Kompleksowa organizacja i przeprowadzenie eventów i uroczystości otwarcia na rzecz Centrum Nowoczesności Młyn Wiedzy w Toruniu, w II połowie 2013 roku

Toruń: Kompleksowa organizacja i przeprowadzenie eventów i uroczystości otwarcia na rzecz Centrum Nowoczesności Młyn Wiedzy w Toruniu, w II połowie 2013 roku


Numer ogłoszenia: 212179 - 2013; data zamieszczenia: 11.10.2013

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Centrum Nowoczesności Młyn Wiedzy, ul. Władysława Łokietka 5, 87-100 Toruń, woj. kujawsko-pomorskie, tel. , faks.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Inny: miejska instytucja kultury.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Kompleksowa organizacja i przeprowadzenie eventów i uroczystości otwarcia na rzecz Centrum Nowoczesności Młyn Wiedzy w Toruniu, w II połowie 2013 roku.

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
Przedmiot zamówienia obejmuje:organizację imprez popularno-naukowych obejmującą opracowanie koncepcji, realizację oraz promocję trzech imprez popularno-naukowych; organizację i przeprowadzenie uroczystości otwarcia klubu naukowego dla dzieci w wieku szkoły podstawowej, organizacja uroczystości otwarcia Centrum Nowoczesności wraz z zapewnieniem atrakcji na pierwsze dni funkcjonowania Centrum..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
92.31.20.00-1, 92.30.00.00-4, 92.31.22.00-3, 92.31.21.00-2.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• 
  Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
  nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
08.10.2013.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• MEA GROUP Polska Sp. z o.o., ul. Rymkiewicza 15, Warszawa, kraj/woj. Polska.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 333333,34 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• 
  Cena wybranej oferty:
  369999,69

• 
  Oferta z najniższą ceną:
  369999,69
  / Oferta z najwyższą ceną:
  369999,69

• 
  Waluta:
  PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienia wyboru trybu
  

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Zamawiający, w dniu 19.07.2013 r. wszczął w trybie przetargu ograniczonego postępowanie pn. Kompleksowa organizacja i przeprowadzenie eventów, kampanii promocyjnej, uroczystości otwarcia wraz z usługą gastronomiczną oraz dostawą materiałów promocyjnych na rzecz Centrum Nowoczesności Młyn Wiedzy w Toruniu, w II połowie 2013 roku. Termin realizacji zamówienia, tj. rozpoczęcia działań związanych z wydarzeniem jakim jest otwarcie Centrum Nowoczesności Młyn Wiedzy został określony od dnia 02.09.2013 r. do dnia 15.12.2013 r. Zakres przedmiotu zamówienia niniejszego postępowania obejmował zarówno przeprowadzenie eventów jak i przeprowadzenie działań promocyjnych oraz zapewnienie obsługi gastronomicznej podczas konferencji poprzedzającej otwarcie Centrum jak i obsługi samego otwarcia. Wcześniejsze wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na ww. usługę było niemożliwe z uwagi na niemożność określenia terminów realizacji poszczególnych działań związanych z otwarciem. Powyższe wynikało zarówno z nieterminowego oddania budynku, stanowiącego siedzibę Zamawiającego oraz późnego uzyskania informacji na temat ostatecznego terminu wyznaczonego jako dzień uroczystego otwarcia Centrum Nowoczesności Młyn Wiedzy. Zamawiający zawarł umowę użyczenia w dniu 27.05.2013 r. Umowa została zawarta na okres 10 lat. Przekazanie przedmiotu umowy nastąpiło w dniu 29.07.2013 r.. W tym dniu został sporządzony przez strony i podpisany przez właściwie umocowanych przedstawicieli stron protokół zdawczo-odbiorczy. Późniejsze niż planowane objęcie w posiadanie budynku, w którym mieści się siedziba Zamawiającego opóźniło planowane działania Zamawiającego związane z montażem wystaw, zaaranżowaniem pozostałej przestrzeni wystawienniczej oraz ustaleniem ostatecznego terminu zakończenia prac wyposażania Centrum Nowoczesności i jego uroczystego otwarcia. Po przekazaniu budynku okazało się, że w przekazanym do użytkowania stwierdzono usterki. Uniemożliwiały one Zamawiającemu przeniesienie siedziby z dotychczasowej, mieszczącej się przy ul. Plac Teatralny 7, 87 - 100 Toruń do remontowanego budynku, oddanego w użyczenie. Ostateczne przeniesienie siedziby nastąpiło w dniu 03.07.2013 r. Zgłoszenie usterek nastąpiło w dniu 17.06.2013 r. bezpośrednio do Wykonawcy prowadzącego roboty budowlane na budynku. Zamawiający przesłał wykonawcy listę usterek wraz z prośbą o ich usunięcie. Ostateczne usunięcie usterek nie nastąpiło do dnia dzisiejszego. Ponadto Zamawiający w chwili przeniesienia siedziby na ul. Władysława Łokietka 5 nie otrzymał kompletnej dokumentacji powykonawczej budynku. Jeszcze w chwili prowadzenia postępowań na obsługę techniczną budynku oraz przeglądy techniczne nie dysponował kompletną dokumentacją. Dokumentacja techniczna budynku w całości nie została skompletowana do dnia dzisiejszego. Dopiero od momentu osiągnięcia stanu technicznego budynku, umożliwiającego korzystanie z niego zgodnie z przeznaczeniem, Zamawiający mógł podjąć działania zmierzające do wyposażenia Centrum oraz podjęcia prac zmierzających do przygotowania otwarcia. Jednocześnie w tym okresie nie została jeszcze ustalona ostateczna data, w której ma nastąpić wydarzenie otwarcia Centrum Nowoczesności. Ostateczne wyznaczenie terminu otwarcia nastąpiło w dniu 11.07.2013 r. pismem Urzędu Miasta Torunia, w którym jednocześnie wskazano, że Prezydent Miasta Torunia obejmuje patronat medialny nad wydarzeniem jakim jest otwarcie Centrum Nowoczesności Młyn Wiedzy. Po ustaleniu ostatecznego terminu otwarcia, Zamawiający niezwłocznie podjął prace zmierzające do stworzenia opisu przedmiotu zamówienia oraz oszacowania wartości zamówienia. Zakres opisu przedmiotu zamówienia oraz ustalenia dat poszczególnych działań jakich miał dokonać Wykonawca organizujący i przeprowadzający otwarcie Centrum. Zakres opisu został dostosowany do czasu jaki pozostał od daty, w której wyznaczono termin otwarcia do momentu przeprowadzenia tej uroczystości. Działania promocyjne, mające na celu rozpropagowanie informacji o otwarciu oraz poszczególne eventy zostały określone w taki sposób, by ich wykonanie było realnie możliwe. Możliwe wówczas było określenie zakresu i terminu obsługi cateringowej planowanych imprez związanych z otwarciem Centrum oraz konferencją prasową zapowiadającą rozpoczęcie działań promocyjnych. Wszczęcie postępowania nastąpiło w dniu 19.07.2013 r. czyli niezwłocznie po otrzymaniu wszystkich danych niezbędnych do określenia przedmiotu zamówienia, warunków zamówienia oraz wszczęcia postępowania. Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu wyznaczono na dzień 29.07.2013 r. W odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu w zakresie części nr 1 i 3 nie zostały złożone żadne wnioski. Wszystkie z wniosków dotyczyły części nr 2 - tj. części obejmującej promocję. Postępowanie w tej części zostało unieważnione w dniu 20.08.2013 r. Została złożona jedna oferta, jednakże kwota zaproponowana przez Wykonawcę przekraczała kwotę jaką Zamawiający mógł przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. W związku z powyższym Zamawiający był zobowiązany do unieważnienia postępowania również w tej części. Zamawiający, niezwłocznie po unieważnieniu postępowania w częściach 1 i 3 wszczął kolejne postępowanie, którego przedmiotem była kompleksowa organizacja i przeprowadzenie eventów oraz zapewnienie obsługi cateringowej. Postępowanie zostało wszczęte w dniu 30.07.2013 r. W wyniku ogłoszenia o zamówieniu zostały złożone wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, jednakże w wyniku ich oceny Zamawiający zobowiązany był do unieważnienia postępowania w części 1 - nie wpłynął żaden wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu od Wykonawcy nie podlegającego wykluczeniu. W zakresie części nr 2 - tj. zapewnienia usługi cateringu zaproszenie do złożenia oferty skierowano do jednego Wykonawcy. Unieważnienie postępowania w zakresie części 1 nastąpiło w dniu 27.08.2013 r. Z uwagi na fakt zaplanowania działań wchodzących w skład organizacji eventów już we wrześniu - konieczność przedstawienia dokładnych scenariuszy do dnia 20.09.2013 r. oraz unieważnienia postępowania w dniu 27.08.2013 r. wystąpiła sytuacja, w której nie jest możliwe zachowanie terminów przewidzianych dla konkurencyjnych trybów postępowania. Zamawiający nie jest bowiem w stanie przeprowadzić trybu konkurencyjnego w terminie 2 tygodni, łącznie z oceną ofert oraz zawarciem umowy w przedmiotowym postępowaniu. Zamawiający podjął decyzję o udzieleniu zamówienia na przeprowadzenie eventów związanych z otwarciem Centrum Nowoczesności Młyn Wiedzy w trybie zamówienia z wolnej ręki. Podstawę prawną do udzielenia zamówienia stanowi art. 67 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, tj. wystąpiła wyjątkowa sytuacja niewynikająca z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, której nie można było przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, a nie można zachować terminów określonych dla innych trybów udzielenia zamówienia.