Audyt organizacyjny Urzędu Miasta Poznania i Miejskich Jednostek Organizacyjnych

Poznań: Audyt organizacyjny Urzędu Miasta Poznania i Miejskich Jednostek Organizacyjnych


Numer ogłoszenia: 275232 - 2010; data zamieszczenia: 02.09.2010

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Urząd Miasta Poznań , Plac Kolegiacki 17, 61-841 Poznań, woj. wielkopolskie, tel. 061 8785210, faks 061 8785210.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  http://bip.city.poznan.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Audyt organizacyjny Urzędu Miasta Poznania i Miejskich Jednostek Organizacyjnych.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie audytu organizacyjnego Urzędu Miasta Poznania i Miejskich Jednostek Organizacyjnych oraz dokonanie oceny efektywności funkcjonowania Urzędu Miasta Poznania i Miejskich Jednostek Organizacyjnych, obowiązujących procedur oraz zdolności do realizacji celów, w perspektywie realizacji nowej strategii rozwoju Miasta Poznania do roku 2030, zgodnie z harmonogramem, który wykonawca będzie zobowiązany przedłożyć zamawiającemu do akceptacji w terminie 7 dni roboczych od dnia zawarcia umowy. Audyt musi być przeprowadzony zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego opracowanymi przez Institiute of Internal Auditors, jako standardy audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych, stanowiącymi załącznik do komunikatu Nr 8 Ministra Finansów z dnia 20 kwietnia 2010 r. (Dz.Urz.MF Nr 5, poz. 24) i zgodnie z metodyką zarządzania projektem PRINCE 2 oraz z wykorzystaniem aplikacji MS Project. Przedmiot umowy będzie realizowany w trzech etapach. I etap (część diagnostyczna) kończy się sporządzeniem Raportu z diagnozy, II etap (część normatywna zawierająca analizy, wnioski i zalecenia) kończy się sporządzeniem Raportu z części normatywnej natomiast etap III kończy się sporządzeniem Raportu końcowego, który będzie zawierał: wynik łączny etapu I i etapu II, a także różne metody dojścia do stanu docelowego oraz wskazanie rekomendowanej metody dobranej w oparciu o wielokryterialną metodykę wspomagania decyzji. Ponadto Raport końcowy musi zawierać: -opinię audytora w zakresie badania, -szczegółowy opis ustaleń, -analizę przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości, -kryteria i standardy, w oparciu o które audyt został przeprowadzony, -metodykę doboru danych poddawanych ocenom z uzasadnieniem wyboru metodyki, -działania, jakie należy podjąć aby osiągnąć stan docelowy wraz ze wskaźnikami, miernikami realizacji celów, -dobre praktyki tj. musi wskazywać podmioty, w których stan docelowy został osiągnięty, -nakłady, jakie należy ponieść aby osiągnąć stan docelowy, -adresowane problemy tzn. problemy, które utrudniają osiągnięcie stanu docelowego, -adresatów tzn. jednostki/komórki/osoby, które powinny podjąć działania, -efekty, które Miasto uzyska po wprowadzeniu wskazanych przez Wykonawcę działań, -horyzont czasowy osiągnięcia stanu docelowego, Przejście do etapu następnego może nastąpić po pisemnej akceptacji zamawiającego. Wszelkie dokumenty robocze wytworzone w trakcie audytu są własnością Miasta Poznania i zostaną przekazane wraz z Raportem końcowym do Biura Audytu Wewnętrznego i Kontroli. Po zakończeniu pierwszego etapu wykonawca przeprowadzi jednodniowe, wyjazdowe spotkanie, dla maksymalnie 30 osób, na którym zostanie omówiony Raport z diagnozy wraz z prezentacją wykonaną w programie Power Point. Po zakończeniu drugiego etapu wykonawca przeprowadzi dwudniowe, wyjazdowe spotkanie (bez noclegu), dla maksymalnie 30 osób, na którym zostanie omówiony Raport z części normatywnej wraz z prezentacją wykonaną w programie Power Point. Po zakończeniu trzeciego etapu wykonawca przeprowadzi jednodniowe, wyjazdowe spotkanie dla maksymalnie 30 osób, na którym zostanie omówiony Raport końcowy wraz z prezentacją wykonaną w programie Power Point. W ramach organizacji spotkań wyjazdowych należy uwzględnić: -koszty wynajmu sali wykładowej, -transportu uczestników spotkań z pl. Kolegiackiego na miejsce spotkania i z powrotem, -poczęstunek dla maksymalnie 30 uczestników spotkania w czasie przerw (kawa, herbata, woda mineralna, soki, wyroby cukiernicze), -poczęstunek dla maksymalnie 30 uczestników spotkania w formie obiadu dwudaniowego (szwedzki stół - w podgrzewaczach- zupa, ziemniaki, frytki, mięso, warzywa). Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, zgodnie z którym ma zostać wykonany audyt, w tym zakres, znajduje się w załączniku nr 1 do Instrukcji ( publikacja na stronie Zamawiającego). Zamawiający dopuszcza możliwość powierzenia realizacji przedmiotu zamówienia podwykonawcom..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.21.20.00-3.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 15.12.2011.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Zamawiający będzie wymagał wniesienia wadium w wysokości 12 000 zł.

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie definiuje szczegółowego opisu sposobu dokonywania oceny spełnienia tego warunku.

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Posiadanie doświadczenia w zakresie wykonania z należytą starannością, co najmniej dwóch audytów organizacyjnych (w zakresie kultury organizacyjnej, struktur organizacyjnych i procedur, obsługi klientów indywidualnych, obsługi przedsiębiorstw i organizacji), w jednostkach samorządu terytorialnego, które zatrudniają co najmniej 500 osób z rozbudowaną strukturą organizacyjną tj. posiadającą co najmniej 15 komórek organizacyjnych (wydziałów, biur, oddziałów, referatów itp.) w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie,

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie definiuje szczegółowego opisu sposobu dokonywania oceny spełnienia tego warunku.

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Dysponowanie zespołem przewidzianym do realizacji przedmiotu zamówienia liczącym minimum 13 osób w ramach którego: - przynajmniej 6 osób (w tym kierownik projektu) posiada kwalifikacje do prowadzenia audytu wewnętrznego, o których mowa w art.286 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 156 poz. 1240), -przynajmniej 6 osób odbyło szkolenie z zakresu zarządzania projektami PRINCE 2 oraz posiada umiejętność stosowania programu MS PROJECT, -przynajmniej 2 osoby posiadają wykształcenie wyższe lub podyplomowe z zakresu zarządzania , -przynajmniej 2 osoby posiadają wykształcenie wyższe lub podyplomowe z zakresu administracji publicznej -przynajmniej jedna osoba, która będzie kierownikiem projektu będzie legitymować się zdanym egzaminem z zakresu zarządzania projektami PRINCE 2, -przynajmniej 6 osób przeprowadziło co najmniej 1 audyt organizacyjny (w zakresie kultury organizacyjnej, struktur organizacyjnych, strategii, realizacji celów), zrealizowany w jednostkach samorządu terytorialnego.

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie definiuje szczegółowego opisu sposobu dokonywania oceny spełnienia tego warunku.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie
  • wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1)wypełniony i podpisany wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu- załącznik nr 2 do Instrukcji; 2)jeżeli zasady reprezentacji nie wynikają jednoznacznie z przedłożonych wypisów (odpisów), wymaga się złożenia dokumentu (w formie oryginału lub potwierdzonej notarialnie kopii-dotyczy wyłącznie pełnomocnictwa) wskazującego osobę uprawnioną do reprezentowania składającego ofertę;

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
negocjacje z ogłoszeniem.

IV.1.2) Przewidywana liczba wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do udziału w postępowaniu:
5.

Znaczenie warunków wyboru wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do udziału w postępowaniu

Zamawiający po weryfikacji warunków udziału w postępowaniu określonych w pkt V Instrukcji, będzie kwalifikował wykonawców do następnego etapu postępowania na podstawie posiadanego doświadczenia zawodowego oraz liczby osób, które Wykonawca przewiduje do realizacji przedmiotu zamówienia. Do udziału w postępowaniu zaproszeni zostaną wykonawcy, którzy: -wykażą się największym doświadczeniem w zakresie wykonanych audytów organizacyjnych (w zakresie kultury organizacyjnej, struktur organizacyjnych i procedur, obsługi klientów indywidualnych, obsługi przedsiębiorstw i organizacji), w jednostkach samorządu terytorialnego, które zatrudniają co najmniej 500 osób z rozbudowaną strukturą organizacyjną tj. posiadającą co najmniej 15 komórek organizacyjnych (wydziałów, biur, oddziałów, referatów itp.), w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, (ponad określone minimum); -zaproponują jak największą liczbę osób przewidzianych do realizacji zamówienia, spełniających warunki określone w pkt V.3.1. Instrukcji, (ponad określone minimum). Wykonawca uzyska 1 pkt za każdy dodatkowy audyt (ponad określone minimum) i 1 pkt za każdą dodatkową osobę spełniającą wymogi określone w Instrukcji (ponad określone minimum).

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

- zmiany korzystne dla Zamawiającego- dotyczące w szczególności ceny, -zmiany spowodowane przez okoliczności nie wywołane przez którąkolwiek ze Stron, ani przez nie zawinione i wywołujące ten skutek, że umowa nie może być wykonana wedle pierwotnej treści. Okoliczności powyższe odnosić się mogą w szczególności do wystąpienia zmian stanu prawnego, działań i zaniechań organów władzy publicznej, wystąpienia siły wyższej ( np. takiej jak wojna, akty terroryzmu, klęski żywiołowe, strajki) lub zdarzeń losowych.Wskazane okoliczności uzasadniać będą w szczególności zmianę terminu wykonania zamówienia i osób przeprowadzających audyt, zmianę określonej w umowie stawki podatku Vat.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
nie dotyczy

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Na stronie Zamawiającego ( http://bip.city.poznan.pl) opublikowana jest Instrukcja dla wykonawców dotycząca przygotowania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu z załącznikami..

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
14.09.2010 godzina 12:00, miejsce: Urząd Miasta Poznania, Biuro Zamówień Publicznych, pl. Kolegiacki 17, 61-841 Poznań, pok. 446.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie