Usługi archiwizacji materiałów archiwalnych (kategoria A) oraz dokumentacji niearchiwalnej (kategoria B)
Opis przedmiotu przetargu: 1 Wspólny Słownik Zamówień: Usługi archiwizacyjne - 79 99 51 00-6 2 Przedmiotem zamówienia jest usługa archiwizacji materiałów archiwalnych (kategorii A) oraz dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B), stanowiących część zasobu aktowego Oddziału Terenowego Agencji Nieruchomości Rolnych we Wrocławiu. 3 Dokumentacja będąca przedmiotem archiwizacji znajduje się w magazynach Archiwum Zakładowego OT ANR we Wrocławiu przy ul. Kunickiego 4, 54-616 Wrocław. 4 Dla dokumentacji podlegającej uporządkowaniu nie została sporządzona ewidencja archiwalna Dokumentacja wytworzona w latach 1992-2008, przechowywana jest w przemieszaniu grup rzeczowych oraz kategorii archiwalnych. Materiały archiwalne znajdują się w stanie nieuporządkowanym. 5 Zgodnie z posiadaną wiedzą zasób dokumentacji do zarchiwizowania w poszczególnych kategoriach, objęty niniejszym postępowaniem, stanowi zbiór dokumentów wielkości szacunkowo: Dla przedmiotu 1 szacunkowo 66, 00 metrów bieżących, w tym: - Materiały archiwalne (kategoria A)- szacunkowo 66, 00 metrów bieżących. Są to akta wytworzone przez Sekcję Gospodarowania Zasobem OT ANR we Wrocławiu, dotyczące sprzedaży mienia przejętego do zasobu. Dla przedmiotu 2 szacunkowo 76, 00metrów bieżących, w tym: - Materiały archiwalne (kategoria A)- szacunkowo 8, 00 metrów bieżących. Są to akta wytworzone przez Sekcję Gospodarowania Zasobem ANR OT we Wrocławiu, dotyczące nieodpłatnego przekazywania mienia, przejmowania mienia i tworzenia zasobu, przejmowania mienia za emeryturę lub rentę, restrukturyzacji przedsiębiorstw -Dokumentacja niearchiwalna (kategoria B) - szacunkowo w ilości 68, 00, wytworzona przez Sekcję Gospodarowania Zasobem oraz Sekcję Prawną ANR OT we Wrocławiu dotycząca wydzierżawienia mienia przejętego do zasobu, umów zleceń z gminami na sprzedaż i dzierżawę nieruchomości, przekazywania mienia administratorom, nadzoru właścicielskiego, fizycznej likwidacji środków trwałych, wykonawstwa inwestycji oraz remontów kapitalnych, zamówień publicznych, wyjaśnień dotyczących zasad gospodarowania, roszczeń rewindykacyjnych, ochrony środowiska naturalnego, spraw sądowych. 6 Zamawiający zastrzega, że wyżej wymienione ilości akt są danymi szacunkowymi (orientacyjnymi). Dokumentacja przeznaczona do archiwizacji znajduje się w teczkach tekturowych oraz segregatorach. Zamawiający, na podstawie art. 38 ust. 3 Ustawy Prawo ZP, przewiduje zwołanie zebrania wykonawców w terminie 10.08.2010 o godzinie 10:30 w siedzibie Archiwum Zakładowego OT ANR we Wrocławiu ul. Kunickiego 4, w celu wyjaśnienia wątpliwości dotyczących treści SIWZ i zdobycia wszelkich innych informacji koniecznych do dokonania prawidłowej wyceny wartości usługi. Wyklucza się możliwość roszczeń Wykonawcy związanych z błędnym skalkulowaniem ceny i żądania zmiany wynagrodzenia. 7 Przedmiot zamówienia obejmuje: a) Przeprowadzenie studiów wstępnych w celu zapoznania się ze strukturą organizacyjną Zamawiającego, tj. zapoznanie się z dokumentami z zakresu organizacji (statut, regulaminy, schematy organizacyjne) oraz przepisami kancelaryjno- archiwalnymi ANR (instrukcja kancelaryjna, rzeczowy wykaz akt (RWA), instrukcja archiwalna). b) Przedłożenie Zamawiającemu, po zapoznaniu się z dokumentacją będącą przedmiotem zamówienia, w okresie dwóch tygodni od daty podpisania umowy, harmonogramu prac archiwizacyjnych. W harmonogramie zostaną określone etapy oraz terminy wykonywania poszczególnych etapów prac, przewidywane ilości uporządkowanej dokumentacji w ramach każdego etapu, c) Przedkładanie Zamawiającemu, w ciągu tygodnia od rozpoczęcia realizacji każdego z etapów, wstępnie zarchiwizowanych co najmniej trzech teczek z każdej grupy rzeczowej dokumentacji, jako wzorca, celem uzyskania akceptacji Zamawiającego, co do poprawności przyjętego układu wewnętrznego, opisu oraz zgodności opisów z zawartością teczek, d) Przedkładanie Zamawiającemu cyklicznie co dwa tygodnie, licząc od daty rozpoczęcia realizacji umowy, zarchiwizowanych i uporządkowanych akt wraz ze spisem zdawczo-odbiorczym tych akt, celem dokonania odbiorów częściowych i dokonania obmiarów, e) Prowadzenie konsultacji z Archiwum Państwowym we Wrocławiu oraz przedstawicielami Zamawiającego, w celu ustalenia prawidłowego sposobu archiwizacji i ewidencjonowania dokumentacji, w szczególności w przypadku pojawienia się problemów nieprzewidzianych przez przepisy oraz praktykę archiwalną, f) Przyporządkowanie dokumentacji do właściwych komórek organizacyjnych, g) Scalenie akt spraw zakończonych- w jednym lub, w przypadku większej ilości dokumentacji, w kilku tomach- ponieważ akta części spraw znajdują się w kilku teczkach. Dotyczy to przede wszystkim sprzedaży mienia przejętego do Zasobu, h) Zakwalifikowanie dokumentacji do odpowiednich kategorii archiwalnych oraz przyporządkowanie do prawidłowych symboli klasyfikacyjnych z Rzeczowego Wykazu Akt, i) Uporządkowanie materiałów archiwalnych:- ułożenie spraw w obrębie teczek chronologicznie w kolejności liczb porządkowych spisu spraw- ułożenie pism- chronologicznie w kolejności odwrotnej do ich narastania, tzn. od najstarszego (wszczynającego sprawę) na wierzchu do najmłodszego na spodzie, zwracając szczególną uwagę na właściwe podłączenie załączników do pism przewodnich. W przypadku spisów obejmujących jedynie część dokumentacji spisy te należy ułożyć na wierzchu teczki tuż pod okładką. Wtórniki pism (kopie, brudnopisy, itp.) można wyłączyć z teczek jedynie po wcześniejszym uzyskaniu zgody przedstawiciela Zamawiającego, - usunięcie z teczek wszelkich części metalowych, z wyjątkiem nitów metalowych łączących strony aktów notarialnych, oraz usunięcie części plastikowych (koszulki, itp.). Maksymalna szerokość uformowanych teczek nie może przekraczać 5 cm, - ponumerowanie ołówkiem (twardości HB) wszystkich zapisanych stron w teczkach kategorii A w prawym górnym rogu, a na odwrocie strony w lewym górnym rogu, z podaniem ilości zapisanych stron w teczce poniżej dat skrajnych wierzchniej strony okładki. Niniejsze czynności należy wykonać dopiero po dokonaniu scalenia dokumentacji. Nie należy numerować znajdujących się w teczkach potwierdzeń odbioru, - obłożenie uporządkowanej dokumentacji kat. A tekturowymi okładkami, wykonanymi z tektury bezkwasowej, po stronie wierzchniej w kolorze białym, o wymiarach dostosowanych do wymiarów dokumentacji, - wszycie dokumentacji w okładki za pomocą taśmy bawełnianej, tzw. (bobinki)(szer. 0, 50mm),w kolorze białym, - opisanie wierzchnich stron okładek elementami opisu przewidzianymi w par. 25 pkt 9 Instrukcji kancelaryjnej ANR z 2004 r., wprowadzonej Zarządzenia Prezesa Agencji Nieruchomości Rolnych Nr 13/04 z dnia 9 sierpnia 2004 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt Agencji Nieruchomości Rolnych (z późniejszymi zmianami), w układzie zgodnym ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 niniejszej Instrukcji, tj.: nazwa jednostki organizacyjnej, nazwa komórki organizacyjnej, znak akt, symbol kwalifikacyjny, roczne daty krańcowe, informacja o ilości stron spaginowanych znajdujących się w teczce, tytuł (hasło klasyfikacyjne wg rzeczowego wykazu akt z informacją o rodzaju materiałów archiwalnych znajdujących się w teczce, tzn.: - Sprzedaż nieruchomości, nazwa gminy, nazwa obrębu, numer działki, imię i nazwisko/nazwa nabywcy - w przypadku dokumentacji sprzedaży nieruchomości gruntowych, - Sprzedaż nieskuteczna, nazwa gminy, nazwa obrębu, numer działki- w przypadku dokumentacji sprzedaży nieruchomości, które nie znalazły nabywcy w drodze przetargu oraz sprzedaży bezprzetargowej na rzecz osoby uprawnionej Zamawiający zastrzega, że rozszerzenia tytułów pozostałych grup rzeczowych dokumentacji wymagają każdorazowo akceptacji Zamawiającego j) Uporządkowanie dokumentacji niearchiwalnej: - ułożenie spraw w obrębie poszczególnych teczek według kolejności liczb porządkowych spisu sprawie, a w obrębie spraw ułożenie pism chronologicznie, poczynając od pisma wszczynającego sprawę (dot. kategorii B25) - usunięcie z teczek elementów metalowych (spinaczy) oraz plastikowych (koszulki, itp.) - wszycie dokumentacji w okładki za pomocą taśmy bawełnianej, tzw. (bobinki) (szer. 0, 50mm), w kolorze białym, opisanie wierzchnich stron okładek elementami opisu: nazwa jednostki organizacyjnej, nazwa komórki organizacyjnej, znak akt, kategoria akt oraz okres jej przechowywania, tytuł (hasło klasyfikacyjne z RWA z ewentualną informacją zawierającą opis dokumentacji znajdującej się w teczce, w brzmieniu ustalonym z przedstawicielem Zamawiającego), daty skrajne, k) Ułożenie uporządkowanych jednostek archiwalnych w odpowiednim układzie- w zależności od rodzaju dokumentacji: strukturalno- rzeczowo- chronologicznym lub geograficzno- chronologicznym (dot. dokumentacji sprzedaży nieruchomości przejętych do Zasobu, dokumentacji wydzierżawienia mienia przejętego do Zasobu), po wcześniejszym ustaleniu z przedstawicielami Zamawiającego l) Zewidencjonowanie uporządkowanych jednostek archiwalnych w spisach zdawczo- odbiorczych akt, zgodnie z nadanym im układem, sporządzonych w formie papierowej (dla kat. A w 4 egz., dla kat. B w 3 egz.), oraz w formie elektronicznej w programie Microsoft Excel (na płytach CD w 2 egz.). Poszczególne rubryki spisu muszą być zgodne z elementami opisu znajdującymi się na okładkach uporządkowanych jednostek archiwalnych, m) Nadanie dokumentacji dwuczłonowych sygnatur archiwalnych (numer spisu zdawczo- odbiorczego łamany przez pozycję teczki w spisie) i wpisanie ich ołówkiem (twardość HB) na wierzchnich stronach okładek w prawym dolnym rogu, n) Przełożenie uporządkowanych jednostek archiwalnych do pudeł archiwizacyjnych, wykonanych z tektury bezkwasowej litej o wymiarach 350x260x110 mm (pH 8.0- 9.5, gramatura 1300 g/m2) z dwoma otworami wentylacyjnymi, opatrzonych etykietami samoprzylepnymi, zawierającymi następujące elementy opisu: nazwę jednostki organizacyjnej, nazwę komórki organizacyjnej, kategorię archiwalną, numeru spisu zdawczo- odbiorczego wraz z zakresem skrajnych jednostek archiwalnych znajdujących się w pudle. Wymiary etykiet: szer. 75x150 mm. o) Wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej której okres przechowywania już upłynął oraz jej zewidencjonowanie w spisie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, p) Sporządzenie ostatecznych spisów zdawczo- odbiorczych dla poszczególnych przedmiotów zamówienia. 8 Wykonawca zobowiązany jest do wykonania niniejszego zamówienia publicznego na podstawie obowiązujących przepisów dotyczących postępowania z dokumentacją, a w szczególności wynikających z: 1) Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity: Dz. U. z 2006 r. nr 97, poz. 672 i 673 z późniejszymi zmianami), 2) Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2002 r., nr 167, poz. 1375), 3) Ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz. U. z 1997 r., nr 88, poz. 553 z późn. zmianami); art. 268, art. 276 (sankcje karne za niszczenie, uszkodzenie i utratę dokumentu lub zmianę zapisu istotnej informacji utrwalonej na nośniku komputerowym), 4) Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późniejszymi zmianami), 5) Ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 1999 r. nr 11 poz. 95 z późniejszymi zmianami), 6) Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r. w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców (Dz. U. z 2005 r. nr 68, poz. 596), 7) Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 1991 r. w sprawie prowadzenia rachunkowości (Dz. U. z 1991 r. nr 10 poz. 35 z późn. zmianami), 8) Zgodnie z obowiązującymi u Zamawiającego normatywami kancelaryjno- archiwalnymi: a. Zarządzenia Prezesa Agencji Nieruchomości Rolnych Nr 13/04 z dnia 9 sierpnia 2004 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt Agencji Nieruchomości Rolnych (z późniejszymi zmianami), b. Zarządzenia nr 3/10 Prezesa Agencji Nieruchomości Rolnych z dnia 29 stycznia 2010 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt Agencji Nieruchomości Rolnych, c. Zarządzenia Nr 9/2005 z dnia 27 lipca 2005 r. Dyrektora Oddziału Terenowego Agencji Nieruchomości Rolnych we Wrocławiu w sprawie przechowywania zbioru dokumentów dotyczących sprzedaży nieruchomości pochodzących z Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa, d. Zarządzenia nr 1/06 Dyrektora Oddziału Terenowego Agencji Nieruchomości Rolnych we Wrocławiu z dnia 06.01.2006 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt w jednostkach gospodarczych Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa, e. Zarządzenia nr 2/06 Dyrektora Oddziału Terenowego Agencji Nieruchomości Rolnych we Wrocławiu z dnia 6 kwietnia 2006 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji o organizacji i zakresie działania składnic akt w jednostkach gospodarczych Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa. 9 Ostateczna wysokość wynagrodzenia zostanie ustalona w oparciu o rzeczywistą liczbę metrów bieżących zarchiwizowanej dokumentacji poszczególnych kategorii, na podstawie sporządzonego przez strony obmiaru. Obmiar zostanie dokonany przed przełożeniem uporządkowanej dokumentacji do pudeł archiwalnych, po wcześniejszym ułożeniu dokumentacji na półkach w systemie książkowym, zgodnym ze sporządzoną ewidencją. 10 W zaoferowanej cenie Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić wszystkie koszty niezbędne dla wykonania zamówienia, w tym koszty: materiałów i opakowań, koszty związane z realizacją zamówienia. 11 Aktualne miejsce składowania dokumentacji: Archiwum Zakładowe OT ANR we Wrocławiu, ul. Kunickiego 4, 54- 616 Wrocław. 12 Zamawiający na czas dokonywania archiwizacji dokumentacji udostępni nieodpłatnie Wykonawcy pomieszczenie o powierzchni około 10 m2. 13 Wykonawca jest zobowiązany do: a) Wykonywania czynności, o których mowa w § 1 w pomieszczeniach Zamawiającego, przy ul. Kunickiego 4, 54- 616 Wrocław, bez prawa przenoszenia dokumentacji poza wyznaczone przez Zamawiającego miejsce archiwizacji, b) Ubezpieczenia pracowników, którzy będą brali udział w wykonaniu przedmiotu umowy, we własnym zakresie i na własny koszt oraz przeszkolenia w zakresie BHP, c) Wykonywania czynności, o których mowa w opisie przedmiotu zamówienia przy użyciu własnych środków i materiałów niezbędnych do zrealizowania przedmiotu umowy, d) Wykonywania zamówienia w dniach od poniedziałku do piątku w godzinach pracy Archiwum Zakładowego, tj.: w godzinach 7.30 :15.30. Po uzyskaniu odpowiedniego zezwolenia kierującego jednostką Zamawiającego usługa może być wykonywana w innych godzinach ustalonych z osobą uprawnioną do kontaktów po stronie Zamawiającego, e) Przedstawienia Zamawiającemu listy pracowników zatrudnionych przy wykonywaniu umowy przed przystąpieniem do pracy, f) Złożenia przed przystąpieniem do wykonywania zamówienia oświadczenia przez każdą osobę która będzie uczestniczyła w czynnościach będących przedmiotem zamówienia publicznego o znajomości ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z póź. zm.), znajomości ustawy z dnia 16.04.1993r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (tj. Dz. U. z 2003 nr 153, poz.1503 z pózn. zm.) o znajomości ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks Karny (Dz. .U. z 1997 r. nr 88 poz. 553 z pózn. zm.), oraz o zachowaniu w tajemnicy wszelkich informacji powziętych przy wykonywaniu przedmiotu umowy, g) Pobierania i zdawania kluczy do pomieszczenia udostępnionego w celu wykonania przedmiotu zamówienia, każdorazowo, za potwierdzeniem. 14 Wykonawca, przed rozpoczęciem realizacji przedmiotu zamówienia, zapozna się ze stanem fizycznym akt i odbierze akta do archiwizowania na podstawie protokołu zdawczo- odbiorczego, sporządzonego przez przedstawicieli Zamawiającego oraz Wykonawcy. 15 Uporządkowana przez Wykonawcę dokumentacja zostanie Zamawiającemu wraz ze spisami zdawczo-odbiorczych akt, na podstawie protokołu odbioru przedmiotu zamówienia, sporządzonego przez przedstawicieli obu stron umowy. 16 Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych: a) Usługa archiwizacji 66,00 metrów bieżących materiałów archiwalnych dotyczących sprzedaży mienia przejętego do Zasobu. b) Usługa archiwizacji 76, 00 metrów bieżących materiałów archiwalnych oraz dokumentacji niearchiwalnej dotyczących przejmowania mienia za emeryturę lub rentę, restrukturyzacji przedsiębiorstw, wydzierżawienia mienia przejętego do zasobu, umów zleceń z gminami na sprzedaż i dzierżawę nieruchomości, przekazywania mienia administratorom, nadzoru właścicielskiego, fizycznej likwidacji środków trwałych, wykonawstwa inwestycji oraz remontów kapitalnych, zamówień publicznych, wyjaśnień dotyczących zasad gospodarowania, roszczeń rewindykacyjnych, ochrony środowiska naturalnego, spraw sądowych. . 17 Części nie mogą być dzielone przez Wykonawców, oferty nie zawierające pełnego zakresu przedmiotu zamówienia określonego w zadaniu częściowym zostaną odrzucone.
Wrocław: Usługi archiwizacji materiałów archiwalnych (kategoria A) oraz dokumentacji niearchiwalnej (kategoria B)
Numer ogłoszenia: 231664 - 2010; data zamieszczenia: 30.07.2010
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi
Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.
Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.
SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY
I. 1) NAZWA I ADRES:
Agencja Nieruchomości Rolnych Oddział Terenowy we Wrocławiu , ul. Mińska 60, 54-610 Wrocław, woj. dolnośląskie, tel. 071 3563919, 3563862, 3563863, faks 071 3579097.
Adres strony internetowej zamawiającego:
www.anr.gov.pl
I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Inny: Państwowa Osoba Prawna.
SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Usługi archiwizacji materiałów archiwalnych (kategoria A) oraz dokumentacji niearchiwalnej (kategoria B).
II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.
II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
1 Wspólny Słownik Zamówień: Usługi archiwizacyjne - 79 99 51 00-6 2 Przedmiotem zamówienia jest usługa archiwizacji materiałów archiwalnych (kategorii A) oraz dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B), stanowiących część zasobu aktowego Oddziału Terenowego Agencji Nieruchomości Rolnych we Wrocławiu. 3 Dokumentacja będąca przedmiotem archiwizacji znajduje się w magazynach Archiwum Zakładowego OT ANR we Wrocławiu przy ul. Kunickiego 4, 54-616 Wrocław. 4 Dla dokumentacji podlegającej uporządkowaniu nie została sporządzona ewidencja archiwalna Dokumentacja wytworzona w latach 1992-2008, przechowywana jest w przemieszaniu grup rzeczowych oraz kategorii archiwalnych. Materiały archiwalne znajdują się w stanie nieuporządkowanym. 5 Zgodnie z posiadaną wiedzą zasób dokumentacji do zarchiwizowania w poszczególnych kategoriach, objęty niniejszym postępowaniem, stanowi zbiór dokumentów wielkości szacunkowo: Dla przedmiotu 1 szacunkowo 66, 00 metrów bieżących, w tym: - Materiały archiwalne (kategoria A)- szacunkowo 66, 00 metrów bieżących. Są to akta wytworzone przez Sekcję Gospodarowania Zasobem OT ANR we Wrocławiu, dotyczące sprzedaży mienia przejętego do zasobu. Dla przedmiotu 2 szacunkowo 76, 00metrów bieżących, w tym: - Materiały archiwalne (kategoria A)- szacunkowo 8, 00 metrów bieżących. Są to akta wytworzone przez Sekcję Gospodarowania Zasobem ANR OT we Wrocławiu, dotyczące nieodpłatnego przekazywania mienia, przejmowania mienia i tworzenia zasobu, przejmowania mienia za emeryturę lub rentę, restrukturyzacji przedsiębiorstw -Dokumentacja niearchiwalna (kategoria B) - szacunkowo w ilości 68, 00, wytworzona przez Sekcję Gospodarowania Zasobem oraz Sekcję Prawną ANR OT we Wrocławiu dotycząca wydzierżawienia mienia przejętego do zasobu, umów zleceń z gminami na sprzedaż i dzierżawę nieruchomości, przekazywania mienia administratorom, nadzoru właścicielskiego, fizycznej likwidacji środków trwałych, wykonawstwa inwestycji oraz remontów kapitalnych, zamówień publicznych, wyjaśnień dotyczących zasad gospodarowania, roszczeń rewindykacyjnych, ochrony środowiska naturalnego, spraw sądowych. 6 Zamawiający zastrzega, że wyżej wymienione ilości akt są danymi szacunkowymi (orientacyjnymi). Dokumentacja przeznaczona do archiwizacji znajduje się w teczkach tekturowych oraz segregatorach. Zamawiający, na podstawie art. 38 ust. 3 Ustawy Prawo ZP, przewiduje zwołanie zebrania wykonawców w terminie 10.08.2010 o godzinie 10:30 w siedzibie Archiwum Zakładowego OT ANR we Wrocławiu ul. Kunickiego 4, w celu wyjaśnienia wątpliwości dotyczących treści SIWZ i zdobycia wszelkich innych informacji koniecznych do dokonania prawidłowej wyceny wartości usługi. Wyklucza się możliwość roszczeń Wykonawcy związanych z błędnym skalkulowaniem ceny i żądania zmiany wynagrodzenia. 7 Przedmiot zamówienia obejmuje: a) Przeprowadzenie studiów wstępnych w celu zapoznania się ze strukturą organizacyjną Zamawiającego, tj. zapoznanie się z dokumentami z zakresu organizacji (statut, regulaminy, schematy organizacyjne) oraz przepisami kancelaryjno- archiwalnymi ANR (instrukcja kancelaryjna, rzeczowy wykaz akt (RWA), instrukcja archiwalna). b) Przedłożenie Zamawiającemu, po zapoznaniu się z dokumentacją będącą przedmiotem zamówienia, w okresie dwóch tygodni od daty podpisania umowy, harmonogramu prac archiwizacyjnych. W harmonogramie zostaną określone etapy oraz terminy wykonywania poszczególnych etapów prac, przewidywane ilości uporządkowanej dokumentacji w ramach każdego etapu, c) Przedkładanie Zamawiającemu, w ciągu tygodnia od rozpoczęcia realizacji każdego z etapów, wstępnie zarchiwizowanych co najmniej trzech teczek z każdej grupy rzeczowej dokumentacji, jako wzorca, celem uzyskania akceptacji Zamawiającego, co do poprawności przyjętego układu wewnętrznego, opisu oraz zgodności opisów z zawartością teczek, d) Przedkładanie Zamawiającemu cyklicznie co dwa tygodnie, licząc od daty rozpoczęcia realizacji umowy, zarchiwizowanych i uporządkowanych akt wraz ze spisem zdawczo-odbiorczym tych akt, celem dokonania odbiorów częściowych i dokonania obmiarów, e) Prowadzenie konsultacji z Archiwum Państwowym we Wrocławiu oraz przedstawicielami Zamawiającego, w celu ustalenia prawidłowego sposobu archiwizacji i ewidencjonowania dokumentacji, w szczególności w przypadku pojawienia się problemów nieprzewidzianych przez przepisy oraz praktykę archiwalną, f) Przyporządkowanie dokumentacji do właściwych komórek organizacyjnych, g) Scalenie akt spraw zakończonych- w jednym lub, w przypadku większej ilości dokumentacji, w kilku tomach- ponieważ akta części spraw znajdują się w kilku teczkach. Dotyczy to przede wszystkim sprzedaży mienia przejętego do Zasobu, h) Zakwalifikowanie dokumentacji do odpowiednich kategorii archiwalnych oraz przyporządkowanie do prawidłowych symboli klasyfikacyjnych z Rzeczowego Wykazu Akt, i) Uporządkowanie materiałów archiwalnych:- ułożenie spraw w obrębie teczek chronologicznie w kolejności liczb porządkowych spisu spraw- ułożenie pism- chronologicznie w kolejności odwrotnej do ich narastania, tzn. od najstarszego (wszczynającego sprawę) na wierzchu do najmłodszego na spodzie, zwracając szczególną uwagę na właściwe podłączenie załączników do pism przewodnich. W przypadku spisów obejmujących jedynie część dokumentacji spisy te należy ułożyć na wierzchu teczki tuż pod okładką. Wtórniki pism (kopie, brudnopisy, itp.) można wyłączyć z teczek jedynie po wcześniejszym uzyskaniu zgody przedstawiciela Zamawiającego, - usunięcie z teczek wszelkich części metalowych, z wyjątkiem nitów metalowych łączących strony aktów notarialnych, oraz usunięcie części plastikowych (koszulki, itp.). Maksymalna szerokość uformowanych teczek nie może przekraczać 5 cm, - ponumerowanie ołówkiem (twardości HB) wszystkich zapisanych stron w teczkach kategorii A w prawym górnym rogu, a na odwrocie strony w lewym górnym rogu, z podaniem ilości zapisanych stron w teczce poniżej dat skrajnych wierzchniej strony okładki. Niniejsze czynności należy wykonać dopiero po dokonaniu scalenia dokumentacji. Nie należy numerować znajdujących się w teczkach potwierdzeń odbioru, - obłożenie uporządkowanej dokumentacji kat. A tekturowymi okładkami, wykonanymi z tektury bezkwasowej, po stronie wierzchniej w kolorze białym, o wymiarach dostosowanych do wymiarów dokumentacji, - wszycie dokumentacji w okładki za pomocą taśmy bawełnianej, tzw. (bobinki)(szer. 0, 50mm),w kolorze białym, - opisanie wierzchnich stron okładek elementami opisu przewidzianymi w par. 25 pkt 9 Instrukcji kancelaryjnej ANR z 2004 r., wprowadzonej Zarządzenia Prezesa Agencji Nieruchomości Rolnych Nr 13/04 z dnia 9 sierpnia 2004 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt Agencji Nieruchomości Rolnych (z późniejszymi zmianami), w układzie zgodnym ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 niniejszej Instrukcji, tj.: nazwa jednostki organizacyjnej, nazwa komórki organizacyjnej, znak akt, symbol kwalifikacyjny, roczne daty krańcowe, informacja o ilości stron spaginowanych znajdujących się w teczce, tytuł (hasło klasyfikacyjne wg rzeczowego wykazu akt z informacją o rodzaju materiałów archiwalnych znajdujących się w teczce, tzn.: - Sprzedaż nieruchomości, nazwa gminy, nazwa obrębu, numer działki, imię i nazwisko/nazwa nabywcy - w przypadku dokumentacji sprzedaży nieruchomości gruntowych, - Sprzedaż nieskuteczna, nazwa gminy, nazwa obrębu, numer działki- w przypadku dokumentacji sprzedaży nieruchomości, które nie znalazły nabywcy w drodze przetargu oraz sprzedaży bezprzetargowej na rzecz osoby uprawnionej Zamawiający zastrzega, że rozszerzenia tytułów pozostałych grup rzeczowych dokumentacji wymagają każdorazowo akceptacji Zamawiającego j) Uporządkowanie dokumentacji niearchiwalnej: - ułożenie spraw w obrębie poszczególnych teczek według kolejności liczb porządkowych spisu sprawie, a w obrębie spraw ułożenie pism chronologicznie, poczynając od pisma wszczynającego sprawę (dot. kategorii B25) - usunięcie z teczek elementów metalowych (spinaczy) oraz plastikowych (koszulki, itp.) - wszycie dokumentacji w okładki za pomocą taśmy bawełnianej, tzw. (bobinki) (szer. 0, 50mm), w kolorze białym, opisanie wierzchnich stron okładek elementami opisu: nazwa jednostki organizacyjnej, nazwa komórki organizacyjnej, znak akt, kategoria akt oraz okres jej przechowywania, tytuł (hasło klasyfikacyjne z RWA z ewentualną informacją zawierającą opis dokumentacji znajdującej się w teczce, w brzmieniu ustalonym z przedstawicielem Zamawiającego), daty skrajne, k) Ułożenie uporządkowanych jednostek archiwalnych w odpowiednim układzie- w zależności od rodzaju dokumentacji: strukturalno- rzeczowo- chronologicznym lub geograficzno- chronologicznym (dot. dokumentacji sprzedaży nieruchomości przejętych do Zasobu, dokumentacji wydzierżawienia mienia przejętego do Zasobu), po wcześniejszym ustaleniu z przedstawicielami Zamawiającego l) Zewidencjonowanie uporządkowanych jednostek archiwalnych w spisach zdawczo- odbiorczych akt, zgodnie z nadanym im układem, sporządzonych w formie papierowej (dla kat. A w 4 egz., dla kat. B w 3 egz.), oraz w formie elektronicznej w programie Microsoft Excel (na płytach CD w 2 egz.). Poszczególne rubryki spisu muszą być zgodne z elementami opisu znajdującymi się na okładkach uporządkowanych jednostek archiwalnych, m) Nadanie dokumentacji dwuczłonowych sygnatur archiwalnych (numer spisu zdawczo- odbiorczego łamany przez pozycję teczki w spisie) i wpisanie ich ołówkiem (twardość HB) na wierzchnich stronach okładek w prawym dolnym rogu, n) Przełożenie uporządkowanych jednostek archiwalnych do pudeł archiwizacyjnych, wykonanych z tektury bezkwasowej litej o wymiarach 350x260x110 mm (pH 8.0- 9.5, gramatura 1300 g/m2) z dwoma otworami wentylacyjnymi, opatrzonych etykietami samoprzylepnymi, zawierającymi następujące elementy opisu: nazwę jednostki organizacyjnej, nazwę komórki organizacyjnej, kategorię archiwalną, numeru spisu zdawczo- odbiorczego wraz z zakresem skrajnych jednostek archiwalnych znajdujących się w pudle. Wymiary etykiet: szer. 75x150 mm. o) Wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej której okres przechowywania już upłynął oraz jej zewidencjonowanie w spisie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, p) Sporządzenie ostatecznych spisów zdawczo- odbiorczych dla poszczególnych przedmiotów zamówienia. 8 Wykonawca zobowiązany jest do wykonania niniejszego zamówienia publicznego na podstawie obowiązujących przepisów dotyczących postępowania z dokumentacją, a w szczególności wynikających z: 1) Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity: Dz. U. z 2006 r. nr 97, poz. 672 i 673 z późniejszymi zmianami), 2) Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2002 r., nr 167, poz. 1375), 3) Ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz. U. z 1997 r., nr 88, poz. 553 z późn. zmianami); art. 268, art. 276 (sankcje karne za niszczenie, uszkodzenie i utratę dokumentu lub zmianę zapisu istotnej informacji utrwalonej na nośniku komputerowym), 4) Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późniejszymi zmianami), 5) Ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 1999 r. nr 11 poz. 95 z późniejszymi zmianami), 6) Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r. w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców (Dz. U. z 2005 r. nr 68, poz. 596), 7) Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 1991 r. w sprawie prowadzenia rachunkowości (Dz. U. z 1991 r. nr 10 poz. 35 z późn. zmianami), 8) Zgodnie z obowiązującymi u Zamawiającego normatywami kancelaryjno- archiwalnymi: a. Zarządzenia Prezesa Agencji Nieruchomości Rolnych Nr 13/04 z dnia 9 sierpnia 2004 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt Agencji Nieruchomości Rolnych (z późniejszymi zmianami), b. Zarządzenia nr 3/10 Prezesa Agencji Nieruchomości Rolnych z dnia 29 stycznia 2010 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt Agencji Nieruchomości Rolnych, c. Zarządzenia Nr 9/2005 z dnia 27 lipca 2005 r. Dyrektora Oddziału Terenowego Agencji Nieruchomości Rolnych we Wrocławiu w sprawie przechowywania zbioru dokumentów dotyczących sprzedaży nieruchomości pochodzących z Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa, d. Zarządzenia nr 1/06 Dyrektora Oddziału Terenowego Agencji Nieruchomości Rolnych we Wrocławiu z dnia 06.01.2006 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt w jednostkach gospodarczych Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa, e. Zarządzenia nr 2/06 Dyrektora Oddziału Terenowego Agencji Nieruchomości Rolnych we Wrocławiu z dnia 6 kwietnia 2006 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji o organizacji i zakresie działania składnic akt w jednostkach gospodarczych Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa. 9 Ostateczna wysokość wynagrodzenia zostanie ustalona w oparciu o rzeczywistą liczbę metrów bieżących zarchiwizowanej dokumentacji poszczególnych kategorii, na podstawie sporządzonego przez strony obmiaru. Obmiar zostanie dokonany przed przełożeniem uporządkowanej dokumentacji do pudeł archiwalnych, po wcześniejszym ułożeniu dokumentacji na półkach w systemie książkowym, zgodnym ze sporządzoną ewidencją. 