Wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie uczelnią. Oznaczenie sprawy: OZ/U/14/OB/13 - pl-gliwice: usługi wdrażania oprogramowania

Opis przedmiotu przetargu: opis potrzeb i wymagań zamawiającego określonych w sposób umożliwiający przygotowanie się wykonawców do udziału w dialogu. a. przedmiotem zamówienia jest dostawa, wdrożenie i wsparcie przy utrzymaniu zintegrowanego systemu informatycznego (dalej zsi) wspomagającego realizację procesów gospodarczych zachodzących w ramach działalności politechniki śląskiej w obszarach planowania, rachunkowości ( rachunkowość finansowa, rachunkowość zarządcza), gospodarki materiałowej i świadczenia usług (zakupy, sprzedaż, gospodarka materiałowa i magazynowa, zarządzanie nieruchomościami, inwestycje i gospodarka remontowa), zarządzania kadrami (administracja kadrami, administracja wynagrodzeniami i świadczeniami, rozliczanie listy płac). b. czas realizacji trwania zamówienia dostawa i zakończenie wdrożenia systemu do 24 miesięcy od podpisania umowy, wsparcie przy utrzymaniu zsi przez 24 miesiące od zakończenia wdrożenia. c. dostawa, wdrożenie i wsparcie przy utrzymaniu zsi obejmuje w szczególności a) dostarczenie przez wykonawcę oprogramowania i licencji niezbędnych do uruchomienia zsi dla około 300 użytkowników przy czym zamawiający dostarczy oprogramowanie i licencje systemowe i bazodanowe w oparciu o umowę microsoft select academic ; b) dostosowania oprogramowania aplikacyjnego przez prace projektowo programistyczne, przekazania dokumentacji projektowej, kodu źródłowego oraz przeniesienie przez wykonawcę na zamawiającego majątkowych praw autorskich do utworów. postanowienie dotyczące przeniesienia majątkowych praw autorskich, o którym mowa powyżej będzie dotyczyło tylko i wyłącznie rozwiązań dedykowanych dla specyfiki zamawiającego; c) wykonanie przez wykonawcę na rzecz zamawiającego usług mających na celu skonfigurowanie, zintegrowanie, przetestowanie i wdrożenie zsi oraz przeniesienie danych niezbędnych do funkcjonowania nowego systemu. zamawiający posiada programy finansowo księgowy, kadry, płace, podatki, środki trwałe wykonane w technologii fox pro z wykorzystaniem baz dbase i oczekuje migracji danych z tych systemów; d) przeprowadzenie szkoleń dla użytkowników zsi o różnych profilach i poziomach zaawansowania; e) udzielenie gwarancji i usuwanie ew. błędów; f) wprowadzanie modyfikacji i rozszerzeń zsi w zakresie uzgodnionym w umowie; g) zapewnienie mechanizmu tworzenia kopii zapasowych; h) wykonanie interfejsów programowych do obecnie eksploatowanego oprogramowania; zamawiający oczekuje integracji zsi z systemami sots (system obsługi toku studiów), eti invent(system wspomagający inwentaryzację środków trwałych) oraz raportowania do systemu polon; i) wsparcie przy utrzymaniu modułów uruchomionych w czasie wdrożenia od momentu odbioru danego modułu do odbioru końcowego (całego zsi); j) wsparcie przy utrzymaniu całego zsi przez okres 24 miesięcy od zakończenia wdrożenia; k) realizację wielowymiarowej hurtowni danych wraz z dostawą odpowiednich narzędzi analitycznych; l) system musi zawierać moduł elektronicznego obiegu dokumentów dla wspierania procesów wymagających procedowania wg. ścieżki akceptacji; m) system musi zawierać samoobsługowy portal pracowniczy dla zautomatyzowania procesów kadrowo płacowych (urlopy, delegacje, karty czasu pracy, paski wypłat, itp.). d. szczegółowe wymagania związane z poszczególnymi obszarami będą zdefiniowane po fazie dialogu konkurencyjnego. ogólna charakterystyka poszczególnych obszarów, zamieszczona poniżej, ma na celu wskazanie na specyfikę procesów w dużej uczelni oraz określenie charakterystyki ilościowej głównych procesów w niżej wymienionych obszarach (dobór systemu do skali problemów). opis stanu obecnego zawarty w charakterystyce czasami może zawierać obecnie obowiązujące mechanizmy obsługi danego procesu. takich opisów nie należy traktować w kategoriach „wymagań” lecz jedynie jest to zobrazowanie problemu do rozwiązania. podobnie podział na obszary funkcjonalne ma charakter pomocniczy, którego celem jest ogólne zdefiniowanie zakresu funkcjonalnego systemu a nie jego struktury. 1. planowanie. a) ogólna charakterystyka. obejmuje całokształt funkcji związanych z analizą finansową, budżetowaniem, w szczególności — przygotowanie planów (budżet) dotyczących wszelkich kosztów uwzględniających przyjęty na uczelni model budżetowania, obejmujących wszystkie potrzebne przekroje, np. wg struktury organizacyjnej, procesów, projektów, lokalizacji i oczywiście czasu, — informowanie jednostek organizacyjnych o poniesionych kosztach i aktualnych limitach, — budżety projektów, — kontrola realizacji budżetów wykrywanie odchyleń i ewentualnych zagrożeń w realizacji budżetów, — korekta planów (np. wynikająca z regulacji płac), — wykonywanie prognoz, analiz i symulacji. 2 rachunkowość finansowa. 2.1 księgowość. a) ogólna charakterystyka. dziennie wprowadzanych jest około 2800 dekretów zawierających informację księgową. każdy operator dekretuje dokumenty w swoich dziennikach cząstkowych (rejestrach). w związku z tym system obecnie jest oparty na zasadzie księgowości rejestrowej proces tworzenia zapisów księgowych rozbity na 3 etapy — grupowanie dokumentów w dzienniki cząstkowe (dowody księgowe pk), — kontrola i przekazanie do księgowania, — rozksięgowanie rejestrów –aktualizacja zapisów księgi głównej w oparciu o zapisy w dowodach księgowych. b) charakterystyka ilościowa. — ilość rejestrowanych dowodów księgowych w ciągu roku około 5500, — ilość dekretów w ciągu roku około 700 000, — ilość pozycji w słowniku mpk około 200, — ilość projektów z wydzielonym numerem około 1500. 2.2. finanse. a) ogólna charakterystyka. 1) operacje bezgotówkowe — wiele rachunków bankowych w różnych bankach, — rachunki walutowe, — korzystanie z zewnętrznych usług typu „home banking”, — korzystanie z zewnętrznych usług „płatności masowe”, — projekty unijne wymagają dedykowanych kont bankowych – wymóg pokrywania wszystkich wydatków związanych z danym projektem tylko z przypisanego do tego projektu konta, np. przelewy wynagrodzeń na ror, przelewy do zus, zapłata za faktury itp. 2) kasy. aplikacje wspomagające obsługę kas muszą obsługiwać zarówno elektroniczną jak i tradycyjną wersję raportu kasowego oraz dokumentów kp, kw. w kwesturze funkcjonuje jedna kasa. 3) zaliczki i delegacje. należą tutaj funkcje związane z przyznawaniem i rozliczeniem zaliczek (delegacje, zakupy, opłaty, itp.). zaliczki pobierane są przez pracowników uczelni. b) charakterystyka ilościowa. — główne konta bankowe 210 sztuk, — zaliczki około 1 000 rocznie, — delegacje około 10 000 rocznie, 2.3. środki trwałe. a) ogólna charakterystyka. ewidencją objęte są środki trwałe, wartości niematerialne i prawne, składniki niskocene, druki ścisłego zarachowania. szczególnym rodzajem środka trwałego jest aparatura badawcza. objęte centralną ewidencją ilościowo – wartościową są amortyzowane w czasie środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne o wartości ponad 3 500 pln oraz środki trwałe i wartości niematerialne i prawne amortyzowane jednorazowo (w podziale na grupy i podgrupy), księgozbiory (zgodnie z akcesjami bibliotek), obce środki trwałe i wartości niematerialne i prawne (zakupione ze zleceń działalności badawczej). środki te ewidencjonowane są w systemie f k wg pól spisowych na podstawie dokumentów przychodowych i rozchodowych, zgodnie z rodzajem przychodu –rozchodu, wg rejestrów księgowych. b) charakterystyka ilościowa. — środki trwałe, wyposażenie, aparatura badawcza (centralna ewidencja ilościowo wartościowa) około 100 000 sztuk, 8 100 składników nisko cennych, 1 200 wartości niematerialne i prawne, — ilość ksiąg inwentarzowych prowadzonych w jednostkach organizacyjnych około 175 sztuk, 2.4 rozrachunki. a) ogólna charakterystyka. rodzaje rozrachunków 1) rozrachunki z kontrahentami — wiele rejestrów sprzedaży z osobną numeracją faktur; 2) rozrachunki z osobami fizycznymi, z tytułu pożyczek mieszkaniowych, czynszów, niedoborów i szkód ,zaliczek, delegacji, depozytów, inne. część sprzedaży rejestrowana jest w kasach fiskalnych; 3) rozrachunki wewnętrzne. rozrachunki związane są z podziałem kosztów dostaw i usług pomiędzy jednostki organizacyjne oraz rozliczeniem usług świadczonych pomiędzy poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi. b) charakterystyka ilościowa. — ilość faktur sprzedażowych w rejestrze vat około 15 000 rocznie, — ilość faktur zakupowych w rejestrze vat około 30 000 rocznie. 3. gospodarka materiałowa i świadczenie usług. 3.1 gospodarka materiałowa i magazynowa. a) ogólna charakterystyka. na politechnice istnieją 23 magazyny. magazyny objęte są ewidencją wartościową i ilościową. wycena dokonywana jest wg ceny zakupu. w związku z tym prowadzony jest centralny indeks materiałowy. b) charakterystyka ilościowa. — ilość rejestrowanych dokumentów obrotowych około 45000 rocznie. 3.2. sprzedaż. wystawianych jest około 15 000 faktur sprzedażowych rocznie. dla części usług, zasady sprzedaży określają zawarte umowy. większość sprzedaży stanowią — produkty wydawnictwa około 1 400 faktur rocznie, — usługi wynajmu pomieszczeń (fakturowanie okresowe, obciążanie kosztami mediów) około 3 000 faktur rocznie, — dom gościnny sezam około 2 000 faktur rocznie, — usługi badawcze około 1 000 faktur rocznie. 3.3 zakupy. wystawianych jest około 27 000 wniosków o zakup rocznie. wnioski zakupowe wymagają akceptacji (listy kontrolne). wniosek dotyczy dostawy z magazynu (towar już zakupiony), zakupu towaru lub usługi na podstawie umowy lub zakupu bez umowy. w politechnice sporządzane są roczne plany zakupów. 3.4 zarządzanie nieruchomościami. politechnika administruje 7 budynkami mieszkalnymi (34 lokale mieszkalne, 5 użytkowych) oraz posiada 49 lokali w 19 wspólnotach mieszkaniowych. ponadto posiada ośrodki wypoczynkowe w szczyrku i jastrzębiej górze. 4. zarządzanie kadrami 4.1 administracja kadrami. a) ogólna charakterystyka. najistotniejsze cechy stanowiące o specyfice tych procesów to — nauczyciele akademiccy zatrudniani na podstawie aktu mianowania lub umowy o pracę na czas określony lub nieokreślony, — podział na grupy pracownicze, stanowiska, kategorie i działalności (podział potrzebny również w sprawozdaniach), — ogólne zasady wynagradzania określają przepisy zewnętrzne, wiele źródeł finansowania wynagrodzenia jednego pracownika (etat podzielony na części płacone z różnych źródeł, lub składowe wynagrodzenia mają różne źródła finansowania), — okresowe procedury regulacji wynagrodzeń, — wieloetatowość pracowników jeden pracownik może mieć kilka umów o pracę jednocześnie obowiązujących, — okresowe sprawozdania przekazywane do ministerstwa. b) charakterystyka ilościowa. — liczba pracowników około 3 700, — liczba przyjmowanych pracowników około 400 rocznie, — aktualny stan kartoteki kadrowej około 8 000 osób, — wielopoziomowa struktura organizacyjna zmienna w czasie (tworzenie nowych jednostek, podział jednostki, zmiana nazwy, zmiana podporządkowania, likwidacja jednostek organizacyjnych) ponad 200 jednostek organizacyjnych w słowniku. 4.2 administracja wynagrodzeniami. wypłata wynagrodzeń ze stosunku pracy. a) ogólna charakterystyka. zasady naliczania wynagrodzenia regulowane są dodatkowo przepisami dotyczącymi szkolnictwa wyższego. obecnie są trzy obligatoryjne terminy wypłaty głównej, odnoszące się do następujących grup pracowniczych — nauczycieli akademickich (z góry), — pracowników technicznych i administracyjnych(z dołu), — robotników i obsługi(do 10 ego następnego miesiąca). szczególnym rodzajem wypłat są wypłaty wynagrodzeń z projektów unijnych ponieważ —przelewy muszą być zrealizowane z dedykowanych kont bankowych przypisanych do danego projektu, — każda wypłata musi być imiennie rozliczana według zadań realizowanych w ramach budżetu obowiązującego dla danego projektu. pracownicy zatrudnieni w ramach kilku umów muszą mieć rozliczane składki zus zgodnie z obowiązującymi przepisami, tzn. łącznie ze wszystkich źródeł w ramach danego tytułu ubezpieczenia. b) charakterystyka ilościowa. — ilość głównych wypłat wynikających ze stosunku pracy obejmuje około 3 700 osób, — ilość składników wynagrodzeń w słowniku około 500, — ilość wypłat korekcyjnych związanych z zus (raporty korygujące) około 600 rocznie, umowy cywilno prawne. a) ogólna charakterystyka. obszar ten obejmuje całość procesów związanych z realizacją umów cywilno prawnych. umowy takie mogą być zawierane z pracownikami, doktorantami, studentami i osobami spoza uczelni w tym cudzoziemcami. zawarcie umowy następuje w jednostce organizacyjnej, natomiast służby centralne odpowiadają za kontrolę prawną i finansową realizowanej umowy oraz prawidłowe dokonywanie zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz ich wyrejestrowań. obecnie wypłaty z tytułu umów cywilno prawnych mają miejsce dwa razy w miesiącu. ilość realizowanych wypłat rachunków w ciągu miesiąca waha się od około tysiąca do kilku tysięcy. tak jak w przypadku wypłat ze stosunku pracy możliwe są wypłaty dodatkowe, np. korekta składek zus oraz wypłata z projektów unijnych. b) charakterystyka ilościowa. — średnio 11 000 z umów cywilno prawnych na rok, — ilość osób spoza uczelni mających zawarte umowy cywilno prawne około 2 000 rocznie. ubezpieczenia zus. a) ogólna charakterystyka. obszar ten obejmuje całość funkcji związanych z przesyłaniem informacji o ubezpieczeniach społecznych i zdrowotnych do zus z wykorzystaniem programu płatnik. program płatnik powinien być wykorzystywany jedynie jako narzędzie do wysyłania informacji, tak więc wszelka potrzebna do utworzenia dokumentów zus informacja powinna znajdować się w zbiorach systemu. proces przesyłania danych do zus dotyczy pracowników, doktorantów, studentów, osób spoza uczelni zawierających umowy cywilno prawne. w przypadku studentów i doktorantów w tym cudzoziemców politechnika płaci składkę na ubezpieczenie zdrowotne. podatki. a) ogólna charakterystyka. obszar ten obejmuje funkcje związane z rozliczeniem podatków, drukowaniem i dystrybucją pit, sporządzaniem deklaracji i przekazaniem podatku do urzędu skarbowego oraz funkcje kontrolne i monitorujące. rozliczeniu podlegają wszystkie przychody niezależnie od miejsca ich rejestrowania i obejmują wynagrodzenie pracowników, stypendia, wypłaty z tytułu umów cywilno prawnych, dofinansowania i inne podlegające opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. rozliczenie to może dotyczyć pracowników, doktorantów, studentów, osób spoza uczelni razem ok 6500 osób. działalność socjalna. a) ogólna charakterystyka. świadczeniobiorcami usług socjalnych są (ok. 10 000 osób) pracownicy, emeryci, renciści oraz członkowie ich rodzin, jak również osoby zajmujące się pochówkiem zmarłego pracownika/emeryta. istotne jest prowadzenie słownika świadczeniobiorców oraz rejestrowanie powiązań rodzinnych pracownika (małżeństwo pracowników, dzieci pracownika, osoby pobierające renty rodzinne po zmarłych pracownikach) . w pkt.ii.3) niniejszego ogłoszenia podano maksymalny termin w jakim musi być zrealizowane zamówienie, dokładne terminy realizacji zamówienia podane zostały powyżej. cpv 72.26.30.00 6 usługi wdrażania oprogramowania, 72.25.00.00 7 usługi w zakresie konserwacji i wsparcia systemów, 72.26.80.00 1 usługi dostawy oprogramowania. ii.1.6)