Świadczenie usług pocztowych dla Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Olsztynie

Olsztyn: Świadczenie usług pocztowych dla Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Olsztynie


Numer ogłoszenia: 2998 - 2016; data zamieszczenia: 05.01.2016

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej, al. M. J. Piłsudskiego 61A, 10-449 Olsztyn, woj. warmińsko-mazurskie, tel. 089 5340414, faks 089 5340538.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Świadczenie usług pocztowych dla Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Olsztynie.

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
1.Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych na potrzeby Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Olsztynie zwanego dalej Zamawiającym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ewentualnych zwrotów w obrocie krajowym i zagranicznym. 2.Przez przesyłki pocztowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się: a) przesyłki listowe nierejestrowane krajowe o wadze do 2 000g, b) przesyłki listowe rejestrowane nadane i doręczane za pokwitowaniem za potwierdzeniem odbioru o wadze do 2 000g krajowe i do 350 g zagraniczne, c) przesyłki listowe rejestrowane krajowe o wadze do 2 000g nadane i doręczane za potwierdzeniem odbioru spełniające wymogi art. 57 § 5 pkt 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960r - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r. poz. 267 z 2014 r. poz. 183), d) przesyłki listowe rejestrowane krajowe o wadze do 2 000g nadane i doręczane za potwierdzeniem odbioru spełniające wymogi art. 165 § 2 ustawy z dnia 17 listopada 1964r - Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2014 r. poz. 101, 293, 379, 435, 567), e) przesyłki listowe rejestrowane krajowe o wadze do 2 000g nadane i doręczane za potwierdzeniem odbioru spełniające wymogi z art. 83 § 3 ustawy z dnia 30.08.2002r Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jednolity Dz. U. z 2012r, poz. 270 z późn. zm.) 3.Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: 1)Usługa jest świadczona w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów w przypadku niemożności doręczenia, w obrocie krajowym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i w obrocie zagranicznym tj. w Europie i poza Europą, zgodnie z przepisami: a)ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r., poz.1529) b)rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29.04.2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz.U. z 2013 r. poz. 545). c)rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013r. r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2013r., poz. 1468) d) międzynarodowych przepisów pocztowych: ratyfikowana umowa międzynarodowa ogłoszona dnia 8 listopada 2007 r. (Dz. U. z 2007 r., Nr 206, poz. 1494), Regulamin Poczty Listowej (Dz. U. z 2007 r., Nr 108, poz. 744), Regulamin dotyczący paczek pocztowych (Dz. U. z 2007 r., Nr 108, poz. 745) w przypadku usług pocztowych w obrocie zagranicznym. e)ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz. U. z 2013r. poz. 267 z 2014 r. poz. 183), regulujący tryb doręczenia pism nadawanych w postępowaniu administracyjnym f) ustawy z dnia 17 listopada 1964r - Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2014 r. poz. 101, 293, 379, 435, 567), g) ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jednolity Dz. U. z 2012r, poz. 270 z późn. zm.) h) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz. U. z 2014, poz. 1182 z późn. zm.) 4.Zamawiający zobowiązuje się na potrzeby realizacji usługi, właściwie przygotowywać przesyłki do nadania oraz przygotowywać zestawienia ilościowe w przypadku przesyłek nie rejestrowanych i zestawienia z wyszczególnieniem adresatów, w przypadku przesyłek rejestrowanych: a)zestawienie jest prowadzone w postaci odrębnych książek nadawczych MOPS, MOPS-Dział Dodatków Mieszkaniowych, MOPS-Dział Świadczeń Rodzinnych, b)Zamawiający (nadawca) umieszcza na przesyłce nazwę odbiorcy adresata przesyłki pocztowej, wraz z jego adresem (podany jednocześnie w książce nadawczej), określając jednocześnie rodzaj przesyłki oraz pełną nazwę i adres zwrotny Zamawiającego (nadawcy). Obowiązek właściwego przygotowania przesyłki oraz sporządzenia powyższych zestawień ciąży na Zamawiającym. Zestawienia (w postaci książek nadawczych) będą sporządzane w 2 egzemplarzach - po jednym dla Zamawiającego i Wykonawcy. c)Zamawiający podczas wykonywania usługi wymaga od Wykonawcy zachowania na przesyłce pocztowej czytelnych danych Zamawiającego i nie dopuszcza sytuacji, w wyniku której na przesyłce będzie figurował inny podmiot niż Zamawiający. Przesyłki muszą być nadawane wyłącznie na podstawie dokumentów i druków potwierdzenia nadania oraz druków doręczenia i zwrotnego potwierdzenia odbioru wypełnionych przez Zamawiającego. Zarówno na kopertach jak i na ww. dokumentach i drukach muszą znajdować się wyłącznie dane adresowe Zamawiającego. Zamawiający musi na nich figurować jako nadawca. 5.Odbiór oraz nadawanie przesyłek pocztowych będzie następować z siedziby Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej przy al. Marsz. J. Piłsudskiego 61 A w Olsztynie III piętro Kancelaria pok. 317 w okresie od dnia podpisania umowy, nie wcześniej niż od dnia 01.01.2015 do dnia 31.12.2015 r. - w dni robocze od poniedziałku do piątku do godz. 14.30. Doręczanie przesyłek listowych będzie następowało do siedziby Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej przy al. Marsz. J. Piłsudskiego 61A w Olsztynie III piętro Kancelaria pok.317, w dni robocze od poniedziałku do piątku w okresie od dnia podpisania umowy, nie wcześniej niż od dnia 01.01.2015r. do dnia 31.12.2015r. o godz.7.30. 6.Zamawiający zobowiązuje się nadawać przesyłki w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie do miejsca przeznaczenia. Opakowanie listów stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona (zaklejona lub zalakowana). Odpowiedzialność za przesyłki po przekazaniu ich Wykonawcy spoczywa w jego zakresie. 7.W przypadku nieobecności adresata lub innych osób uprawnionych do odbioru przesyłki w obrocie krajowym dostarczenie przesyłki będzie odbywać się z uwzględnieniem warunków i terminów do odbioru przesyłki określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa w tym zakresie. W przypadku przesyłek w obrocie zagranicznym obowiązują zasady określone w przepisach międzynarodowych. 8.W przypadku zagubienia przesyłki w wyniku czego zostanie ona niedostarczona do odbiorcy, Zamawiający zastrzega sobie prawo reklamacji. Reklamacja będzie się odbywać zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami Prawa pocztowego. 9. Za wykonanie usługi Zamawiający zapłaci kwotę wynikającą z bieżących potrzeb Zamawiającego oraz cen usług pocztowych świadczonych przez Wykonawcę. Rozliczenia finansowe za wykonanie usługi będą dokonywane w okresach miesięcznych na podstawie specyfikacji wykonanych usług pocztowych sporządzonej przez Wykonawcę, zawierającą w szczególności sumę opłat za przesyłki faktycznie nadane i zwrócone w okresie rozliczeniowym oraz za usługę odbioru i doręczenia lub zwrotu przesyłek Zamawiającemu, stwierdzone na podstawie dokumentów zdawczo-odbiorczych podpisanych przez upoważnionych przedstawicieli Stron. 10.Szacunkowe dane dotyczące nadawanych przez Zamawiającego przesyłek w ciągu jednego roku kalendarzowego zawarte są w formularzu ofertowym stanowiącym załącznik do SIWZ. Zamawiający zastrzega, że podane dane mają charakter szacunkowy a rozliczenie z Wykonawcą odbywało się będzie na podstawie rzeczywistych ilości wykonanych usługi w danym miesiącu kalendarzowym. 11.Wykonawca zobowiązuje się przekazywać Zamawiającemu specyfikację (zestawienie ilości i wartości) nadanych w danym miesiącu kalendarzowym przesyłek, najpóźniej do 7-go dnia następnego miesiąca po miesiącu świadczenia usługi. 12.Wykonawca co miesiąc wystawi dwie faktury - osobno dla: Adresata: Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej al. Marsz. J. Piłsudskiego 61 A 10-449 Olsztyn. Adresata: Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej al. Marsz. J. Piłsudskiego 61 A 10-449 Olsztyn Dział Świadczeń Rodzinnych. Nabywcą usług pocztowych i płatnikiem faktur będzie Zamawiający. 13.Zapłata wynagrodzenia za faktycznie wykonaną usługę będzie następowała z dołu, przelewem na rachunek bankowy wskazany na fakturze, w terminie 14 dni od daty prawidłowo tj. zaakceptowanej przez Zamawiającego ilości i wartości usług pocztowych ujętych w wystawionej fakturze. Za dzień zapłaty przyjmuje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. 14.Wykonawca jest zobowiązany do posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie związanym z przedmiotem zamówienia, przez cały okres realizacji przedmiotu zamówienia na kwotę minimum 250 000 zł. W przypadku posiadania ubezpieczenia na okres krótszy niż okres realizacji zamówienia, Wykonawca zobowiązany jest do zawarcia umów ubezpieczenia w ww zakresie na kolejny okres następujący bezpośrednio po zakończonym okresie ubezpieczenia i przedłożenia Zamawiającemu dokumentów potwierdzających ten fakt na co najmniej 7 dni przed upływem terminu dotychczasowego ubezpieczenia, pod rygorem prawa Zamawiającego do odstąpienia od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy. Suma gwarancyjna nie podlega konsumpcji. 15.Wykonawca dla wypełnienia swoich zobowiązań powinien zapewnić doświadczone i wykwalifikowane osoby zdolne do prowadzenia wszelkich powierzonych zadań, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności wymienionymi w rozdziale 3 ust. 3 SIWZ oraz z postanowieniami odpowiednich decyzji, uzgodnieniami i opiniami, warunkującymi prawidłową realizację zamówienia. Osoby wykonujące przedmiot zamówienia powinny być pisemnie zobowiązane do przestrzegania przepisów w zakresie tajemnicy pocztowej oraz przestrzegania przepisów z zakresu ochrony danych osobowych oraz obowiązujących w tym zakresie procedur wewnętrznych Wykonawcy. 16. Wykonawca przez okres wykonywania umowy jest zobowiązany do : a) dysponowania minimum 12 placówkami na terenie miasta Olsztyna, przy czym każda placówka Wykonawcy musi spełniać niżej wymienione warunki: - być czynna co najmniej we wszystkie dni robocze, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy przez minimum 8 godzin dziennie - być oznakowana w sposób widoczny szyldem z nazwą bądź logo Wykonawcy, umieszczonym w obrębie witryny jednoznacznie wskazującym na jednostkę Wykonawcy, - w przypadku usytuowania placówki w miejscu, w którym prowadzona jest inna działalność gospodarcza, musi posiadać wyodrębnione stanowisko obsługi klientów w zakresie usług pocztowych, oznakowane w sposób widoczny nazwą lub logo Wykonawcy, - być dostosowana zgodnie z obowiązującymi przepisami i normami do potrzeb osób z niepełnosprawnością narządów ruchu poruszających się np. o kulach, na wózkach inwalidzkich (podjazdy, najazdy, windy). 17.Wykonawca dostarczy bezpłatnie Zamawiającemu druki zwrotnego potwierdzenia odbioru dla przesyłek krajowych i zagranicznych. Zamawiający będzie również nadawał przesyłki za zwrotnym potwierdzeniem odbioru na podstawie ustawy Kodeks postępowania administracyjnego które zapewni we własnym zakresie. 18.Przed dokonaniem wyboru najkorzystniejszej oferty, Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzenia wybranych przez Zamawiającego placówek Wykonawcy w zakresie spełnienia warunków, o których mowa w Rozdziale 5 pkt 2.3. 4 Negatywny wynik przeprowadzonej weryfikacji placówek Wykonawcy, o której mowa w Rozdziale 5 pkt. 2.3.4 będzie skutkować wykluczeniem Wykonawcy na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy Pzp. Zmiana dotycząca zmiany miejsc odbioru przesyłek wskazanych w ofercie Wykonawcy, wymaga pisemnego uzgodnienia z Zamawiającym..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
64.00.00.00-6, 64.11.00.00-0.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• 
  Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
  nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
30.11.2015.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Poczta Polska S.A., ul.Rodziny Hiszpańskich 8, 00-940 Warszawa, kraj/woj. mazowieckie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 11500,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• 
  Cena wybranej oferty:
  11436,60

• 
  Oferta z najniższą ceną:
  11436,60
  / Oferta z najwyższą ceną:
  11436,60

• 
  Waluta:
  PLN .

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienia wyboru trybu
  

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Uzasadnienie faktyczne: W trakcie realizacji umowy z dnia 30.12.2014r.została wykorzystana kwota przeznaczona na wykonanie zamówienia określonego w umowie w terminie wcześniejszym niż termin obowiązywania umowy w związku z tym wystąpiła konieczność świadczenia usług pocztowych w celu zabezpieczenia ciągłości działania jednostki do końca 2015r. Uzasadnienie prawne: Zgodnie z art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2013r , poz.907 z późn.zm.) Zamawiający może udzielić zamówienia dotychczasowemu Wykonawcy usług zamówień uzupełniających stanowiących nie więcej niż 50 % wartości zamówienia podstawowego i polegających na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówień (...) Zamówienie uzupełniające było przewidziane w ogłoszeniu o zamówieniu nr 397754 - 2014; data zamieszczenia: 04.12.2014r. Przy ustaleniu wartości zamówienia Zamawiający uwzględnił wartość zamówień uzupełniających.