Obsługa zagranicznych wyjazdów zlecanych przez Urząd Miejski w zakresie zapewnienia biletów lotniczych i kolejowych oraz noclegów za granicą

Białystok: Obsługa zagranicznych wyjazdów zlecanych przez Urząd Miejski w zakresie zapewnienia biletów lotniczych i kolejowych oraz noclegów za granicą


Numer ogłoszenia: 484376 - 2012; data zamieszczenia: 03.12.2012

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Miasto Białystok , ul. Słonimska 1, 15-950 Białystok, woj. podlaskie, tel. 085 869 60 02, faks 085 869 62 65.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.bialystok.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Obsługa zagranicznych wyjazdów zlecanych przez Urząd Miejski w zakresie zapewnienia biletów lotniczych i kolejowych oraz noclegów za granicą.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
1. Przedmiotem zamówienia jest: 1) Obsługa zagranicznych wyjazdów zlecanych przez Urząd Miejski w zakresie zapewnienia biletów na połączenia kolejowe i lotnicze we wszystkich kierunkach za granicą, w tym przelotów na terytorium danego kraju, bezkolizyjnej realizacji połączeń wieloetapowych i możliwości ich łączenia, z uwzględnieniem warunków podróży i pobytu określonych każdorazowo przez Zamawiającego. 2) Zapewnienie noclegów w hotelach za granicą, z uwzględnieniem warunków podróży i pobytu określonych każdorazowo przez Zamawiającego. 3) Zakres geograficzny obejmuje zakup biletów lotniczych i kolejowych, oraz zakwaterowanie hotelowe na całym świecie. 4) Przez bilet lotniczy rozumie się bilet na trasie tam i z powrotem lub w jedną stronę dla jednej osoby. 5) Przez rezerwację miejsc hotelowych należy rozumieć dokonanie czynności rezerwacji miejsc hotelowych ze śniadaniami oraz opłat. Zamawiający każdorazowo określi szczegółowe wymagania co do lokalizacji, terminu oraz granic cenowych noclegu, a także ewentualnych dodatkowych preferencji w zakresie jakości hotelu i obsługi. Zamawiający zastrzega sobie prawo wskazania konkretnego hotelu, w którym Wykonawca będzie zobowiązany zarezerwować miejsca hotelowe w ilości podanej przez Zamawiającego. W przypadku rezerwacji miejsca hotelowego wskazanego przez Zamawiającego, Wykonawcy nie przysługuje dodatkowe wynagrodzenie. 6) Wykonawca zobowiązuje się w szczególności do: a) Realizacji umowy w pełnym jej zakresie, od poniedziałku do piątku, co najmniej w godzinach 9-18, a także w soboty co najmniej w godzinach 10-14, b) dodatkowego zapewnienia kontaktu telefonicznego czynnego 24h/dobę, we wszystkie dni w roku, umożliwiającego dokonanie rezerwacji, zakupu, zmian, anulacji biletów lotniczych i kolejowych, jak również rezerwacji, zakupu, zmian, anulacji miejsc hotelowych, oraz umożliwiającego kontakt osób będących w podróży, c) wyszukiwania ofert połączeń lotniczych i kolejowych oraz hoteli, d) rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych i kolejowych oraz miejsc hotelowych za granicą, w zależności od potrzeb Zamawiającego, e) pośredniczenia w odwoływaniu, zmianie rezerwacji i zwrotach opłat, f) reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych, g) informowania (osobiście, pisemnie, faksem, telefonicznie lub droga elektroniczną) o zbliżających się terminach wykupu biletów i miejsc hotelowych przy dokonanych wcześniej rezerwacjach, h) informowania Zamawiającego o wszelkich wydarzeniach i okolicznościach mogących mieć wpływ na przebieg i warunki podróży oraz pobytu, i) bieżącego aktualizowania dostępnej oferty, j) dbania o interes Zamawiającego, w tym uwzględniania ekonomicznych możliwości Zamawiającego, k) realizowania usługi zgodnie z treścią SIWZ oraz z treścią oferty Wykonawcy, l) Wykonawca zobowiązany jest do dołączania wydruku kalkulacyjnego z systemu do przedstawianych ofert połączeń. Druk rezerwacyjny musi być przesyłany bezpośrednio z systemu rezerwacji na adres email Zamawiającego. 7) Zamawiający zastrzega sobie możliwość organizowania noclegów we własnym zakresie jeśli ze względów organizacyjnych i/lub finansowych jest to uzasadnione. 8) Wykonawca dodatkowo przygotuje co miesiąc zestawienie zrealizowanych w danym miesiącu usług. Zestawienie będzie zawierało informacje, o których mowa w § 6 ust. 11 projektu umowy, stanowiącego załącznik do siwz.

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
tak.

• 
  Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówień uzupełniających
  
• Zamawiajacy przewiduje mozliwość udzielania zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp, stanowiących nie wiecej niż 50 % wartości zamówienia podstawowego i polegających na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówień.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
63.51.60.00-9, 63.51.20.00-1.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 31.12.2013.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
nie dotyczy

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • nie dotyczy

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • w celu potwierdzenia spełnienia warunku wykonawca winien wykazać się zrealizowaniem w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert w niniejszym postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie - co najmniej 15 zamówień (realizowanych jako odrębne zlecenia lub w ramach jednej umowy) dotyczących kompleksowej obsługi wyjazdów zagranicznych (sprzedaż biletów lotniczych i kolejowych na trasach międzynarodowych oraz na terytorium danego kraju, wraz z zapewnieniem noclegów za granicą) o charakterze nieturystycznym (tj. m.in. z koniecznością dotarcia na miejsce oraz wyjazdu w ściśle określonym czasie, z noclegiem w ściśle określonej lokalizacji) z tego co najmniej 1 obejmujący obszar Rosji lub krajów azjatyckich oraz co najmniej 1 obejmujący teren USA, z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania, odbiorców oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że usługi zostały wykonane należycie - zał. nr 2 do SIWZ.

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • nie dotyczy

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • nie dotyczy

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • w celu potwierdzenia spełnienia warunku wykonawca winien wykazać, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę min. 50 000 PLN.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie
  • opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.5) INFORMACJA O DOKUMENTACH POTWIERDZAJĄCYCH, ŻE OFEROWANE DOSTAWY , USŁUGI LUB ROBOTY BUDOWLANE ODPOWIADAJĄ OKREŚLONYM WYMAGANIOM

W zakresie potwierdzenia, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane odpowiadają określonym wymaganiom należy przedłożyć:

• inne dokumenty

  1. Certyfikat przynależności IATA (Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniczego) lub ważne świadectwo akredytacji IATA uprawniające do usługi w zakresie agencji sprzedaży pasażerskiej IATA. 2. Wydruki kalkulacyjne z systemu rezerwacyjnego ilustrujące kalkulację cenową oferty Wykonawcy (dla 11 przykładowych tras wskazanych w rozdz. XIII SIWZ oraz formularzu ofertowym).

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia: 1) Każdy Wykonawca zobowiązany jest złożyć oddzielnie dokument określony w sekcji III.4.2) tiret 2, 2) warunki dotyczące posiadania wiedzy i doświadczenia oraz sytuacji ekonomicznej i finansowej, będą badane łącznie - dokumenty określone sekcji III.4.1) powinien złożyć co najmniej jeden z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, 3) Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu określone sekcji III.4.1) oraz oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu określone w sekcji III.4.2) tiret 1 składa pełnomocnik Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w ich imieniu bądź każdy z Wykonawców oddzielnie. 2. Zgodnie z art. 26 ust 2b) i 2c) ustawy Pzp, wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów (przedstawione w formie oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii) do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonaniu zamówienia. Zobowiązanie do udostępnienia zasobów w trybie art. 26 ust. 2b ustawy winno być sporządzone zgodnie z zasadami reprezentacji podmiotu, który takie zobowiązanie podejmuje. Jeżeli z uzasadnionej przyczyny wykonawca nie może przedstawić dokumentów dotyczących sytuacji finansowej wymaganych przez Zamawiającego, może przedstawić inny dokument, który w wystarczający sposób potwierdza spełnianie opisanego przez zamawiającego warunku. 3. Jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentu, o którym mowa w sekcji III.4.3.1) zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, Dokument, o którym mowa w sekcji III.4.3.1) lub zastępujący je dokument, o którym mowa wyżej, powinny być wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. W przypadku wątpliwości co do treści dokumentu złożonego przez Wykonawcę mającego siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamawiający może zwrócić się do właściwych organów odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania z wnioskiem o udzielenie niezbędnych informacji dotyczących przedłożonego dokumentu.

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
nie

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.bip.bialystok.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Urząd Miejski w Białymstoku, Departament Prezydenta Miasta, ul. Słonimska 1, 15-950 Białystok, pok. 503.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
11.12.2012 godzina 11:00, miejsce: Urząd Miejski w Białymstoku, Departament Prezydenta Miasta, ul. Słonimska 1, pok. 401, pietro IV, 15-950 Białystok.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
nie dotyczy.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie