Dostawa i wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów

Łódź: Dostawa i wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów


Numer ogłoszenia: 409324 - 2012; data zamieszczenia: 19.10.2012

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - dostawy

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Miasto Łódź - Zarząd Dróg i Transportu , ul. Piotrkowska 175, 90-447 Łódź, woj. łódzkie, tel. 42 6384959, 6384911, faks 42 638-49-58.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.zdit.uml.lodz.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Dostawa i wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
dostawy.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów, świadczenie asysty technicznej oraz usług utrzymujących System elektronicznego obiegu dokumentów w stanie pozwalającym na ciągłą pracę Zamawiającego w okresie min. 12 miesięcy od protokolarnego odbioru przedmiotu zamówienia (dostawa, wdrożenie i przeszkolenie pracowników). System powinien być zgodny z wymaganiami i obowiązkami prawnymi dotyczącymi jednostek samorządu terytorialnego, a w szczególności z: o Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz. U. z 2000 r. nr 98, poz. 1071 z późn. zm.) wraz z aktami wykonawczymi; o Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2005r., nr 64, poz. 565 z późn. zm.) wraz z aktami wykonawczymi; o Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz. U. z 2002r., nr 101, poz. 926 z późn. zm.) wraz z aktami wykonawczymi; o Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych. (Dz.U. z 2004 r., nr 100, poz. 1024) o Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tj. Dz. U. z 2011 r., nr 123, poz. 698 z późn. zm.) wraz z aktami wykonawczymi; o Ustawa z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (tj. Dz. U. z 2011r., Nr 197, poz. 1172 z późn. zm.) wraz z aktami wykonawczymi; o Ustawa z dnia 6 września 2001 o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2001 r., Nr 112, poz. 1198 z późn. zm.) wraz z aktami wykonawczymi; o Ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2001 r., Nr 130, z poz. 1450 z późn. zm.) wraz z aktami wykonawczymi; o Ustawa z dnia 27 lipca 2001 r. o ochronie baz danych (Dz. U. z 2001 r., nr 128, poz. 1402 z późn. zm.); o Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2002 r., nr 144, poz. 1204 z późn. zm.) wraz z aktami wykonawczymi; o Ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tj. Dz. U. z 2006 r., nr 90, poz. 631 z późn. zm.) wraz z aktami wykonawczymi; o Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2012 r., poz. 526); o Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. z 2006r., Nr 206, poz. 1517); o Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. z 2006r., Nr 206, poz. 1518); o Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. z 2006r., Nr 206, poz. 1519 z późn. Zm.); Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana zobowiązany będzie na podstawie art. 31 ust.1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) podpisać umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, w celu wdrożenia Systemu, świadczenie asysty technicznej oraz czynności utrzymujących System w stanie pozwalającym na ciągłą pracę. Wzór umowy - tom III SIWZ (zamieszczony na stronie internetowej w odrębnym pliku) 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarty jest w Tomie II Opis przedmiotu Zamówienia..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
tak.

• 
  Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówień uzupełniających
  
• Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z prawa do udzielania zamówienia uzupełniającego w trybie z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 7 ustawy Prawo zamówień publicznych do 20% wartości zamówienia podstawowego.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
48.31.11.00-2.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 15.12.2012.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Zamawiający nie wprowadza obowiązku wniesienia wadium.

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający odstępuje od opisu sposobu dokonywania oceny spełniania warunków w tym zakresie.

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Wykonawca musi wykazać, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał (zakończył) co najmniej trzy zamówienia obejmujące dostawę i wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów o wartości co najmniej 300.000 zł brutto każdy (bez kosztów sprzętu komputerowego), przy czym każdy z tych systemów został wdrożony dla 100 lub więcej użytkowników, oraz potwierdzi, że w/w dostawy zostały wykonane należycie. Dla potrzeb oceny spełniania powyższego warunku, jeśli wartości zostaną podane w walutach innych niż PLN, Zamawiający przyjmie średni kurs PLN do tej waluty podawany przez NBP na dzień opublikowania ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych.

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający odstępuje od opisu sposobu dokonywania oceny spełniania warunków w tym zakresie.

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Wykonawca musi wykazać, że dysponuje, co najmniej: ­ Jedną osobą, która pełnić będzie funkcję Kierownika Projektu, posiadającą określone niżej kwalifikacje i doświadczenie w zakresie zarządzania projektami informatycznymi: wykształcenie wyższe, certyfikat PRINCE2 Practitioner lub równoważny, doświadczenie w pełnieniu funkcji kierownika projektu przynajmniej w jednym projekcie polegającym na dostawie i wdrożeniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów o wartości minimum 300.000 zł brutto, dla 100 lub więcej użytkowników. ­ Minimum czterema osobami, z których każda może pełnić funkcję Wdrożeniowca - każda z tych osób powinna posiadać określone niżej kwalifikacje i doświadczenie: wykształcenie wyższe; doświadczenie w zakresie wdrożenia systemów elektronicznego obiegu dokumentów, potwierdzoną udziałem w minimum 2 wdrożeniach w tym zakresie.

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Wykonawca musi wykazać, że: posiada środki finansowe lub zdolność kredytową na kwotę nie mniejszą niż 300.000,00 PLN Dla potrzeb oceny spełniania powyższego warunku, jeśli wartości zostaną podane w walutach innych niż PLN, Zamawiający przyjmie średni kurs PLN do tej waluty podawany przez NBP na dzień opublikowania ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie
  • wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami
  • oświadczenie, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadają wymagane uprawnienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień
  • informację banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w których wykonawca posiada rachunek, potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy, wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

• Wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełnienia warunków udziału w postępowaniu na zdolność finansową innych podmiotów, przedkłada informację banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, dotyczącą podmiotu, z którego zdolności finansowej korzysta na podstawie art. 26 ust. 2b ustawy, potwierdzającą wysokość posiadanych przez ten podmiot środków finansowych lub jego zdolność kredytową, wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert.

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

I. Jeżeli Wykonawca będzie polegał na wiedzy i doświadczeniu, osobach zdolnych do wykonania zamówienia, lub zdolnościach finansowych innych podmiotów niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu: 1. pisemne zobowiązanie do uczestnictwa tego podmiotu w wykonaniu zamówienia, w dowolnej, dozwolonej przez prawo postaci ( np., jako podwykonawca, doradca; itd.) - w przypadku, gdy Wykonawca wykazując spełnienie warunków udziału w postępowaniu polega na wiedzy i doświadczeniu innych podmiotów. 2. pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania do dyspozycji Wykonawcy osób na okres ich udziału w wykonywaniu zamówienia, zawierające także listę osób, które zostaną przez ten podmiot udostępnione - w przypadku, gdy Wykonawca wskazując spełnienie warunków udziału w postępowaniu polega na osobach zdolnych do wykonania zamówienia innych podmiotów; 3. pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania do dyspozycji Wykonawcy niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonaniu zamówienia, zawierające także wysokość środków finansowych, które mogą zostać przez ten podmiot udostępnione - w przypadku gdy Wykonawca wykazując spełnienie warunków polega na zdolnościach finansowych innych podmiotów.

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
cena oraz dodatkowe kryteria i ich znaczenie:

• 1 - Cena - 30
• 2 - Ocena funkcjonalności - 50
• 3 - Warunki serwisu i gwarancji - 20

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany postanowień umowy na zasadach określonych w SIWZ

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
http://www.zdit.uml.lodz.pl/

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
MIASTO ŁÓDŹ - ZARZĄD DRÓG I TRANSPORTU ul. Piotrkowska 175, 90-447 Łódź pokój 09 (lewa oficyna) - I piętro.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
29.10.2012 godzina 12:00, miejsce: MIASTO ŁÓDŹ - ZARZĄD DRÓG I TRANSPORTU ul. Piotrkowska 175, 90-447 Łódź pokój 208 (Kancelaria ZDiT).

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
dot. III.3) 1. Wykonawca nie później niż na dzień składania ofert zobowiązany jest wykazać spełnienie warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w pkt. III.3) oraz brak podstaw do wykluczenia z postępowania, w okolicznościach o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy. 2.W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego warunki określone w pkt. III.3) muszą spełniać wykonawcy łącznie natomiast każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie zobowiązany wykazać brak podstaw do wykluczenia go z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy. 3. Ocena spełniania przez wykonawców wymaganych warunków będzie oparta na zasadzie spełnia/ nie spełnia na podstawie informacji zawartych w załączonych do oferty dokumentach lub oświadczeniach, zgodnie z wymaganiami zamawiającego, określonymi w SIWZ. Z treści załączonych do oferty dokumentów musi jednoznacznie wynikać, że Wykonawca spełnił wymagane warunki. Dot III.4) 4. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego dokumenty wskazane w sekcjach III.4.2. i III.4.3. musi złożyć każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oddzielnie, pozostałe dokumenty mogą być składane łącznie, natomiast oświadczenie o spełnieniu warunków w postępowaniu, winno być złożone w imieniu wszystkich wykonawców. 5.Forma złożonych dokumentów. 5.1. Załączone do oferty dokumenty mogą być w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę z wyłączeniem oświadczeń i zobowiązania, o których mowa w III.6), które należy złożyć w formie oryginału. Dokumenty sporządzone w języku obcym należy składać wraz z tłumaczeniem na język polski. Zamawiający zastrzega sobie prawo żądania przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona przez Wykonawcę kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej prawdziwości. 5.2 W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz w przypadku podmiotów, oddających do dyspozycji Wykonawcy swoje zasoby na okres korzystania z nich przy wykonaniu zamówienia, kopie dokumentów dotyczących odpowiednio Wykonawcy lub tych podmiotów są poświadczane za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę lub te podmioty..

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie