Administrowanie i utrzymanie Cmentarza Komunalnego w Dzierżoniowie przy ul. Wrocławskiej.

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest administrowanie i utrzymanie Cmentarza Komunalnego w Dzierżoniowie przy ul. Wrocławskiej. 2. Zamawiający powierzy a Wykonawca przyjmie do wykonania w sposób ciągły i nieprzerwany przez czas trwania zamówienia administrowanie i utrzymanie Cmentarza Komunalnego w Dzierżoniowie przy ul Wrocławskiej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w szczególności: 1) ustawy z dnia 31 stycznia 1959r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych (t. j. Dz. U. z 2019r. poz. 1473), 2) Rozporządzeniem Ministra infrastruktury z dnia 7 marca 2008r. w sprawie wymagań, jakie muszą spełniać cmentarze, groby i inne miejsca pochówku zwłok i szczątków ( Dz. U. z 2019r. poz. 1473), 3) Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 11 lutego 2015r. w sprawie wzoru karty zgonu ( t. j. Dz. U. z 2019r. poz. 1085 ), 4) Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 7 grudnia 2001r. w sprawie postępowania ze zwłokami i szczątkami ludzkimi ( Dz. U. Nr 153, poz. 1783 z późn. zm. ), 5) Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 22 grudnia 2015r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów ( Dz. U. z 2001r. Nr 90 poz. 1013 ), 6) Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 6 grudnia 2001r. w sprawie wykazu chorób zakaźnych, w przypadku których stwierdzenie zgonu wymaga szczególnego postępowania ze zwłokami osób zmarłych na te choroby ( Dz. U. z 2001r. Nr 152, poz. 1742 ). 3. Do obowiązków Wykonawcy w zakresie administrowania i utrzymania Cmentarza Komunalnego będzie należało w szczególności: 1) prowadzenie biura Cmentarza Komunalnego zlokalizowanego na terenie Cmentarza w godzinach od poniedziałku do piątku w godzinach od 8.00 do 16.00, 2) prowadzenie racjonalnej gospodarki miejscami grzebalnymi, 3)prowadzenie ewidencji grobów w wersji papierowej i elektronicznej, zgodnie z rozporządzeniem ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 sierpnia 2001r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów; 4) wyznaczanie miejsc pochówku, 5) prowadzenie Domu Pogrzebowego, 6) pobieranie na podstawie Zarządzenia Burmistrza Dzierżoniowa w sprawie określenia opłat na Cmentarzu Komunalnym w Dzierżoniowie (załącznik nr 11 do SIWZ) opłat cmentarnych i ich przekazywania, co miesiąc na konto Zamawiającego, 7) przyjmowanie do Domu Pogrzebowego zwłok i ich wydawanie, 8) koordynowanie ceremonii pogrzebowych w zakresie terminu i czasu ich trwania, 9) wydawanie pozwoleń na budowę grobowców i nagrobków, 10) nadzór nad budową grobowców i nagrobków pod kątem ich zgodności z udzielonym pozwoleniem i bezpieczeństwem sąsiednich grobów, 11) prowadzenie ewidencji pobranych opłat cmentarnych zgodnie z Zarządzeniem Burmistrza Dzierżoniowa w sprawie określenia opłat na Cmentarzu Komunalnym w Dzierżoniowie (załącznik nr 11 do SIWZ) i udzielonych pozwoleń w formie papierowej i elektronicznej oraz ich przedkładanie Zamawiającemu co miesiąc wraz z wystawioną przez Wykonawcę fakturą, 12) przekazywanie danych o pochówkach do portalu „Grobonet” lub (innego) na każde zlecenie Zamawiającego, 13) Wykonawca zatrudni taką liczbę pracowników administracyjnych i fizycznych, która pozwoli na prawidłowe wykonanie zamówienia, 14) Wykonawca nie może zlecić podwykonawcom prowadzenia biura na Cmentarzu Komunalnym. 4. W zakresie utrzymania cmentarza: 1) utrzymanie czystości, porządku i estetyki na terenie całego Cmentarza Komunalnego poprzez codzienne zbieranie nieczystości i sprzątanie alejek, koszenie w okresie wegetatywnym traw zapewnienie ich wysokości nie większej niż 15 cm, pielęgnacje drzew polegającej na usuwaniu suchych gałęzi oraz obcinaniu zwisających gałęzi nad drogami wewnętrznymi, chodnikami i alejkami na wysokości dwóch metrów nad ziemią; zakres robót o których mowa nie obejmuje miejsc zarezerwowanych oraz przestrzeni między grobami; w okresie zimowym należy odśnieżać i zabezpieczyć szorstkość nawierzchni dróg wewnętrznych, chodników i alejek w ciągu 5 godzin od zakończenia opadów śniegu, 2) bieżąca naprawa ogrodzenia, 3) konserwacja i utrzymanie w sprawności studni głębinowej i oczyszczalni ścieków, 4) utrzymanie drożności studzienek kanalizacyjnych i odstojników wody oraz punktów czerpalnych wody, 5) dokonywanie raz w roku pomiaru jakości ścieków oraz pomiarów ochronnych instalacji urządzeń elektrycznych i potwierdzenie powyższego odpowiednimi protokołami, 6) utrzymanie w należytym stanie Domu Pogrzebowego i jego urządzeń takich jak: chłodnia, sanitariaty, oczyszczalnia biologiczna, urządzenia wodnokanalizacyjne, urządzenia elektryczne (oświetlenie, nagłośnienie, system alarmowy), 7) wyposażenie Domu Pogrzebowego w akcesoria niezbędne do przeprowadzenia ceremonii pogrzebowych (katafalku, oświetlenia, wystrój ołtarza, organy, akcesoria do Mszy Świętej). Wykonawca jest zobowiązany do używania w obiekcie oświetlenia energooszczędnego, 8) wyposażenie cmentarza w odpowiednią ilość kontenerów na śmieci o wielkości co najmniej 8m3 w ilości co najmniej 5 szt. oraz co tygodniowe systematyczne usuwanie odpadów stałych i płynnych, 9) gospodarowanie odpadami; Wykonawca jest wytwórcą odpadów w rozumieniu ustawy o odpadach i na nim ciążą wszystkie obowiązki określone w w/w ustawie. Na żądanie Zamawiającego Wykonawca zobowiązany jest do okazania kart przekazania odpadów, o których mowa w ustawie, 10) nadzór nad przestrzeganiem Regulaminu Cmentarza Komunalnego w Dzierżoniowie przez osoby przebywające na terenie cmentarza, 11) sprzątanie przy Kolumbariach po ceremoniach pogrzebowych w ciągu 48 godzin od pogrzebu i nie wcześnie niż w następnym dniu po pogrzebie, 12) mechaniczne i chemiczne odchwaszczanie chodników i ciągów pieszych. 13) Wykonawca jest zobowiązany powiadomić Zamawiającego oraz odpowiednie służby o wszystkich zagrożeniach wynikających ze złego stanu technicznego obiektów i urządzeń oraz złego stanu drzewostanu na terenie całego Cmentarza Komunalnego w Dzierżoniowie, 14) Wykonawca jest zobowiązany w ramach wynagrodzenia przeprowadzać przeglądy techniczne obiektów i urządzeń na terenie całego Cmentarza Komunalnego zgodnie z obowiązującymi przepisami od momentu podpisania umowy z Zamawiającym. 5. Wykonawca zobowiązany jest do ścisłego przestrzegania postanowień Regulaminu Cmentarza Komunalnego w Dzierżoniowie, który stanowi załącznik nr 10 do SIWZ. 6. Wykonawca obowiązany jest wykonywać czynności objęte przedmiotem zamówienia w sposób gwarantujący ciągłą, pełną, nieprzerwaną i sprawną obsługę osób korzystających z cmentarza. 1) Wykonawca obowiązany jest do utrzymywania ścisłej współpracy z Zamawiającym w celu najlepszego wykonywania usług i udzielanie Zamawiającemu wyczerpujących informacji w tym zakresie oraz umożliwienie stałego nadzoru nad realizacją usług oraz zapewnienie możliwości uczestnictwa w przeglądach prowadzonych prac, na których m.in. będzie kontrolowane stosowanie wymogów związanych z BHP i ochroną środowiska; 2) Wykonawcy nie wolno podnosić wysokości opłat określonych w Zarządzenia Burmistrza Dzierżoniowa w sprawie określenia opłat na Cmentarzu Komunalnym w Dzierżoniowie (załącznik nr 11 do SIWZ), wprowadzać innych opłat, jak również stosować jakichkolwiek utrudnień i ograniczeń w dostępie do cmentarza. 3) Wykonawca zobowiązany jest nie nadużywać pozycji dominującej w zakresie usług pogrzebowych w szczególności Wykonawca nie będzie: a) w żaden sposób ograniczał przedsiębiorstwom pogrzebowym dostępu do świadczenia usług pogrzebowych, b) przydzielał lub rezerwował atrakcyjnych kwater grzebalnych dla klientów wybranych firm pogrzebowych, w tym firmy własnej, c) ustalał zasad korzystania z cmentarza, Domu Pogrzebowego i urządzeń niezbędnych do przeprowadzenia ceremonii pogrzebowej, które przyczyniłyby się do ograniczenia bądź wykluczenia konkurencji na rynku przedsiębiorców pogrzebowych. 4) Zamawiający zastrzega sobie prawo do: a) kontroli sposobu realizacji zamówienia; b) udziału w odbiorach usług. 7. Wykonawca w ramach niniejszego zamówienia będzie pobierał opłaty cmentarne zgodnie z obowiązującym Zarządzeniem Burmistrza Dzierżoniowa w sprawie określenia opłat na Cmentarzu Komunalnym w Dzierżoniowie (załącznik nr 11 do SIWZ). 1) Opłaty cmentarne określone w Zarządzenia Burmistrza Dzierżoniowa stanowią dochód Zamawiającego. 2) Opłaty, o których mowa w pkt 7, będą podlegać odrębnej ewidencji księgowo – finansowej prowadzonej przez Wykonawcę. 3) Opłaty cmentarne, o których mowa w pkt 7 ppkt 1 Wykonawca jest zobowiązany, do 10 dnia każdego miesiąca następującego po miesiącu, w którym opłaty cmentarne zostały przez Wykonawcę pobrane, wpłacać bez dodatkowego wezwania na rachunek bankowy Zamawiającego nr 34 9527 0007 0046 7773 2000 0002 prowadzony przez Bank Spółdzielczy w Dzierżoniowie. Za każdy dzień opóźnienia w przekazywaniu przez Wykonawcę opłat cmentarnych będą naliczane odsetki ustawowe za opóźnienie. Dniem przekazania Zamawiającemu opłat cmentarnych jest dzień uznania rachunku bankowego Zamawiającego. 8. Zamawiający wymaga, aby czynności bezpośrednio związane z wykonywaniem przedmiotu niniejszego zamówienia, czyli wchodzące w tzw. zakres kosztów bezpośrednich były wykonywane przez osoby, które posiadają stosowne predyspozycję, doświadczenie, wiedzę oraz wymagane uprawnienia w zakresie niezbędnym do wykonania przedmiotu zamówienia oraz były zatrudnione przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę. Zamawiający wymaga, aby w okresie realizacji przedmiotu niniejszego zamówienia, osoby które będą świadczyły pracę u Wykonawcy, podwykonawcy i dalszego podwykonawcy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy ( Dz.U. z 2019 r. poz. 1040, z późn. zm.), zatrudnione były na podstawie umowy o pracę. 8.1 W trakcie realizacji zamówienia Zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy odnośnie spełniania przez Wykonawcę, podwykonawcę lub dalszego podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane powyższe czynności. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do: a) żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów i dokonywania ich oceny, b) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów, c) przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania świadczenia. 8.2 W trakcie realizacji zamówienia na każde wezwanie Zamawiającego w wyznaczonym w tym wezwaniu terminie Wykonawca przedłoży Zamawiającemu wskazane poniżej dowody w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez Wykonawcę, podwykonawcę lub dalszego podwykonawcę osób wykonujących wskazane powyższe czynności w trakcie realizacji zamówienia: a) oświadczenie Wykonawcy, podwykonawcy lub dalszego podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, których dotyczy wezwanie Zamawiającego. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu Wykonawcy lub podwykonawcy; b) poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez Wykonawcę, podwykonawcę lub dalszego podwykonawcę kopię umowy/umów o pracę osób wykonujących w trakcie realizacji zamówienia czynności, których dotyczy ww. oświadczenie Wykonawcy lub podwykonawcy (wraz z dokumentem regulującym zakres obowiązków, jeżeli został sporządzony). Kopia umowy/umów powinna zostać zanonimizowana w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związkuz przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1) i ustawy z dnia 10 maja 2018r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2019 poz. 1781), tj.: w szczególności bez adresów, nr PESEL pracowników. Imię i nazwisko pracownika nie podlega anonimizacji. Informacje takie jak: data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania; c) zaświadczenie właściwego oddziału ZUS, potwierdzające opłacanie przez Wykonawcę lub podwykonawcę składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu zatrudnienia na podstawie umów o pracę za ostatni okres rozliczeniowy; d) poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez Wykonawcę, podwykonawcę lub dalszego podwykonawcę kopię dowodu potwierdzającego zgłoszenie pracownika przez pracodawcę do ubezpieczeń, zanonimizowaną w sposób zapewniający ochronę pracowników w związku z przetwarzaniem danych osobowych, zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1) i ustawy z dnia 10 maja 2018r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2019 poz. 1781). Imię i nazwisko pracownika nie podlega anonimizacji. Nadmienia się, że z tytułu niespełnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności wskazane powyżej, Zamawiający przewiduje kary umowne w wysokości określonej w § 15 ust. 4 pkt 16 projektu umowy (załącznik nr 8 do SIWZ). Niezłożenie przez Wykonawcę w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie żądanych przez Zamawiającego dowodów w celu potwierdzenia spełnienia przez Wykonawcę, podwykonawcę lub dalszego podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę traktowane będzie jako niespełnienie przez Wykonawcę, podwykonawcę lub dalszego podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane powyżej czynności; e) W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do przestrzegania prawa pracy przez Wykonawcę lub podwykonawcę, Zamawiający może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy. 9. Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień, o których mowa w art. 67 ust.1 pkt.6 i 7 ustawy – Zamówienie będzie tożsame z zamówieniem podstawowym. Przewiduje się udzielenie takiego zamówienia do kwoty 50 000 zł.