Aktualizacja i serwis oprogramowania dla oświaty Gminy Miasto Szczecin

Szczecin: Aktualizacja i serwis oprogramowania dla oświaty Gminy Miasto Szczecin.


Numer ogłoszenia: 113071 - 2012; data zamieszczenia: 22.05.2012

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
tak, numer ogłoszenia w BZP: 39833 - 2012r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Urząd Miasta Szczecin, pl. Armii Krajowej 1, 70-456 Szczecin, woj. zachodniopomorskie, tel. 91 4245102, faks 91 4245104.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Aktualizacja i serwis oprogramowania dla oświaty Gminy Miasto Szczecin..

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
Przedmiot oraz zakres zamówienia obejmuje aktualizację i serwis oprogramowania dla oświaty Gminy Miasto Szczecin. Usługa polega na serwisowaniu informatycznego systemu składającego się z modułów: Baza Analiz Wynagrodzeń Nauczycieli, Kontrola Budżetu, Zbiorczy Arkusz Organizacyjny, Arkusz Organizacyjny, Sprawozdawczość, Plan lekcji, Płace, Kadry, Zlecone, Przelewy, Kasa Zapomogowo Pożyczkowa, Finanse DDJ, Rozrachunki eksploatowanych w jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
72.00.00.00-5, 72.26.70.00-4, 72.26.71.00-0.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• 
  Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
  nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
30.03.2012.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• ProgMan S.A., {Dane ukryte}, 81-451 Gdynia, kraj/woj. pomorskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 425964,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• 
  Cena wybranej oferty:
  537356,80

• 
  Oferta z najniższą ceną:
  537356,80
  / Oferta z najwyższą ceną:
  537356,80

• 
  Waluta:
  PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a, art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienia wyboru trybu
  

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Uzasadnienie prawne: Postępowanie prowadzone w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1) lit. a) oraz lit. b) ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych. Uzasadnienie faktyczne: Na podstawie wcześniej zawartych i zrealizowanych umów Wykonawca przekazał Zamawiającemu system informatyczny, który Zamawiający eksploatuje. Obszarem eksploatacji są wszystkie jednostki oświatowe Gminy Miasto Szczecin (168 jednostek), liczba użytkowników wynosi 954 osoby, która ciągle rośnie. W skład systemu wchodzą moduły: Baza Analiz Wynagrodzeń Nauczycieli, Kontrola Budżetu, Zbiorczy Arkusz Organizacyjny, Arkusz Organizacyjny, Sprawozdawczość, Plan lekcji, System Płace, Kadry, Zlecone, Przelewy, Kasa Zapomogowo Pożyczkowa, Finanse DDJ, Rozrachunki, rozwiązanie zintegrowane z systemem informatycznym wspomagającym zarządzanie finansami miasta (ZSI-FK), umowa nr 5738 z dnia 16 listopada 2007 roku o wartości 323 850 PLN brutto, umowa CR 09 / 0005956 z dnia 7 grudnia 2009 roku o wartości 44 530 PLN brutto, umowa CR 10 / 0000823 z dnia 15 stycznia 2010 roku o wartości 23 300 PLN brutto. W trakcie rozbudowy analizowanego rozwiązania zamawiający doprowadził do integracji pierwotnego rozwiązania z innymi systemami zamawiającego, w szczególności z systemem finansowo-księgowym gminy i urzędu oraz zlecił przygotowania i wypracowania systemu zintegrowanego systemu zasileń finansowych i przekazywania informacji budżetowej oraz wypracował schematy transmisji danych, w tym danych obowiązkowej sprawozdawczości finansowej. Integracja systemów pozwoliła zamawiającemu na uzyskanie znacznych oszczędności pracy żywej i poprawienie kontroli realizacji budżetu w jednostkach oświatowych. Wszystko to sprawiło, że eksploatowane rozwiązanie nie ma odpowiednika na rynku, jest przystosowane do wyłącznych potrzeb zamawiającego. Przekazane środowisko nie ma odpowiednika na rynku. Alternatywne rozwiązania ograniczają się do modułów finansowo - księgowych albo oświatowych. W wyniku zrealizowanych prac Zamawiający otrzyma aktualizacje oprogramowania i wsparcie użytkownika. Nie jest możliwe wykonanie zamówienia przez stronę trzecią ze względu na brak technicznych możliwości. Zgodnie z przepisem art. 67 ust.1 pkt 1 lit a) ustawy zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, jeżeli z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze dostawy, usługi lub roboty budowlanej mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę. Powoływane względy techniczne muszą być potwierdzone rzeczywistym monopolem danego wykonawcy, a nie subiektywnym przekonaniem zamawiającego. Zamawiający nie ma możliwości samodzielnej zmiany systemu w celu zapewnienia jego prawidłowego funkcjonowania oraz dostosowywania do zmian w ogólnie obowiązujących przepisach. Wykonawca jest autorem systemu i posiada do niego autorskie prawa majątkowe. Analizują powyższe stwierdzenia zamawiający rozpatrywał możliwości realizacji zadania we własnym zakresie już na etapie realizacji zamówienia na dostarczenie systemu (umowa nr 5738 z 2007 roku). Zamawiający przeprowadzając poprzednie postępowania uznał, że nie dysponuje odpowiednimi zasobami kompetencyjnymi i finansowymi, pozwalającymi na serwisowanie rozwiązania we własnym zakresie, w związku z czym odstąpił od warunku dostarczenia przez wykonawców stosownych uprawnień. Zamawiający ocenia, iż w aspekcie ekonomicznym rozwijanie własnej kompetencji Zamawiającego w powyższym zakresie nie jest celowe, gdyż nakłady na samodzielną obsługę rozwiązania przewyższą nakłady na serwisowanie rozwiązania przez Wykonawcę. Do serwisowania systemu tego typu konieczna jest wiedza specjalistyczna i unikalne kompetencje nie tylko na poziomie prac programistycznych, ale również na poziomie analiz prawno - organizacyjnych, co wymaga stworzenia multidyscyplinarnego zespołu. Dodatkowym obciążeniem są koszty pracy zespołu bezpośredniej obsługi użytkowników rozwiązania, co wymaga zatrudnienia wieloosobowego zespołu. Analiza uwarunkowań ekonomicznych wykazała, że próba pozyskania stosownych praw wiąże się z poniesieniem znaczących nakładów finansowych. W ówczesnych analizach stwierdzono, że postawienie warunku dostarczenia stosownych praw i informacji spowoduje podniesienie kosztu realizacji pierwotnego zamówienia o około 80%, o ile będą one możliwe do zrealizowania, ze względu na powszechnie obecne restrykcje stosowane przez Wykonawców w zakresie zbywania stosownych praw. Z tego względu zamawiający zrezygnował z umieszczenia w umowach zapisów, pozwalających na samodzielne serwisowanie dostarczonych aplikacji we własnym zakresie. Należy przy tym nadmienić, że przepis ustawy nie wymaga od zamawiającego pozyskiwania kodów źródłowych i praw do modyfikacji dostarczonego rozwiązania. Stosowane przez nas rekomendacje Urzędu Zamówień Publicznych Zamawiający traktuje z pełną powagą, w wybranych postępowaniach pozyskał kody źródłowe i prawa do modyfikacji posiadanego rozwiązania, każdorazowo jednak taka decyzja była poprzedzona kalkulacją ekonomiczną i badaniem wpływu podjętych decyzji na perspektywy systemu. Zamawiający stoi na stanowisku, że decyzja o zakupie stosownych praw do systemu musi być połączona z badaniem posiadanych kompetencji i oceną, w jakim zakresie proponowane rozwiązanie dotyczy kluczowych procesów biznesowych Zamawiającego i na czym musi on skoncentrować swoje zainteresowanie i możliwości finansowe. Zamawiający co do zasady uznawał, że kluczowymi kompetencjami są zagadnienia związane z pracą wewnętrznego systemu urzędu, a w analizowanym przypadku obsługę i serwisowanie systemów zewnętrznych w stosunku do urzędu należy pozostawić wyspecjalizowanym firmom do realizacji. Zamawiający nie tworzy przy tym monopolisty, ponieważ zawsze posiada możliwość pozyskania rozwiązania innych producentów, taka sytuacja może mieć jednak miejsce wyłącznie w przypadku niewywiązywania się Wykonawcy z przyjętych na siebie zobowiązań i wiąże się z koniecznością poniesienia dodatkowych nakładów finansowych. Konieczność badania celowości ekonomicznej i zasad udzielenia zamówienia wynika bezpośrednio z zapisów ustawy o finansach publicznych. W ustawie tej wielokrotnie podkreślane są zasady udzielania zamówień publicznych z zachowaniem poszanowania zasad oszczędności i celowości. Na przykład w art. 47 ww. ustawy stwierdzono: Podmiot wnioskujący o przyznanie środków publicznych na realizację wyodrębnionego zadania powinien przedstawić ofertę wykonania zadania zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji, gwarantującą wykonanie zadania w sposób efektywny, oszczędny i terminowy. W art. 68 stwierdza się że: 1. Kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. 2. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: 1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; 2) skuteczności i efektywności działania; 4) ochrony zasobów; 7) zarządzania ryzykiem. Natomiast art. 254 stwierdza, iż: W toku wykonywania budżetu jednostki samorządu terytorialnego obowiązują następujące zasady gospodarki finansowej: 3) dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów; 4) zlecanie zadań powinno następować na zasadzie wyboru najkorzystniejszej oferty, z uwzględnieniem przepisów o zamówieniach publicznych, a w odniesieniu do organizacji pozarządowych - z odpowiednim zastosowaniem art. 43 i art. 221. Powyższe oznacza, że zamawiający jest uprawniony i zobowiązany do prowadzenia pełnej analizy ekonomicznej prowadzonych działań. Zamawiający przeanalizował również sytuację rynkową w zakresie przedmiotu zamówienia. Zamawiający ustalił, że w analizowanym obszarze oferta rynkowa podmiotów wykazujących się stosownym doświadczeniem obejmuje co najmniej trzy podmioty, które wykazują się kompetencjami w zakresie posiadania stosownej wiedzy i wystarczających zasobów do celów realizacji planowanego zadania, to jednak w zakresie technologicznym i bazodanowym jedynie wykonawca aktualnego rozwiązania dysponuje wiedzą techniczną konieczną do realizacji przedmiotu zamówienia. Potencjalny wykonawca wyklucza możliwość sprzedaży kodu źródłowego. W przypadku, gdy Wykonawca zdecydował by się na wykonanie takiego kroku, należy stwierdzić, że byłby on prawnie dopuszczalny wyłącznie w trybie przetargu nieograniczonego. Nabycie bowiem takiego przedmiotu zamówienia z gruntu rzeczy definiuje zupełnie inną sytuację rynkową, co oznacza, że wykluczenie innych wykonawców narusza prawa podmiotów konkurencyjnych. Kwota zamówienia będzie przekraczać dopuszczalne zamówienia podprogowe. Realizacja takiego postępowania oznacza również, że zamawiający utraci prawo do korzystania z dorobku wykonawcy. Sytuacja rynkowa w analizowanym sektorze oprogramowania wymusza bowiem na wykonawcach rozkładanie kosztów rozwoju oprogramowania na wiele podmiotów korzystających z niego, przy czym ogólnie obowiązującą zasadą jest korzystanie z dorobku całej grupy podmiotów, wpływających na rozwój systemu. Powyższe ma szczególne znaczenie w kontekście zmian prawnych. Pozyskanie kodu źródłowego oznacza, że wersje systemu zamawiającego i wykonawcy w określonym przedziale czasowym w wyniku rozwoju przestaną być zgodne. W konsekwencji spowoduje to powstanie sytuacji, w której zamawiający będzie musiał przejąć na swoje barki pełne koszty utrzymania systemu, co w tym przypadku jest nieuzasadnione. Rekomendacje Urzędu Zamówień Publicznych, o których wspomniano powyżej są bardzo celowe w przypadku oprogramowania pisanego na zamówienie. W analizowanym przypadku Zamawiający nabył rozwiązanie z tzw. pudełka, czyli ogólnie oferowane oprogramowanie, które w pewnym zakresie zostało dopracowane do potrzeb Zamawiającego i zintegrowane z jego innymi rozwiązaniami, rozwiązanie to jednak jest rozwijane jako ogólnie dostępne rozwiązanie rynkowe. Należy nadmienić, że koszty zakupu rozwiązania powszechnie dostępnego są wielokrotnie niższe od kosztów wykonania oprogramowania na zamówienie. Powyższe w opinii zamawiającego wyczerpuje przesłanki zawarte w art. 67 ust. 1 pkt.1) lit. a) i lit. b) ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych.