Usługi w zakresie rezerwacji, wystawiania, sprzedaży i sukcesywnej dostawy biletów lotniczych

Łódź: Usługi w zakresie rezerwacji, wystawiania, sprzedaży i sukcesywnej dostawy biletów lotniczych


Numer ogłoszenia: 186260 - 2011; data zamieszczenia: 06.07.2011

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Województwo Łódzkie , al. Piłsudskiego 8, 90-051 Łódź, woj. łódzkie, tel. 042 6633385, 6633384, faks 042 6633391.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.lodzkie.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Usługi w zakresie rezerwacji, wystawiania, sprzedaży i sukcesywnej dostawy biletów lotniczych.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w zakresie rezerwacji, wystawiania, sprzedaży i sukcesywnej dostawy biletów lotniczych. Jako bilet lotniczy Zamawiający rozumie zarówno bilety przewoźników stowarzyszonych w IATA, jak i bilety przewoźników tzw. low cost airlines. Wykonawca musi zapewnić Zamawiającemu dostęp zarówno do biletów przewoźników stowarzyszonych w IATA jak i biletów przewoźników tzw. low cost airlines. 2. Zakres usług będących przedmiotem zamówienia obejmuje: a) zapewnienie rezerwacji, wystawiania i sprzedaż biletów lotniczych na warunkach i w klasach zlecanych przez Zamawiającego, m.in.: ekonomicznej i biznes na trasach europejskich i reszty świata, a także w tzw. /low cost airlines/. Zamawiający najczęściej podróżuje na trasach europejskich, b) przedstawianie Zamawiającemu, najkorzystniejszych, dostępnych na rynku, ofert na zakup biletów lotniczych. Wykonawca każdorazowo zobowiązany będzie przedstawić Zamawiającemu minimum trzy oferty wraz z podaniem dla każdej z ofert informacji co najmniej na temat: * ceny biletu z wyszczególnieniem poszczególnych składowych wpływających na cenę biletu tj. w szczegółowości minimum: wysokość taryfy lotniczej - ceny za przelot, wysokość podatków i opłat lotniskowych, a także wysokość opłaty prowizyjnej (tj. opłaty za wystawienie biletu lotniczego oraz czynności związane z obsługą rezerwacji i dostarczeniem biletu), a w przypadku wystąpienia dla proponowanej ofery innych kosztów i opłat również ich wysokość, * jak przesunięcie terminu wyjazdu (np. wylot jeden dzień wcześniej/ powrót jeden dzień później ) wpłynie na zmianę ceny biletu lotniczego, * możliwości (tzn. czy jest taka możliwość czy nie) przebukowania biletu (dokonania zmian w bilecie m.in. w zakresie terminu wylotu lub osoby, na którą bilet został zarezerwowany i wystawiony) po jego wystawieniu i wysokości opłaty / opłat związanej z dokonaniem tej czynności. * możliwości (tzn. czy jest taka możliwość czy nie) odwołania wyjazdu po wykupieniu biletu, wraz ze zwrotem biletu i możliwością odzyskania przez Zamawiającego całości lub części kosztów związanych z zakupem biletu (w tym opłaty prowizyjnej, taryfy lotniczej - ceny za przelot, opłat i podatków lotniskowych, a w przypadku wystąpienia innych kosztów i opłat, które zobowiązany byłby ponieść Zamawiający w ramach proponowanego połączenia / oferty - również takiej informacji na ich temat). Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia informacji, z której jednoznacznie będzie wynikało jakie koszty i w jakiej wysokości będą mogły być zwrócone Zamawiającemu w przypadku gdyby po wykupieniu i wystawieniu biletu Zamawiający chciał zrezygnować z wylotu i zwrócić bilet. Wykonawca jest również zobowiązany podać najpóźniejszy termin, w którym można dokonać czynności zwrotu biletu, jeżeli termin ten ma wpływ na wysokość zwracanych poniesionych kosztów, a w szczególności jeżeli ma wpływ na możliwość lub brak możliwości dokonania zwrotu bilety wraz ze zwrotem części lub całości kosztów wpływających na ostateczną cenę biletu. c) zapewnienie sprzedaży biletów zgodnie z rzeczywistymi potrzebami Zamawiającego na podstawie zlecenia przekazanego na piśmie, faksem, drogą elektroniczną, telefonicznie lub za pomocą formularza zamieszczonego na stronie internetowej Wykonawcy (w przypadku, gdy Wykonawca oferuje ,możliwość rezerwacji biletów za pomocą formularza zamieszczonego na swojej stronie internetowej), d) możliwość dokonania bezpłatnych zmian rezerwacji w sytuacji zmiany terminu wylotów, e) bezpłatną możliwość odwołania rezerwacji, f) posiadanie lub uruchomienie dla Zamawiającego hot-line czynnego w godzinach od 8.00 do 20.00 przez cały tydzień (również w dni wolne od pracy), umożliwiającego dokonanie zmian w rezerwacji lub rezerwacji poza godzinami otwarcia biura, g) przydzielenie do realizacji umowy co najmniej dwóch numerów telefonicznych ze stanowiskami rezerwacji, h) sporządzenie na życzenie Zamawiającego miesięcznych raportów z wystawionych przez Wykonawcę faktur na bilety lotnicze, ze szczegółowością żądaną przez Zamawiającego, i) przypominanie o zbliżających się terminach wykupu biletów przy dokonanych wcześniej rezerwacjach, j) bezpłatne dostarczanie dokumentów podróży (biletów) oraz faktur za bilety do siedziby Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi. Zamawiający akceptuje dostarczanie biletów w formie elektronicznej. Dostawa biletów nastąpi w terminie wymaganym przez Zamawiającego, nie później niż 24 godziny przed planowanym wylotem. W wyjątkowych sytuacjach termin i sposób dostawy może ulec zmianie. W przypadku rozpoczęcia podróży z kraju innego niż Polska bilet powinien być dostarczony w sposób umożliwiający odbiorcy rozpoczęcie podróży w wyznaczonym terminie, w szczególności może być dostępny w przedstawicielstwie biura podróży lub linii lotniczej w kraju wylotu lub w inny sposób dostarczony odbiorcy po uzgodnieniu z Zamawiającym, k) przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji do linii lotniczych, a zwłaszcza do reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dot. przewozów realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupów dokonywanych u Wykonawcy, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub ze względów losowych, l) każdorazowe niezwłoczne informowanie Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi drogą elektroniczną (w wyjątkowych sytuacjach telefonicznie) nt. zmiany ceny biletu, wpisania na listę rezerwową, zmiany godziny rejsu, odwołanie rejsu, m) zapewnienie możliwości zwrotu biletu w przypadku odwołania wyjazdu, zwrotu części lub całości kosztów poniesionych przez Zamawiającego zgodnie z warunkami zastosowanej taryfy. Zwrot tych kosztów powinien nastąpić w ciągu 20 dni kalendarzowych od daty zwrotu biletu, na podstawie faktury korygującej, n) zapewnienia możliwości bezkosztowego zwrotu biletów w dniu ich wystawienia. 3. W celu dokonania rozliczeń z tytułu realizacji zamówienia Wykonawca będzie wystawiał każdorazowo dwie faktury, odrębnie fakturę obejmująca jedynie opłatę prowizyjną za wystawienie biletu lotniczego oraz czynności związane z obsługą rezerwacji i dostarczenia biletu (wynikająca ze złożonej przez Wykonawcę oferty) i odrębną fakturę, obejmującą taryfę lotniczą - cenę za przelot oraz opłaty i podatki lotniskowe. Ponadto, w przypadku biletów przewoźników stowarzyszonych w IATA, Wykonawca zobowiązany będzie każdorazowo załączyć do faktury wydruk biletu z /drukarki lotniczej/ - ELECTRONIC TICKET PASSENGER ITINERARY RECEIPT. Zamawiający zapłaci Wykonawcy należność za zamówione i dostarczone bilety w ciągu 21 dni od daty dostarczenia do siedziby Zamawiającego wystawionych poprawnie faktur, wraz z wymienionymi wcześniej dokumentami po zrealizowaniu dostawy. należności płacone będą na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze. 4. Wykonawca i Zamawiający wyznaczą osoby uprawnione do wzajemnych kontaktów w sprawach będących przedmiotem zamówienia. 5. Wykonawca zobowiązany będzie poinformować Zamawiającego o wpisaniu / zapisaniu Zamawiającego do programu lojalnościowego przewoźnika / linii lotniczych za każdym razem w przypadku zaistnienia takiej okoliczności i przedstawić Zamawiającemu korzyści, które z tego tytułu przysługują Zamawiającemu. Wykonawca powinien w miarę możliwości dążyć do wpisania / zapisania Zamawiającego do programów lojalnościowych jak największej liczy przewoźników / linii lotniczych. 6. Zamawiający zastrzega sobie, że nie jest zobowiązany do wyczerpania swoimi zleceniami kwoty, na którą zawarta zostanie umowa, w okresie obowiązywania umowy. Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie z tytułu nie wykorzystania w pełni przez Zamawiającego kwoty, na którą zostanie zawarta umowa. 7. Wykonawca zobowiązany będzie niezwłocznie poinformować Zamawiającego, gdy łączna wartość wynagrodzenia Wykonawcy z tytułu realizacji umowy, osiągnie kwotę 80% kwoty podanej jako wartość przedmiotu umowy - kwoty, na którą zostanie zawarta umowa. 8. Wykonawca zobowiązany będzie do podawania linii lotniczej numeru telefonu kontaktowego, każdorazowo wskazywanego przez Zamawiającego, przy potwierdzaniu rezerwacji, w celu udzielania informacji o zmianach dotyczących lotu już po wykupieniu i dostarczeniu biletów. 9. Umowa ws. zamówienia publicznego zostanie zawarta na kwotę odpowiadającą środkom zarezerwowanym przez Zamawiającego na realizację usług objętych zamówieniem, tożsamą z kwotą, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Kwota ta zgodnie z art. 86 ust. 3 ustawy Pzp zostanie podana przez Zamawiającego bezpośrednio przed otwarciem ofert..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
60.40.00.00-2, 60.41.00.00-5, 63.51.20.00-1.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Okres w miesiącach: 12.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Zamawiający nie wymaga wnoszenia wadium

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający uzna, że Wykonawcy spełniają niniejszy warunek, jeżeli wykażą, iż należycie wykonali lub wykonują, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej jedną usługę obejmującą rezerwację, wystawianie, sprzedaż i dostawę biletów lotniczych za kwotę nie mniejszą niż 50.000,00 zł brutto (wskazana kwota dotyczy pojedynczej usługi/umowy tzn. przynajmniej jedna usługa/umowa musi mieć wartość nie mniejsza niż 50.000,00 zł brutto)

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający uzna, że Wykonawcy spełniają niniejszy warunek, jeżeli wykażą, iż są ubezpieczeni od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę nie mniejszą niż 150.000,00 zł

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie
  • opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1. Na ofertę składa się: a) Formularz Ofertowy przygotowany zgodnie ze wzorem określonym w Załączniku Nr 1 do SIWZ (wolne miejsca w formularzu wypełnia Wykonawca), podpisany przez osobę lub osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy, b) dokumenty wymienione w pkt III.4). 2. Obok wymaganych oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawcy w okolicznościach, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy Pzp do oferty należy dołączyć także, (jeżeli dotyczy): * w przypadku składania oferty przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (np. konsorcjum, spółka cywilna tj. wspólnicy spółki cywilnej) - pełnomocnictwo do reprezentowania wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, ewentualnie umowę o współdziałaniu, z której będzie wynikać przedmiotowe pełnomocnictwo. Pełnomocnik może być ustanowiony do reprezentowania Wykonawców w postępowaniu albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy, * w przypadku, gdy ofertę podpisuje osoba, która nie jest wskazana we właściwym rejestrze lub ewidencji działalności gospodarczej do reprezentacji podmiotu - pełnomocnictwo do podpisania oferty, o ile prawo do podpisania oferty nie wynika z innych dokumentów złożonych wraz z ofertą.

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
cena oraz dodatkowe kryteria i ich znaczenie:

• 1 - Cena - 85
• 2 - Wysokość opustu od ceny biletu lotniczego przewoźnika - 15

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
nie

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.bip.lodzkie.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Urząd Marszałkowski w Łodzi, Departament Organizacyjny, Wydział ds. Zamówień Publicznych, al. Piłsudskiego 8, 90-051 Łódź, piętro IV, pok. 405.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
14.07.2011 godzina 09:00, miejsce: Urząd Marszałkowski w Łodzi, al. Piłsudskiego 8, 90-051 Łódź, piętro IV, pok. 403 Biuro Podawcze (Kancelaria).

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
I. Przedmiot zamówienia jest finansowany m. in. ze środków Unii Europejskiej, w tym: 1) z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programów Europejskiej Współpracy Terytorialnej, m.in.: a) /European Collaborative and Open Regional Innovation Strategies/ - EURIS, realizowanego w ramach Programu INTERREG IVC, b) /Making Knowledge Work/ - MKW, realizowanego w ramach Programu INTERREG IVC, c) /Innovation Policy in University City Regions/ - INNOPOLIS, realizowanego w ramach Programu INTERREG IVC; d) /The Renewable ENergy Regions Network/ - RENREN, realizowanego w ramach Programu INTERREG IVC; e) /Regions benefitting from returning migrants/ Re -Turn - Program w ramach Europy Środkowej; 2) z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej PO KL; 3) /Thematic Network on Quality and Certification of EHR systems/ - EHR-QTN, realizowanego w ramach Programu Ramowego na rzecz Konkurencyjności i Innowacji (CIP), w ramach programu szczegółowego o nazwie: Program na Rzecz Wspierania Polityki Dotyczącej Technologii Informacyjnych i Komunikacyjnych (ICT-PSP); 4) /Regional ICT based Clusters for Healthcare Applications and R&D Integration/ - RICHARD, realizowanego ze środków 7. Programu Ramowego Badań, Rozwoju Technologicznego i Prezentacji, w ramach programu szczegółowego /Możliwości/; 5) z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Pomocy Technicznej RPO WŁ. II. Termin wykonania zamówienia: rezerwacja, wystawianie, sprzedaż i dostarczanie biletów następowało będzie sukcesywnie przez okres 12 miesięcy, od daty zawarcia umowy lub do momentu wyczerpania kwoty umowy, w zależności od tego, co nastąpi wcześniej, zgodnie ze szczegółowymi zamówieniami Zamawiającego..

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie