Wyłonienie Wykonawcy w zakresie dzierżawy 16 urządzeń kserograficznych dla potrzeb jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Jagiellońskiego – Collegium Medicum w Krakowie.

Opis przedmiotu przetargu: 3) Opis przedmiotu zamówienia. 1. Przedmiotem postępowania i zamówienia jest wyłonienie Wykonawcy w zakresie dzierżawy 16 urządzeń kserograficznych dla potrzeb jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Jagiellońskiego – Collegium Medicum w Krakowie. 1.1 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określający konfigurację, parametry i wymagania techniczno-funkcjonalne, bądź ich maksymalne lub minimalne zakresy lub inne niezbędne cechy, zawiera Załącznik B do Formularza oferty stanowiący integralną część SIWZ. 1.2 Przedmiot zamówienia obejmuje dzierżawę: a) Kserokopiarka cyfrowa A-3, druk kolorowy – 10 szt; b) Kserokopiarka cyfrowa A-3, druk czarno-biały – 6 szt; c) Finiszery wewnętrzne kompatybilne z urządzeniami – 10 szt. 1.3 Urządzenia kserograficzne muszą być w dobrym stanie technicznym umożliwiającym ich bezawaryjne użytkowanie wraz z instrukcją obsługi oraz materiały pomocnicze związane z funkcjonowaniem urządzeń. 1.4 Urządzenia zostaną zainstalowane w niżej wymienionych lokalizacjach: a) Collegium Nowodworskiego – ul. Św. Anny 12: - korytarz obok pok. 22 – 1 urządzenie kolorowe – z oprogramowaniem do zarządzania drukowaniem (wbudowany czytnik kart (terminal) typu Mifare Classic), - Kancelaria – 1 urządzenie czarno-białe + finiszer wewnętrzny – z oprogramowaniem do zarządzania drukowaniem (wbudowany czytnik kart (terminal) typu Mifare Classic), - Kwestura – 1 urządzenie kolorowe – z oprogramowaniem do zarządzania drukowaniem (wbudowany czytnik kart (terminal) typu Mifare Classic), - Dziekanat WL – 1 urządzenie czarno-białe + finiszer wewnętrzny – z oprogramowaniem do zarządzania drukowaniem (wbudowany czytnik kart (terminal) typu Mifare Classic), - Szkoła Medyczna dla Obcokrajowców – 1 urządzenie czarno-białe + finiszer wewnętrzny – z oprogramowaniem do zarządzania drukowaniem (wbudowany czytnik kart (terminal) typu Mifare Classic), - Dział Spraw Osobowych – 1 urządzenie kolorowe + finiszer wewnętrzny – z oprogramowaniem do zarządzania drukowaniem (wbudowany czytnik kart (terminal) typu Mifare Classic), - Dział Organizacji i Promocji – 1 urządzenie kolorowe – z oprogramowaniem do zarządzania drukowaniem (wbudowany czytnik kart (terminal) typu Mifare Classic) + funkcja OCR (oprogramowanie służące do rozpoznawania znaków i całych tekstów w pliku graficznym o postaci rastrowej), b) Dział Administracyjnego Wsparcia Projektów i Współpracy Międzynarodowej – ul. Podwale 3/5 – 1 urządzenie kolorowe + finiszer wewnętrzny – z oprogramowaniem do zarządzania drukowaniem (wbudowany czytnik kart (terminal) typu Mifare Classic), c) Obiekt Dydaktyczno-Administracyjny – ul. Grzegórzecka 20: - II piętro – 1 urządzenie kolorowe + finiszer wewnętrzny – z oprogramowaniem do zarządzania drukowaniem (wbudowany czytnik kart (terminal) typu Mifare Classic)+ funkcja OCR (oprogramowanie służące do rozpoznawania znaków i całych tekstów w pliku graficznym o postaci rastrowej), - III piętro – 1 urządzenie kolorowe + finiszer wewnętrzny – z oprogramowaniem do zarządzania drukowaniem (wbudowany czytnik kart (terminal) typu Mifare Classic), d) Archiwum – ul. Śniadeckich 16 (Archiwum) – 1 urządzenie czarno-białe, e) Zakład Dydaktyki Medycznej ul. św. Łazarza 16 – 1 urządzenie kolorowe + finiszer wewnętrzny, f) Dom Studencki A– ul. Badurskiego 17 – 1 urządzenie kolorowe, g) Studium Wychowania Fizycznego i Sportu– ul. Badurskiego 19 – 1 urządzenie kolorowe, h) Instytut Pielęgniarstwa i Położnictwa– ul. Kopernika 25 – 1 urządzenie czarno-białe + finiszer wewnętrzny, i) Pracownia Podstaw Opieki Położniczej – ul. Zamoyskiego 58 – 1 urządzenie czarno-białe + finiszer wewnętrzny. 1.5 Zgodnie z informacją w pkt 3) ppkt 1.4 dziesięć urządzeń ma być wyposażonych w oprogramowanie do zarządzania drukowaniem, a dwa urządzenia w funkcję OCR (oprogramowanie służące do rozpoznawania znaków i całych tekstów w pliku graficznym o postaci rastrowej). 1.6 Zamawiający wymaga aby 10 urządzeń kserograficznych zawierało wbudowane czytniki kart (terminale) typu Mifare Classic. 1.7 Wraz z urządzeniami kserograficznymi Wykonawca dostarczy w tym samym dniu lub wcześniej, na nośniku elektronicznym (pendrive lub płyta DVD) oprogramowanie do zarządzania drukowaniem. Wykonawca zainstaluje i skonfiguruje na serwerze oprogramowanie do zarządzania drukowaniem. Wykonawca przedstawi potwierdzenie legalności oprogramowania. Software musi posiadać możliwość podłączenia 10 urządzeń kserograficznych z zainstalowanymi terminalami czytników kart typu Mifare Classic oraz posiadać interfejs WWW (administratora) zainstalowany wewnątrz infrastruktury serwerowej UJ CM (usługa komunikacji między oprogramowaniem a terminalami zainstalowanymi w urządzeniach). Zainstalowane oprogramowanie nie może łączyć się z zewnętrznymi usługami poza UJ CM. Software będzie oparty o platformę Windows Server lub dystrybucję Linux typu Open Source. Baza danych opierać się będzie MS SQL Server, PostgresQL, MySQL lub równoważne. W przypadku wykorzystana innego niż wymienione komercyjnego systemu zarządzania bazą danych Wykonawca musi dostarczyć odpowiednią licencję pozwalającą na korzystanie z produktu przez cały okres trwania niniejszej umowy pod rygorem odmowy przyjęcia zamówienia. 1.8 Oprogramowanie do zarządzania drukowaniem musi zawierać moduły i cechy: a) integracja z Active Directory (użytkowników i jednostek organizacyjnych) z możliwością określenia, które jednostki organizacyjne będą zsynchronizowane, b) oprogramowanie zarządzające będzie licencjonowane na każde dostarczone urządzenie z terminalem, bez limitu użytkowników, których można przypisać, c) synchronizacja automatyczna oraz „na życzenie” wybranych informacji o użytkownikach lub jednostkach organizacyjnych z Active Directory, d) zarządzanie danymi użytkownika – możliwość dodania karty lub identyfikującego pinu, e) scentralizowane zarzadzanie drukowaniem, które obejmuje funkcję pull-printing umożliwiającą drukowanie z dowolnego urządzenia po przyłożeniu karty identyfikacyjnej typu Mifare Classic oparte na monitorowaniu w czasie rzeczywistym aktywności użytkownika, f) generowanie raportów zawierających zestawienie liczby wydruków kserograficznych wraz z podziałem na opcje mono i kolor. Dodatkowo możliwość generowania szczegółowych raportów, poprzez dodanie parametrów zawężających (użytkownicy, urządzenia, centra kosztów, format wydruku), g) definiowanie kosztów wydruku z podziałem na kategorie: mono – rozmiar standardowy i niestandardowy, kolor – rozmiar standardowy i niestandardowy; definiowanie kosztów wydruków kserograficznych z podziałem na kategorie: mono – rozmiar standardowy i niestandardowy, kolor – rozmiar standardowy i niestandardowy, definiowanie kosztów skanowania z podziałem na kategorie: mono – rozmiar standardowy i niestandardowy, kolor – rozmiar standardowy i niestandardowy; zdefiniowanie stawki podatku VAT, h) możliwość wyświetlenia listy bieżących zadań użytkowników z możliwością usunięcia lub anulowania zadania, które nie zostało wykonane, i) określenie statusu bieżącego zadania użytkownika. 1.9 Najpóźniej w dniu dostarczenia pierwszego urządzenia kserującego korzystającego z oprogramowania do zarządzania drukowaniem Wykonawca przeprowadzi pełną migrację danych użytkowników i numerów kart z dotychczasowego oprogramowania zarządzającego drukowaniem (SAFEQ v.5), z którego obecnie korzysta UJ CM a rozwiązaniem Wykonawcy. 1.10 Najpóźniej w dniu dostarczenia pierwszego urządzenia kserującego korzystającego z oprogramowania do zarządzania drukowaniem Wykonawca dostarczy do Ośrodka Komputerowego UJ CM, ul. Kopernika 7E jeden czytnik kart wraz z oprogramowaniem odczytującym karty Mifare Classic. Oprogramowanie musi umożliwiać odczytanie danych karty, które posłużą do zakodowania karty w systemie zarządzania drukowaniem. 1.11 Zakres zamówienia obejmuje w szczególności dostawę, wyładunek, montaż i instalację oraz uruchomienie urządzeń kserograficznych, jak i ich sukcesywne serwisowanie oraz utrzymanie w pełnej sprawności w miejscach wskazanych w pkt. 3) 1.4. 1.12 Wykonawca zobowiązany będzie również w szczególności do przeszkolenia pracowników Zamawiającego z zakresu informacji niezbędnych do prawidłowego korzystania z urządzeń. Wykonawca zobowiązany jest do przeprowadzenia szkolenia w dniu instalacji urządzeń w każdej lokalizacji dla użytkowników, w zakresie obsługi urządzeń tj.: drukowanie, skanowanie, kopiowanie, sortowania - obsługa finishera, zszywanie i zmiana parametrów wydruku w sterowniku urządzenia. Dodatkowo w lokalizacjach przy ul. Św. Anny 12 (Dział Organizacji i Promocji) i ul. Grzegórzeckiej 20 (II piętro) Wykonawca przeszkoli pracowników Zamawiającego z zakresu obsługi funkcji OCR (oprogramowanie służące do rozpoznawania znaków i całych tekstów w pliku graficznym o postaci rastrowej), przy czym czas trwania każdego ze szkoleń nie przekroczy jednej godziny zegarowej; 1.13 Wykonawca zobowiązany jest najpóźniej w dniu instalacji pierwszego urządzenia korzystającego z oprogramowania do zarządzania drukowaniem do przeprowadzenia szkolenia technicznego dla pracowników w Ośrodku Komputerowym UJ CM ul. Kopernika 7E z zakresu wdrożenia urządzeń i oprogramowania do zarządzania drukowaniem. Szkolenie będzie zawierało: konfigurację na serwerze i instalację oprogramowania zarządzającego drukowaniem, instalacje urządzeń kserujących na serwerze, komunikacje urządzeń kserujących z oprogramowaniem zarządzającym, w tym – obsługa terminala, programowanie kart typu Mifare Classic. Dodatkowo w tym samym terminie, Wykonawca jest zobowiązany do przeprowadzenia szkolenia dla pracowników w Ośrodku Komputerowym UJCM ul. Kopernika 7E z obsługi modułów oprogramowania do zarzadzania drukowaniem obejmującego m.in.: przypisanie zakodowanej karty dla użytkownika, generowanie raportów. Czas łączny trwania szkoleń nie przekroczy trzech godzin zegarowych. 1.14 Po zakończeniu szkoleń z pkt 1.15 Wykonawca dostarczy w terminie do 21 dni kalendarzowych w formie elektronicznej dokumentację powdrożeniową, zawierającą szczegóły techniczne oraz postępowanie „how to” dla procesu wdrożenia i konfiguracji oprogramowania oraz dodatkowych urządzeń. Dodatkowo Wykonawca dostarczy instrukcję obsługi systemu zarządzania drukowaniem. 2. Zamawiający wymaga, aby wszelkie materiały eksploatacyjne konieczne do prawidłowego funkcjonowania urządzeń dostarczane przez Wykonawcę, były należytej jakości i pochodziły z legalnego źródła dystrybucji. 3. Zamawiający wymaga, aby materiały eksploatacyjne, takie jak tonery i zszywki były dostarczone do siedziby Zamawiającego, w której znajduje się urządzenie w terminie nie dłuższym niż 24 godziny w dni robocze (tj. dni od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy), licząc od chwili powiadomienia telefonicznego lub drogą elektroniczną. Dostawy musza nastąpić od poniedziałku do piątku, w godzinach pracy Zamawiającego – 7:30-15:30 z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. 4. Wszelkie niesprawności dotyczące urządzeń będą zgłaszane automatycznie do Wykonawcy, telefonicznie lub drogą elektroniczną. 5. W przypadku zgłoszenia przez Zamawiającego nieprawidłowego funkcjonowania lub braku funkcjonowania urządzenia, Wykonawca zobowiązuje się do: a) zapewnienia czasu reakcji serwisowej nie dłuższego niż 24 godziny, licząc od chwili powiadomienia telefonicznego lub drogą elektroniczną. Reakcja serwisowa musi nastąpić od poniedziałku do piątku, w godzinach pracy Zamawiającego – 7:30-15:30 z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. b) wykonania naprawy urządzenia w maksymalnym czasie 48 godzin (z zastrzeżeniem punktu 13 SIWZ – warunek dodatkowo punktowany oraz zgodnie z punktem 4. Formularza oferty) od chwili powiadomienia telefonicznego lub drogą elektroniczną. W przypadku nie wykonania naprawy we wskazanym przez Wykonawcę terminie, Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć urządzenie kserograficzne zastępcze o parametrach nie gorszych od urządzenia naprawianego. Wykonanie naprawy urządzenia musi nastąpić od poniedziałku do piątku, w godzinach pracy Zamawiającego – 7:30-15:30 z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. 6. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wymienił urządzenie, które podlegało 3 kolejnym po sobie naprawom w takim samym zakresie lub które uległo kolejno po sobie 5 jakimkolwiek naprawom w okresie trzech miesięcy, na urządzenie nowe o takich samych parametrach lub lepszych. 7. Oddane Zamawiającemu urządzenia muszą być wyposażone we wszystkie materiały eksploatacyjne, oprogramowanie w języku polskim, okablowanie niezbędne do wykorzystania wszystkich funkcji – „sprawny i gotowy do pracy”. 8. Ponadto oddane Zamawiającemu urządzenia kserograficzne muszą posiadać: a) kompletne oprogramowanie dla wszystkich funkcji (w tym: kopiowania, drukowania, skanowania) opcji i sprzętu na dyskach przenośnych; b) dodatkowo dwa urządzenia kserograficzne muszą posiadać funkcję OCR (oprogramowanie służące do rozpoznawania znaków i całych tekstów w pliku graficznym o postaci rastrowej); c) kabel zasilający; d) minimum dwie szuflady na papier; e) oryginalną podstawę drukarki na kółkach. 9. Do 16 urządzeń oddanych Zamawiającemu w dzierżawę ma być dostarczone 10 szt. finiszerów wewnętrznych kompatybilnych z urządzeniami zgodnie pkt 3) ppkt 1.4 SIWZ z podziałem na urządzenia drukujące kolorowe i czarnobiałe. 10. Dostawy urządzeń kserograficznych wraz z transportem należy dokonać do miejsc wskazanych w pkt. 3) 1.4. 11. Po stronie Wykonawcy leży wniesienie urządzeń kserograficznych do wskazanych pomieszczeń oraz sprawdzenie kompletności dostawy i podpisanie przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy w obecności Użytkownika i Zamawiającego protokołu dostawy sprzętu. 12. Po stronie Wykonawcy leży dostarczenie wraz urządzeniami kserograficznymi instrukcji obsługi w języku polskim w wersji elektronicznej (na płycie CD lub DVD). 13. Na Wykonawcy ciąży odpowiedzialność z tytułu uszkodzenia lub utraty przedmiotu zamówienia, aż do chwili potwierdzenia odbioru przez Zamawiającego. 14. Zamawiający dopuszcza zmiany sprzętu wchodzącego w zakres przedmiotu zamówienia w zakresie modelu oferowanego sprzętu w przypadku, gdy model został wycofany z dystrybucji i zostanie zastąpiony innym o parametrach co najmniej takich samych jak model oferowany, lub który został udoskonalony albo dodatkowo wyposażony, za cenę nie wyższą niż podana w ofercie. Pod warunkiem uzyskania przez Wykonawcę pisemnej zgody Zamawiającego, bez konieczności zmiany postanowień umowy. 15. Zamawiający wymaga, aby zaoferowane urządzenia były wyprodukowane nie później niż w 2018 roku. 16. Wykonawca musi zapewnić realizację zamówienia we wskazanym w pkt 4) SIWZ terminie i z uwzględnieniem jego zapisów, czyli w okresie 48 miesięcy liczonych od dnia 01.03.2019r. do dnia 01.03.2023r. lub do wyczerpania wartości umowy, w zależności co nastąpi pierwsze. 17. Wykonawca musi zaoferować przedmiot zamówienia zgodny z wymogami Zamawiającego określonymi w SIWZ, przy czym zobowiązany jest dołączyć do oferty jego opis techniczny lub funkcjonalny, odpowiednio do wzoru stanowiącego Załącznik B do Formularza oferty. 18. Zamawiający dopuszcza możliwość złożenia oferty równoważnej, jednak pod warunkiem, że zaproponowane przez Wykonawcę urządzenie równoważne będzie spełniało minimum wymogów jakie oczekuje Zamawiający tzn. będzie odpowiadał wymaganiom opisanym przez Zamawiającego w SIWZ. Urządzenia zaproponowane, jako równoważne nie mogą odbiegać jakością, standardem, parametrami technicznymi od założonych przez Zamawiającego co należy udokumentować w sposób nie budzący żadnych wątpliwości. 19. W przypadku, gdy Wykonawca zapowiada zatrudnienie podwykonawców do oferty musi być załączony wykaz z zakresem powierzonych im zadań (części zamówienia), przy czym niedopuszczalnym jest podzlecanie prac przez podwykonawców dla kolejnych podwykonawców. 20. Wykonawca powinien podpisać oraz wypełnić formularz oferty wraz z załącznikami lub złożyć ofertę odpowiadającą ich treści. 21. Wykonawca musi dołączyć do oferty wszystkie dokumenty i oświadczenia oraz załączniki przedstawione w SIWZ. 22. Oznaczenie przedmiotu zamówienia według kodu Wspólnego Słownika Zamówień CPV: 30120000-6-urządzenia fotokopiujące i do druku offsetowego, 50313100-3 - usługi w zakresie naprawy fotokopiarek 50313200-4 - usługi w zakresie konserwacji fotokopiarek. 23. Warunki realizacji zamówienia zawarte zostały we wzorze umowy stanowiącym integralną część SIWZ. 24. Oryginał SIWZ podpisany w imieniu Zamawiającego przez osoby uprawnione, stanowiący podstawę do rozstrzygania ewentualnych sporów związanych z treścią tego dokumentu, dostępny jest w formie papierowej u Zamawiającego i udostępniony na stronie internetowej www.dzp.cm-uj.krakow.pl.