"Bankowa obsługa budżetu Miasta i Gminy Sobótka oraz jednostek organizacyjnych Gminy"

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest prowadzenie bankowej obsługi budżetu Miasta i Gminy Sobótka i jednostek organizacyjnych Gminy w okresie do 30 czerwca 2022 roku, obejmującej: 1) otwarcie, prowadzenie i likwidację podstawowych i pomocniczych rachunków bankowych budżetu Miasta i Gminy Sobótka i jednostek organizacyjnych Gminy, 2) realizację poleceń przelewu, krajowych i zagranicznych, w tym również w wersji papierowej w sytuacji awarii sieci informatycznej, 3) przyjmowanie wpłat i dokonywanie wypłat gotówkowych, w związku z tym Zamawiający wymaga od Wykonawcy, posiadania (przez okres obowiązywania umowy) placówki /oddziału, filii/ punktu kasowego/ na terenie Miasta Sobótka, umożliwiającej dokonywanie wpłat i wypłat gotówkowych od godz. 09:00 do godz. 16:00. 4) możliwość składania przynajmniej do godziny 14:00 poleceń przelewu do innych banków, których realizacja nastąpi w tym samym dniu, a środki wpłyną na rachunek beneficjenta najpóźniej w następnym dniu roboczym po dokonaniu transakcji, 5) sporządzanie dziennych wyciągów bankowych wraz z załącznikami z wyszczególnieniem danych objętych wyciągiem w wersji papierowej, w terminie do godz. 12:00 następnego dnia operacyjnego, 6) wydawanie czeków, 7) wydawanie historii rachunków, na wniosek Zamawiającego, 8) świadczenie usług bankowości elektronicznej, pozwalających na dostęp do rachunków bankowych i dokonywanie operacji w czasie rzeczywistym za pośrednictwem sieci informatycznej, 9) oprocentowanie środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach podstawowych i pomocniczych poniżej kwoty 50.000,-zł. w oparciu o stawkę WIBID 1M +/- marża. 10) automatyczne lokowanie środków pozostających na koniec dnia na wszystkich rachunkach bankowych na lokatach jednodniowych typu „overnight”, w dni przed dniami ustawowo wolnymi od pracy lub w piątki na lokatach odpowiednio 2 lub 3- dniowych, a w przypadku tzw. długich weekendów na lokatach 4- 5 dniowych , pod warunkiem, że saldo konta na rachunku jest równe lub wyższe od kwoty 50.000,-zł. i oprocentowanie lokaty terminowej będzie wyższe niż oprocentowanie środków zgromadzonych na rachunkach bieżących. Oprocentowanie liczone będzie w oparciu o stawkę WIBID O/N +/-marża. Lokowanie środków na innych lokatach krótko lub długoterminowych dostępnych w ofercie banku odbywać się będzie na warunkach każdorazowo ustalanych w wyniku indywidualnych negocjacji 11) kapitalizację odsetek w okresach kwartalnych, 12) wydawanie zaświadczeń o posiadaniu konta, opinii o sytuacji finansowej Zamawiającego, 13) potwierdzanie sald prowadzonych rachunków bankowych na koniec roku kalendarzowego oraz na żądanie Zamawiającego, 14) usługa wyzerowania wskazanych rachunków jednostek organizacyjnych gminy polegająca na przekazaniu z dniem 31 grudnia każdego roku kwot pozostałych na tych rachunkach na wskazany rachunek gminy, 15) w przypadku łączenia, przekształcania jednostek organizacyjnych Zamawiającego lub powoływania nowych jednostek organizacyjnych Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest do realizacji przedmiotowej usługi na warunkach zadeklarowanych w ofercie, 16) nieodpłatne dostarczenie i zainstalowanie programu bankowości elektronicznej w jednostkach organizacyjnych Gminy oraz przeprowadzenie szkolenia wskazanych pracowników przy współpracy z informatykiem Urzędu Miasta i Gminy Sobótka, w celu doprowadzenia do kompatybilności systemu bankowego z systemem księgowym Urzędu Miasta i Gminy, 17) świadczenie usługi automatycznej identyfikacji przychodzących płatności masowych oraz zapewnienia współpracy z systemem informatycznym Zamawiającego, w tym przeprowadzanie rozliczeń pieniężnych na rachunkach wirtualnych Zamawiającego, zautomatyzowaniu identyfikacji płatnika i rodzaju płatności polegającej na udostępnieniu przez bank odpowiedniej liczby cyfr w ramach numeru rachunku, dostarczaniu raportu dotyczącego masowych płatności z tytułu wpłat na rachunki wirtualne następnego dnia po dokonaniu wpłat. Płatności masowe dotyczą około 16.000 zobowiązanych do wnoszenia podatków i opłat. Podatki i opłaty wnoszone są w okresach miesięcznych i kwartalnych. 18) uruchomienie kredytu odnawialnego w rachunku bieżącym na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu do wysokości określonej corocznie w uchwale budżetowej przez Radę Miejską w Sobótce, bez ponoszenia przez Zamawiającego opłat, a jedynym kosztem dla Zamawiającego będą odsetki od rzeczywiście wykorzystanego kredytu. Wysokość kredytu w rachunku bieżącym określona w uchwale budżetowej Gminy Sobótka na 2018 rok wynosi 2.000.000,-zł.. Oprocentowanie kredytu będzie zmienne, ustalone na bazie WIBOR 3M +/- marża banku. Prawnym zabezpieczeniem kredytu będzie weksel własny in blanco wraz z deklaracją wekslową. Zamawiający zobowiązuje się do ostatecznej spłaty kredytu poprzez spłatę salda debetowego rachunku bieżącego w terminie do ostatniego dnia roboczego roku budżetowego. 19) obsługa poza kolejnością upoważnionych pracowników jednostek organizacyjnych Gminy. 3.Podstawowe informacje o Zamawiającym związane z przedmiotem zamówieni. Jednostki organizacyjne Gminy Sobótka objęte zamówieniem: 1) Urząd Miasta i Gminy Sobótka , 2) Ośrodek Pomocy Społecznej w Sobótce, 3) Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej ”ŚLĘŻA” w Sobótce, 4) Ślężański Ośrodek Kultury, Sportu i Rekreacji w Sobótce, 5) Muzeum im. Stanisława Dunajewskiego w Sobótce, 6) Przedszkole Nr 1 w Sobótce, 7) Szkoła Podstawowa Nr 1 w Sobótce, 8) Szkoła Podstawowa Nr 2 w Sobótce, 9) Szkoła Podstawowa w Rogowie Sobóckim, 10) Szkoła Podstawowa w Świątnikach. Zastrzega się, iż w całym okresie obowiązywania umowy ilość rachunków podstawowych jak również ilość jednostek organizacyjnych może ulec zmianie. Zastrzega się, aby wszystkie jednostki organizacyjne Gminy miały takie samo prawo do zawarcia umów na wykonanie bankowej obsługi, na warunkach będących przedmiotem niniejszego zamówienia publicznego. W przypadku łączenia, przekształcenia bądź utworzenia nowych jednostek organizacyjnych Gminy, Wykonawca podpisze z nimi umowę na prowadzenie obsługi bankowej na takich samych zasadach i warunkach, jakie zostaną zawarte w umowach podpisanych z Wykonawcą. Z poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi Gminy zostaną zawarte odrębne umowy obsługi bankowej, na warunkach będących przedmiotem niniejszego zamówienia publicznego, według jednolitego wzoru umowy ustalonego z wybranym Wykonawcą, z uwzględnieniem zmian wynikających ze specyfiki jednostki. Zamawiający wymaga, aby bank stosował warunki podane w ofercie dotyczące opłat i oprocentowania środków w stosunku do jednostek organizacyjnych Gminy, które posiadają lub otworzą rachunki w banku wybranym w wyniku rozstrzygnięcia przetargu. Z tytułu innych opłat, niż określone w SIWZ Wykonawca będzie pobierał opłaty zgodnie z obowiązującą w banku taryfą opłat i prowizji. Wykonawca naliczy i pobierze prowizje za zrealizowane operacje bankowe na koniec każdego dnia roboczego, a opłaty za prowadzenie rachunku w ostatnim dniu każdego miesiąca. Na podstawie danych historycznych za 2017 r., przewiduje się w okresie miesiąca, między innymi:  otwarcie i prowadzenie 10 rachunków podstawowych i 44 pomocniczych,  dokonanie wpłat gotówkowych o szacunkowej wartości 20 000 zł,  dokonanie wypłat gotówkowych o szacunkowej wartości 54 000 zł,  dokonanie 5 szt. wypłat w kasie banku, tj. świadczeń rodzinnych i innych zasiłków wynikających z ustawy o pomocy społecznej, dodatków mieszkaniowych oraz stypendiów szkolnych  dokonanie 3 000 szt. przelewów bankowych,  wydanie 23 szt. czeków,  pobranie 384 szt. wyciągów bankowych z załącznikami dla kont podstawowych,  pobranie 677 szt. wyciągów bankowych z załącznikami dla kont pomocniczych, Ponadto przewiduje się:  otwarcie i obsługę kont masowych dla płatników podatków i opłat – rolnego i od nieruchomości oraz opłat za użytkowanie wieczyste gruntów i za gospodarowanie odpadami komunalnymi ok. 12.200 szt.,  otwarcie i obsługę kont masowych dla płatników opłaty za pobór wody i odprowadzanie ścieków ok. 4.000 szt., Przewidywane średniomiesięczne saldo na rachunkach podstawowych - 1 500 000,00zł Przewidywane średniomiesięczne saldo na rachunkach pomocniczych - 2 100 000,00zł Przewidywana ilość osób korzystających z bankowości elektronicznej – 28 osób 4. W celu dokonania analizy finansowej Gminy Sobótka, Zamawiający udostępni poprzez zamieszczenie w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie http://bip.sobotka.pl/ następujące informacje: 1) Sprawozdanie RB-NDS o nadwyżce/deficycie Gminy Sobótka za 2016 rok i 2017 rok, 2) Sprawozdanie Rb-27S o dochodach Gminy Sobótka za 2016 rok oraz za 2017 roku, 3) Sprawozdanie Rb-28S o wydatkach Gminy Sobótka za 2016 rok oraz za 2017 roku, 4) Sprawozdanie Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych według stanu na koniec IV kwartału 2016 roku oraz według stanu na koniec IV kwartału 2017 roku, 5) Sprawozdanie Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń według stanu na koniec IV kwartału 2016 roku oraz według stanu na koniec IV kwartału 2017 roku, 6) Uchwałę nr V/122/2017 Składu Orzekającego Regionalnej Izby Obrachunkowej we Wrocławiu z dnia 24 maja 2017 r. w sprawie opinii o wniosku Komisji rewizyjnej Rady Miejskiej w sobótce o udzielenie absolutorium Burmistrzowi Miasta i Gminy Sobótka za 2016 rok, 7) Uchwała nr V/69/2017 Składu Orzekającego Regionalnej Izby Obrachunkowej we Wrocławiu z dnia 7 kwietnia 2017 r. w sprawie opinii o przedłożonym przez Burmistrza Miasta i Gminy Sobótka sprawozdaniu z wykonania budżetu gminy Sobótka za 2016 rok, 8) Uchwała nr V/83/2018 Składu Orzekającego Regionalnej Izby Obrachunkowej we Wrocławiu z dnia 10 kwietnia 2018 r. w sprawie opinii o przedłożonym przez Burmistrza Miasta i Gminy Sobótka sprawozdaniu z wykonania budżetu gminy Sobótka za 2017 rok. 5. Klauzule społeczne. 1. Zamawiający nie przewiduje określenia w opisie przedmiotu zamówienia wymagań dotyczących aspektów gospodarczych, środowiskowych, społecznych związanych z innowacyjnością lub zatrudnieniem, którym mowa w art.29 ust. 4 ustawy Pzp 2. Wymagania, o których mowa w art.29 ust. 3a – obowiązek zatrudnienia na podstawie umowy o pracę: 1) Wykonawca przyjmujący do realizacji przedmiot Umowy zobowiązuje się do zatrudnienia, o którym mowa w art. 29 ust. 3a ustawy Pzp, jeżeli wykonywanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.) osoby/osób wykonującej/wykonujących następujące czynności w zakresie realizacji zamówienia: czynności techniczno-formalne związane z udzieleniem i obsługa kredytu, w tym prowadzeniem rachunku kredytobiorcy, naliczanie odsetek, ustalanie bieżących sald. Sposób dokumentowania zatrudnienia w/w /osoby, osób/, o których mowa w art. 29 ust. 3a ustawy Pzp: a) Wykonawca w terminie do 7 dni od daty zawarcia umowy dostarczy Zamawiającemu kompletna listę pracowników przeznaczonych do realizacji zamówienia wraz ze wskazaniem czynności, jakie osoby te będą wykonywać oraz informacją o sposobie zatrudnienia tych osób, b) Wykonawca zobowiązany jest do informowania Zamawiającego o każdym przypadku zmiany osób wykonujących czynności przy realizacji zamówienia lub zmiany sposobu zatrudnienia tych osób, nie później niż w terminie 3 dni od dokonania takiej zmiany, c) Wykonawca zobowiązuje się, że Pracownicy wykonujący przedmiot umowy wskazani w liście pracowników przeznaczonych do realizacji zamówienia będą w okresie realizacji umowy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r., poz. 917 ze zm.) 2) Uprawnienia zamawiającego w zakresie kontroli spełniania przez wykonawcę wymagań, o których mowa w art. 29 ust. 3a ustawy Pzp, oraz sankcji z tytułu niespełnienia tych wymagań: a) Zamawiający zastrzega sobie prawo kontrolowania wypełniania przez Wykonawcę obowiązku zatrudnienia na podstawie umowy o pracę w szczególności poprzez zlecenie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy lub żądanie przedłożenia do wglądu dokumentów potwierdzających zatrudnienie na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności przy realizacji zamówienia, b) w celu kontroli przestrzegania postanowień umowy przez Wykonawcę przedstawiciel Zamawiającego uprawniony jest w każdym czasie do weryfikacji tożsamości Personelu Wykonawcy uczestniczącego w realizacji przedmiotu umowy, c) Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany osób, przy pomocy, których Wykonawca świadczyć będzie przedmiot umowy, na inne posiadające co najmniej taką samą wiedzę, doświadczenie i kwalifikacje opisane w SIWZ z zachowaniem wymogów dotyczących zatrudniania na podstawie umowy o pracę, d) za niedopełnienie wymogu obowiązku zatrudniania pracowników świadczących przedmiot umowy na podstawie umowy o pracę w rozumieniu Kodeksu pracy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne w wysokości po 500,00zł za każdy dzień roboczy, w którym osoba niezatrudniona przez Wykonawcę lub Podwykonawcę na podstawie umowy o pracę wykonywała czynności (prace fizyczne) przy realizacji zamówienia, e) Wykonawca, w trakcie realizacji umowy na każde wezwanie Zamawiającego zobowiązuje się przedstawić bieżące dokumenty potwierdzające, że Podmiot Umowy jest wykonywany przez osoby będące zatrudnione na podstawie umowy o pracę, f) Wykonawca zobowiązany jest do wprowadzenia w umowach z podwykonawcami stosownych zapisów zobowiązujących do zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, przez cały okres realizacji zamówienia, osób które będą wykonywać czynności bezpośrednio związane z obsługą dysponencko-kasową tj. obsługą rozliczeń finansowych (gotówkowych i bezgotówkowych) w obrocie krajowym i zagranicznym, uruchomieniem kredytu, obliczaniem należnych odsetek bankowych, zakładaniem i likwidacją lokat terminowych, wykonujących usługi sprzątające w punkcie kasowym oraz umożliwiających Zamawiającemu przeprowadzenie kontroli realizacji tego obowiązku.