Archiwizacja dokumentacji projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w Urzędzie Miejskim w Gdańsku

Gdańsk: Archiwizacja dokumentacji projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w Urzędzie Miejskim w Gdańsku


Numer ogłoszenia: 444672 - 2013; data zamieszczenia: 31.10.2013

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Gmina Miasta Gdańsk Urząd Miejski w Gdańsku , ul. Nowe Ogrody 8/12, 80-803 Gdańsk, woj. pomorskie, tel. 58 3236129, faks 58 3236529.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.gdansk.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Archiwizacja dokumentacji projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w Urzędzie Miejskim w Gdańsku.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi archiwizacji dokumentacji archiwalnej (kat. A) i dokumentacji niearchiwalnej (kat. B), która polegać będzie na kompleksowym przygotowaniu, uporządkowaniu i zewidencjonowaniu dokumentów pochodzących z zadań współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej z perspektywy finansowej 2004-2006 oraz 2007-2013.
Dokumentacja zawiera wydruki w różnych formatach, na papierze biurowym, kartki połączone zszywkami, spinaczami lub zbindowane, przechowywane w koszulkach, teczkach lub w segregatorach z zachowaniem jednorodności tematycznej akt.
2. Akta (w ilości maksymalnej 335 mb) będące przedmiotem archiwizacji, znajdują się w siedzibie spółki Gdańskie Inwestycje Komunalne Sp. z o.o. przy ul. Żaglowej 11, 80-560 Gdańsk oraz w Wydziale Programów Rozwojowych Urzędu Miejskiego w Gdańsku, przy ul. Kartuskiej 5, 80-103 Gdańsk.
Maksymalna ilość akt:
kat. A - 300 mb
kat. BE25 - 35 mb
Razem - 335 mb
3. W celu ułatwienia właściwego skalkulowania ceny za zamawiane usługi Zamawiający umożliwia Wykonawcy przed sporządzeniem oferty przeprowadzenie wizji w miejscu przechowywania dokumentów mającej na celu zapoznanie się ze stanem dokumentacji, ilością i sposobem przechowywania.
4. Miejsce wykonania zamówienia:
Zamówienie będzie wykonywane w siedzibie spółki Gdańskie Inwestycje Komunalne Sp. z o.o. przy ul. Żaglowej 11 w Gdańsku oraz w siedzibie Wydziału Programów Rozwojowych przy ul. Kartuskiej 5 w Gdańsku, w dniach od poniedziałku do piątku, w godzinach 8:00-15:00, bez prawa przenoszenia dokumentacji poza wyznaczone przez Zamawiającego miejsce archiwizacji.

II.1.5) przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:

• 
  Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówień uzupełniających
  
• Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp, stanowiących nie więcej niż 50% wartości zamówienia podstawowego.

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.99.51.00-6.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Okres w miesiącach: 8.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Warunek zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie - Wykonawca wykonał w sposób należyty usługi archiwizacji akt kategorii A w ilości co najmniej 300 metrów bieżących oraz kategorii B w ilości co najmniej 30 metrów bieżących.

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Warunek zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje osobami, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, z których:
    a) co najmniej dwie osoby posiadają doświadczenie (praktykę) w archiwizowaniu dokumentacji niearchiwalnej kat. B, to jest każda z nich uporządkowała osobiście akta kategorii B w ilości co najmniej 20 metrów bieżących oraz,
    b) co najmniej jedna osoba świadcząca usługę posiada doświadczenie (praktykę) w archiwizacji materiałów archiwalnych, to jest uporządkowała osobiście akta kategorii A w ilości co najmniej 50 metrów bieżących.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;
• wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami;

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.3) ZMIANA UMOWY

przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

1. Zamawiający przewiduje możliwość dokonywania zmian Umowy w zakresie:
a) warunków płatności,
b) zmiany wynagrodzenia w przypadku zmiany ustawowej stawki podatku VAT.
2. Zmiany, o których mowa w ust. 2 mogą nastąpić w szczególności:
a) w przypadku zmiany stawki podatku od towarów i usług na dzień wykonania usługi w stosunku do stawki obowiązującej w dniu zawarcia Umowy,
b) gdy konieczność wprowadzenia zmian wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy,
c) z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego,
d) w przypadku zmiany przepisów prawnych oraz wytycznych, w oparciu o które realizowane jest zamówienie.
3. Zmiany Umowy następują na pisemny wniosek jednej ze Stron wraz z pisemnym uzasadnieniem konieczności wprowadzenia tych zmian, z zastrzeżeniem § 2 ust. 4.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.gdansk.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Biuro Zamówień Publicznych Urzędu Miejskiego w Gdańsku - pok. 127.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
18.11.2013 godzina 12:00, miejsce: Urząd Miejski w Gdańsku, ul. Nowe Ogrody 8/12, 80-803 Gdańsk, BIURO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH pokój 129 (I piętro).

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
1. Termin i miejsce otwarcia ofert: 18.11.2013 r. godz. 12:30, siedziba Zamawiającego, sala 132 A.
2. Zamawiający nie zamierza zawierać umowy ramowej ani ustanowić dynamicznego systemu zakupów.
Zamówienie nie jest finansowane ze środków Unii Europejskiej.
3. Osobą uprawnioną do kontaktowania się z Wykonawcami jest pracownik Biura Zamówień Publicznych Urzędu Miejskiego w Gdańsku - Monika Wilczyńska, pok. 127, tel. (58) 32-36-127, faks (58) 32-36-529, e-mail: monika.wilczynska@gdansk.gda.pl, w dniach: pon., wt., czw. - w godzinach od 8:00 do 16:00; w śr. - w godzinach od 8:00 do 17:00, w pt. - w godzinach od 8.00 do 15.00.
4. Sygnatura postępowania: BZP-271-094/WPR/13/MW.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie