Świadczenie usług pocztowych na rzecz Ośrodka Pomocy Społecznej w Świętochłowicach”

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywne świadczenie przez Wykonawcę powszechnych usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla potrzeb Zamawiającego w zakresie przyjmowania, przemieszczanie i doręczanie przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów (po wyczerpaniu możliwości ich dostarczenia odbiorcy) zwanych dalej usługami. 2. Usługi pocztowe świadczone będą przez 5 dni w tygodniu (z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy) , od poniedziałku do piątku, zgodnie z przepisami obowiązującymi w tym zakresie, to jest w szczególności ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe ( Dz. U. z 2018 r. poz. 2188 z późn. zm.), zwaną dalej Prawo pocztowe. 3. Przez przesyłki pocztowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się: 3.1. przesyłki pocztowe: zwykłe – przesyłki nierejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, 3.1.1. zwykłe priorytetowe – przesyłki nierejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, 3.1.2. polecone– przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, 3.1.3. polecone priorytetowe – przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, 3.1.4. polecone za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) – przesyłki nie będące przesyłkami najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym, 3.1.5. polecone priorytetowe za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) – przesyłki najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym, 3.2. Paczki pocztowe, przez które rozumie się paczki nie będące paczkami najszybszej kategorii lub paczki priorytetowe – paczki będące paczkami najszybszej kategorii. 4. Przedmiot zamówienia będzie realizowany zgodnie z przepisami: 4.1. ustawy Prawo pocztowe; 4.2. ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2018 r., poz. 2096z póżn. zm.); 4.3. rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 roku w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2018 r., poz. 421 z późn. zm.); 4.4. wewnętrznymi regulaminami wykonawcy, wydanymi na podstawie obowiązujących przepisów prawa, o ile regulaminy te nie pozostają w sprzeczności z postanowieniami specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 5. Usługi pocztowe stanowiące przedmiot zamówienia obejmują następujące rodzaje przesyłek: 5.1 przesyłki listowe o wagach: 5.1.1. - do 350 g, 5.1.2. - powyżej 350 g do 1000 g, 5.1.3. - powyżej 1000g do 2000 g, 5.2 paczki o wagach do 6000 g, 6. Dla przesyłek ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru Wykonawca będzie doręczał Zamawiającemu, pokwitowane przez adresata „potwierdzenie odbioru" niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak, niż w ciągu 5 dni roboczych od dnia doręczenia. 7. W związku z realizacją usług, o których mowa w pkt 5.1 i 5.2 używane będą formularze potwierdzenia odbioru Zamawiającego, za wyjątkiem potwierdzeń odbioru dla przesyłek zagranicznych, kurierskich i paczek. 8. Ze względu na szczególne znaczenie dla Zamawiającego doręczeń, o których mowa w pkt 6, Wykonawca jest zobowiązany usługi te realizować i dokumentować prawidłowo. 9. Wykonawca jest odpowiedzialny za wykonanie prawidłowego, zgodnego ze stanem faktycznym, opisu na formularzach potwierdzenia odbioru stosowanych do doręczeń, o których mowa w pkt 6, w sposób wskazany w formularzach, w szczególności: 9.1. w przypadku doręczenia przesyłki - do uzyskania od odbiorcy pokwitowania odbioru przesyłki poprzez umieszczenie daty jej odbioru i czytelnego podpisu odbiorcy oraz do wskazania osoby, której doręczono przesyłkę poprzez oznaczenie odpowiedniego pola oraz ewentualne zaznaczenie właściwego fragmentu tekstu; 9.2. w przypadku niemożności doręczenia przesyłki - do wskazania placówki pocztowej, w której pozostawiono przesyłkę do dyspozycji adresata oraz odnotowania daty jej pozostawienia, będącej zarazem datą pozostawienia pierwszego awizo; 9.3. w przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie 7 dni od daty pozostawienia pierwszego awizo - do odnotowania daty powtórnego awizowania; 9.4. w przypadku zwrotu przesyłki do nadawcy - do wskazania powodu zwrotu poprzez oznaczenie odpowiedniego pola oraz do odnotowania daty zwrotu; 9.5. do umieszczenia daty oraz złożenia podpisu przez osobę doręczającą lub wydającą przesyłkę (podpis powinien umożliwiać identyfikację tej osoby); 10. Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej uważa się za niewykonaną, jeżeli doręczenie przesyłki rejestrowanej lub zawiadomienie o próbie jej doręczenia nie nastąpiło w terminie 14 dni od dnia nadania, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2018 r., poz. 421 z późn. zm.). 11. Niedopuszczalne jest nieuzasadnione przetrzymywanie przesyłek przez Wykonawcę. Do odpowiedzialności Wykonawcy za nienależyte wykonanie usługi pocztowej stosuje się odpowiednio przepisy ustawy Prawo pocztowe, oraz rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji w sprawie reklamacji usługi, a w sprawach nieuregulowanych tymi przepisami stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2018 r., poz. 1025 z późn. zm.). 12. W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do wykonywania m.in. następujących czynności: 12.1. odbierania przesyłek z siedziby Zamawiającego raz dziennie w dni robocze od poniedziałku do piątku od godz. 13.00 do godz. 14.00 (z wyłączeniem świąt oraz dni ustawowo wolnych od pracy). Nadanie przesyłek przez Wykonawcę następować będzie w dniu ich odbioru od Zamawiającego, 12.2. doręczania przesyłek pocztowych do siedziby Zamawiającego w dni robocze od poniedziałku do piątku w godz. od 12:00 do 13:00 ( z wyłączeniem świąt oraz dni ustawowo wolnych od pracy), 12.3. w przypadku uzasadnionych zastrzeżeń w stosunku do już nadanych przesyłek (np. nieprawidłowe opakowanie, brak pełnego adresu, niezgodność wpisów w dokumentach nadawczych z wpisami na przesyłkach, brak znaków opłaty itp.) Wykonawca bez zbędnej zwłoki wyjaśnia je z Zamawiającym; brak możliwości wyjaśnienia zastrzeżeń, o których mowa lub ich usunięcia w dniu nadania przesyłek przez Zamawiającego powoduje, iż nadanie przesyłek budzących zastrzeżenia Wykonawcy nastąpi w dniu następnym lub ich całkowitym usunięciu przez Zamawiającego”. 12.4. potwierdzania każdorazowo przyjętych do wyekspediowania w kraju i za granicę przesyłek pieczęcią, podpisem i datą w pocztowej książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym według poszczególnych kategorii wagowych (dla przesyłek zwykłych). Odbiór przesyłek potwierdzać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy; 12.5. zwrotu potwierdzonych pocztowych książek nadawczych, zestawienia nadanych przesyłek dla przesyłek zwykłych; 12.6. w przypadku uszkodzenia przesyłki Wykonawca ma obowiązek ją zabezpieczyć oraz nanieść adnotację z informacją o osobie dokonującej zabezpieczenia; 13. Zamawiający nie dopuszcza jakiejkolwiek ingerencji przez Wykonawcę w zewnętrzne opakowanie przesyłki mogące naruszać jej pierwotny format, kształt lub wagę, z wyjątkiem zamieszczania na przesyłkach listowych kodów kreskowych do identyfikacji przesyłek. 14. Wszelkie czynności związane z oznakowaniem kodami kreskowymi do identyfikacji przesyłek, rejestrowaniem elektronicznym przesyłek, itp. muszą zostać wykonane przez Wykonawcę. Wykonawca zobowiązany jest do zamieszczenia w książce nadawczej przekazanej przez Zamawiającego odpowiednich numerów przesyłek. Zamawiający nie dopuszcza innej możliwości, tj. przerzucenie ww. obowiązków na Zamawiającego. 15. Do obowiązków Zamawiającego będzie należeć: 15.1. opakowanie przesyłek listowych i paczek w sposób umożliwiający Wykonawcy doręczanie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. Opakowanie przesyłek listowych stanowi zaklejona koperta Zamawiającego, opakowanie paczki stanowi sztywne pudełko lub szary papier Zamawiającego. Zamawiający nie dopuszcza stosowania przez Wykonawcę własnych opakowań na listy i przesyłki; 15.2. umieszczanie na przesyłce listowej lub paczce w sposób czytelny nazwy odbiorcy wraz z jego adresem, określanie jednocześnie rodzaju przesyłki (zwykła polecona, priorytet czy ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru) oraz umieszczanie na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki nadruku (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego; 15.3. nadawanie przesyłek w stanie uporządkowanym, przez, co należy rozumieć: - dla przesyłek rejestrowanych - wpisanie każdej przesyłki do książki nadawczej, której każda strona będzie zawierała kopię wraz z określeniem wartości i wagi przesyłki. Oryginalne strony pocztowej książki nadawczej będą przeznaczone dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopie stanowić będą dla Zamawiającego potwierdzenie nadanej partii przesyłek; - dla przesyłek zwykłych - zestawienie ilościowe przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych sporządzone dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek. 15.4. umieszczanie na stronie adresowej przesyłek, w miejscu przeznaczonym na opłatę, napisu (nadruku) lub odcisku pieczęci o treści wskazanej przez Wykonawcę;