Usługa organizacji spotkań (konferencji) z udziałem prelegentów i moderatorów dla minimum 40, a maksymalnie 80 osób w grupie

Katowice: Usługa organizacji spotkań (konferencji) z udziałem prelegentów i moderatorów dla minimum 40, a maksymalnie 80 osób w grupie


Numer ogłoszenia: 276101 - 2010; data zamieszczenia: 06.10.2010

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Województwo Śląskie , ul. Ligonia 46, 40-037 Katowice, woj. śląskie, tel. 32 2078562, faks 32 2078578.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.slaskie.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Usługa organizacji spotkań (konferencji) z udziałem prelegentów i moderatorów dla minimum 40, a maksymalnie 80 osób w grupie.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest usługa organizacji spotkań (konferencji) z udziałem prelegentów i moderatorów. Usługa będzie obejmowała udział minimum 40, a maksymalnie 80 osób w grupie. Spotkania mają na celu inicjowanie współpracy i wymianę informacji w ramach Regionalnego Sekretariatu Krajowej Sieci Obszarów Wiejskich. Usługa będzie realizowana zgodnie ze szczegółowym opisem zadania zawartym poniżej: 1. Przeprowadzone zostaną usługi organizacji spotkań (konferencji) dla minimum 40, a maksymalnie 80 osób w grupie, zgodnie z tematami przedstawionymi poniżej: 1) Znaczenie produktów regionalnych i tradycyjnych w rozwoju i promocji - IV kwartał 2010 r. - Bielsko-Biała, 2) Rozwój agroturystyki i turystyki wiejskiej w województwie śląskim - IV kwartał 2010 r. - Katowice, 3) Konferencja podsumowująca konkursy współorganizowane w ramach KSOW - IV kwartał 2010 r. - Katowice, 4) Rozwój grup producentów rolnych w świetle pozyskiwania środków z funduszy pomocowych Unii Europejskiej i krajowych prac legislacyjnych - IV kwartał 2010 r. - Bielsko-Biała, 5) Program OWCA PLUS w Województwie Śląskim - IV kwartał 2010 r. - Katowice. 2. Uczestnikami spotkań będą podmioty, które są aktywnie zaangażowane w rozwój obszarów wiejskich oraz wyrażą chęć otrzymywania oraz dostarczania informacji w tym zakresie,w szczególności: a) urzędy administracji rządowej zainteresowane rozwojem obszarów wiejskich, w tym instytucje odpowiedzialne za Fundusze Strukturalne, b) samorządy województw, gmin i powiatów, c) organizacje branżowe, d) organizacje spółdzielcze, e) izby rolnicze, f) instytuty resortowe, g) podmioty gospodarcze, h) jednostki badawczo-rozwojowe, i) organizacje pozarządowe działające w sektorze rolno-spożywczym oraz biorące udział w programowaniu rozwoju lokalnego, j) ośrodki doradztwa rolniczego, k) służby ochrony przyrody, l) lokalne grupy działania (LGD), ich działające formalnie i nieformalnie sieci oraz inne sieci mające znaczenie w działaniach na rzecz rozwoju obszarów wiejskich na szczeblu lokalnym, m) szkoły średnie i wyższe. 3. Każde spotkanie trwać będzie min. 6 godzin i musi się składać z dwóch części: a) część wykładowa / teoretyczna, b) dyskusja moderowana. Prelegentami spotkania będą polscy eksperci w dziedzinach zgodnych z przedstawionym powyżej zakresem tematycznym. Dyskusja moderowana zostanie przeprowadzona przez wykwalifikowanego moderatora posiadającego minimum roczne doświadczenie w prowadzeniu spotkań dyskusyjnych. 4. Podczas spotkań zorganizowana zostanie co najmniej jedna przerwa, podczas której Wykonawca zapewni wszystkim uczestnikom spotkania (konferencji) usługę gastronomiczną składającą się co najmniej z kawy, herbaty, napoje zimne (2 rodzaje soków, woda mineralna (gazowana/ niegazowana, poczęstunek na słodko (np. ciasteczka kruche, ciasto), kanapki. W ramach zamówienia, dla każdego tematu odrębnie, Wykonawca jest zobowiązany do: 1) Przygotowania szczegółowego programu spotkania (konferencji), wraz z harmonogramem i tematyką konferencji określającym dokładny termin i miejsce spotkania. 2) Przygotowania ogłoszenia o planowanym spotkaniu (konferencji) oraz przekazania go Zamawiającemu w celu umieszczenia na stronach internetowych Zamawiającego. 3) Przygotowania wzoru formularza zgłoszeniowego dla uczestników spotkania (konferencji). 4) Przeprowadzenia rekrutacji uczestników spotkania (konferencji). 5) Przygotowania listy obecności uczestników według wzoru udostępnionego przez Zamawiającego. 6) Przygotowania prezentacji tematycznej spotkania (konferencji) na potrzeby spotkania informacyjnego. 7) Przygotowania i druku materiałów dla wszystkich uczestników szkolenia oraz dostarczenia ich na miejsce realizacji szkolenia. Ilość przygotowanych materiałów musi odpowiadać liczbie osób zarejestrowanych jako uczestnicy spotkania (konferencji). 8) Oznaczenia materiałów, listy obecności i formularzy zgłoszeniowych logo Unii, logo Województwa Śląskiego, logo KSOW oraz logo PROW 2007-2013, dostępne na stronach internetowych: dla logo PROW oraz logo UE: www.prow.slaskie.pl; dla logo Województwa Śląskiego: www.slaskie.pl/logo; dla logo KSOW: www.KSOW.pl. 9) Informowania, że spotkanie organizowane jest z udziałem środków finansowych pochodzących z Unii Europejskiej. 10) Przeprowadzenia spotkania w sali konferencyjnej lub innej sali przystosowanej do organizacji podobnego przedsięwzięcia zapewnionej przez Wykonawcę, posiadającej odpowiednie nagłośnienie, stoły, krzesła, mikrofony przenośne, ekran, rzutnik multimedialny, komputer (laptop). Jeżeli sala nie będzie posiadała części wymienionego wyposażenia Wykonawca ma obowiązek zapewnić wymagane wyposażenie sali na czas organizacji spotkania. Wykonawca winien zapewnić odpowiednią liczbę miejsc siedzących (ławki, krzesła) oraz stolików dla uczestników spotkania. 11) Przekazania Zamawiającemu po zakończeniu każdego spotkania (konferencji): a) raportu z przeprowadzonego spotkania w wersji papierowej oraz elektronicznej na nośniku CD / DVD, b) wypełnionych przez uczestników spotkania formularzy zgłoszeniowych, c) listy obecności uczestników spotkania (konferencji) według wzoru udostępnionego przez Zamawiającego, d) notatki podsumowującej szkolenie, do umieszczenia na stronie internetowej Zamawiającego (minimum 1500 a maksymalnie 3000 znaków z pojedynczymi spacjami włącznie), w formie elektronicznej. e) prezentacji prelegentów spotkania w formie elektronicznej na nośniku CD / DVD, f) zdjęć dokumentujących przebieg spotkania - minimum 5 zdjęć zapisanych na nośniku CD / DVD do umieszczenia na stronie internetowej. Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontroli sposobu realizacji zamówienia na każdym jego etapie.

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.95.20.00-2, 80.50.00.00-9.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 10.12.2010.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Ocena spełniania ww. warunku udziału w postępowaniu zostanie dokonana według formuły: spełnia - nie spełnia na podstawie załączonego do oferty oświadczenia, wymienionego w pkt III.4.1). Nie wykazanie spełniania ww. warunku skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania zgodnie z art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy Pzp.

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Ocena spełniania ww. warunku udziału w postępowaniu zostanie dokonana według formuły: spełnia - nie spełnia na podstawie załączonego do oferty oświadczenia, wymienionego w pkt III.4.1). Nie wykazanie spełniania ww. warunku skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania zgodnie z art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy Pzp.

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Ocena spełniania ww. warunku udziału w postępowaniu zostanie dokonana według formuły: spełnia - nie spełnia na podstawie załączonego do oferty oświadczenia, wymienionego w pkt III.4.1). Nie wykazanie spełniania ww. warunku skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania zgodnie z art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy Pzp.

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający uzna spełnienie ww. warunku, jeżeli Wykonawca wykaże, że w wykonywaniu przedmiotowego zamówienia uczestniczyć będą co najmniej 2 osoby odpowiedzialne za świadczenie usługi, spełniające łącznie wymagania określone poniżej: a) prelegent - posiadający doświadczenie w przeprowadzeniu szkoleń lub warsztatów lub konferencji dla co najmniej dwóch z poniższych tematów: - Znaczenie produktów regionalnych i tradycyjnych lub - Rozwój agroturystyki i turystyki wiejskiej lub - Konferencja podsumowująca konkursy, współorganizowane w ramach KSOW lub - Rozwój grup producentów rolnych lub - Program OWCA PLUS; b) moderator - posiadający minimum roczne doświadczenie w przeprowadzeniu dyskusji moderowanych podczas szkoleń, warsztatów lub konferencji Ocena spełniania ww. warunku udziału w postępowaniu zostanie dokonana według formuły: spełnia - nie spełnia na podstawie załączonych do oferty oświadczeń i dokumentów, wymienionych w pkt III.4.1). Nie wykazanie spełniania ww. warunku skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania zgodnie z art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy Pzp. Wykonawca może polegać na osobach zdolnych do wykonania zamówienia innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących ich stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia.

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Ocena spełniania ww. warunku udziału w postępowaniu zostanie dokonana według formuły: spełnia - nie spełnia na podstawie załączonego do oferty oświadczenia, wymienionego w pkt III.4.1). Nie wykazanie spełniania ww. warunku skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania zgodnie z art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy Pzp.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

  • wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy
  • wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2.

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1. Jeżeli Wykonawca polega na osobach zdolnych do wykonania zamówienia innych podmiotów zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia. 2. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dokumenty i oświadczenia, wskazane w pkt III.4.1) składają w taki sposób, aby potwierdzały łączne spełnianie warunków, o których mowa w pkt III.3). Dokumenty i oświadczenia, o których mowa w pkt III.4.2) składa odrębnie każdy z Wykonawców występujących wspólnie. 3. Jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt III.4.3.1), zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. Dokumenty, powinny być wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 4. W przypadku wątpliwości, co do treści dokumentu złożonego przez Wykonawcę mającego siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, Zamawiający może zwrócić się do właściwych organów odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania z wnioskiem o udzielenie niezbędnych informacji dotyczących przedłożonego dokumentu. 5. Wszystkie dołączone dokumenty, winny być złożone w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. 6. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz w przypadku podmiotów, o których mowa w pkt III.4.2), kopie dokumentów dotyczących odpowiednio Wykonawcy lub tych podmiotów są poświadczane za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę lub te podmioty. 7. Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu. Wyłącznie wtedy, gdy złożona kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej prawdziwości. 8. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski.

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
nie

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
http://bip.slaskie.pl/index.php?grupa=2&grupaj=1

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego Wydział Zamówień Publicznych i Nadzoru Właścicielskiego ul. Ligonia 46 40-037 Katowice.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
14.10.2010 godzina 10:30, miejsce: Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego Kancelaria Ogólna p. 164 ul. Ligonia 46 40-037 Katowice.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
1. O udzielenie zamówienia publicznego mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy wykażą brak podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia z powodu niespełnienia warunków, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. 2. Ocena spełniania ww. warunku udziału w postępowaniu zostanie dokonana według formuły: spełnia - nie spełnia na podstawie załączonych do oferty oświadczeń i dokumentów, wymienionych w pkt III.4.2). Nie wykazanie spełniania ww. warunku skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania zgodnie z art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy Pzp. 3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia warunki, o których mowa w pkt III.3) spełniają łącznie, a warunek braku podstaw do wykluczenia z powodu niespełniania warunków o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych każdy z podmiotów oferty wspólnej musi spełniać odrębnie. 4. Działanie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich w ramach III Schematu Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013 5. Termin realizacji przedmiotu zamówienia: do 10 grudnia 2010r., z uwzględnieniem poniższych terminów: 1) w terminie 7 dni od daty zawarcia umowy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu: a) szczegółowy program spotkań (konferencji), wraz z harmonogramem i tematyką konferencji określającym dokładne terminy i miejsca spotkań, b) ogłoszenia o planowanych spotkaniach (konferencjach), c) wzór formularza zgłoszeniowego dla uczestników spotkań (konferencji). 2) w terminie 3 dni od dnia otrzymania materiałów od Wykonawcy zamawiający dokona ich akceptacji; 3) w terminie do 30 listopada 2010r. Wykonawca przeprowadzi wszystkie spotkania (konferencje); 4) w terminie do 10 dni po zakończeniu każdego spotkania (konferencji), Wykonawca przekaże Zamawiającemu: a) raport z przeprowadzonego spotkania (konferencji) w wersji papierowej oraz elektronicznej na nośniku CD / DVD, b) wypełnione przez uczestników spotkania formularze zgłoszeniowe, c) listę obecności uczestników spotkania według wzoru udostępnionego przez Zamawiającego, d) notatkę podsumowującą spotkanie, do umieszczenia na stronie internetowej Zamawiającego (minimum 1500 a maksymalnie 3000 znaków z pojedynczymi spacjami włącznie), w formie elektronicznej. e) prezentację prelegentów spotkania w formie elektronicznej na nośniku CD / DVD, f) zdjęcia dokumentujące przebieg spotkania - minimum 5 zdjęć zapisanych na nośniku CD / DVD do umieszczenia na stronie internetowej.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie