Zakup usług restauracyjnych w związku z organizacją uroczystej kolacji dla uczestników Stałej Rady Współpracy UE - Rosja w Warszawie w dniu 10 października 2011 r.

Warszawa: Zakup usług restauracyjnych w związku z organizacją uroczystej kolacji dla uczestników Stałej Rady Współpracy UE - Rosja w Warszawie w dniu 10 października 2011 r.


Numer ogłoszenia: 305852 - 2011; data zamieszczenia: 26.09.2011

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, ul. Stefana Batorego 5, 02-591 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 6015916, 6463708, faks 022 8456044,.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja rządowa centralna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Zakup usług restauracyjnych w związku z organizacją uroczystej kolacji dla uczestników Stałej Rady Współpracy UE - Rosja w Warszawie w dniu 10 października 2011 r..

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
Zakup usług restauracyjnych w związku z organizacją uroczystej kolacji dla uczestników Stałej Rady Współpracy UE - Rosja w Warszawie w dniu 10 października 2011 r..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
55.30.00.00-3.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• 
  Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
  nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
21.09.2011.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• La Reserve Wilanów Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Stanisława Kostki Potockiego 23, 02-958 Warszawa, kraj/woj. mazowieckie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 22915,15 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• 
  Cena wybranej oferty:
  23661,00

• 
  Oferta z najniższą ceną:
  23661,00
  / Oferta z najwyższą ceną:
  23661,00

• 
  Waluta:
  PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 5 ust. 1a, art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienia wyboru trybu
  

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Zgodnie z art. 5 ust. 1a pkt 4 oraz art. 67 ust.1 pkt 1 lit. a ustawy Prawo zamówień publicznych, w przypadku udzielania zamówień, których przedmiotem są usługi niepriorytetowe, Zamawiający może udzielić zamówienia w trybie z wolnej ręki także w innych uzasadnionych przypadkach niż określone odpowiednio w art. 62 ust.1 lub art. 67 ust.1., w szczególności jeżeli zastosowanie innego trybu mogłoby skutkować uniemożliwieniem terminowej realizacji zadań. Przedmiotem zamówienia jest zakup usług niepriorytetowych, tj. usługi restauracyjnej w związku z organizacją uroczystej kolacji dla uczestników Stałej Rady Współpracy UE - Rosja, która to Rada odbędzie się w dniach 10-11 października 2011 r. Państwo sprawujące przewodnictwo w Radzie UE zobowiązane jest zorganizować spotkanie ministerialne z przedstawicielami Federacji Rosyjskiej. Spotkanie ma na celu omówienie dotychczasowego rozwoju współpracy UE i Rosji w obszarze wolności, bezpieczeństwa i sprawiedliwości oraz podjęcie decyzji strategicznych dot. dalszej współpracy pomiędzy UE i Rosją w wymienionym obszarze. Oprócz prezydencji oraz strony rosyjskiej w spotkaniu biorą udział przedstawiciele Komisji Europejskiej, Sekretariatu Generalnego Rady UE, państwa sprawującego kolejną prezydencję w Radzie UE oraz agencji UE. Ze względu na wysoką rangę spotkania, w której będą uczestniczyć Ministrowie z Polski (Pan Minister Jerzy Miller oraz Pan Minister Krzysztof Kwiatkowski), Rosji, Danii oraz komisarze Komisji Europejskiej (obrady będą odbywać się w Zamku Królewskim), warunki w których odbędzie się uroczysta kolacja muszą reprezentować najwyższy poziom. W wypadku wydarzeń o tak wysokiej randze przyjęte jest, iż pierwszego dnia spotkania gospodarz (w tym wypadku Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji i Minister Sprawiedliwości) wydaje uroczystą kolację. Przy międzynarodowych spotkaniach odbywających się na tak wysokim szczeblu, zastosowanie mają zasady protokołu dyplomatycznego. Przyjętą zasadą przy spotkaniach Stałej Rady Współpracy UE - Rosja jest obligatoryjny udział Ministrów Rosji, ministrów państwa sprawującego przewodnictwo w UE oraz ministrów państwa przejmującego przewodnictwo w Radzie UE jako kolejne. W związku z powyższym kanałami dyplomatycznymi dokonuje się wstępnego wyboru terminu odpowiedniego dla wszystkich uczestników spotkania. Strona Polska dokonała kanałami dyplomatycznymi konsultacji ze stroną rosyjską, KE, Sekretariatem Generalnym Rady UE oraz agencjami UE w celu ustalenia terminu spotkania (październik 2011 r.). Prace zostały wszczęte po uzyskaniu kompletu nieformalnych potwierdzeń uzyskanych kanałami dyplomatycznymi od wszystkich stron konferencji. Oficjalne zaproszenia do udziału zostały wystosowane w pierwszej połowie sierpnia 2011 r., jednakże cały czas trwają rozmowy ze wszystkimi partnerami w celu ostatecznego potwierdzenia udziału. W terminie do 5 września 2011 r. przewodniczący poszczególnych delegacji mają obowiązek potwierdzenia uczestnictwa w ww. spotkaniu poprzez akredytację w centralnym systemie akredytacji Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Ponadto, w dniu 26 września 2011 r. mija ostateczny termin akredytacji w centralnym systemie akredytacji Ministerstwa Spraw Zagranicznych dla wszystkich pozostałych uczestników Stałej Rady Współpracy UE-Rosja. W związku z tym, niezbędne jest formalne zabezpieczenie lokalizacji, w której planowana jest uroczysta kolacja (podpisanie umowy) najpóźniej w dniach 19-23 września 2011 r., tak by, w dniach 27 - 30 września 2011 r. wszyscy uczestnicy spotkania oraz w szczególności służby właściwe do zabezpieczenia spotkania mogły otrzymać szczegółową agendę wydarzenia. Dotrzymanie tego terminu konieczne jest dla zapewnienia przedstawicielom Biura Ochrony Rządu odpowiedniej ilości czasu na weryfikację personelu odpowiadającego za obsługę spotkania, sprawdzenie pod kątem bezpieczeństwa lokalizacji restauracji oraz na jego ostateczne zabezpieczenie. Z uwagi na powyższe Zamawiający znalazł się w wyjątkowej sytuacji wynikającej z przyczyn zewnętrznych, której nie mógł on przewidzieć, a zastosowanie innego trybu zamówienia mogłoby uniemożliwić terminową realizację zadań - w tym wypadku organizację uroczystej kolacji dla uczestników spotkania Stałej Rady Współpracy UE - Rosja, w związku z polskim przewodnictwem w Radzie UE. Ze względu na obiektywne trudności wynikające z braku możliwości wcześniejszego zaplanowania spotkania a co za tym idzie również uroczystej kolacji, nie można zachować terminów określonych dla innych trybów zamówienia. Stanowi to podstawę do udzielenia zamówienia publicznego w trybie z wolnej ręki, na podstawie art. 5 ust. 1a pkt 4 ustawy Prawo zamówień publicznych. Obrady będą odbywać się w Zamku Królewskim, a z uwagi na zapewnienie odpowiednich do rangi spotkania warunków jak również tradycję organizacji wydarzeń tego typu, kolacja powinna być zorganizowana w miejscu gwarantującym najwyższą jakość usług i charakteryzującym się oryginalną atmosferą. Ponadto, ze względu na poziom zabezpieczenia spotkania (udział Ministrów Spraw Wewnętrznych ochranianych przez Biuro Ochrony Rządu) wymagane jest, by miejsce kolacji - restauracja znajdowała się w okolicy położonej z dala od miejsc o dużym natężeniu ruchu samochodowego i pieszego. Restauracja musi także dysponować odpowiednią powierzchnią sali restauracyjnej umożliwiającą zorganizowanie kolacji zasiadanej dla 90 osób i być zlokalizowana w zabytkowym obiekcie z dala od centrum miasta, jednakże w miejscu, do którego dojazd zajmie maksymalnie kilkanaście minut. W celu zbadania możliwości organizacji kolacji towarzyszącej spotkaniu Stałej Rady Współpracy wykonano badanie rynku, a następnie dokonano oceny obiektów zgodnie ze szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia. Ze względu na konieczność spełnienia wymogu dot. poziomu zabezpieczenia spotkania oraz charakteru obiektu wybrano dwie lokalizacje, w których mogłaby się odbyć uroczysta kolacja: Łazienki Królewskie i Wilanów. W wyniku rozmów przeprowadzonych z przedstawicielami Biura Ochrony Rządu rekomendację uzyskała druga z wymienionych lokalizacji, tj. Wilanów. Zauważyć należy, że termin Stałej Rady Współpracy UE-Rosja przypada na okres tuż po wyborach parlamentarnych (9 października 2011 r.) oraz na kolejną tzw. miesięcznicę Smoleńska (10 października 2011 r.), stąd decyzja o organizacji uroczystej kolacji poza obszarem ścisłego Centrum, w szczególności Starówki i Krakowskiego Przedmieścia, gdzie zlokalizowana jest zdecydowana większość prestiżowych lokali restauracyjnych. Wymienione powyżej okoliczności skutkować mogą wzrostem niepokojów społecznych. W okolicy Łazienek Królewskich obiektem, w którym możliwe byłoby zorganizowanie kolacji zasiadanej dla 90 osób, jest restauracja Belvedere. Informacje pozyskane z restauracji wskazują na to, że warunkiem rezerwacji Pawilonu na wyłączność jest osiągnięcie minimalnego rachunku z dań i napoi w wysokości 29 000 zł brutto (bez względu na ilość osób). W przypadku niższego rachunku różnica kwoty zostanie dopisana do faktury jako wynajem powierzchni. Ponadto, co jest istotniejszym, termin 10.10.2011 r. jest obecnie wstępnie zarezerwowany przez inny podmiot. W związku z powyższym, jak również w związku z rekomendacją BOR, jako miejsce, gdzie zorganizowana zostałaby uroczysta kolacja wybrano Wilanów. Kolacja mogłaby być zorganizowana w Restauracji Villa Nuova znajdującej się w bezpośrednim sąsiedztwie Pałacu Wilanowskiego, w odrestaurowanym, staropolskim dworku, otoczonym ogrodem. Restauracja posiada fachową obsługę i bogate doświadczenie w organizacji podobnych wydarzeń. Dodatkową zaletą obiektu jest możliwość dyskretnego odseparowania przewodniczących delegacji od reszty gości zaproszonych na kolację, co zwiększy swobodę dyskusji obu grup gości. Restauracja Villa Nuova spełnia wymagania dotyczące poziomu świadczonych usług, lokalizacji z dala od centrum miasta, liczby miejsc oraz dostępności terminu. Koszt organizacji kolacji w restauracji Villa Nuova nie przekroczyłby kwoty wskazanej przez Zamawiającego we wniosku. Stanowi to zdaniem Komisji przetargowej dodatkową przesłankę do udzielenia zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki, na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1 lit a - Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, jeżeli dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze. Z uwagi na powyższe Komisja przetargowa rekomenduje udzielenie przedmiotowego zamówienia w trybie z wolnej ręki ze względu na spełnienie przesłanki opisanej w art. 5 ust. 1a pkt 4 i art. 67 ust. 1 pkt 1 lit a ustawy - Prawo zamówień publicznych.