Sukcesywne usługi w zakresie rezerwacji, sprzedaży i dostarczania biletów lotniczych dla Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu

Opis przedmiotu przetargu: I. Przedmiotem zamówienia są sukcesywne usługi w zakresie rezerwacji, sprzedaży i dostarczania biletów lotniczych dla Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu. Informacja dotycząca połączeń lotniczych, rezerwacja i sprzedaż biletów lotniczych w ruchu krajowym i zagranicznym (75% Europa, 22% pozostałe kontynenty, 3% bilety krajowe). Szacunkowa, orientacyjna liczba biletów lotniczych w okresie 24 miesięcy wynosi: - bilety lotnicze do krajów europejskich – 675 biletów; - bilety lotnicze poza kraje europejskie – 200 biletów; - bilety lotnicze krajowe – 25 biletów. Opłata transakcyjna stanowi jedyne poza kosztami biletu wynagrodzenie Wykonawcy. Zamawiający nie wyklucza zysku Wykonawcy z tytułu prowizji uzyskanej z innych źródeł. Wykonawca zobowiązuje się do: 1. Przydzielenia numerów telefonów czynnych w godzinach urzędowania Zamawiającego – tzn. od poniedziałku do piątku od 7:30 do 15:30 oraz w soboty od godz. 8:00 do 14:00 i wyznaczenia min. 2 osób do współpracy odpowiedzialnych za realizację zleceń Zamawiającego oraz wyznaczenie telefonu kontaktowego poza godzinami urzędowania. W wypadku nieobecności jednej ze wskazanych osób, Wykonawca zawsze zobowiązany będzie do wskazania innej osoby, zastępującej osobę nieobecną oraz podania do niej numeru telefonu (o ile zajdzie zmiana w już podanych numerach telefonu) i adresu mailowego). 2. Zmiany osoby/osób współpracujących z Zamawiającym na jego wniosek. 3. Przyjmowania zleceń do realizacji mailem. Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują zlecenia, oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje drogą elektroniczną, każda ze Stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. Za datę doręczenia wiadomości przekazanej drogą elektroniczną przyjmuje się datę jej umieszczenia na serwerze odbiorcy lub podmiotu świadczącego dla niego usługę poczty elektronicznej, a nie datę odczytania wiadomości przez odbiorcę. 4. Doradztwa w zakresie organizacji najbardziej optymalnej i ekonomicznej podróży. Każdorazowo wyszukania i przedstawienia Zamawiającemu w ciągu maksymalnie 0,5h od momentu zapytania, co najmniej 5 alternatywnych propozycji połączeń z Poznania, Berlina, Warszawy i innych lotnisk krajowych do miejscowości docelowej lub miejscowości, znajdującej się najbliżej miejsca docelowego (o ile istnieje alternatywa połączeń na danej trasie i w danym terminie), najkorzystniejszych pod względem: długości trasy, czasu podróży i w przypadku konieczności przejazdu w danym mieście z jednego lotniska na drugie czasu transferu między lotniskami oraz ceny biletu, przy zachowaniu warunku minimum pobytu w danym kraju, mającego wpływ na cenę biletu i uwzględniającej promocje oferowane przez przewoźników, zniżki grupowe, zniżki wynikające z terminu rezerwacji i korzystania z połączeń weekendowych. Na prośbę Zamawiającego Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia kolejnych propozycji połączeń. Wymagane jest, aby podczas wyszukiwania najkorzystniejszych wariantów połączeń, brane były pod uwagę połączenia na wszystkie linie lotnicze, w tym linie tanich przewoźników (low cost), bez preferencji dla któregokolwiek z przewoźników, niezależnie od relacji wiążących Wykonawcę z przewoźnikami. Wymagane jest również, aby w przypadku połączeń (przelotów) z przesiadkami lub z przerwami w podróży, przedstawione warianty połączeń (w przypadku braku alternatywy, proponowane połączenie) zapewniały najkrótszy (pod względem czasu i trasy) przelot na danej trasie. 5. Dokonania rezerwacji biletów, zgodnie z wyborem Zamawiającego i przekazania Zamawiającemu potwierdzenia dokonania tych rezerwacji. 6. Dokonywania przesunięcia terminu wykupu zarezerwowanych biletów bez zmiany warunków i ceny wskazanej w rezerwacji (jeśli takie przesunięcie będzie możliwe). 7. Zawiadamiania Zamawiającego i pasażera, z chwilą otrzymania informacji od przewoźnika, o wszelkich zmianach cen biletów, godzin lotu (rejsu), odwołaniach lotów (rejsów) oraz wszelkich innych zmianach mogących mieć wpływ na cenę i warunki podróży zleconej przez Zamawiającego poprzez przesłanie drogą elektroniczną oryginalnego komunikatu otrzymanego od przewoźnika lub jego skanu i pasażera poprzez przekazanie informacji drogą telefoniczną na kontaktowy numer pasażera. 8. Informowania o zbliżających się terminach wykupu biletów, przy dokonanych wcześniej rezerwacjach. 9. Sprzedaży biletów zgodnie ze wskazaniami Zamawiającego. 10. Dostarczania, w terminach uzgodnionych z Zamawiającym, biletów elektronicznych na adresy poczty elektronicznej wskazanej przez Zamawiającego. Wymagane jest dostarczanie biletów elektronicznych bezpośrednio z terminala Globalnego Systemu Dystrybucji (GDS), używanego przez Wykonawcę. Niedopuszczalne jest przekazywanie biletów elektronicznych z adresów/skrzynek poczty elektronicznej Wykonawcy. Wymagane jest również, aby wszystkie dane zawarte w dostarczonych biletach elektronicznych były identyczne z odpowiednimi danymi przechowywanymi w postaci elektronicznej w systemie rezerwacyjnym przewoźnika za pośrednictwem Globalnego Systemu Dystrybucji (GDS) użytkowanego przez Wykonawcę. Zakazane jest wprowadzenie jakichkolwiek zmian do biletu elektronicznego wygenerowanego za pośrednictwem stosownego GDS. 11. Dostarczania biletów i faktur drogą elektroniczną w dniu zakupu lub o ile nie koliduje to z terminem podróży w następnym dniu roboczym na adresy poczty elektronicznej wskazane przez Zamawiającego. 12. Udzielania pomocy w odprawach online, świadczenia pomocy i doradztwa w przypadku wystąpienia problemów oraz zmian w połączeniach podczas podróży, a także w przypadku ewentualnych reklamacji składanych u przewoźnika. 13. W przypadkach wyższej konieczności (np. choroba osoby delegowanej, odwołanie imprezy naukowej z przyczyn niezależnych od Zamawiającego itp.) Wykonawca podejmie wszelkie starania w celu zwrotu od przewoźnika kosztu zakupionego biletu lub jego części lub też dokonania zmiany nazwiska osoby delegowanej przez Zamawiającego bez ponoszenia dodatkowych kosztów przez Zamawiającego (lub ich zminimalizowania). 14. Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji oferowanej ceny biletu poprzez ogólnie dostępne portale internetowe oferujące wyszukiwanie połączeń lotniczych oraz bezpośrednio u przewoźników. 15. W przypadku gdy oferowane przez Wykonawcę propozycje połączeń są droższe od wyszukanych samodzielnie przez Zamawiającego – przy zachowaniu wszystkich innych warunków podróży – Zamawiający przedstawi taką tańszą ofertę Wykonawcy do ponownej weryfikacji. Wykonawca jest w takim wypadku zobowiązany do niezwłocznego (w czasie nie dłuższym niż przewidziano to w pkt. 4) przedstawienia oferty nie wyższej cenowo od propozycji otrzymanej od Zamawiającego, przy zachowaniu wszystkich innych warunków podróży, a w przypadku braku możliwości przedstawienia takiej oferty do udzielenia pisemnego wyjaśnienia Zamawiającemu. 16. Trzykrotne wystąpienie sytuacji przedstawienia przez Wykonawcę zawyżonej oferty bez wystarczającego uzasadnienia i udokumentowania uprawnia Zamawiającego do natychmiastowego odstąpienia od umowy z winy Wykonawcy. II. Klauzula społeczna – dotycząca zatrudnienia na podstawie umowy o pracę 1. Zamawiający wymaga zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez wykonawcę lub podwykonawcę osób wyznaczonych przez wykonawcę do realizacji zleceń zamawiającego. 2. W celu potwierdzenia spełniania wymagań, o których mowa powyżej, Wykonawca zobowiązuje się (każda z osób biorąca udział w postępowaniu) do przedstawienia stosownego Oświadczenia, iż Wykonawca, stosownie podwykonawca zatrudnia lub zatrudni na podstawie umowy o pracę osobę/osoby wykonującą/e wskazane w punkcie 1 czynności. 3. W trakcie realizacji zamówienia zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy odnośnie spełniania przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w punkcie 1 czynności. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do: a) żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów i dokonywania ich oceny, b) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów, c) przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania świadczenia. 4. W trakcie realizacji zamówienia na każde wezwanie zamawiającego w wyznaczonym w tym wezwaniu terminie Wykonawca przedłoży zamawiającemu wskazane poniżej dowody w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących wskazane w punkcie 1 czynności w trakcie realizacji zamówienia: • oświadczenie Wykonawcy lub Podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, których dotyczy wezwanie zamawiającego. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu Wykonawcy lub Podwykonawcy; • poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez wykonawcę lub podwykonawcę kopię umowy/umów o pracę osób wykonujących w trakcie realizacji zamówienia czynności, których dotyczy ww. oświadczenie Wykonawcy lub Podwykonawcy (wraz z dokumentem regulującym zakres obowiązków, jeżeli został sporządzony). Kopia umowy/umów powinna zostać zanonimizowana w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. w szczególności bez imion, nazwisk, adresów,nr PESEL pracowników- wyliczenie ma charakter przykładowy. Umowa o pracę może zawierać również inne dane, które podlegają anonimizacji. Każda umowa powinna zostać przeanalizowana przez składającego pod kątem przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych; zakres anonimizacji umowy musi być zgodny z przepisami ww. ustawy). Informacje takie jak: data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania; • zaświadczenie właściwego oddziału ZUS, potwierdzające opłacanie przez wykonawcę lub podwykonawcę składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu zatrudnienia na podstawie umów o pracę za ostatni okres rozliczeniowy; • poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez wykonawcę lub podwykonawcę kopię dowodu potwierdzającego zgłoszenie pracownika przez pracodawcę do ubezpieczeń, zanonimizowaną w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r., (z późniejszymi zmianami) o ochronie danych osobowych. 5. Z tytułu niespełnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w punkcie 1 czynności zamawiający przewiduje sankcję w postaci obowiązku zapłaty przez wykonawcę kary umownej w wysokości określonej w istotnych postanowieniach umowy w sprawie zamówienia publicznego. Niezłożenie przez wykonawcę w wyznaczonym przez zamawiającego terminie żądanych przez zamawiającego dowodów w celu potwierdzenia spełnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę traktowane będzie jako niespełnienie przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w punkcie 1 czynności. W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do przestrzegania prawa pracy przez wykonawcę lub podwykonawcę, zamawiający może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy. III Klauzula informacyjna z art. 13 RODO Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:  administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu, al. Niepodległości 10, 61-875 Poznań,  inspektorem ochrony danych osobowych na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu jest dr hab. inż. Jacek Łuczak, prof. nadzw. UEP, Budynek Collegium ALTUM, Pokój 1715, ul. Powstańców Wielkopolskich 16, Poznań rodo@ue.poznan.pl, jacek.luczak@ue.poznan.pl, tel. +48 602 394 161,  Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na: „Całodobowa obsługa portierni w obiektach Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu w okresie od 1 lipca 2019 roku do 30 czerwca 2020 roku” realizowanym w trybie przetargu nieograniczonego,  odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1986 z póź.zm.) dalej „ustawa Pzp”,  Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy,  obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp,  w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO,  posiada Pani/Pan: − na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących; − na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych **; − na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***; − prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;  nie przysługuje Pani/Panu: − w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych; − prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO; − na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. ______________________ * Wyjaśnienie: informacja w tym zakresie jest wymagana, jeżeli w odniesieniu do danego administratora lub podmiotu przetwarzającego istnieje obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych. ** Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników. *** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.