Opracowanie optymalizujących funkcjonalności w zakresie poprawienia ergonomii wdrażanego Kompleksowego Systemu Informacyjnego UŁ oraz ich wdrożenie i utrzymanie.

Łódź: Opracowanie optymalizujących funkcjonalności w zakresie poprawienia ergonomii wdrażanego Kompleksowego Systemu Informacyjnego UŁ oraz ich wdrożenie i utrzymanie.


Numer ogłoszenia: 430822 - 2013; data zamieszczenia: 22.10.2013

OGŁOSZENIE O ZAMIARZE ZAWARCIA UMOWY - Usługi

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Uniwersytet Łódzki, ul. Narutowicza 65, 90-131 Łódź, woj. łódzkie, tel. 42 635 43 54, faks 42 635 43 26 , strona internetowa www.uni.lodz.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Uczelnia publiczna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Opracowanie optymalizujących funkcjonalności w zakresie poprawienia ergonomii wdrażanego Kompleksowego Systemu Informacyjnego UŁ oraz ich wdrożenie i utrzymanie..

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa opracowania optymalizujących funkcjonalności w zakresie poprawienia ergonomii wdrażanego Kompleksowego Systemu Informacyjnego UŁ (dalej KSI UŁ) oraz jej wdrożenia i utrzymania. Obecnie wdrożony i funkcjonujący KSI UŁ jest opracowany przez Simple S.A. 2. Zaprojektowane i wdrożone opracowania optymalizujące pracę i ergonomię KSI UŁ muszą obejmować następujące aspekty merytoryczne. 2.1. Optymalizacja ergonomii wprowadzania budżetów projektów poprzez predefiniowane arkusze kalkulacyjne. 2.2. Optymalizacja ergonomii wprowadzania budżetów podmiotów poprzez predefiniowane arkusze kalkulacyjne. Przeprowadzenie optymalizacji ergonomii wprowadzania budżetów podmiotów ma na celu ułatwienie obsługi procesu budżetowania jednostek uczelni i automatyczne ich załadowanie do obecnie wdrażanego systemu. 2.3. Optymalizacja słowników źródeł finansowania w celu poprawy ergonomii opisywania procesów w Uniwersytecie Łódzkim. Optymalizacja słowników źródeł finansowania ma na celu zmiany w systemie pozwalające na bardziej optymalne definiowanie słownika źródeł finansowania, ograniczenie ilości wprowadzanych pozycji, co znacznie ułatwi późniejszą obsługę wszelkich procesów na uczelni. 2.5. Optymalizacja bazy pośredniej, schematu bazy danych bazy pośredniej wraz z wyzwalaczami w celu zwiększenia przepustowości wymiany danych. 2.6. Optymalizacja funkcjonalności związanej z rozliczeniem wynagrodzeń, sposobem wprowadzania czasu pracy dydaktyków i rozliczeniem na projekty zgodnie z nową metodyką KSI. 2.7. Optymalizacja modelu rozliczenia źródeł finansowania poprzez rozdzielenie źródeł przychodowych (wpływu) od kosztowych. Optymalizacja ma na celu poprawę modelu rozliczania otrzymanych wpływów i uzyskanie lepszej dostępności do raportów. 3. Zamawiający wymaga by licencja na wdrożone rozwiązania optymalizujące była bezterminowa, dla ograniczonej liczby jednoczesnych użytkowników w liczbie min. 300 z zapewnieniem serwisu wdrożonego rozwiązania przez okres 3 lat od ich produkcyjnego uruchomienia. W ramach świadczenia usług serwisowych Wykonawca zobowiązuje się do usuwania Błędów na podstawie złożonych Zleceń Serwisowych. Usunięcie Błędów następować będzie bez odrębnego wynagrodzenia. a. Dla poszczególnych kategorii Błędów Wykonawca gwarantuje zachowanie następującego poziomu realizacji Zleceń Serwisowych: - Błędy Poważne - Błędy całkowicie uniemożliwiające pracę systemu, powodujące utratę danych, ich uszkodzenie lub zatrzymanie pracy całego systemu KSI UŁ. Wykonawca zobowiązuje się do Reakcji Serwisowej najpóźniej w czasie 12 godzin od mailowego lub telefonicznego zgłoszenia błędu przez Zamawiającego. Błąd tej kategorii będzie usunięty w trybie pilnym, nie później niż w ciągu 24 od zgłoszenia. - Błędy Istotne - Błędy występujące na każdym stanowisku i systemie obsługującym wdrożone rozwiązania optymalizujące, w przypadku których istnieje jednak możliwość takiego sposobu używania tych rozwiązań, że możliwe jest obejście przyczyn błędu. Wykonawca zobowiązuje się do Reakcji Serwisowej najpóźniej w czasie 48 godzin po telefonicznym lub mailowym zgłoszeniu błędu przez Zamawiającego. Błąd tej kategorii będzie usunięty nie później niż w ciągu 3 dni roboczych od dnia zgłoszenia. Wykonawca zobowiązany jest jednocześnie do podania takiego sposobu używania wdrożonych rozwiązań, aby przyczyny Błędu obejść. - Błędy Nieistotne - Wszystkie błędy, które nie należą do Kategorii Błędów Poważnych i Błędów Istotnych. Będą usuwane przez wykonawcę w ciągu 7 dni od daty milowego lub telefonicznego zgłoszenia przez Zmawiającego. b. Usunięcie Błędu nie może prowadzić do naruszenia struktur i integralności danych, prowadzić do utraty danych lub wpływać negatywnie na działanie innych składników infrastruktury informatyczne, w tym systemów pomocniczych. c. Jeżeli Usunięcie Błędu w czasie przewidzianym w punkcie a, jest niemożliwe lub znacznie utrudnione, Strony dopuszczają zastosowanie Tymczasowego Obejścia. d. Zastosowanie Tymczasowego Obejścia zmniejszającego kategorię Błędu nie wyłącza zobowiązania Wykonawcy do Usunięcia Błędu odpowiedniej kategorii w gwarantowanym Czasie Naprawy. W takim przypadku Czas Naprawy po zastosowaniu tymczasowego obejścia obliczany jest jak dla Błędu odpowiedniej kategorii, poczynając od chwili dokonania zgłoszenia. e. Przed zastosowaniem Tymczasowego Obejścia Wykonawca zobowiązany jest do uzyskania zgody Zamawiającego zgodnie z postanowieniem punktu. f. Podstawowym kanałem kontaktu z centrum serwisowym Wykonawcy dla dokonywania zgłoszeń jest adres e-mail, oraz telefon serwisowy podany przez wykonawcę. g. Do zgłaszania Zleceń Serwisowych uprawnieni są Pracownicy Zamawiającego posiadający Konta Administratora h. Wszystkie Zlecenia Serwisowe, niezależnie od kanału kontaktu, za pomocą którego dokonano zgłoszenia Zlecenia Serwisowego, są rejestrowane i uwidaczniane w Systemie Serwisowym, również jeżeli zostały dokonane za pomocą innych kanałów kontaktu. i. Wykonawca zobowiązany jest także przyjmować uwagi serwisowe od użytkowników platformy wpływające za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie WWW. j. O wpłynięciu takiej uwagi Wykonawca powinien niezwłocznie powiadomić zamawiającego drogą mailową lub telefoniczną. O przyjęciu uwagi zgłoszonej przez użytkownika serwisu do realizacji oraz zakwalifikowania jej do kategorii błędów decyduje Zamawiający. Czas reakcji serwisowej liczy się od czasu przekazania decyzji Zamawiającego. 4. W okresie 2 tygodni po starcie wdrożonych rozwiązań wprowadzony zostanie etap stabilizacji systemu, w którym będą poprawiane wszystkie niewielkie usterki i błędy w funkcjonowaniu wdrożonych rozwiązań. Dopiero po tym okresie Wykonawca i dokonaniu wszelkich zgłoszonych usterek i błędów stwierdzonych pozytywnych protokołem zdawczo-odbiorczym podpisanym przez przedstawicieli obu stron umowy, wykonawca będzie miał prawo do wystawienia faktury VAT za wykonanie przedmiotu zamówienia w zakresie wykonania systemu. 5. Bez uzyskania pisemnej zgody Zamawiającego, Wykonawca nie może wykorzystywać rezultatów wdrożonych rozwiązań..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
72.26.30.00-6, 72.26.00.00-5, 72.26.70.00-4.

II.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy.

SEKCJA III: PROCEDURA

Tryb udzielenia zamówienia:
Zamówienie z wolnej ręki

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie wszczęte zostało na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienie wyboru trybu
  

  Zgodnie z zawartą pomiędzy Uniwersytetem Łódzkim a Simple S.A. w dniu 23 kwietnia 2012r. umową na wykonanie wdrożenia i serwis Kompleksowego Systemu Informacyjnego Uniwersytetu Łódzkiego i treścią załącznika nr 9 - Warunki Licencji na system ERP, oprogramowanie, jego nowe wersje, modyfikacje oraz wszelkie jego aktualizacje, adaptacje oraz inne zmiany wraz z dokumentacją stanowią przedmiot autorskich praw majątkowych i prawa te podlegają ochronie na zasadach określonych w ustawie z dnia 4 lutego 1994r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, zgodnie z niniejszą licencją klienta końcowego właścicielem wszelkich praw i tytułów, w tym m.in. praw autorskich i praw patentowych dotyczących Oprogramowania, a także modyfikacji i rozszerzeń tych obszarów funkcjonalnych jest Licencjodawca. Licencja nie uprawnia klienta końcowego do: - podejmowania lub umożliwiania czynności mających na celu poznanie kodu źródłowego lub baz danych Oprogramowania poprzez jego wyświetlanie, obserwowanie i testowanie, w szczególności w celu poznania idei i zasad Oprogramowania, chyba że stanowi to element uprawnionych czynności niezbędnych w trakcie użytkowania oprogramowania, do których w szczególności należy czytanie bazy danych w celu integracji z innym oprogramowaniem, - dekompilacji, odtwarzania, reprodukowania lub modyfikowania kodu źródłowego lub baz danych oprogramowania. Wobec powyższych zapisów oraz z uwagi na charakter koniecznych prac programistycznych wchodzących w zakres niniejszego zamówienia, wynika, że jedynym wykonawcą jest licencjodawca oprogramowania czyli Simple S.A. Ponadto należy wskazać, iż przedmiot zamówienia oraz prace z tym związane polegają ochronie w zakresie ustawy o ochronie na zasadach określonych w ustawie z dnia 4 lutego 1994r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, tak w zakresie narzędzia informatycznego jaki i samej koncepcji wdrożenia, bowiem koncepcja wdrożenia obejmująca zakres przedmiotu zamówienia jest realizacją autorskiego projektu Kompleksowego Systemu Informacyjnego UŁ, którego właścicielem majątkowych praw autorskich jest Uniwersytet Łódzki. Przedmiot niniejszego zamówienia obejmuje opracowanie bardziej ergonomicznych rozwiązań mających na celu ułatwienie pracy z samym narzędziem informatycznym jako systemem ERP. Dlatego też Zamawiający mając na uwadze zapisy umowy licencyjnej będącej elementem umowy wdrożeniowej, podjął decyzję o wyborze trybu zamówienia z wolnej ręki, gdyż jedynym wykonawcą tego zamówienia może być autor narzędzia informatycznego. Należy także wskazać, iż zamówienie główne obejmuje wszystkie elementy wdrożenia (licencje, wdrożenie, serwis, szkolenia oraz drobne prace rozwojowe), które Zamawiający potrafił przewidzieć i zaplanować. Natomiast przedmiot obecnego zamówienia ma charakter typowo wynikowy będący efektem pracy na wdrażanym systemie i ma na celu poprawienie funkcji użytkowych wdrażanego systemu. Zamawiający na etapie organizowania postępowania na wdrożenie KSI UŁ, nie miał możliwości opisać zasad jego ergonomiczności, gdyż walory użytkowe oprogramowania są elementem czysto subiektywnym. Ponadto należy wskazać, iż szacowana wartość zamówienia nie będzie przekraczać kwoty 220.000 zł. przy wartości umowy wdrożeniowej wynoszącej 3.269.182,- zł.

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

NAZWA I ADRES WYKONAWCY KTÓREMU ZAMAWIAJĄCY ZAMIERZA UDZIELIĆ ZAMÓWIENIA

• Simple S.A., ul. Bronisława Czecha, 04-555 Warszawa, kraj/woj. mazowieckie.