Zakup przez Miasto pakietu świadczeń promujących Miasto Białystok poprzez konferencję pn. Wschodni Kongres Gospodarczy - Białystok 2016, która odbędzie się w Białymstoku w dniach 22-23 września 2016 r

Białystok: Zakup przez Miasto pakietu świadczeń promujących Miasto Białystok poprzez konferencję pn. Wschodni Kongres Gospodarczy - Białystok 2016, która odbędzie się w Białymstoku w dniach 22-23 września 2016 r.


Numer ogłoszenia: 139725 - 2016; data zamieszczenia: 15.07.2016

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
tak, numer ogłoszenia w BZP: 77349 - 2016r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Miasto Białystok, ul. Słonimska 1, 15-950 Białystok, woj. podlaskie, tel. 085 869 60 02, faks 085 869 62 65.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Zakup przez Miasto pakietu świadczeń promujących Miasto Białystok poprzez konferencję pn. Wschodni Kongres Gospodarczy - Białystok 2016, która odbędzie się w Białymstoku w dniach 22-23 września 2016 r..

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
Do obowiązków Organizatora w ramach Kongresu należy w szczególności: 1) Przyznanie Miastu tytułu Partnera Głównego Wschodniego Kongresu Gospodarczego. 2) Umieszczenie logo Miasta na zaproszeniu głównym drukowanym na Kongres. Powierzchnia logo razem z obszarem ochronnym nie może przekroczyć 8 cm2. Logotypy na zaproszeniu powinny być zamieszczone w kolejności alfabetycznej. 3) Umieszczenie logo Miasta w serwisie internetowym (zakładka sponsorzy-partnerzy) wraz z linkiem do strony Partnera. Logotypy w serwisie internetowym powinny być zamieszczone w kolejności alfabetycznej. Logo w formacie JPG lub EPS (czcionki zmienione na krzywe) i przesłane w ciągu pięciu dni od daty podpisania umowy. 4) Publikacja reklamy na całej stronie w Miesięczniku Gospodarczym Nowy Przemysł wydanym przed Wschodnim Kongresem Gospodarczym 2016. 5) Umieszczenie logo Miasta na drukowanym programie Kongresu kolportowanym wśród uczestników. Powierzchnia logo razem z obszarem ochronnym nie może przekroczyć 4 cm2. Logotypy na zaproszeniu powinny być zamieszczone w kolejności alfabetycznej. 6) Możliwość kolportażu materiałów informacyjnych uczestnikom Kongresu w miejscu wskazanym przez Organizatora. Materiały powinny być wyłożone w miejscu dostępnym dla uczestników Kongresu. Warunkiem kolportażu jest dostarczenie materiałów na miejsce i w terminie wskazanym przez Organizatora Kongresu oraz rozłożenie ich we wskazanym miejscu. Wielkość materiałów nie może przekroczyć formatu A4, waga do 100 gr. W przypadku materiałów niestandardowych (gadżety, materiały nie będące w formie drukowanej), konieczna jest akceptacja Organizatora. 7) Umieszczenie maksymalnie trzech roll-up-ów reklamowych podczas Kongresu. Roll-upy zostaną umieszczone w holu, w miejscu, gdzie będą odbywały się sesje. Miejsce zostanie wskazane przez Organizatora Kongresu. Szerokość jednego roll-up-u nie może przekroczyć 100 cm. 8) Projekcja logo Miasta na rzutnikach multimedialnych podczas Kongresu. 9) Umieszczenie logo Miasta w relacji z Kongresu w Miesięczniku Gospodarczym Nowy Przemysł. Logotypy w relacji powinny być zamieszczone w kolejności alfabetycznej. 10) Przekazanie Miastu pakietu zdjęć z Kongresu. 11) Przekazanie Miastu 50 zaproszeń VIP na Kongres oraz imprezy towarzyszące i bankiety. Uczestnictwo w Kongresie jest możliwe wyłącznie po dokonaniu rejestracji. 12) Możliwość zaproszenia wybranych przez Miasto osób, firm i instytucji. 13) Zwiększenie skali oddziaływania Wschodniego Kongresu Gospodarczego poprzez dodatkowe działania promocyjne w mediach PTWP. 14) Organizacja wydarzenia towarzyszącego TOP Pracodawcy Polski Wschodniej. 15) Organizacja konferencji prasowej Wschodniego Kongresu Gospodarczego. 16) Zapewnienie obecności przedstawicieli mediów ogólnopolskich i regionalnych podczas III Wschodniego Kongresu Gospodarczego 2016. 17) Umieszczenie obszernej relacji (1 strona) z wydarzenia w dzienniku o zasięgu ogólnopolskim. 18) Obrendowanie miasta: a) 2 duże banery w wymiarze 4m x 8m, promujące WKG umieszczone w centralnych punktach Miasta w lokalizacjach wskazanych przez Miasto, przy czym Organizator zapewnia: wyprodukowanie banerów, rozwieszenie i ustawienie w terminie uzgodnionym przez Strony, ale nie później niż 21 dni przed wydarzeniem oraz zebranie banerów. b) 100 sztuk flag WKG z napisem Wschodni Kongres Gospodarczy Białystok 2016 i logo wydarzenia rozwieszonych na terenie Miasta Białystok w lokalizacjach wskazanych przez Miasto, przy czym Organizator zapewnia: wyprodukowanie i dostarczenie flag do miejsca wskazanego przez Miasto. Miasto zapewnia: rozwieszenie i zebranie flag; dostarczenie flag nastąpi w terminie uzgodnionym przez Strony, natomiast rozwieszenie nastąpi nie później niż 5 dni przed wydarzeniem. 19) Emisja krótkiego filmu (8 sekund) Miasta Białystok w miejscach odbywania się Kongresu m. in. przed sesjami tematycznymi. 20) Umieszczenie logo Miasta na konferencjach i briefingach prasowych dotyczących Wschodniego Kongresu Gospodarczego. 21) Opublikowanie odnośnika do strony www.bialystok.pl na stronie www.wschodnikongres.eu i na profilu FB Kongresu. 22) Przygotowanie przez Organizatora materiału filmowego-reportażu dokumentującego WKG odbywającego się w Białymstoku i udostępnienie Miastu Białystok. Udzielenie przez Organizatora zgody na wykorzystanie przez Miasto materiału filmowego pochodzącego z Kongresu na portalach internetowych, przy opracowaniu wydawnictw, filmów i innych materiałów promujących Miasto Białystok. 23) Sporządzenie sprawozdania, o którym mowa w § 3 ust. 4 zawierającego opis z wykonania przedmiotu umowy wraz z materiałem fotograficznym. 24) Umieszczenie materiałów związanych z Miastem Białystok w serwisie rynku nieruchomości komercyjnych www.propertynews.pl w okresie od 20.08.2016 do 20.10.2016. 25) Zapewnienie indywidualnego dostępu do bazy zdjęć z Kongresu z możliwością pobrania wybranych plików. Baza zdjęć zostanie umieszczona na serwerze Organizator i aktualizowana na bieżąco w ciągu 7 dni od dnia zakończeniu Kongresu. 26) Przekazanie listy uczestników Kongresu. Lista uczestników zostanie przekazana w ciągu 45 dni od zakończenia Kongresu (imię, nazwisko, stanowisko, nazwa firmy, adres firmowy). 27) Udzielenie zgody Organizatora Kongresu na wykorzystanie zdjęć pochodzących z Kongresu przy opracowaniu wydawnictw i innych materiałów promujących Miasto Białystok.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.34.22.00-5.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• 
  Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
  nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
04.07.2016.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Grupa PTWP S.A., {Dane ukryte}, 40-114 Katowice, kraj/woj. śląskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 291710,21 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• 
  Cena wybranej oferty:
  369000,00

• 
  Oferta z najniższą ceną:
  369000,00
  / Oferta z najwyższą ceną:
  369000,00

• 
  Waluta:
  PLN .

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a, art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienia wyboru trybu
  

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  W dniach 22-23 września 2016 r. Polskie Towarzystwo Wspierania Przedsiębiorczości Spółka z o.o., ul. {Dane ukryte}, 40-114 Katowice będzie współorganizowało wraz z Urzędem Marszałkowskim Województwa Podlaskiego konferencję pn. Wschodni Kongres Gospodarczy - Białystok 2016. Tematyką Kongresu będzie m. in. współpraca gospodarcza, przyszłość oraz szanse wynikające z przygranicznego położenia Europy Wschodniej, działalność gospodarcza w Polsce Wschodniej, geopolityczne uwarunkowania rozwoju gospodarki na wschodzie Europy, kwestie bezpieczeństwa, współpracy międzynarodowej i transgranicznej, analiza istotnych gałęzi gospodarki. Uczestnikami Kongresu będą głównie instytucje związane z rozwojem gospodarczym i współpracą ze Wschodem m.in. Ministerstwo Gospodarki, Ministerstwo Spraw Zagranicznych, Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A., Ministerstwo Rozwoju, Ministerstwo Infrastruktury i Budownictwa oraz przedstawiciele biznesu i nauki, liderzy życia gospodarczego, politycy, eksperci z Polski, Białorusi, Litwy, Ukrainy, Łotwy i innych krajów. Zważywszy na rangę oraz charakter Kongresu, jedynego tego typu na terenie Polski Wschodniej, Miasto Białystok w ramach zadań dotyczących działań promocyjnych postanowiło zakupić pakiet świadczeń promujących Miasto Białystok. Grupa PTWP jest wyłącznym pomysłodawcą i organizatorem Wschodniego Kongresu Gospodarczego, zatem organizator jest uprawniony do zawierania dalszych zobowiązań w zakresie realizacji działań promocyjno - reklamowych przedmiotowej imprezy, co oznacza, iż usługa w zakresie promocji Miasta Białystok podczas przebiegu Kongresu może być świadczona tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze.