Dostawa tuszy i tonerów oraz innych materiałów eksploatacyjnych do drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych,

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa fabrycznie nowych tuszy i tonerów oraz innych materiałów eksploatacyjnych do drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych. Numer referencyjny: 21/18/N. 2. Zamawiający nie wymaga osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowych części zamówienia. 3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się poniżej oraz w: a) Załączniku Nr 1 do SIWZ tj . formularzu ofertowym; b) Załączniku Nr 7 Do SIWZ tj. ogólnych warunkach umowy. 4. Pod pojęciem "materiały eksploatacyjne" Zamawiający rozumie wszystkie produkty wskazane w załączniku nr 1 do SWIZ tj. formularzu ofertowym. 5. Pod pojęciem „fabrycznie nowe” Zamawiający rozumie produkty nie używane, nie uszkodzone, nie regenerowane, wolne od wad fizycznych i prawnych – nie naruszających praw patentowych tonerów i tuszy oryginalnych producentów drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych (tzw. OEM), opatrzonych znakiem firmowym producenta, w oryginalnych opakowaniach producenta z widoczną nazwą producenta urządzenia do którego produkt jest przeznaczony, z symbolem produktu i datą produkcji, posiadające wszelkie zabezpieczenia szczelności zbiorników z tonerem i tuszem, które będą spełniały parametry wskazane w załączniku nr 1 i które będą mogły być użytkowane zgodnie z przeznaczeniem. Tusze i tonery muszą być produktami zalecanymi przez producentów urządzeń do których są przeznaczone lub równoważnymi. 6. Przez produkt równoważny Zamawiający rozumie produkt kompatybilny z urządzeniem do którego jest zamówiony o parametrach takich samych bądź lepszych (pojemność tonera, tuszu, wydajność produktu i jakość wydruku) w stosunku do oryginału z widoczną nazwą producenta oraz nazwą urządzenia do którego produkt jest przeznaczony, symbolem produktu i datą produkcji nie powodującym awarii urządzenia do którego jest przeznaczony, nie używany, nie uszkodzony, posiadający wszelkie zabezpieczenia oraz szczelność zbiorników z tuszem i tonerem. 7. Produkty te nie mogą ograniczać pełnej współpracy z programem sprzętu, monitorującym stan zasobników z tuszem lub tonerem w których zastosowano toner/tusz/ dopasowany do pracy z danym urządzeniem. 8. W przypadku uszkodzenia sprzętu, wynikającego z faktu użycia równoważnego materiału eksploatacyjnego, awarie będą usuwane w autoryzowanym serwisie producenta sprzętu na koszt Wykonawcy. 9. W przypadku, gdy Wykonawca zaproponuje produkt równoważny, informacja o tym musi znaleźć się w formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej SIWZ. Wykonawca zobowiązany jest wpisać w kolumnie 5 Tabeli nr 1a: • nazwę producenta oferowanego materiału eksploatacyjnego równoważnego do materiału opisanego w kolumnie 2 Tabeli nr 1a; • kod produktu; • wydajność. Przedstawiona przez Wykonawcę wydajność (tylko w przypadku tuszy i tonerów) winna być określona za pomocą pomiaru zgodności z normą ISO/IEC 19752 dla tonerów monochromatycznych, normą ISO/IEC 24711 oraz normą ISO/IEC 24712 dla wkładów atramentowych, normą ISO/IEC 19798 dla tonerów kolorowych. 10. Dostarczane produkty muszą być w oryginalnych opakowaniach, zamkniętych fabrycznie nie noszących śladów użytkowania oraz otwierania. Materiały eksploatacyjne muszą być zabezpieczone przed uszkodzeniem podczas transportu (unieruchomione w opakowaniu). Na opakowaniu powinny znajdować się informacje które umożliwią pełną identyfikację towaru tzn. nazwę producenta, ilość, symbol produktu, typ drukarki oraz datę produkcji. Termin ważności musi być w widocznym miejscu, który umożliwi sprawdzenie daty bez konieczności otwierania opakowania. Jeżeli Wykonawca zaproponuje oryginalne materiały eksploatacyjne muszą być one opakowane w oryginalne opakowania opatrzone logo producenta, a nie zastępcze pudełka kartonowe.  Wykonawca zapewnia 18-miesięczną gwarancję na tonery i 12-miesięczną gwarancję na pozostałe materiały eksploatacyjne. Okres gwarancji liczony jest od dnia podpisania (bez zastrzeżeń) protokołu odbioru materiałów eksploatacyjnych przez przedstawiciela Zamawiającego oraz Wykonawcy;  Jeżeli w trakcie gwarancji Zamawiający stwierdzi, że wydajność, jakość lub niezawodność dostarczonych materiałów eksploatacyjnych do urządzeń drukujących, niekorzystnie odbiega od wymagań producenta danego urządzenia, Wykonawca zobowiązuje się do wymiany produktu na nowy wolny od wad w terminie 72 godzin w dni robocze od momentu zgłoszenia (mailem) przez Zamawiającego o wadliwym produkcie. Wszelkie koszty wymiany wadliwego materiału eksploatacyjnego, dostarczenia wyrobu wolnego od wad do siedziby Zamawiającego pokrywa Wykonawca.  Wykonawca gwarantuje wymianę materiałów eksploatacyjnych do urządzeń drukujących kolorowych na oryginalne, jeżeli w wyniku zainstalowania równoważnych materiałów eksploatacyjnych urządzenie nie zapewnia wydrukowania co najmniej jednego z następujących kolorów: czerwonego, bordowego, pomarańczowego, żółtego, ciemno zielonego, jasno zielonego, jasno niebieskiego, ciemno niebieskiego, fioletowego lub kolory te nie posiadają odpowiednich parametrów (nie dotyczy przypadku kiedy przyczyną złej jakości wydruku jest zużycie kaset z tonerem). W przypadku wątpliwości Wykonawcy wyrażonej na piśmie w ciągu 3 dni od powstania roszczenia Zamawiający zleci ekspertyzę jakości wydruku u uprawnionych podmiotów, posiadających urządzenia pomiarowe do badania parametrów koloru. Jeżeli zastrzeżenie co do jakości wydruku zostaną potwierdzone koszty ekspertyzy pokrywa Wykonawca.  Wykonawca zobowiązuje się do pokrycia kosztów naprawy, ekspertyzy urządzeń drukujących w przypadku gdy uszkodzenie urządzenia powstało na skutek stosowania materiału/ów eksploatacyjnych dostarczonych przez Wykonawcę. Za podstawę żądania przez Zamawiającego naprawy urządzenia (włączając w to wymianę bębna lub głowicy) uważa się pisemną opinię autoryzowanego serwisu producenta urządzenia drukującego.  Strony uznają ekspertyzę autoryzowanego serwisu za wiążącą, nie podlegającą żadnym roszczeniom.  Ekspertyza może zostać zlecona przez Zamawiającego na koszt Wykonawcy, który w razie konieczności przekaże Zamawiającemu stosowne upoważnienie w tym zakresie, w przeciwnym wypadku Wykonawca zwróci Zamawiającemu koszty ekspertyzy przelewając należność na podane konto w ciągu 7 dni od daty wezwania z zastrzeżeniem, że ewentualne kwestie sporne wynikłe w trakcie realizacji niniejszej umowy strony rozstrzygać będą polubownie. W przypadku nie dojścia do porozumienia spory rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla Zamawiającego.  Naprawa urządzenia w przypadku awarii wykonana zostanie w miejscu jego eksploatacji przez autoryzowany serwis producenta danego urządzenia drukującego.  Naprawa urządzenia nastąpi w ciągu 3 dni od momentu zgłoszenia (mailem) Wykonawcy przez Zamawiającego konieczności wykonania naprawy. Naprawa urządzenia obejmuje również jego konserwację polegającą na czyszczeniu wewnętrznych elementów zabrudzonych w efekcie używania materiału eksploatacyjnego dostarczonego przez Wykonawcę.  Wykonawca w ciągu 3 dni roboczych od zakończenia naprawy urządzenia drukującego, prześle Zamawiającemu protokół odbioru naprawy podpisany z imienia i nazwiska przez użytkownika sprzętu, zawierający wykaz wymienionych części, podzespołów, potwierdzenie prawidłowego działania sprzętu oraz datę zakończenia naprawy. Protokół odbioru naprawy podstawę zakończenia procesu reklamacji a w przypadku nie przesłania tego dokumentu przez Wykonawcę, Zamawiający naliczy kary umowne.  W przypadku kiedy czas naprawy urządzenia drukującego przedłuży się - Wykonawca zobowiązuje się do podstawienia zastępczego urządzenia gotowego do pracy w danej jednostce lub instytucji wojskowej, o takich samych parametrach lub wyższych. W tym przypadku Wykonawca będzie ponosił wszelkie koszty związane z eksploatacją tego urządzenia.  Wykonawca nie ponosi żadnych kosztów związanych z ekspertyzą danego urządzenia, w przypadku kiedy w wyniku ekspertyzy autoryzowanego serwisu okaże się, że przyczyną niesprawności urządzenia nie jest zastosowanie materiału eksploatacyjnego dostarczonego przez Wykonawcę.  Wykonawca odpowiada za realizację procesu naprawy – terminy realizacji w sytuacji kiedy uszkodzenie urządzenia powstało na skutek stosowania materiału/ów eksploatacyjnych dostarczonych przez Wykonawcę.  W przypadku kiedy doszło do uszkodzenia co najmniej 3 urządzeń drukujących na skutek stosowania materiału/ów eksploatacyjnych dostarczonych przez Wykonawcę, Wykonawca dokona wymiany materiałów eksploatacyjnych danego typu/ów przeznaczonych do urządzeń które uległy uszkodzeniu w terminie 72 godziny od zgłoszenia. Termin może ulec wydłużeniu za zgodą Zamawiającego.  Jeżeli wymiana materiałów eksploatacyjnych powstała na skutek sytuacji opisanej powyżej nie odniesie pożądanego skutku i dojdzie do uszkodzenia kolejnego urządzenia tego samego typu na skutek stosowania materiałów eksploatacyjnych wymienionych przez Wykonawcę – Wykonawca wymieni wszystkie materiały eksploatacyjne przeznaczone dla danego typu urządzenia na materiały zalecane przez producenta tego urządzenia. 25. Rozwiązania równoważne: a) Zamawiający nie ogranicza wykonawcom katalogu dowodów, za pomocą których wykazywać będą oni równoważność oferowanych materiałów eksploatacyjnych. Wykazanie równoważności to obowiązek wykonawcy, ale także i jego prawo. Stosownie bowiem do treści art. 30 ust. 5 ustawy Pzp: „Wykonawca, który powołuje się na rozwiązania równoważne opisywanym przez Zamawiającego, jest obowiązany wykazać, że oferowane przez niego dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają wymagania określone przez Zamawiającego”. b)W przypadku, gdy wykonawca zaproponuje w złożonej ofercie rozwiązania równoważne (w kolumnie nr 5 formularza ofertowego) – zobowiązany jest złożyć na wezwanie zamawiającego: • Certyfikaty potwierdzające, że oferowane materiały równoważne muszą być wytwarzane zgodnie z zintegrowanym systemem zarządzania jakością i zintegrowanym systemem zarządzania środowiskowego zgodnego z normami ISO 9001:2009 oraz ISO 14001:2005. Zamawiający dopuszcza również certyfikaty ISO 9001:2008 oraz ISO 14001:2004 lub równoważne; • Pisemne oświadczenie, że oferowane równoważne materiały eksploatacyjne nie naruszają praw własnościowych i patentowych producenta urządzeń drukujących do których zostały przeznaczone oraz że ich używanie nie spowoduje utraty praw gwarancyjnych, że są one dopuszczone do obrotu na terytorium Polski (wzór oświadczenia stanowi załącznik Nr 5 do niniejszej SIWZ); • po jednej sztuce każdego zaoferowanego materiału eksploatacyjnego (dotyczy tylko równoważnych materiałów eksploatacyjnych w postaci tonera bądź tuszu). Dostarczone na wezwanie Zamawiającego tusze i tonery muszą być fabrycznie nowe, nie używane i w pełni zgodne z ofertą oraz wymaganiami Zamawiającego określonymi w załączniku nr 1 tj. formularzu ofertowym. Zamawiający dokona oceny zgodności oferowanych produktów równoważnych z wymogami określonymi przez Zamawiającego. Zamawiający przeprowadzi test wszystkich zaoferowanych produktów równoważnych w postaci tonera bądź tuszu w środowisku Zamawiającego. W przypadku wyniku negatywnego, w celu jego potwierdzenia test zostanie przeprowadzony ponownie jeden raz na innym egzemplarzu urządzenia tego samego modelu. Wynik testu zostanie określony w protokole z przeprowadzonego testu, którego wzór stanowi załącznik nr 6 do SIWZ. Jeżeli wynik testu dwukrotnie wykaże, że badany produkt równoważny w postaci zasobnika z tuszem lub tonerem ogranicza pełną współpracę z programem sprzętu monitorującym stan tuszu lub tonera, Zamawiający uzna, że zaoferowane produkty równoważne nie spełniają wymagań. W związku z tym oferta Wykonawcy zostanie odrzucona na podstawie art. art. 89 ust. 1 pkt 2) ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1579), ponieważ treść oferty nie odpowiada treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. O terminie przeprowadzenia testu Zamawiający powiadomi pisemnie Wykonawcę, którego upoważniony przedstawiciel może uczestniczyć w czynnościach testowych w charakterze obserwatora. d) To na Wykonawcy spoczywa obowiązek wykazania, że zaoferowane przez niego materiały eksploatacyjne są równoważne w stosunku do opisanych przez Zamawiającego. Wykonawca oferujący materiały eksploatacyjne zgodne z opisem Zamawiającego- wskazane przez Zamawiającego w kolumnie nr 2 formularza ofertowego – nie ma obowiązku składania żadnych dokumentów w tym zakresie. Uregulowania odnoszące się do podwykonawców: 26.Wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcy (zgodnie z art. 36a. ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych). W takim przypadku zamawiający zgodnie z art. 36b. ust. 1 ustawy żąda wskazania przez wykonawcę w formularzu ofertowym (załączniku Nr 1 do SIWZ) części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom i podania przez wykonawcę firm podwykonawców (o ile są znane). 27. Jeżeli zamawiający stwierdzi, że wobec danego podwykonawcy zachodzą podstawy wykluczenia, wykonawca obowiązany jest zastąpić tego podwykonawcę lub zrezygnować z powierzenia wykonania wykonywania części zamówienia podwykonawcy. 28. Powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom nie zwalnia wykonawcy z odpowiedzialności za należyte wykonane tego zamówienia. 29. Postanowienia dotyczące wymagań zamawiającego co do umów o podwykonawstwo oraz zasad zawierania takich umów zawarte zostały we wzorze umowy. Informacje o ochronie danych osobowych (zgodnie z art. 13 RODO): 30. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuję, że:  administratorem Pani/Pana danych osobowych jest: 41. Baza Lotnictwa Szkolnego 08– 521 Dęblin ul. Brygady Pościgowej 5 tel. 261-517-525; NIP: 506-011-18-75 REGON: 061456920  Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę tuszy i tonerów oraz innych materiałów eksploatacyjnych do drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych, Nr 21/18/N prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego;  odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 i 2018), dalej „ustawa Pzp”;  Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;  obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;  w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;  posiada Pani/Pan: − na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących; − na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych **; − na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***; − prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;  nie przysługuje Pani/Panu: − w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych; − prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO; − na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. ______________________ * Wyjaśnienie: informacja w tym zakresie jest wymagana, jeżeli w odniesieniu do danego administratora lub podmiotu przetwarzającego istnieje obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych. ** Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników. *** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego. 31. Wykonawca ubiegając się o udzielenie zamówienia publicznego jest zobowiązany do wypełnienia wszystkich obowiązków formalno-prawnych związanych z udziałem w postępowaniu. Do obowiązków tych należą m.in. obowiązki wynikające z RODO - rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str.1), w szczególności obowiązek informacyjny przewidziany w art. 13 RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą i od których dane te wykonawca bezpośrednio pozyskał. Jednakże obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO nie będzie miał zastosowania, gdy i w zakresie, w jakim osoba fizyczna, której dane dotyczą, dysponuje już tymi informacjami (vide: art. 13 ust. 4). Ponadto wykonawca będzie musiał wypełnić obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazuje zamawiającemu i których dane pośrednio pozyskał, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z włączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO. W celu zapewnienia, że wykonawca wypełnił ww. obowiązki informacyjne oraz ochrony prawnie uzasadnionych interesów osoby trzeciej, której dane zostały przekazane w związku z udziałem wykonawcy w postępowaniu, Zamawiający zobowiązuje wykonawcę do złożenia w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oświadczenia o wypełnieniu przez niego obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO (treść oświadczenia wymaganego od wykonawcy w zakresie wypełnienia przez niego obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO została ujęta przez zamawiającego we wzorze formularza ofertowego– załącznika nr 1 do SIWZ). Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych zostanie zawarta z Wykonawcą, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza - w dniu podpisania umowy.