Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy Stare Babice w postaci zintegrowanego i jednolitego systemu informatycznego

Stare Babice: Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy Stare Babice w postaci zintegrowanego i jednolitego systemu informatycznego


Numer ogłoszenia: 23725 - 2011; data zamieszczenia: 20.01.2011

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - dostawy

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Gmina Stare Babice , Rynek 32, 05-082 Stare Babice, woj. mazowieckie, tel. 0-22 722 95 36, faks 0-22 722 95 36.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.stare-babice.waw.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy Stare Babice w postaci zintegrowanego i jednolitego systemu informatycznego.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
dostawy.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy Stare Babice w postaci zintegrowanego i jednolitego systemu informatycznego obejmującego: 1) dostawę licencji Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów (SEOD), oprogramowania systemowego serwerów, narzędziowego, baz danych, 2) wdrożenie oprogramowania SEOD, 3) uruchomienie modułów internetowych składających się na Platformę Usług Elektronicznych Online, 4) opracowanie e-Formularzy dla e-Usług, 5) opracowanie Ścieżek elektronicznego procedowania spraw, 6) szkolenia dla użytkowników oraz administratorów, 7) dostawy sprzętu (zgodne ze specyfikacją zawartą w (Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia - załącznik nr 1 do SIWZ: a) serwer, na którym zostanie zainstalowane oprogramowanie SEOD b) skanery dokumentów do pracy z SEOD c) czytniki kodów kresowych do pracy z SEOD d) drukarka kodów kreskowych e) streamer f) macierz dyskowa 8) Opieka autorska do 31.12.2012 r. 2. Rzeczowa realizacja projektu obejmuje niżej wymienione implementacje: 1) System Elektronicznego Obiegu Dokumentów (SEOD) - oprogramowanie posiadające m.in. funkcjonalność obejmującą: rejestrację korespondencji, rejestrację i obsługę spraw, prowadzenie rejestrów, elektroniczny obieg i wymianę dokumentów, elektroniczną archiwizację dokumentów, przekazywanie korespondencji, monitorowanie, raportowanie, wyszukiwanie spraw, korespondencji, rejestrów, zintegrowaną kartotekę personelu zawierającą informacje o przynależności pracowników do poszczególnych komórek organizacyjnych, kontrolę dostępu do systemu poprzez identyfikację użytkowników systemu zintegrowaną z kartoteką personelu, niezależne archiwum dokumentów (repozytorium), które może gromadzić dokumenty niezależnie od tych pogrupowanych w teczkach aktowych. 2) Platforma Usług Elektronicznych Online (PUEO) składa się z następujących głównych komponentów: a) Platformy e-Spraw - odpowiedzialną za dwukierunkową elektroniczną komunikację interesantów z urzędem. b) Platformy e-Formularzy - umożliwiającą tworzenie, przechowywanie i wyświetlanie elektronicznych formularzy, przeznaczonych dla interesantów urzędu złożonych z gotowych struktur informacyjnych (tzw. metadanych), służących do opisu i walidacji określonego typu informacji takich jak adres, kod pocztowy, nip, data, załącznik, formularz. Struktury te mają zapewniać jednolitość podstawowych tagów xml dla wszystkich elektronicznych formularzy. 3. Przedstawione przez Wykonawcę rozwiązanie musi zapewnić możliwość całkowitej elektronizacji pracy urzędu: po odpowiedniej konfiguracji systemu urząd będzie mógł realizować wszystkie procedury urzędowe w sposób elektroniczny. W szczególności system musi umożliwiać wykonywanie wszystkich przewidzianych przez prawo oraz dobrą praktykę urzędową czynności oraz pozwalać na odzwierciedlenie pełnego sposobu realizacji spraw w systemie. 4. Pełen zakres prac oraz szczegółowy opis przedmiotu zamówienia wraz z warunkami technicznymi przedstawiony jest w (Szczegółowym opisie przedmiotu) - załącznik nr 1 5. Wykonawca zainstaluje, przeprowadzi wdrożenie w siedzibie Urzędu Gminy Stare Babice, ul. Rynek 32 i ul. Rynek 21 Stare Babice. 6. Wykonawca w ramach realizacji zamówienia zobowiązany jest do wdrożenia (skonfigurowania i uruchomienia) dostarczonego oprogramowania i urządzeń. Wdrożenie musi uwzględnić rzeczywistą organizację pracy Urzędu. 7. Wykonawca przeprowadzi szkolenia pracowników Urzędu w celu przygotowania do użytkowania wdrożonego systemu informatycznego. Zakres szkoleń uzależniony jest od stanowiska pracownika i pełnionej przez niego funkcji. 8. Wykonawca przekaże Zamawiającemu licencję na oprogramowanie z wszelkimi prawami do jej użytkowania. 9. Wykonawca udzieli Zamawiającemu 36 miesięcznej gwarancji na dostarczone systemy i wykonane wdrożenie. 10. Wykonawca będzie świadczył w czasie obowiązywania gwarancji usługi serwisowe pozwalające na usuwanie występujących awarii. 11. Zdefiniowano wymagania minimalne, dopuszcza się rozwiązania o parametrach równoważnych lub lepszych, pod warunkiem udokumentowania przez Wykonawcę równoważnej lub lepszej funkcjonalności i wydajności. 12. Wszystkie elementy przedmiotu dostawy opisane w SIWZ dostarcza Wykonawca. 13. Wykonawca dostarczy sprzęt fabrycznie nowy, (przez co należy rozumieć - wyprodukowany nie dawniej, niż na 6 miesięcy przed ich dostarczeniem do siedziby Zamawiającego i nieużywany, przy czym Zamawiający dopuszcza, by urządzenia były rozpakowane i uruchomione przed ich dostarczeniem wyłącznie przez Wykonawcę i wyłącznie w celu weryfikacji działania urządzenia, w takim wypadku), wolnego od wad i obciążeń prawami osób trzecich. Wykonawca będzie posiadał dokumenty potwierdzające, że pochodzą od autoryzowanych przedstawicieli producentów i zostały wprowadzone do obrotu zgodnie z prawem. 14. Wykonawca dołączy instrukcji obsługi w języku polskim dla wszystkich dostarczonych urządzeń. 15. Wykonawca dostarczy oprogramowanie w wersji aktualnej, tzn. opublikowanej przez producenta nie wcześniej niż 5 miesięcy przed terminem składania ofert, 16. W okresie gwarancji Wykonawca zobowiązuje się do dokonania napraw, z czasem reakcji serwisu 24 godziny od momentu zgłoszenia usterki, w czasie: 1) w przypadku błędu krytycznego (uniemożliwiającego poprawną pracę systemu) - 24h, 2) w przypadku błędu ważnego (możliwa praca z wyłączeniem drobnych funkcjonalności) - 5 dni, 3) w przypadku błędu drobnego - 10 dni (dni robocze). 17. Wykonawca obowiązany jest posiadać certyfikat znaku bezpieczeństwa, deklarację zgodności lub certyfikat zgodności z Polską Normą lub aprobatę techniczną i inne dokumenty stwierdzające jakość dostarczonych urządzeń. 18. Wykonawca na żądanie Zamawiającego okaże niezbędne atesty, świadectwa certyfikaty i inne dokumenty stwierdzające jakość towarów. 19. Wykonawca oświadcza, że zapoznał się ze strukturą organizacyjną Zamawiającego, organizacją pracy oraz pozostałymi warunkami wykonania Usługi u Zamawiającego w tym szczególnie z wykorzystywaną infrastrukturą informatyczną, oprogramowaniem a także, że uzyskał wszelkie konieczne informacje i upewnił się, co do wszystkich istotnych spraw, jakie mogą mieć znaczenie dla prawidłowego wykonania zobowiązań umownych. Ponadto Wykonawca oświadcza, że podejmie wszelkie racjonalne kroki, aby uchronić Zamawiającego przed zbędnym lub nadmiernym zakłóceniem jego działalności w trakcie wdrażania i uruchamiania Systemów. 20. Zamawiający oczekuje, że Wykonawcy zapoznają się dokładnie z treścią wszystkich dokumentów postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Oferty sporządzane niezgodnie z wymogami SIWZ będą odrzucone.

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
tak.

• 
  Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówień uzupełniających
  
• Zamawiający przewiduje zamówienia uzupełniające w wysokości do 20 % wartości zamówienia podstawowego i polegających na rozszerzeniu dostawy o zamówienie uzupełniające zgodne z przedmiotem zamówienia podstawowego

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
48.00.00.00-8, 72.26.30.00-6, 48.82.00.00-2.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Okres w dniach: 45.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Każdy Wykonawca zobowiązany jest zabezpieczyć swoją ofertę wadium w wysokości 2 000 zł (słownie: dwa tysiące złotych) zgodnie z formą przewidzianą w siwz

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 24 p.z.p.

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Posiadają wiedzę i doświadczenie, tj. o niniejsze zamówienie może ubiegać się Wykonawca, który w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonali należycie (tzn. rozpoczęli i zakończyli): a) co najmniej 3 zamówienia polegające na wdrożeniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów będącego przedmiotem oferty Wykonawcy dla jednostek administracji publicznej lub samorządu terytorialnego o wartości min. 100 tys. zł brutto każde zamówienie w tym, co najmniej jedno gdzie łączna liczba użytkowników systemu obiegu dokumentów wynosiła, co najmniej 60 osób, b) co najmniej 1 zamówienie polegające na dostawie i uruchomieniu Portalu WWW umożliwiającego świadczenie e-usług publicznych Zgodnie z art. 26 ust. 2b p.z.p. Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznych, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia. Ocena spełniania przedstawionych powyżej warunków zostanie dokonana wg formuły: spełnia - nie spełnia na podstawie załączonych do oferty wymaganych dokumentów

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie niniejszego zamówienia, tj. posiadają opłaconą polisę, a w przypadku jej braku innego dokumentu potwierdzającego, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę min. 150 000 zł. Ocena spełniania przedstawionych powyżej warunków zostanie dokonana wg formuły: spełnia - nie spełnia na podstawie załączonych do oferty wymaganych dokumentów

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie
  • opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy
  • aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

Kompletna oferta musi zawierać: 1) Ofertę Wykonawcy sporządzoną na podstawie wzoru do niniejszej SIWZ, 2) Formularz nr 1 - Dane Ogólne, 3) Stosowne Pełnomocnictwo(a) - w przypadku, gdy upoważnienie do podpisania oferty nie wynika bezpośrednio ze złożonego w ofercie odpisu z właściwego rejestru, 4) W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, dokument ustanawiający Pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie niniejszego zamówienia publicznego, dotyczy również spółek cywilnych, o ile stosowne zapisy nie wynikają z treści umowy spółki, 5) Parafowany na każdej stronie wzór umowy wraz z Załącznikiem Nr 1, 6) Pozostałe dokumenty wymienione w pkt 9 SIWZ

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

1. Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia zmian do treści zawartej umowy dotyczące zmiany przedmiotu zamówienia, zmiany terminu wykonania przedmiotu zamówienia lub zmiany ceny za przedmiot umowy w następujących przypadkach: 1) Z powodu okoliczności siły wyższej, niezależnej od Zamawiającego i Wykonawcy, a której nie można było przewidzieć i która nie pozwala na kontynuację robót będących przedmiotem zamówienia, np. wystąpienia zdarzenia losowego wywołanego przez czynniki zewnętrzne, którego nie można było przewidzieć, w szczególności zagrażającego bezpośrednio życiu lub zdrowiu ludzi lub grożącego powstaniem szkody w znacznych rozmiarach. 2) Z powodu działań osób trzecich uniemożliwiających wykonanie przedmiotu zamówienia, które to działania nie są konsekwencją winy którejkolwiek ze stron. 3) Z powodu wystąpienia okoliczności technicznych, których strony nie były w stanie przewidzieć, pomimo zachowania należytej staranności. 2. Zamawiający przewiduje również możliwość wprowadzenia zmian do treści zawartej umowy dokonane na podst. art. 144 ust. 1 pzp w zakresie zmian nieistotnych, rozumianych w ten sposób, że wiedza o ich wprowadzeniu do umowy na etapie postępowania o udzielenie zamówienia nie wpłynęłaby na krąg podmiotów ubiegających się o udzielenie zamówienia czy też wynik postępowania

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.bip.stare-babice.waw.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
U.G. Stare Babice, 05-082 Stare Babice, ul. Rynek 32, pok. 34, tel.faks 22 722 95 36.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
28.01.2011 godzina 12:00, miejsce: Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego w pokoju nr 18 - Sekretariat Urzędu Gminy w Starych Babicach (05-082), ul. Rynek 32 w terminie do dnia 28 stycznia 2011 r. do godziny 12:00.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie