Świadczenie usług hotelarsko - restauracyjnych oraz zapewnienie sal konferencyjno-wykładowych w rejonie znajdującym się pomiędzy Województwem Dolnośląskim, a Małopolskim w ramach realizacji projektu pt Program doskonalenia jakości usług publicznych w urzędach Dolnego Śląska i Małopolski z wykorzystaniem doświadczeń Urzędu Miasta w Dzierżoniowie

Dzierżoniów: Świadczenie usług hotelarsko - restauracyjnych oraz zapewnienie sal konferencyjno-wykładowych w rejonie znajdującym się pomiędzy Województwem Dolnośląskim, a Małopolskim w ramach realizacji projektu pt Program doskonalenia jakości usług publicznych w urzędach Dolnego Śląska i Małopolski z wykorzystaniem doświadczeń Urzędu Miasta w Dzierżoniowie


Numer ogłoszenia: 83136 - 2010; data zamieszczenia: 24.03.2010

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Gmina Miejska Dzierżoniów , Rynek 1, 58-200 Dzierżoniów, woj. dolnośląskie, tel. 074 6450800, faks 074 6450801.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.dzierzoniow.pl
• 
  Adres strony internetowej, pod którym dostępne są informacje dotyczące dynamicznego systemu zakupów:
  nie dotyczy

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Świadczenie usług hotelarsko - restauracyjnych oraz zapewnienie sal konferencyjno-wykładowych w rejonie znajdującym się pomiędzy Województwem Dolnośląskim, a Małopolskim w ramach realizacji projektu pt Program doskonalenia jakości usług publicznych w urzędach Dolnego Śląska i Małopolski z wykorzystaniem doświadczeń Urzędu Miasta w Dzierżoniowie.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest organizacja pełnego zaplecza usług hotelarsko - restauracyjnych oraz zapewnienie sal konferencyjno-wykładowych dla uczestników spotkań,warsztatów na 2010 r. w ramach realizacji projektu pt Program doskonalenia jakości usług publicznych w urzędach Dolnego Śląska i Małopolski z wykorzystaniem doświadczeń Urzędu Miasta w Dzierżoniowie. Usługi muszą być świadczone w ośrodkach znajdujących się na terenie pomiędzy Województwem Dolnośląskim, a Małopolskim. Przedmiot zamówienia obejmuje: 1. USŁUGI HOTELOWE: świadczenie usług hotelowych w obiektach, których pokoje spełniają wymogi hotelu co najmniej 3 gwiazdkowego oraz które mają możliwość w ramach prowadzonej działalności, zapewnić gościom całodzienne wyżywienie. Wyposażenie pokoi hotelowych musi spełniać wszystkie warunki hotelu, co najmniej 3 gwiazdkowego, w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie obiektów hotelowych i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie. Świadczenie ww. usług hotelowych obejmuje noclegi w standardowych pokojach dwuosobowych (oddzielne łóżka) i ewentualnie jednoosobowych w przypadku nieparzystej ilości kobiet i mężczyzn. W skład usługi hotelarskiej wchodzi również śniadanie. W ramach usługi należy zapewnić noclegi dla podanej liczby uczestników oraz zapewnić rezerwację pokoi 1 - osobowych dla konsultantów, z zastrzeżeniem, że noclegi konsultantów nie liczą się do wartości zamówienia - przyjazd konsultantów będzie się odbywał na 1 dzień przed planowanymi warsztatami i spotkaniami (dla konsultantów zostaną wystawione oddzielne faktury za noclegi). Każdorazowo przed organizacją danej usługi Zamawiający poinformuje o ilościach osób i konsultantów. 2. CAŁODZIENNE WYŻYWIENIE: dwudaniowy obiad (zestaw przykładowy: zupa grzybowa, drugie danie: polędwica wieprzowa w sosie, z warzywami, ćwiartki ziemniaków opiekane) i kolacja . Do wszystkich posiłków wchodzą napoje (woda,soki) w cenie ofertowej usługi. W wypadku, kiedy usługa całodziennego wyżywienia połączona jest z wynajmem sali konferencyjno-wykładowej, przerwy kawowe oraz obiad powinny być zapewnione w miejscu szkolenia (na sali lub w jej bezpośrednim sąsiedztwie). W skład całodziennego wyżywienia nie wchodzi śniadanie, ponieważ stanowi ono element usługi hotelarskiej, opisanej powyżej. Śniadania i kolacje powinny być podane w formie szwedzkiego stołu: 3. WYNAJEM SAL KONFERENCYJNO-WYKŁADOWYCH: sale powinny znajdować się w ośrodkach, w których zakwaterowana jest grupa uczestników lub w bezpośrednim sąsiedztwie takiego ośrodka (do 100m). Warsztaty/spotkania odbywać się będą w dni powszednie. Sala powinna pomieścić min. 60 osób. W sali musi znajdować się: odpowiednia liczba stołów i krzeseł z możliwością dowolnej aranżacji i ich ustawienia (preferuje się układ stołów szkolny i ustawienie w podkowę). Sale muszą posiadać następujące wyposażenie: projektor multimedialny, ekran, flipchart, zapewnienie szybkiego podłączenia do internetu. Ponadto sale muszą spełniać wymogi: bezpieczeństwa i akustyczne, być ogrzewane, posiadać oświetlenie, zaplecze sanitarne, w tym toalety. 4. PRZERWA KAWOWA: w trakcie dnia warsztatowego/spotkania Wykonawca zapewnia uczestnikom wraz z wynajmem sali konferencyjno-wykładowej obsługę gastronomiczną, na którą składać się będą przerwy kawowe (gorąca kawa, gorąca herbata, cukier, śmietanka, cytryna, woda mineralna, świeże ciastka w 4 rodzajach, świeże ciasta w 2 rodzajach). Wykonawca będzie na bieżąco dostarczać ww. artykuły spożywcze podczas dnia szkoleniowego zgodnie z zapotrzebowaniem uczestników, tak aby zapewnić ciągłą przerwę kawową. 5. INNE ISTOTNE WYMAGANIA DOTYCZĄCE OŚRODKA HOTELOWEGO: a) posiadać bezpłatny parking (liczba miejsc uzależniona od liczebności uczestników: min. 40 miejsc parkingowych), Oferta powinna przewidywać możliwość zwiększenia lub zmniejszenia przez Zamawiającego liczby uczestników, według liczby podanej w załączniku nr 3 i dokonywana każdorazowo na 14 dni przed organizacją warsztatów/spotkań. Konkretne terminy oraz ilości jednostek usług będą przekazywane Wykonawcy w trakcie trwania umowy na podstawie poszczególnych zamówień. Zamawiający wymaga kompleksowej realizacji usług w ramach przedmiotu zamówienia Szczegółowa planowana ilość i rodzaj noclegów, racji całodziennego wyżywienia, racji wyżywienia w formie przerwy kawowej oraz dni najmu sal szkoleniowych zawiera załącznik Nr 3 do niniejszej Specyfikacji. Usługa musi być wykonywana w ośrodku hotelowym położonym na terenie pomiędzy województwem dolnośląskim, a małopolskim. Organizacja pełnego zaplecza usług hotelarsko - restauracyjnych oraz zapewnienie sal konferencyjno-wykładowych dla uczestników warsztatów/spotkań: 1) Warsztaty benchmarkingowe: organizacja 2 warsztatów dwudniowych a) Usługa hotelarska (jedna doba noclegowa), liczba uczestników na każdych warsztatach ok. 55 osób + 4 konsultantów (noclegi w pokojach dwuosobowych i maksymalnie 5 pokoi jednoosobowych). W ramach usługi należy zapewnić noclegi dla podanej liczby uczestników. Przyjazd i zakwaterowanie uczestników przewiduje się w godzinach porannych: około 9.00. Wyjazd i wykwaterowanie w godzinach południowych ok. 14.00. b) Usługa restauracyjna: zapewnienie wyżywienia dla uczestników warsztatów i dla konsultantów (ok. 55 osób+4 konsultantów), w tym 59 obiadów x 2 dni. c) Wynajem sali wykładowej na 2 dni (I dzień: od godz. 10.00 do 19.00, II dzień: 8.00 - 13.00). Sala powinna pomieścić min. 60 osób, oraz posiadać następujący sprzęt audiowizualny: ekran, projektor multimedialny, flip chart, dostęp do internetu. Stoły powinny być ułożone w układzie szkolnym lub 5 stołów okrągłych. d) Ciągła przerwa kawowa podczas 2 dni: zapewnienie ciągłej przerwy dla min. 55 osób + 4 konsultantów. e) Bezpłatny parking na terenie hotelu dla około 30 samochodów. f) Inne wymagania: Wykonawca zorganizuje wieczorek integracyjny dla uczestników warsztatu: kolacja w formie ogniska z pieczeniem kiełbasek + szwedzki stół w odpowiednio przystosowanym miejscu znajdującym się przy ośrodku (odpowiednie zadaszenie, miejsce na palenisko), oraz opcjonalnie w przypadku złych warunków pogodowych zorganizowanie dancingu wraz kolacją. Wykonawca powinien posiadać odpowiednie warunki przy i w ośrodku umożliwiające organizację ww. form wypoczynku. 2) Warsztaty benchmarkingowe: organizacja 1 warsztatu 3-dniowego. a) Usługa hotelarska (dwie doby noclegowe), liczba uczestników ok. 55 osób + 10 konsultantów (noclegi w pokojach dwuosobowych i maksymalnie 5 pokoi jednoosobowych). W ramach usługi należy zapewnić noclegi dla podanej liczby uczestników. Przyjazd i zakwaterowanie uczestników przewiduje się w godzinach porannych: około 9.00. Wyjazd i wykwaterowanie w godzinach południowych ok. 14.00. Konsultanci wyjeżdżają w II dniu warsztatów. g) Usługa restauracyjna: zapewnienie wyżywienia dla uczestników warsztatów i dla konsultantów (ok. 55 osób+ 10 konsultantów), w tym 65 obiadów x 2 dni i 55 obiadów w III dniu. h) Wynajem sali wykładowej na 3 dni (I dzień: od godz. 10.00 do 19.00, II dzień: 8.00 - 17.00, III dzień: od godz. 8.00 do 13.00). Sala powinna pomieścić min. 60 osób, oraz posiadać następujący sprzęt audiowizualny: ekran, projektor multimedialny, flip chart, dostęp do internetu. Stoły powinny być ułożone w układzie szkolnym lub 5 stołów okrągłych. i) Ciągła przerwa kawowa podczas 3 dni: zapewnienie ciągłej przerwy dla min. 55 osób + 10 konsultantów w I i II dniu oraz dla 55 osób w III dniu. j) Bezpłatny parking na terenie hotelu dla około 35 samochodów. k) Inne wymagania: Wykonawca zorganizuje wieczorek integracyjny dla uczestników warsztatu: kolacja w formie ogniska z pieczeniem kiełbasek + szwedzki stół, w odpowiednio przystosowanym miejscu znajdującym się przy ośrodku (odpowiednie zadaszenie, miejsce na palenisko), oraz opcjonalnie w przypadku złych warunków pogodowych zorganizowanie dancingu wraz kolacją. Wykonawca powinien posiadać odpowiednie warunki przy i w ośrodku umożliwiające organizację ww. form wypoczynku. Usługa hotelarsko - restauracyjna wraz z zapewnieniem sal konferencyjno-wykładowych dla wszystkich typów warsztatów, spotkań ma się odbyć w jednym ośrodku hotelowym i być zgodna z terminarzem szkoleń podanym w załączniku Nr 3 do specyfikacji. Oferta powinna przewidywać możliwość zwiększenia lub zmniejszenia przez Zamawiającego liczby uczestników przy każdym spotkaniu/warsztatach, zwiększenie nie więcej niż o 5 osób..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
tak.

• 
  Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówień uzupełniających
  
• Zamówienie uzupełniające może zostać udzielone na podstawie odrębnej umowy lub umów zawartych z Wykonawcą w trybie zamówienia z wolnej ręki, na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy. Zamówienie uzupełniające może zostać udzielone w terminie 3 lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego. Wartość zamówienia uzupełniającego nie będzie przekraczać 50% wartości zamówienia podstawowego. Zamówienie uzupełniające może dotyczyć wyłącznie organizacji pełnego zaplecza usług hotelarsko - restauracyjnych oraz zapewnienie sal konferencyjno-wykładowych dla uczestników spotkań,warsztatów, według tego samego zakresu rzeczowego i ilościowego.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
55.00.00.00-0, 55.30.00.00-3, 55.12.00.00-7.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 31.12.2010.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Nie dotyczy

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  tak

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Nie dotyczy

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Nie dotyczy

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Nie dotyczy

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Nie dotyczy

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Nie dotyczy

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1. Wykonawca może dołączyć proponowane menu w ramach obiadu (najlepiej w kilku zestawach do wyboru) w ramach jednej ceny podanej w ofercie. 2. Wykonawca może dołączyć materiały informacyjne nt. standardu pokoi hotelowych oraz sal szkoleniowych w postaci zdjęć.

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Możliwość wprowadzenia zmian umowy: a) w przypadku zmian organizacyjnych Stron np.: zmiana reprezentacji, adresu siedziby Firmy; b) w zakresie terminu i wynagrodzenia: - z powodu okoliczności siły wyższej np. wystąpienia zdarzenia losowego wywołanego przez czynniki zewnętrzne, którego nie można było przewiedzieć z pewnością w szczególności zagrażającego bezpośrednio życiu lub zdrowiu ludzi lub grożącego powstaniem szkody w znacznych rozmiarach, -z powodu działań osób trzecich uniemożliwiających wykonanie prac, które to działania nie są konsekwencją winy którejkolwiek ze stron.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
http://bip.um.dzierzoniow.pl/pl/bip/przetargi/ogloszenia_przetargi/przetargi_pozostale/rejonpomiedzy

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Zamawiającego.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
31.03.2010 godzina 11:00, miejsce: Urząd Miasta Dzierżoniów, ul Rynek 1, Biuro Obsługi Klienta, stanowisko A - Informacja.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
Zamówienie na Świadczenie usług hotelarsko - restauracyjnych oraz zapewnienie sal konferencyjno-wykładowych w rejonie znajdującym się pomiędzy Województwem Dolnośląskim, a Małopolskim w ramach realizacji projektu pt Program doskonalenia jakości usług publicznych w urzędach Dolnego Śląska i Małopolski z wykorzystaniem doświadczeń Urzędu Miasta w Dzierżoniowie realizowane jest w ramach projektu Program doskonalenia jakości usług publicznych w urzędach Dolnego Śląska i Małopolski z wykorzystaniem doświadczenia Urzędu Miasta w Dzierżoniowie w ramach POKL Priorytet V Dobre rządzenie, Działenie5.2 Wzmacnianie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej i współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
tak