Usługa serwisowania urządzeń kopiujących znajdujących się w jednostkach organizacyjnych Policji w województwie dolnośląskim, wymienionych szczegółowo w załączniku nr 1 do umowy; oznaczenie sprawy PU-2380-285-009-136/2016/AB

nie

nie

nie

nie

nie

nie

I. 1) NAZWA I ADRES:
Komenda Wojewódzka Policji we Wrocławiu, krajowy numer identyfikacyjny 930156216, ul. Podwale  31-33, 50-040  Wrocław, woj. dolnośląskie, państwo Polska, tel. +48713403716, e-mail eliza.sciborska@wr.policja.gov.pl, faks +48717824171.
Adres strony internetowej (URL): www.dolnoslaska.policja.gov.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja rządowa terenowa

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Usługa serwisowania urządzeń kopiujących znajdujących się w jednostkach organizacyjnych Policji w województwie dolnośląskim, wymienionych szczegółowo w załączniku nr 1 do umowy; oznaczenie sprawy PU-2380-285-009-136/2016/AB

Numer referencyjny:
PU-2380-285-009-136/2016/AB

Przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia przeprowadzono dialog techniczny



II.2) Rodzaj zamówienia:
usługi

II.3) Informacja o możliwości składania ofert częściowych

Zamówienie podzielone jest na części:



II.4) Krótki opis przedmiotu zamówienia
(wielkość, zakres, rodzaj i ilość dostaw, usług lub robót budowlanych lub określenie zapotrzebowania i wymagań )
a w przypadku partnerstwa innowacyjnego - określenie zapotrzebowania na innowacyjny produkt, usługę lub roboty budowlane:
I. Przedmiotem zamówienia jest usługa serwisowania urządzeń kopiujących znajdujących się w jednostkach organizacyjnych Policji w województwie dolnośląskim, wymienionych szczegółowo w załączniku nr 1 do umowy; oznaczenie sprawy PU-2380-285-009-136/2016/AB. II. Usługa serwisowania polega na zapewnieniu stałej i bezawaryjnej pracy urządzeń kopiujących, zgodnej z przeznaczeniem tych urządzeń, poprzez wykonywanie w szczególności następujących czynności: II.1. regulowanie lub dostrojenie, II.2. konserwacja, II.3. czyszczenie, II.4. naprawa awarii, przez którą rozumieć należy każde zakłócenie prawidłowej pracy urządzeń, II.5. dostawa i wymiana części lub podzespołów urządzeń, II.6. dostawa tonerów. III. Wykonawca zobowiązuje się: III.1. wykonywać wszystkie usługi serwisowania zgodnie z zaleceniami producenta danego urządzenia, III.2. stosować wyłącznie fabrycznie nowe części i materiały eksploatacyjne, odpowiadające zaleceniom producenta danego urządzenia, III.3. nie stosować części i materiałów eksploatacyjnych zregenerowanych, III.4. regulować, dostrajać, konserwować, czyścić urządzenia, dostarczać tonery w miejscu użytkowania urządzenia, nie później niż w terminie 2 dni roboczych, od poniedziałku do piątku w godzinach 08:00-15:00, od momentu ich zgłoszenia, III.5. usuwać awarie, dostarczać i wymieniać części lub podzespoły urządzeń w miejscu ich użytkowania, nie później niż w terminie 2 dni roboczych od momentu ich zgłoszenia, III.6. poinformować niezwłocznie Zamawiającego, że naprawa lub wymiana części w danym urządzeniu może nastąpić w ramach gwarancji udzielonej przez producenta urządzenia oraz powstrzymać się od wykonania czynności mogących naruszyć postanowienia gwarancji producenta urządzenia, III.7. wydać Zamawiającemu dowody zakupu (paragony lub faktury) wraz z kompletem dokumentacji, w szczególności gwarancyjnej, zainstalowanych lub wymienionych części lub podzespołów. IV. W przypadku niemożności dotrzymania terminu, o którym mowa w punkcie III.5, Zamawiający może – na wniosek Wykonawcy – wydłużyć te terminy, jednak nie dłużej niż do 15 dni kalendarzowych od dnia zgłoszenia, pod warunkiem, że Wykonawca dostarczy – na własny koszt – urządzenie zastępcze, najpóźniej trzeciego dnia od momentu zgłoszenia awarii. Urządzenie zastępcze musi posiadać parametry nie gorsze niż urządzenie, w którym wystąpiła awaria. W przypadku konieczności naprawy warsztatowej urządzenia, transport urządzenia nastąpi na koszt Wykonawcy. V. W przypadku niemożności naprawy urządzenia z powodu nieosiągalności części zamiennych lub z innych przyczyn niezależnych od Wykonawcy, Wykonawca zobowiązany jest - na własny koszt - dostarczyć i udostępnić do korzystania Zamawiającemu urządzenie zastępcze o takich samych lub zbliżonych – jednak nie gorszych – parametrach technicznych, wyposażone w licznik kopii, na czas obowiązywania umowy. VI. Wykonawca, w terminie nie dłuższym niż 30 dni od daty zgłoszenia awarii, sporządzi – na własny koszt – protokół stwierdzający niemożliwość naprawy urządzenia, z uzasadnieniem obejmującym w szczególności wskazanie części i podzespołów uszkodzonych, zniszczonych lub niemożliwych do naprawy. Protokół wraz z urządzeniem należy niezwłocznie zwrócić do miejsca dotychczasowego użytkowania urządzenia. VII. Zamawiający prowadzić będzie dla każdego urządzenia z osobna książkę serwisową. Osoba wykonująca usługę w imieniu Wykonawcy, zobowiązana będzie dokonywać wpisów i potwierdzać wykonywanie wszelkich usług i czynności serwisowych w tejże książce serwisowej, w tym również fakt dostarczenia urządzenia zastępczego oraz ilość wykonanych kopii testowych lub serwisowych. Książka serwisowa przechowywana będzie w miejscu użytkowania urządzenia. VIII. Wykonawca, każdorazowo po wykonaniu usługi serwisowej, zobowiązany jest – na własny koszt – zutylizować zużyte części i materiały eksploatacyjne, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. IX. W przypadku stwierdzenia awarii sprzętu (potwierdzonej zewnętrzną ekspertyzą), której przyczyną będzie stosowanie przez Wykonawcę części lub materiałów eksploatacyjnych innych niż zalecane przez producenta sprzętu, Wykonawca dokona naprawy takiego sprzętu na własny koszt oraz poniesie koszty ekspertyzy. X. Zamawiający zobowiązuje się do zapłaty na rzecz Wykonawcy, z tytułu należycie wykonanych usług serwisowych, odrębnie dla każdego urządzenia zaopatrzonego w licznik kopii, comiesięcznych opłat w wysokości odpowiadającej iloczynowi stawki za wykonanie 100 kopii oraz ilości wykonanych w miesiącu kopii przez dane urządzenie dzielonemu przez 100, po uprzednim odliczeniu kopii testowych lub serwisowych wykonanych podczas konserwacji lub naprawy. XI. Szczegółowy opis i charakterystykę przedmiotu zamówienia, minimalne wymagania jakościowe i funkcjonalne dla usługi, warunki realizacji dostawy, w tym termin i miejsce wykonywania usług, wynagrodzenie, obowiązki wykonawcy, warunki i termin płatności, kary umowne, określono we istotnych postanowień umowy (załącznik nr 2 do SIWZ). XII. Wykaz jednostek organizacyjnych zamawiającego, w którym znajdują się urządzenia kopiujące objęte usługą znajduje się w załączniku nr 1 do istotnych postanowień umowy. XIII. Na usługę serwisowania urządzeń kopiujących Zamawiający nie określa wymagań zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących w zakresie realizacji zamówienia m.in. czynności takich jak: XIII.1. naprawy, w tym wymiany zużytych części; XIII.2. przeglądy urządzeń; XIII.3. regulacje urządzeń; XIII.4. konserwacje, w tym czyszczenie urządzeń. XIII.5. dostawy i wymiany tonerów. XIV. W opinii Zamawiającego wykonywanie wskazanych wyżej czynności w toku realizacji usługi serwisowania nie wymaga występowania pomiędzy wykonawcą lub podwykonawcą i zatrudnionymi przez te podmioty osobami pracowniczego podporządkowania w rozumieniu art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1976 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2015 r. poz. 1066, z późn. zm.). Umowa o świadczenie usługi serwisowania urządzeń kopiujących jest umową starannego działania, zatem jej celem jest wykonywanie określonych czynności, które nie muszą zmierzać do osiągnięcia rezultatu. Ten sposób określenia obowiązków odróżnia umowę od umowy o pracę, której charakterystyczną cechą jest podporządkowanie pracownika, przejawiające się w sprecyzowaniu zakresu czynności przez pracodawcę, a nie pracownika. Zawierając umowę o świadczenie usług strony mogą się umówić, że o sposobie wykonania usługi zdecyduje jej wykonawca. W przypadku zawarcia umowy cywilnoprawnej nie może zachodzić typowe dla stosunku pracy podporządkowanie i kierownictwo pracodawcy użytkownika (wyrok Sądu Apelacyjnego w Lublinie, LEX nr 1771001 z dnia 05.08.2015 r., sygn. III AUa 353/15). Ponadto, z uwagi na specyfikę usługi serwisowania nie jest możliwe ścisłe określenie z góry częstotliwości wykonywania wskazanych czynności. Każde z urządzeń może być serwisowane raz na kilka miesięcy bądź kilka razy w miesiącu. XV. Kod i nazwa Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): 50313000-2 – Konserwacja i naprawa maszyn reprograficznych. XVI. Dostępność dla osób niepełnosprawnych. Usługa nie wiąże się z dostępnością dla osób niepełnosprawnych. XVII. Zamawiający nie dzieli zamówienia na części. W opinii Zamawiającego, opartej na doświadczeniu, podział zamówienia na części mógłby grozić nadmiernymi kosztami wykonania zamówienia, ponieważ część jednostek organizacyjnych pozostałaby bez usługi serwisowania. Zamawiający musiałby dokonywać serwisowania oddzielnie dla pozostałych urządzeń kopiujących, na które nie złożono ofert, nie na zasadzie ryczałtu, lecz stawek extra dla pojedynczego urządzenia. Zamawiający pozbawiłby się efektu skali przejawiającego się w wysokości stawki ryczałtowej za wykonywanie usługi. Ponadto podział zamówienia na części prowadziłby do powstania potrzeby koordynowania działań różnych wykonawców realizujących poszczególne części zamówienia w odległych jednostkach organizacyjnych, która z jednej strony generowałaby dodatkowe koszty finansowe, organizacyjne i pracownicze po stronie zamawiającego, a z drugiej strony mogłaby zagrozić właściwemu wykonaniu zamówienia. XVIII. Oferta równoważna. Ilekroć w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, oraz w załącznikach, przedmiot zamówienia został określony poprzez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, intencją zamawiającego było przedstawienie typu produktu, materiału bądź technologii; w takim przypadku zamawiający dopuszcza składanie ofert równoważnych; zaoferowane rozwiązania równoważne (produkty, materiały) będą posiadały parametry nie gorsze niż te, które są określone w dokumentach. Wykonawca, który powołuje się na rozwiązania równoważne opisywanym przez zamawiającego, jest zobowiązany wykazać, że oferowane przez niego dostawy spełniają wymagania określone przez zamawiającego. XIX. Dopuszczalność udziału podwykonawców. XIX.1. Wykonawca może powierzyć realizację przedmiotu zamówienia podwykonawcom. W takim przypadku Zamawiający żąda wskazania przez wykonawcę części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom, i podania przez wykonawcę firm podwykonawców w formularzu ofertowym (załącznik nr 1 do SIWZ). XIX.2. Wykonawca, który zamierza powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcom, w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia z udziału w postępowaniu składa oświadczenia dotyczące podwykonawców, zgodnie z art. 25a ust.5 Pzp.


II.5) Główny kod CPV:
50310000-1


II.6) Całkowita wartość zamówienia
(jeżeli zamawiający podaje informacje o wartości zamówienia):
Wartość bez VAT:
Waluta:


II.7) Czy przewiduje się udzielenie zamówień, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 lub w art. 134 ust. 6 pkt 3 ustawy Pzp:
nie

II.8) Okres, w którym realizowane będzie zamówienie lub okres, na który została zawarta umowa ramowa lub okres, na który został ustanowiony dynamiczny system zakupów:


II.9) Informacje dodatkowe:
Termin realizacji zamówienia. Umowa zostaje zawarta na czas określony 17 miesięcy od dnia podpisania umowy lub do wyczerpania środków finansowych przeznaczonych na jej realizację, określonych w ustępie 2 § 6 Istotnych postanowień umowy – w zależności, która z okoliczności nastąpi wcześniej.

IV.1) OPIS


IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony

IV.1.2) Zamawiający żąda wniesienia wadium:


IV.1.3) Przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:


IV.1.4) Wymaga się złożenia ofert w postaci katalogów elektronicznych lub dołączenia do ofert katalogów elektronicznych:


IV.1.5.) Wymaga się złożenia oferty wariantowej:


IV.1.6) Przewidywana liczba wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do udziału w postępowaniu

(przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem, dialog konkurencyjny, partnerstwo innowacyjne)

IV.1.7) Informacje na temat umowy ramowej lub dynamicznego systemu zakupów:


IV.1.8) Aukcja elektroniczna


Przewidziane jest przeprowadzenie aukcji elektronicznej
(przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem) nie

Należy wskazać elementy, których wartości będą przedmiotem aukcji elektronicznej:


Przewiduje się ograniczenia co do przedstawionych wartości, wynikające z opisu przedmiotu zamówienia:

nie
Należy podać, które informacje zostaną udostępnione wykonawcom w trakcie aukcji elektronicznej oraz jaki będzie termin ich udostępnienia:
Informacje dotyczące przebiegu aukcji elektronicznej:
Jaki jest przewidziany sposób postępowania w toku aukcji elektronicznej i jakie będą warunki, na jakich wykonawcy będą mogli licytować (minimalne wysokości postąpień):
Informacje dotyczące wykorzystywanego sprzętu elektronicznego, rozwiązań i specyfikacji technicznych w zakresie połączeń:
Wymagania dotyczące rejestracji i identyfikacji wykonawców w aukcji elektronicznej:
Informacje o liczbie etapów aukcji elektronicznej i czasie ich trwania:

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT


IV.2.1) Kryteria oceny ofert:


IV.2.2) Kryteria



IV.2.3) Zastosowanie procedury, o której mowa w art. 24aa ust. 1 ustawy Pzp
(przetarg nieograniczony)
nie

IV.3) Negocjacje z ogłoszeniem, dialog konkurencyjny, partnerstwo innowacyjne


IV.3.1) Informacje na temat negocjacji z ogłoszeniem

Minimalne wymagania, które muszą spełniać wszystkie oferty:

Przewidziane jest zastrzeżenie prawa do udzielenia zamówienia na podstawie ofert wstępnych bez przeprowadzenia negocjacji nie
Przewidziany jest podział negocjacji na etapy w celu ograniczenia liczby ofert: nie
Należy podać informacje na temat etapów negocjacji (w tym liczbę etapów):

Informacje dodatkowe



IV.3.2) Informacje na temat dialogu konkurencyjnego

Opis potrzeb i wymagań zamawiającego lub informacja o sposobie uzyskania tego opisu:

Informacja o wysokości nagród dla wykonawców, którzy podczas dialogu konkurencyjnego przedstawili rozwiązania stanowiące podstawę do składania ofert, jeżeli zamawiający przewiduje nagrody:

Wstępny harmonogram postępowania:

Podział dialogu na etapy w celu ograniczenia liczby rozwiązań: nie
Należy podać informacje na temat etapów dialogu:


Informacje dodatkowe:


IV.3.3) Informacje na temat partnerstwa innowacyjnego

Elementy opisu przedmiotu zamówienia definiujące minimalne wymagania, którym muszą odpowiadać wszystkie oferty:

Podział negocjacji na etapy w celu ograniczeniu liczby ofert podlegających negocjacjom poprzez zastosowanie kryteriów oceny ofert wskazanych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia:
nie
Informacje dodatkowe:


IV.4) Licytacja elektroniczna

Adres strony internetowej, na której będzie prowadzona licytacja elektroniczna:
Adres strony internetowej, na której jest dostępny opis przedmiotu zamówienia w licytacji elektronicznej:
Wymagania dotyczące rejestracji i identyfikacji wykonawców w licytacji elektronicznej, w tym wymagania techniczne urządzeń informatycznych:
Sposób postępowania w toku licytacji elektronicznej, w tym określenie minimalnych wysokości postąpień:
Informacje o liczbie etapów licytacji elektronicznej i czasie ich trwania: Termin otwarcia licytacji elektronicznej:
Termin i warunki zamknięcia licytacji elektronicznej:

Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, albo ogólne warunki umowy, albo wzór umowy:

Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy:

Informacje dodatkowe:

IV.5) ZMIANA UMOWY


Przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
tak
Należy wskazać zakres, charakter zmian oraz warunki wprowadzenia zmian:
Zgodnie z art. 144 ustawy Zamawiający przewiduje możliwości dokonania istotnych zmian zawartej umowy w stosunku do treści oferty na podstawie, której dokonano wyboru Wykonawcy, zgodnie z § 5 i § 7 istotnych postanowień umowy (załącznik nr 2 do SIWZ): § 5 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do jednostronnej zmiany treści załącznika nr 1 poprzez: a) zmianę adresów jednostek organizacyjnych, w których użytkowane jest dane urządzenie, b) wykreślenie urządzeń, które przestaną być sprawne, a ich sprawności nie będzie można przywrócić i wpisanie w ich miejsce innych urządzeń, c) dopisanie innych urządzeń. 2. Zmiany, o których mowa w ust. 1 dokonywane będą na podstawie pisemnego oświadczenia Zamawiającego, ze skutkiem od daty doręczenia Wykonawcy. 3. Opłatę za urządzenie wykreślone z załącznika nr 1 ustala się z uwzględnieniem stanu licznika na dzień doręczenia Wykonawcy oświadczenia o wykreśleniu urządzenia. § 7 1. Zmiany umowy mogą dotyczyć: 1) danych adresowych stron, 2) treści załącznika nr 1, o ile nie wpływają na wysokość wynagrodzenia określonego w § 3. 2. W przypadku zmian w prawie dotyczących: 1) stawki podatku od towarów i usług, 2) wysokości minimalnego wynagrodzenia za prace ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za prace (Dz. U. Nr 200, poz. 1679, z 2004 r. Nr 240, poz. 2407 oraz z 2005 r. Nr 157, poz. 1314), 3) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania przez Wykonawcę umowy, Wykonawca będzie mógł zwrócić się do Zamawiającego, w terminie 7 dni od wystąpienia w/w zmian, o dokonanie stosownej zmiany w treści umowy. 3. Zmiany umowy wymagają formy pisemnej, pod rygorem nieważności.

IV.6) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE



IV.6.1) Sposób udostępniania informacji o charakterze poufnym
(jeżeli dotyczy):


Środki służące ochronie informacji o charakterze poufnym



IV.6.2) Termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu:

Data: 12/12/2016, godzina: 10:00,
Skrócenie terminu składania wniosków, ze względu na pilną potrzebę udzielenia zamówienia (przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem):
nie
Wskazać powody:

Język lub języki, w jakich mogą być sporządzane oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu
> I. Wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego może złożyć tylko jedną ofertę w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Ofertę należy sporządzić w języku polskim w sposób zapewniający pełną czytelność jej treści i trwałość. I.1. Złożenie większej liczby ofert skutkuje odrzuceniem wszystkich ofert złożonych przez danego Wykonawcę. I.2. Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia oferty w postaci elektronicznej lub faksem. I.3. Dokumenty sporządzone w języku obcym składane są wraz z tłumaczeniem na język polski.

IV.6.3) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert)

IV.6.4) Przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie

IV.6.5) Przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli środki służące sfinansowaniu zamówień na badania naukowe lub prace rozwojowe, które zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane
nie

IV.6.6) Informacje dodatkowe: