„Pełnienie pełnej obsługi serwisowej instalacji klimatyzacji powietrza wentylacyjnego kopalni przy szybie „Daniłowicz””

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiot zamówienia. 1.1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług serwisowych urządzeń wchodzących w skład instalacji klimatyzacji powietrza wentylacyjnego kopalni przy szybie „Daniłowicz” (dalej jako „instalacja klimatyzacji”), zwanych dalej „usługami serwisowymi”. 1.2. Świadczenie usług serwisowych winno zapewnić prawidłowe funkcjonowanie instalacji klimatyzacji. Prawidłowe funkcjonowanie instalacji polega na osuszeniu powietrza wentylacyjnego latem do zawartości wilgotności bezwzględnej powietrza osuszonego x= 5,86 g/kg przy temperaturze powietrza nawiewanego 13÷20oC oraz ogrzaniu powietrza wentylacyjnego „zimą” do temperatury minimum +10 oC. Ilość powietrza nawiewanego Vn= 90 000 m3/h. 1.3. Świadczenie usług serwisowych winno być realizowane zgodnie z dokumentacją techniczno – ruchową instalacji klimatyzacji. Wyciąg z Dokumentacji techniczno - ruchowej instalacji klimatyzacji stanowi załącznik nr 1 do SIWZ. 1.4. Instalacja klimatyzacji została wykonana w latach 2014 - 2015 i uruchomiona w maju 2015 roku. Zamawiający oświadcza, iż przez cały okres użytkowania instalacja jest serwisowana zgodnie z wymogami dokumentacji techniczno – ruchowej. 1.5. Podstawowymi elementami wchodzącymi w skład instalacji klimatyzacji są: 1) agregat wody lodowej - 2 sztuki, 2) instalacja wentylacji, 3) instalacja wody lodowej, 4) instalacja ciepła z odzysku, 5) instalacja ciepła technologicznego, 6) układ zasilania elektrycznego, transformator, szafy zasilające wraz z automatyką. 2. Zakres usług serwisowych. 2.1. Usługi serwisowe obejmują: 1) pełnienie gotowości serwisowej, 2) usuwanie wad eksploatacyjnych i awarii krytycznych instalacji, 3) okresowe przeglądy serwisowo – konserwacyjne serwisowanych urządzeń wchodzących w skład instalacji klimatyzacji, 4) zakup i dostarczanie, na zlecenia Zamawiającego, wszelkich części, podzespołów oraz materiałów niezbędnych do wykonania usług serwisowych, 5) prowadzenie książki serwisu oraz sporządzanie kwartalnych raportów z wykonanych usług, 6) bieżącą diagnostykę stanu technicznego instalacji i analizę procesu technologicznego, celem zapobiegania wystąpieniu wad eksploatacyjnych i awarii krytycznych, 7) wykonywanie remontów w oparciu o opracowany harmonogram remontów, 8) telefoniczne konsultacje i porady z zakresu obsługi i funkcjonowania instalacji klimatyzacji. 2.2. Wykonawca jest zobowiązany do wykonywania usług serwisowych zgodnie z dokumentacją techniczno – ruchową urządzeń. 2.3. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia maszyn i narzędzi niezbędnych do realizacji usług serwisowych w zakresie określonym w SIWZ, spełniających minimalne wymagania określone w treści załącznika nr 1 do rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 17 grudnia 2015 roku w sprawie minimalnych wymagań dotyczących wyposażenia technicznego odpowiedniego dla wykonywania czynności objętych certyfikatem dla personelu (Dz. U. z 2015 r., poz. 2251). 2.4. Wykonawca jest zobowiązany do transportu we własnym zakresie na miejsce montażu, wszelkich materiałów, urządzeń i podzespołów oraz do demontażu we własnym zakresie zbędnego wyposażenia instalacji klimatyzacji i złożenia go w miejscu wskazanym przez Zamawiającego. 2.5. W ramach świadczenia usług serwisowych, Wykonawca jest zobowiązany zapewnić we własnym zakresie i na własny koszt, specjalistyczny serwis świadczony przez producentów urządzeń wchodzących w skład instalacji lub przez podmioty upoważnione przez tych producentów, w przypadku, gdy nie będzie w stanie wykonać usług serwisowych samodzielnie lub obowiązek wykonania tych usług przez producenta wynika z przepisów prawa albo dokumentacji techniczno – ruchowej. 2.6. W trakcie obsługi serwisowej Wykonawca przyjmuje na siebie odpowiedzialność za nadzór nad prawidłowym działaniem instalacji klimatyzacji. 2.7. Wykonawca nie odpowiada za uszkodzenia instalacji klimatyzacji wynikające z działania siły wyższej (ogień, woda, uszkodzenia budynku, itp.) lub dokonane z winy umyślnej Zamawiającego, pracowników Zamawiającego lub przez osoby trzecie. 3. Pełnienie gotowości serwisowej. 3.1. Wykonawca zobowiązuje się pełnić, co najmniej jednoosobowe dyżury serwisowe 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu. 3.2. Wykonawca zobowiązuje się do utrzymywania systemów łączności umożliwiających zgłaszanie wad eksploatacyjnych lub awarii krytycznych przez siedem dni w tygodniu 24 godziny na dobę. 3.3. W ramach pełnienia gotowości serwisowej Wykonawca jest zobowiązany do udzielania telefonicznych konsultacji i porad z zakresu obsługi i funkcjonowania instalacji klimatyzacji. 3.4. Upoważniony przedstawiciel Zamawiającego może zgłaszać zapytania telefonicznie, faksem lub pocztą elektroniczną. 3.5. Udzielenie odpowiedzi na zapytanie lub poinformowanie o sposobie rozwiązania problemu nastąpi nie później niż w terminie do 24 godzin od momentu dokonania zgłoszenia zapytania. 3.6. W przypadku zgłoszenia problemu, który zostanie zidentyfikowany przez pracowników Wykonawcy jako awaria eksploatacyjna lub awaria krytyczna, Wykonawca niezwłocznie powiadamia o tym fakcie upoważnionego przedstawiciela Zamawiającego. Od momentu poinformowania o tym fakcie, zgłoszenie obsługiwane jest zgodnie z procedurami usuwania awarii eksploatacyjnej lub awarii krytycznej. 4. Usuwanie wad eksploatacyjnych i awarii krytycznych oraz wykonywanie remontów. 4.1. W trakcie realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca będzie zobowiązany do świadczenia usług polegających na usuwaniu wad eksploatacyjnych lub awarii krytycznych oraz wykonywaniu remontów instalacji klimatyzacji w ilości maksymalnej 500 godzin pracy jednego serwisanta. 4.2. Usługi polegające na usuwaniu wad eksploatacyjnych lub awarii krytycznych oraz wykonywaniu remontów instalacji klimatyzacji będą sprawowane na zlecenia Zamawiającego. Zamawiający zleci świadczenie usług polegających na usuwaniu wad eksploatacyjnych lub awarii krytycznych instalacji w zależności od potrzeb. Oznacza to, że Zamawiający może zrezygnować z całości lub z części wymiaru usług polegających na usuwaniu wad eksploatacyjnych lub awarii krytycznych instalacji klimatyzacji oraz wykonywaniu remontów (prawo opcji). 4.3. W razie wystąpienia wady eksploatacyjnej lub awarii krytycznej instalacji, upoważniony pracownik Zamawiającego dokona zgłoszenia wady eksploatacyjnej lub awarii krytycznej. 4.4. Przez awarię krytyczną należy rozumieć awarię instalacji klimatyzacji lub jej części, uniemożliwiającą pracę tych instalacji lub jej części albo brak lub zafałszowanie informacji niezbędnych do prawidłowej pracy instalacji pochodzących ze sterującego tą instalacją systemu automatyki. 4.5. Przez wadę eksploatacyjną należy rozumieć każde zachowanie instalacji lub jej części powodujące ograniczenie jej funkcjonalności określonej w dokumentacji techniczno - ruchowej lub utrudniające jej pracę, a nie będące awarią krytyczną. 4.6. Zgłoszenie wady eksploatacyjnej lub awarii krytycznej należy udokumentować w formie pisemnej, poprzez dokonanie przez Zamawiającego wpisu do książki serwisowej. 4.7. Przekazanie zgłoszenia wady eksploatacyjnej lub awarii krytycznej następuje za pośrednictwem telefonu, pocztą elektroniczną, faksem lub za pomocą innego ustalonego przez Strony na piśmie sposobu komunikowania. 4.8. Niezwłocznie, po przekazaniu zgłoszenia wady eksploatacyjnej lub awarii krytycznej, Wykonawca potwierdza przyjęcie zgłoszenia za pośrednictwem telefonu, drogą elektroniczną, faksem lub za pomocą innego ustalonego przez Strony sposobu komunikowania. Pracownik Wykonawcy przyjmujący zgłoszenie jest zobowiązany podać zgłaszającemu swoje imię i nazwisko. 4.9. W przypadku zgłoszenia awarii krytycznej, reakcja serwisowa Wykonawcy nastąpi w ciągu 3 godzin od momentu przekazania zgłoszenia serwisowego awarii krytycznej przez Zamawiającego. Pod podjęciem reakcji serwisowej rozumie się podjęcie działań diagnostycznych zmierzających do określenia nieprawidłowości. Zamawiający udokumentuje dokładną datę i czas reakcji serwisowej, dokonując stosownego wpisu w książce serwisowej. 4.10. Wykonawca zobowiązuje się do usunięcia awarii krytycznej w terminie nie dłuższym niż 5 dni od chwili podjęcia reakcji serwisowej, a wady eksploatacyjnej w ciągu 14 dni od momentu przekazania zgłoszenia wady eksploatacyjnej przez Zamawiającego. Zamawiający wyrazi zgodę na wydłużenie terminu usunięcia awarii krytycznej określonego w zdaniu pierwszym wyłącznie w przypadku, gdy obiektywne czynniki niezależne od Wykonawcy, w szczególności konieczność dostarczenia części zamiennych, w tym ich wykonania na indywidualne zamówienie, będą uniemożliwiać zachowanie podanego terminu. 4.11. Zlecenie wykonania remontu Zamawiający udokumentuje w formie pisemnej oraz przekaże Wykonawcy w jeden ze sposobów wskazanych w pkt 4.7. Postanowienia pkt 4.8 stosuje się odpowiednio. 4.12. Termin wykonania remontu będzie każdorazowo ustalany pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą, w zależności od zakresu remontu. 4.13. Odbiór usunięcia wady eksploatacyjnej lub awarii krytycznej lub wykonania remontu odbywać się będzie zgodnie z następującymi zasadami: 1) po wykonaniu przez Wykonawcę naprawy, Wykonawca zgłasza jej wykonanie, 2) w trakcie odbioru Wykonawca wraz z Zamawiającym sporządzą stosowny zapis w książce serwisu potwierdzający wykonanie naprawy zawierający w szczególności wszystkie ustalenia poczynione w toku podjętych czynności, datę i czas podejmowanych czynności, ilość godzin pracy serwisantów oraz określą zakres i rodzaj skutków wady eksploatacyjnej lub awarii krytycznej, 3) Zamawiający zobowiązany jest zawiadomić Wykonawcę o pozytywnym odbiorze naprawy lub o braku odbioru naprawy, 4) w przypadku braku odbioru naprawy, Wykonawca zobowiązany jest do kontynuacji naprawy oraz do ponownego zgłoszenia wykonania naprawy. Po ponownej naprawie postanowienia pkt 1 – 3 stosuje się odpowiednio. Czas od braku odbioru naprawy do ponownego zgłoszenia wykonania naprawy wlicza się do czasu naprawy. 5. Okresowe przeglądy serwisowo – konserwacyjne. 5.1. Wykonawca jest zobowiązany do opracowania harmonogramu realizacji przeglądów serwisowo – konserwacyjnych, w oparciu o dokumentację techniczno – ruchową instalacji klimatyzacji. 5.2. Opracowany harmonogram, o którym mowa w pkt 5.1 Wykonawca jest zobowiązany przedłożyć Zamawiającemu do zatwierdzenia w terminie 14 dni od daty zawarcia umowy. 5.3. Zamawiający odmówi zatwierdzenia przedstawionego harmonogramu w szczególności jeżeli będzie on sprzeczny z dokumentacją techniczno – ruchową. W takim przypadku Wykonawca jest zobowiązany do niezwłocznego poprawienia harmonogramu i jego ponownego przedłożenia Zamawiającemu do zatwierdzenia. Czas, w którym Wykonawca dokonuje poprawy harmonogramu wlicza się do terminu, o którym mowa w pkt 5.2. 5.4. Upoważnione do akceptacji przedstawionego harmonogramu są osoby upoważnione do nadzorowania realizacji przedmiotu umowy ze strony Zamawiającego, wskazane w § 20 wzoru umowy. 5.5. Wykonywanie usług serwisowych w zakresie przeglądów serwisowo – konserwacyjnych odbywać się będzie w terminach wynikających z opracowanego i zaakceptowanego przez Zamawiającego harmonogramu, o którym mowa w pkt 5.1. 5.6. W ramach przeglądów serwisowo-konserwacyjnych instalacji klimatyzacji, Wykonawca jest zobowiązany również do: 1) diagnostyki stanu technicznego instalacji klimatyzacji, 2) wykonywania doraźnych usług serwisowych powodowanych potrzebą optymalizacji pracy instalacji, 3) wykonywania prac naprawczych mających na celu usunięcie stwierdzonych w trakcie przeglądu nieprawidłowości w pracy instalacji klimatyzacji, 4) konserwacji poszczególnych urządzeń instalacji klimatyzacji. 5.7. W trakcie odbioru przeglądów serwisowo – konserwacyjnych Wykonawca wraz z Zamawiającym sporządzą stosowny zapis w książce serwisu potwierdzający wykonanie przeglądu, zawierający w szczególności wszystkie ustalenia poczynione w toku podjętych czynności, datę i czas podejmowanych czynności. 6. Części zamienne. 6.1. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia, z zastrzeżeniem pkt 6.3 i 6.4, Zamawiający ma prawo odrębnie zlecać, a Wykonawca jest zobowiązany na te zlecenia dokonywać zakupu i dostarczenia części zamiennych oraz podzespołów niezbędnych do wykonania usług serwisowych. Nie dotyczy to materiałów eksploatacyjnych wskazanych w dokumentacji techniczno - ruchowej, których zakup jest obowiązkiem Wykonawcy i objęty jest wynagrodzeniem, o którym mowa w § 13 ust. 1 i 2 wzoru umowy. 6.2. W przypadku zleceń, o których mowa w pkt 6.1, Wynagrodzenie, za zakup i dostarczenie części zamiennych lub podzespołów niezbędnych do wykonania usług serwisowych, będzie stanowić cenę netto tych części lub podzespołów za jaką nabył je Wykonawca, od producenta lub dostawcy, wraz z ewentualnymi kosztami zakupu części zamiennych lub podzespołów w walutach obcych, związanych z obsługą takich transakcji (różnice kursowe, koszty operacji bankowych, koszty dostawy, etc.), powiększoną o marżę w wysokości 10%. Do tak obliczonego wynagrodzenia zostanie doliczony podatek od towarów i usług VAT według obowiązującej stawki. 6.3. Maksymalna wartość wynagrodzenia, o którym mowa w pkt 6.2 nie przekroczy w trakcie trwania umowy kwoty wskazanej w § 13 ust. 7 wzoru umowy. Wynagrodzenie będzie należne Wykonawcy wyłącznie za części zamienne oraz podzespoły zakupione i dostarczone przez Wykonawcę w oparciu o zlecenia, o których mowa w pkt 6.1. Zamawiający może zrezygnować z dokonywania zleceń, o których mowa w pkt 6.1 w całości lub w części (prawo opcji). 6.4. Zamawiający zastrzega sobie prawo dokonywania, we własnym zakresie, zleceń zakupu i dostarczenia wszelkich części lub podzespołów niezbędnych do wykonania usług serwisowych na rzecz podmiotów trzecich, w szczególności jeżeli wymaga to zachowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych lub regulacji wewnętrznych dotyczących udzielania zamówień przez Zamawiającego. 6.5. O konieczności dokonania zakupu i dostarczenia części zamiennych lub podzespołów niezbędnych do wykonania usług serwisowych Wykonawca jest zobowiązany powiadomić Zamawiającego przed dokonaniem zakupu tych części. W przypadku dokonania przez Wykonawcę zakupu części zamiennych lub podzespołów przed udzieleniem zlecenia, o którym mowa w pkt 6.1, Zamawiający odmówi dokonania zapłaty wynagrodzenia za dostarczone części zamienne lub podzespoły. 6.6. Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia Zamawiającemu wszelkich dokumentów gwarancyjnych, atestów, certyfikatów, znaków jakości producenta, aprobat technicznych oraz deklaracji zgodności dotyczących zakupionych i dostarczonych części zamiennych, jeżeli takie dokumenty zostały wydane. 6.7 Niezależnie od gwarancji producenta oraz praw przysługujących Zamawiającemu z tytułu rękojmi za wady rzeczy, Wykonawca udzieli Zamawiającemu gwarancji na wymienione części oraz podzespoły, na okres 12 miesięcy od chwili montażu części zamiennych lub podzespołów w instalacjach. W przypadku ujawnienia się wad zainstalowanych części zamiennych lub podzespołów we wskazanym okresie, Wykonawca zobowiązuje się do nieodpłatnej wymiany lub naprawy wadliwych części zamiennych lub podzespołów. 7. Książka serwisu oraz kwartalne raporty. 7.1. Wykonawca jest zobowiązany do prowadzenia książki serwisu. 7.2. W książce serwisu Wykonawca jest zobowiązany zamieszczać między innymi informacje o dokonanych przeglądach, stwierdzonych awariach krytycznych i wadach eksploatacyjnych, a także podjętych czynnościach mających na celu ich usunięcie. 7.3. Zamawiający ma prawo prowadzić kontrolę prawidłowości prowadzenia książki serwisowej oraz dokonywać wpisów dotyczących wszelkich działań Wykonawcy, podjętych w ramach usług serwisowych. 7.4. Książka serwisu przechowywana będzie u Zamawiającego. 7.5. Wykonawca w uzgodnieniu z Zamawiającym, opracuje wzór książki serwisu. 7.6. Wykonawca jest zobowiązany do sporządzania kwartalnych raportów z wykonywanych usług. Kwartalne raporty przekazywane będą do 5 dnia miesiąca następującego po danym kwartale. Szczegółowe informacje dotyczące przedmiotu zamówienia i zasad jego realizacji zawarte zostały we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 8 do specyfikacji, zamieszczonej na stronie internetowej zamawiającego www.kopalniawieliczka.eu.