Zamawiającego informac.
55100000
Bez VAT
Sekcja IV: Procedura
1. Cena. Waga 60
2. Atrakcyjność koncepcji programowej. Waga 40
Ogłoszenie o zamówieniu
Numer ogłoszenia w Dz.U.: 2016/S 098-175968 z dnia 24.5.2016
Sekcja V: Udzielenie zamówienia
Liczba ofert otrzymanych środkami elektronicznymi: 0
Smartlink Sp. z o.o. – lider konsorcjum
{Dane ukryte}
60-653 Poznań
Polska
E-mail: biuro@smartlink.pl
Tel.: +48 618499040
Faks: +48 618499040
Wartość: 400 000 PLN
Bez VAT
Całkowita końcowa wartość zamówienia:
Wartość: 739 626,12 PLN
Bez VAT
Wartość lub część zamówienia, które prawdopodobnie będzie zlecone stronom trzecim:
Nieznana
Sekcja VI: Informacje uzupełniające
Podać odniesienie do projektu (projektów) i/lub programu (programów): Zamówienie jest dofinansowywane przez Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego w ramach RPO WŁ na
lata 2014-2020.
Tatarkiewicz, Janusz
Tatarkiewicz, ul. Sasankowa 22, 62-002 Suchy Las,
Aviator Agencja Reklamowa, Mirosława Kaźmierowska, ul. Słupska 61A, 60-458 Poznań.
Prezes Krajowowej Izby Odwoławczej
ul. Postępu 17a
02-676 Warszawa
Polska
E-mail: odwolania@uzp.gov.pl
Tel.: +48 224587840
Adres internetowy: http://www.uzp.gov.pl
Faks: +48 224587800
postępowaniu o udzielenie zamówienia lub zaniechania czynności, do której zamawiający jest zobowiązany na
podstawie ustawy.
2. Odwołanie wnosi się w terminie 10 dni od dnia przesłania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej
podstawę jego wniesienia – jeżeli została przesłana faksem lub droga elektroniczna, albo w terminie 15 dni –
jeżeli została przesłana w inny sposób.
3. Odwołanie wobec treści ogłoszenia o zamówieniu oraz wobec postanowień SIWZ wnosi się w terminie 10
dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia specyfikacji
istotnych warunków zamówienia na stronie internetowej Zamawiającego.
4. Odwołanie wobec czynności innych niż określone w pkt. 2 i 3 wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym
powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach
stanowiących podstawę jego wniesienia.
5. Odwołanie powinno wskazywać czynność lub zaniechanie czynności Zamawiającego, której zarzuca
się niezgodność z przepisami ustawy, zawierać zwięzłe przedstawienie zarzutów, określać żądanie oraz
wskazywać okoliczności faktyczne i prawne uzasadniające wniesienie odwołania.
6. Odwołanie wnosi się do Prezesa KIO w formie pisemnej albo elektronicznej opatrzonej bezpiecznym
podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
7. Odwołujący przesyła kopie odwołania Zamawiającemu przed upływem terminu do wniesienia odwołania
w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu. Domniemywa się,
iż Zamawiający mógł zapoznać się z treścią odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia, jeżeli
przesłanie jego kopii nastąpiło przed upływem terminu do jego wniesienia faksem lub drogą elektroniczną.
8. Na orzeczenie KIO stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu
okręgowego właściwego dla siedziby Zamawiającego, którą wnosi się za pośrednictwem Prezesa KIO w
terminie 7 dni od dnia doręczenia orzeczenia KIO, przesyłając jednocześnie jej odpis przeciwnikowi skargi.
Złożenie skargi w placówce pocztowej operatora publicznego jest równoznaczne z jej wniesieniem.
Szczegółowe zasady wnoszenia środków ochrony prawnej oraz postępowania toczonego wskutek ich
wniesienia określa dział VI ustawy Prawo zamówień publicznych.
Krajowa Izba Odwoławcza
ul. Postępu 17a
02-676 Warszawa
Polska
E-mail: odwolania@uzp.gov.pl
Tel.: +48 224587840
Adres internetowy: http://www.uzp.gov.pl
Faks: +48 224587800
Dane postępowania
ID postępowania BZP/TED: | 17596820161 |
---|---|
ID postępowania Zamawiającego: | |
Data publikacji zamówienia: | 2016-05-24 |
Rodzaj zamówienia: | usługi |
Tryb& postępowania [PN]: | Przetarg nieograniczony |
Czas na realizację: | 61 dni |
Wadium: | 8000 ZŁ |
Szacowana wartość* | 266 666 PLN - 400 000 PLN |
Oferty uzupełniające: | NIE |
Oferty częściowe: | TAK |
Oferty wariantowe: | NIE |
Przewidywana licyctacja: | NIE |
Ilość części: | 0 |
Kryterium ceny: | 100% |
WWW ogłoszenia: | http://www.uniejow.bip.net.pl/ |
Informacja dostępna pod: | Nierozpoznana , 00-000 gdańsk, woj. mazowieckie |
Okres związania ofertą: | 60 dni |
Kody CPV
55100000-1 | Usługi hotelarskie |
Wyniki
Nazwa części | Wykonawca | Data udzielenia | Wartość |
---|---|---|---|
Część V: Obsługa Punktów Zimowego Utrzymania Dróg na terenie Rejonu w Łomży ( 2 Punkty Zimowego Utrzymania Dróg) | Smartlink Sp. z o.o. – lider konsorcjum Poznań | 2016-07-07 | 739 626,00 |
Barometr Ryzyka NadużyćRaport końcowy na temat potencjalnego ryzyka nadużyć dla wskazanej części wyniku postępowania przetargowego. Data udzielenia: 2016-07-07 Dotyczy cześci nr: 0 Kody CPV: 55100000 Ilość podmiotów składających się na wykonawcę: 1 Kwota oferty w PLN: 739 626,00 zł Minimalna złożona oferta: 739 626,00 zł Ilość złożonych ofert: 1 Ilość ofert odrzuconych przez zamawiającego: 0 Minimalna złożona oferta: 739 626,00 zł Maksymalna złożona oferta: 739 626,00 zł |