10 W zaoferowanej cenie Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić wszystkie koszty niezbędne dla wykonania zamówienia, w tym koszty: materiałów i opakowań, koszty związane z realizacją zamówienia. 11 Aktualne miejsce składowania dokumentacji: Archiwum Zakładowe OT ANR we Wrocławiu, ul. Kunickiego 4, 54- 616 Wrocław. 12 Zamawiający na czas dokonywania archiwizacji dokumentacji udostępni nieodpłatnie Wykonawcy pomieszczenie o powierzchni około 10 m2. 13 Wykonawca jest zobowiązany do: a) Wykonywania czynności, o których mowa w § 1 w pomieszczeniach Zamawiającego, przy ul. Kunickiego 4, 54- 616 Wrocław, bez prawa przenoszenia dokumentacji poza wyznaczone przez Zamawiającego miejsce archiwizacji, b) Ubezpieczenia pracowników, którzy będą brali udział w wykonaniu przedmiotu umowy, we własnym zakresie i na własny koszt oraz przeszkolenia w zakresie BHP, c) Wykonywania czynności, o których mowa w opisie przedmiotu zamówienia przy użyciu własnych środków i materiałów niezbędnych do zrealizowania przedmiotu umowy, d) Wykonywania zamówienia w dniach od poniedziałku do piątku w godzinach pracy Archiwum Zakładowego, tj.: w godzinach 7.30 :15.30. Po uzyskaniu odpowiedniego zezwolenia kierującego jednostką Zamawiającego usługa może być wykonywana w innych godzinach ustalonych z osobą uprawnioną do kontaktów po stronie Zamawiającego, e) Przedstawienia Zamawiającemu listy pracowników zatrudnionych przy wykonywaniu umowy przed przystąpieniem do pracy, f) Złożenia przed przystąpieniem do wykonywania zamówienia oświadczenia przez każdą osobę która będzie uczestniczyła w czynnościach będących przedmiotem zamówienia publicznego o znajomości ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z póź. zm.), znajomości ustawy z dnia 16.04.1993r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (tj. Dz. U. z 2003 nr 153, poz.1503 z pózn. zm.) o znajomości ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks Karny (Dz. .U. z 1997 r. nr 88 poz. 553 z pózn. zm.), oraz o zachowaniu w tajemnicy wszelkich informacji powziętych przy wykonywaniu przedmiotu umowy, g) Pobierania i zdawania kluczy do pomieszczenia udostępnionego w celu wykonania przedmiotu zamówienia, każdorazowo, za potwierdzeniem. 14 Wykonawca, przed rozpoczęciem realizacji przedmiotu zamówienia, zapozna się ze stanem fizycznym akt i odbierze akta do archiwizowania na podstawie protokołu zdawczo- odbiorczego, sporządzonego przez przedstawicieli Zamawiającego oraz Wykonawcy. 15 Uporządkowana przez Wykonawcę dokumentacja zostanie Zamawiającemu wraz ze spisami zdawczo-odbiorczych akt, na podstawie protokołu odbioru przedmiotu zamówienia, sporządzonego przez przedstawicieli obu stron umowy. 16 Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych: a) Usługa archiwizacji 66,00 metrów bieżących materiałów archiwalnych dotyczących sprzedaży mienia przejętego do Zasobu. b) Usługa archiwizacji 76, 00 metrów bieżących materiałów archiwalnych oraz dokumentacji niearchiwalnej dotyczących przejmowania mienia za emeryturę lub rentę, restrukturyzacji przedsiębiorstw, wydzierżawienia mienia przejętego do zasobu, umów zleceń z gminami na sprzedaż i dzierżawę nieruchomości, przekazywania mienia administratorom, nadzoru właścicielskiego, fizycznej likwidacji środków trwałych, wykonawstwa inwestycji oraz remontów kapitalnych, zamówień publicznych, wyjaśnień dotyczących zasad gospodarowania, roszczeń rewindykacyjnych, ochrony środowiska naturalnego, spraw sądowych. . 17 Części nie mogą być dzielone przez Wykonawców, oferty nie zawierające pełnego zakresu przedmiotu zamówienia określonego w zadaniu częściowym zostaną odrzucone..
II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
nie.
II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.99.51.00-6.
II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
tak, liczba części: 2.
II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.
II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 30.11.2010.
SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM
III.1) WADIUM
Informacja na temat wadium:
Zamawiający wymaga wniesienia wadium w kwotach: Przedmiot I 1400,00 złotych Przedmiot II 400,00 złotych
III.2) ZALICZKI
Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
nie
III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW
III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunkuNa potwierdzenie, że wykonawca posiada uprawnienia do wykonywania usługi objętej zamówieniem jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania - Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty: 1 Oświadczenie, potwierdzające że Wykonawca spełnia warunki określone w art. 22 ust 1 PZP zgodne co do treści z oświadczeniem przedstawionym w załączniku nr 4 Formularza Ofertowego
III.3.2) Wiedza i doświadczenie
Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunkuNa potwierdzenie, że wykonawca posiada wiedzę i doświadczenie - Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty: 2 wykaz wykonanych, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, usług archiwizacji z podaniem wartości usługi, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców. Wymagane jest posiadanie minimalnego doświadczenia w okresie ostatnich 3 lat tj. wykonanie co najmniej dwóch usług archiwizacji dokumentacji kategorii A i B w ilości co najmniej po 50 mb dla każdej z kategorii. 3 Dokumenty potwierdzające bezspornie, że usługi wymienione w wykazie opisanym w pkt.2 zostały wykonane należycie
III.3.3) Potencjał techniczny
Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunkuOświadczenie, potwierdzające że Wykonawca spełnia warunki określone w art. 22 ust 1 PZP zgodne co do treści z oświadczeniem przedstawionym w załączniku nr 4 Formularza Ofertowego
III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunkuNa potwierdzenie, ze wykonawca dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia - Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty: 4 wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług i kontrolę jakości wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz z informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami. 5 Oświadczenie, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia w tym wymagane jest aby spełniały warunki: a) każda osoba świadcząca usługę musi posiadać co najmniej roczną praktykę w archiwizowaniu dokumentacji niearchiwalnej kat. B, a co najmniej dwie osoby muszą posiadać praktykę w archiwizacji materiałów archiwalnych to jest uporządkowały osobiście akta kategorii A w ilości co najmniej 10 metrów bieżących w okresie ostatnich trzech lat. b) każda osoba świadcząca usługę musi posiadać odpowiednie kwalifikacje zawodowe, tj. - Osoby świadczące usługi archiwizacji dokumentacji Kat. B - muszą ukończyć co najmniej kurs kancelaryjno- archiwalny I stopnia- - Osoby świadczące usługi archiwizacji dokumentacji kat. A - muszą ukończyć co najmniej kurs kancelaryjno-archiwalny II stopnia lub studia wyższe magisterskie lub wyższe studia zawodowe ze specjalnością archiwistyka lub historia ze specjalizacją archiwistyka lub zarządzanie dokumentacją współczesną.
III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunkuNa potwierdzenie, że Wykonawca znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia- Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty: 6 opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia. Z przedłożonych dokumentów winno bezspornie wynikać, iż ubezpieczenie jest opłacone poprzez jednoznaczny zapis na polisie lub dowód opłacenia przelewem lub do kasy.
III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY
-
III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:- wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie
- wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami
- oświadczenie, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadają wymagane uprawnienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień
- opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia
III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:- oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
- aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy
- aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 ustawy, wystawioną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
- aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 9 ustawy, wystawioną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
- wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2.
-
III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych
Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:
III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:
- nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
- nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
III.4.3.2) zaświadczenie właściwego organu sądowego lub administracyjnego miejsca zamieszkania albo zamieszkania osoby, której dokumenty dotyczą, w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 ustawy - wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert - albo oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się takiego zaświadczenia
III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie
SEKCJA IV: PROCEDURA
IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA
IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.
IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT
IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.
IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.
IV.3) ZMIANA UMOWY
Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
tak
Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian
1. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany istotnych postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie, której dokonano wyboru Wykonawcy, w przypadku wystąpienia co najmniej jednej okoliczności wymienionej poniżej: 1. 1. Zmiana terminu realizacji przedmiotu umowy: a) Zmiany spowodowane warunkami atmosferycznymi szczególności: (1) Klęski żywiołowe b) Zmiany będące następstwem opóźnienia w ocenie dokumentacji przez Archiwum Państwowe c) Zmiany będące następstwem wstrzymania realizacji przedmiotu umowy jako następstwo działania osób trzecich. W przypadkach wymienionych w ust. 2.1. Zamawiający może wyznaczyć nowy termin realizacji umowy odpowiedni do zaistniałych okoliczności. 1. 2. Pozostałe zmiany a) Siła wyższa uniemożliwiająca wykonanie przedmiotu umowy zgodnie z SIWZ lub treścią umowy b) Zmiana danych związanych z obsługą administracyjno- organizacyjna umowy (np. zmiana rachunku bankowego, koordynatora umowy, zmiana adresu, itp.). 2. Powyższe postanowienia stanowią katalog zmian, na które Zamawiający dopuszcza zgodę, nie stanowi jednocześnie zobowiązania do wyrażenia takiej zgody przez Zamawiającego. 3. Wniosek Wykonawcy o dokonanie zmiany umowy musi być uzasadniony, a okoliczności na które powołuje się Wykonawca musza być udokumentowane.
IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE
IV.4.1)
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.anr.gov.pl
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Agencja Nieruchomości Rolnych Oddział Terenowy we Wrocławiu ul. Mińska 60 p.218.
IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
17.08.2010 godzina 10:15, miejsce: Kancelaria.
IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).
IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
Zamawiający przewiduje zebranie wykonawców, które wyznacza na dzień 10.08.2010 roku na godzinę 10:30 w siedzibie Archiwum Zakładowego OT ANR we Wrocławiu ul. Kunickiego 4..
IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie
ZAŁĄCZNIK I - INFORMACJE DOTYCZĄCE OFERT CZĘŚCIOWYCH
CZĘŚĆ Nr:
1
NAZWA:
Przedmiot 1. Usługa archiwizacji 66,00 metrów bieżących materiałów archiwalnych dotyczących sprzedaży mienia przejętego do Zasobu..
1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia:
Materiały archiwalne (kategoria A)- szacunkowo 66, 00 metrów bieżących. Są to akta wytworzone przez Sekcję Gospodarowania Zasobem OT ANR we Wrocławiu, dotyczące sprzedaży mienia przejętego do zasobu..
2) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.99.51.00-6.
3) Czas trwania lub termin wykonania:
Zakończenie: 15.10.2010.
4) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.
CZĘŚĆ Nr:
2
NAZWA:
Usługa archiwizacji 76 mb mat.arch. oraz dokumentacji niearchiwalnej dot. przejmowania mienia za emeryturę lub rentę, restrukturyzacji przedsiębiorstw, wydzierżawienia mienia przejętego do zasobu, umów zleceń z gminami na sprzedaż i dzierżawę nieruchomości, przekazywania mienia administratorom, nadzoru właścicielskiego, fizycznej likwidacji śr.tr, wykonawstwa inwest. oraz remontów kapit., zamówień publ., wyjaśnień dot. zasad gosp., roszczeń rewind., ochrony środowiska naturalnego, spraw sądowych.
1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia:
-Materiały archiwalne (kategoria A)- szacunkowo 8, 00 metrów bieżących. Są to akta wytworzone przez Sekcję Gospodarowania Zasobem ANR OT we Wrocławiu, dotyczące nieodpłatnego przekazywania mienia, przejmowania mienia i tworzenia zasobu, przejmowania mienia za emeryturę lub rentę, restrukturyzacji przedsiębiorstw -Dokumentacja niearchiwalna (kategoria B) - szacunkowo w ilości 68, 00, wytworzona przez Sekcję Gospodarowania Zasobem oraz Sekcję Prawną ANR OT we Wrocławiu dotycząca wydzierżawienia mienia przejętego do zasobu, umów zleceń z gminami na sprzedaż i dzierżawę nieruchomości, przekazywania mienia administratorom, nadzoru właścicielskiego, fizycznej likwidacji środków trwałych, wykonawstwa inwestycji oraz remontów kapitalnych, zamówień publicznych, wyjaśnień dotyczących zasad gospodarowania, roszczeń rewindykacyjnych, ochrony środowiska naturalnego, spraw sądowych..
2) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.99.51.00-6.
3) Czas trwania lub termin wykonania:
Zakończenie: 30.11.2010.
4) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.
Wrocław: Usługi archiwizacji materiałów archiwalnych (kategoria A) oraz dokumentacji niearchiwalnej (kategoria B)
Numer ogłoszenia: 265435 - 2010; data zamieszczenia: 27.09.2010
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi
Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.
Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.
Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
tak, numer ogłoszenia w BZP: 231664 - 2010r.
Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.
SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY
I. 1) NAZWA I ADRES:
Agencja Nieruchomości Rolnych Oddział Terenowy we Wrocławiu, ul. Mińska 60, 54-610 Wrocław, woj. dolnośląskie, tel. 071 3563919, 3563862, 3563863, faks 071 3579097.
I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Inny: Państwowa Osoba Prawna.
SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Usługi archiwizacji materiałów archiwalnych (kategoria A) oraz dokumentacji niearchiwalnej (kategoria B).
II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.
II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
3.2 Przedmiotem zamówienia jest usługa archiwizacji materiałów archiwalnych (kategorii A) oraz dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B), stanowiących część zasobu aktowego Oddziału Terenowego Agencji Nieruchomości Rolnych we Wrocławiu. 3.3 Dokumentacja będąca przedmiotem archiwizacji znajduje się w magazynach Archiwum Zakładowego OT ANR we Wrocławiu przy ul. Kunickiego 4, 54-616 Wrocław. 3.4 Dla dokumentacji podlegającej uporządkowaniu nie została sporządzona ewidencja archiwalna Dokumentacja wytworzona w latach 1992-2008, przechowywana jest w przemieszaniu grup rzeczowych oraz kategorii archiwalnych. Materiały archiwalne znajdują się w stanie nieuporządkowanym. 3.5 Zgodnie z posiadaną wiedzą zasób dokumentacji do zarchiwizowania w poszczególnych kategoriach, objęty niniejszym postępowaniem, stanowi zbiór dokumentów wielkości szacunkowo: Dla przedmiotu 1 szacunkowo 66, 00 metrów bieżących, w tym: 1. Materiały archiwalne (kategoria A)- szacunkowo 66, 00 metrów bieżących. Są to akta wytworzone przez Sekcję Gospodarowania Zasobem OT ANR we Wrocławiu, dotyczące sprzedaży mienia przejętego do Zasobu. Dla przedmiotu 2 szacunkowo 76, 00metrów bieżących, w tym: 2.Materiały archiwalne (kategoria A)- szacunkowo 8, 00 metrów bieżących. Są to akta wytworzone przez Sekcję Gospodarowania Zasobem ANR OT we Wrocławiu, dotyczące nieodpłatnego przekazywania mienia, przejmowania mienia i tworzenia Zasobu, przejmowania mienia za emeryturę lub rentę, restrukturyzacji przedsiębiorstw 3.Dokumentacja niearchiwalna (kategoria B) - szacunkowo w ilości 68, 00, wytworzona przez Sekcję Gospodarowania Zasobem oraz Sekcję Prawną ANR OT we Wrocławiu dotycząca wydzierżawienia mienia przejętego do Zasobu, umów zleceń z gminami na sprzedaż i dzierżawę nieruchomości, przekazywania mienia administratorom, nadzoru właścicielskiego, fizycznej likwidacji środków trwałych, wykonawstwa inwestycji oraz remontów kapitalnych, zamówień publicznych, wyjaśnień dotyczących zasad gospodarowania, roszczeń rewindykacyjnych, ochrony środowiska naturalnego, spraw sądowych. 3.6 Zamawiający zastrzega, że wyżej wymienione ilości akt są danymi szacunkowymi (orientacyjnymi). Dokumentacja przeznaczona do archiwizacji znajduje się w teczkach tekturowych oraz segregatorach. Zamawiający, na podstawie art. 38 ust. 3 Ustawy Prawo ZP, przewiduje zwołanie zebrania wykonawców w terminie 10.08.2010 o godzinie 10:30 w siedzibie Archiwum Zakładowego OT ANR we Wrocławiu ul. Kunickiego 4, w celu wyjaśnienia wątpliwości dotyczących treści SIWZ i zdobycia wszelkich innych informacji koniecznych do dokonania prawidłowej wyceny wartości usługi. Wyklucza się możliwość roszczeń Wykonawcy związanych z błędnym skalkulowaniem ceny i żądania zmiany wynagrodzenia. 3.7 Przedmiot zamówienia obejmuje: a) Przeprowadzenie studiów wstępnych w celu zapoznania się ze strukturą organizacyjną Zamawiającego, tj. zapoznanie się z dokumentami z zakresu organizacji (statut, regulaminy, schematy organizacyjne) oraz przepisami kancelaryjno- archiwalnymi ANR (instrukcja kancelaryjna, rzeczowy wykaz akt (RWA), instrukcja archiwalna). b) Przedłożenie Zamawiającemu, po zapoznaniu się z dokumentacją będącą przedmiotem zamówienia, w okresie dwóch tygodni od daty podpisania umowy, harmonogramu prac archiwizacyjnych. W harmonogramie zostaną określone etapy oraz terminy wykonywania poszczególnych etapów prac, przewidywane ilości uporządkowanej dokumentacji w ramach każdego etapu, c) Przedkładanie Zamawiającemu, w ciągu tygodnia od rozpoczęcia realizacji każdego z etapów, wstępnie zarchiwizowanych co najmniej trzech teczek z każdej grupy rzeczowej dokumentacji, jako wzorca, celem uzyskania akceptacji Zamawiającego, co do poprawności przyjętego układu wewnętrznego, opisu oraz zgodności opisów z zawartością teczek, d) Przedkładanie Zamawiającemu cyklicznie co dwa tygodnie, licząc od daty rozpoczęcia realizacji umowy, zarchiwizowanych i uporządkowanych akt wraz ze spisem zdawczo-odbiorczym tych akt, celem dokonania odbiorów częściowych i dokonania obmiarów, e) Prowadzenie konsultacji z Archiwum Państwowym we Wrocławiu oraz przedstawicielami Zamawiającego, w celu ustalenia prawidłowego sposobu archiwizacji i ewidencjonowania dokumentacji, w szczególności w przypadku pojawienia się problemów nieprzewidzianych przez przepisy oraz praktykę archiwalną, f) Przyporządkowanie dokumentacji do właściwych komórek organizacyjnych, g) Scalenie akt spraw zakończonych- w jednym lub, w przypadku większej ilości dokumentacji, w kilku tomach- ponieważ akta części spraw znajdują się w kilku teczkach. Dotyczy to przede wszystkim sprzedaży mienia przejętego do Zasobu, h) Zakwalifikowanie dokumentacji do odpowiednich kategorii archiwalnych oraz przyporządkowanie do prawidłowych symboli klasyfikacyjnych z Rzeczowego Wykazu Akt, i) Uporządkowanie materiałów archiwalnych:- ułożenie spraw w obrębie teczek chronologicznie w kolejności liczb porządkowych spisu spraw- ułożenie pism- chronologicznie w kolejności odwrotnej do ich narastania, tzn. od najstarszego (wszczynającego sprawę) na wierzchu do najmłodszego na spodzie, zwracając szczególną uwagę na właściwe podłączenie załączników do pism przewodnich. W przypadku spisów obejmujących jedynie część dokumentacji spisy te należy ułożyć na wierzchu teczki tuż pod okładką. Wtórniki pism (kopie, brudnopisy, itp.) można wyłączyć z teczek jedynie po wcześniejszym uzyskaniu zgody przedstawiciela Zamawiającego, -usunięcie z teczek wszelkich części metalowych, z wyjątkiem nitów metalowych łączących strony aktów notarialnych, oraz usunięcie części plastikowych (koszulki, itp.). Maksymalna szerokość uformowanych teczek nie może przekraczać 5 cm,- ponumerowanie ołówkiem (twardości HB) wszystkich zapisanych stron w teczkach kategorii A w prawym górnym rogu, a na odwrocie strony w lewym górnym rogu, z podaniem ilości zapisanych stron w teczce poniżej dat skrajnych wierzchniej strony okładki. Niniejsze czynności należy wykonać dopiero po dokonaniu scalenia dokumentacji. Nie należy numerować znajdujących się w teczkach potwierdzeń odbioru,- obłożenie uporządkowanej dokumentacji kat. A tekturowymi okładkami, wykonanymi z tektury bezkwasowej, po stronie wierzchniej w kolorze białym, o wymiarach dostosowanych do wymiarów dokumentacji,- wszycie dokumentacji w okładki za pomocą taśmy bawełnianej, tzw. bobinki(szer. 0, 50mm),w kolorze białym, - opisanie wierzchnich stron okładek elementami opisu przewidzianymi w par. 25 pkt 9 Instrukcji kancelaryjnej ANR z 2004 r., wprowadzonej Zarządzenia Prezesa Agencji Nieruchomości Rolnych Nr 13/04 z dnia 9 sierpnia 2004 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt Agencji Nieruchomości Rolnych (z późniejszymi zmianami), w układzie zgodnym ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 niniejszej Instrukcji, tj.: nazwa jednostki organizacyjnej, nazwa komórki organizacyjnej, znak akt, symbol kwalifikacyjny, roczne daty krańcowe, informacja o ilości stron spaginowanych znajdujących się w teczce, tytuł (hasło klasyfikacyjne wg rzeczowego wykazu akt z informacją o rodzaju materiałów archiwalnych znajdujących się w teczce, tzn.: - Sprzedaż nieruchomości, nazwa gminy, nazwa obrębu, numer działki, imię i nazwisko,nazwa nabywcy - w przypadku dokumentacji sprzedaży nieruchomości gruntowych, - Sprzedaż nieskuteczna, nazwa gminy, nazwa obrębu, numer działki- w przypadku dokumentacji sprzedaży nieruchomości, które nie znalazły nabywcy w drodze przetargu oraz sprzedaży bezprzetargowej na rzecz osoby uprawnionej. Zamawiający zastrzega, że rozszerzenia tytułów pozostałych grup rzeczowych dokumentacji wymagają każdorazowo akceptacji Zamawiającego j) Uporządkowanie dokumentacji niearchiwalnej: -ułożenie spraw w obrębie poszczególnych teczek według kolejności liczb porządkowych spisu sprawie, a w obrębie spraw ułożenie pism chronologicznie, poczynając od pisma wszczynającego sprawę (dot. kategorii B25) - usunięcie z teczek elementów metalowych (spinaczy) oraz plastikowych (koszulki, itp.) -wszycie dokumentacji w okładki za pomocą taśmy bawełnianej, tzw. bobinki (szer. 0, 50mm), w kolorze białym, opisanie wierzchnich stron okładek elementami opisu: nazwa jednostki organizacyjnej, nazwa komórki organizacyjnej, znak akt, kategoria akt oraz okres jej przechowywania, tytuł (hasło klasyfikacyjne z RWA z ewentualną informacją zawierającą opis dokumentacji znajdującej się w teczce, w brzmieniu ustalonym z przedstawicielem Zamawiającego), daty skrajne, k) Ułożenie uporządkowanych jednostek archiwalnych w odpowiednim układzie- w zależności od rodzaju dokumentacji: strukturalno- rzeczowo- chronologicznym lub geograficzno- chronologicznym (dot. dokumentacji sprzedaży nieruchomości przejętych do Zasobu, dokumentacji wydzierżawienia mienia przejętego do Zasobu), po wcześniejszym ustaleniu z przedstawicielami Zamawiającego l) Zewidencjonowanie uporządkowanych jednostek archiwalnych w spisach zdawczo- odbiorczych akt, zgodnie z nadanym im układem, sporządzonych w formie papierowej (dla kat. A w 4 egz., dla kat. B w 3 egz.), oraz w formie elektronicznej w programie Microsoft Excel (na płytach CD w 2 egz.). Poszczególne rubryki spisu muszą być zgodne z elementami opisu znajdującymi się na okładkach uporządkowanych jednostek archiwalnych, m) Nadanie dokumentacji dwuczłonowych sygnatur archiwalnych (numer spisu zdawczo- odbiorczego łamany przez pozycję teczki w spisie) i wpisanie ich ołówkiem (twardość HB) na wierzchnich stronach okładek w prawym dolnym rogu, n) Przełożenie uporządkowanych jednostek archiwalnych do pudeł archiwizacyjnych, wykonanych z tektury bezkwasowej litej o wymiarach 350x260x110 mm (pH 8.0- 9.5, gramatura 1300 g/m2) z dwoma otworami wentylacyjnymi, opatrzonych etykietami samoprzylepnymi, zawierającymi następujące elementy opisu: nazwę jednostki organizacyjnej, nazwę komórki organizacyjnej, kategorię archiwalną, numeru spisu zdawczo- odbiorczego wraz z zakresem skrajnych jednostek archiwalnych znajdujących się w pudle. Wymiary etykiet: szer. 75x150 mm. o) Wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej której okres przechowywania już upłynął oraz jej zewidencjonowanie w spisie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, p) Sporządzenie ostatecznych spisów zdawczo- odbiorczych dla poszczególnych przedmiotów zamówienia. 3.8 Wykonawca zobowiązany jest do wykonania niniejszego zamówienia publicznego na podstawie obowiązujących przepisów dotyczących postępowania z dokumentacją, a w szczególności wynikających z: 1) Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity: Dz. U. z 2006 r. nr 97, poz. 672 i 673 z późniejszymi zmianami), 2) Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2002 r., nr 167, poz. 1375), 3) Ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz. U. z 1997 r., nr 88, poz. 553 z późn. zmianami); art. 268, art. 276 (sankcje karne za niszczenie, uszkodzenie i utratę dokumentu lub zmianę zapisu istotnej informacji utrwalonej na nośniku komputerowym), 4) Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późniejszymi zmianami), 5) Ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 1999 r. nr 11 poz. 95 z późniejszymi zmianami), 6) Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r. w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców (Dz. U. z 2005 r. nr 68, poz. 596), 7) Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 1991 r. w sprawie prowadzenia rachunkowości (Dz. U. z 1991 r. nr 10 poz. 35 z późn. zmianami), 8) Zgodnie z obowiązującymi u Zamawiającego normatywami kancelaryjno- archiwalnymi: a. Zarządzenia Prezesa Agencji Nieruchomości Rolnych Nr 13/04 z dnia 9 sierpnia 2004 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt Agencji Nieruchomości Rolnych (z późniejszymi zmianami), b. Zarządzenia nr 3/10 Prezesa Agencji Nieruchomości Rolnych z dnia 29 stycznia 2010 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt Agencji Nieruchomości Rolnych, c. Zarządzenia Nr 9/2005 z dnia 27 lipca 2005 r. Dyrektora Oddziału Terenowego Agencji Nieruchomości Rolnych we Wrocławiu w sprawie przechowywania zbioru dokumentów dotyczących sprzedaży nieruchomości pochodzących z Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa, d. Zarządzenia nr 1/06 Dyrektora Oddziału Terenowego Agencji Nieruchomości Rolnych we Wrocławiu z dnia 06.01.2006 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt w jednostkach gospodarczych Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa, e. Zarządzenia nr 2/06 Dyrektora Oddziału Terenowego Agencji Nieruchomości Rolnych we Wrocławiu z dnia 6 kwietnia 2006 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji o organizacji i zakresie działania składnic akt w jednostkach gospodarczych Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa. 3.9 Ostateczna wysokość wynagrodzenia zostanie ustalona w oparciu o rzeczywistą liczbę metrów bieżących zarchiwizowanej dokumentacji poszczególnych kategorii, na podstawie sporządzonego przez strony obmiaru. Obmiar zostanie dokonany przed przełożeniem uporządkowanej dokumentacji do pudeł archiwalnych, po wcześniejszym ułożeniu dokumentacji na półkach w systemie książkowym, zgodnym ze sporządzoną ewidencją. 3.10 W zaoferowanej cenie Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić wszystkie koszty niezbędne dla wykonania zamówienia, w tym koszty: materiałów i opakowań, koszty związane z realizacją zamówienia. 3.11 Aktualne miejsce składowania dokumentacji: Archiwum Zakładowe OT ANR we Wrocławiu, ul. Kunickiego 4, 54- 616 Wrocław. 3.12 Zamawiający na czas dokonywania archiwizacji dokumentacji udostępni nieodpłatnie Wykonawcy pomieszczenie o powierzchni około 10 m2. 3.13 Wykonawca jest zobowiązany do: a) Wykonywania czynności, o których mowa w § 1 w pomieszczeniach Zamawiającego, przy ul. Kunickiego 4, 54- 616 Wrocław, bez prawa przenoszenia dokumentacji poza wyznaczone przez Zamawiającego miejsce archiwizacji, b) Ubezpieczenia pracowników, którzy będą brali udział w wykonaniu przedmiotu umowy, we własnym zakresie i na własny koszt oraz przeszkolenia w zakresie BHP, c) Wykonywania czynności, o których mowa w opisie przedmiotu zamówienia przy użyciu własnych środków i materiałów niezbędnych do zrealizowania przedmiotu umowy, d) Wykonywania zamówienia w dniach od poniedziałku do piątku w godzinach pracy Archiwum Zakładowego, tj.: w godzinach 7.30 :15.30. Po uzyskaniu odpowiedniego zezwolenia kierującego jednostką Zamawiającego usługa może być wykonywana w innych godzinach ustalonych z osobą uprawnioną do kontaktów po stronie Zamawiającego, e) Przedstawienia Zamawiającemu listy pracowników zatrudnionych przy wykonywaniu umowy przed przystąpieniem do pracy, f) Złożenia przed przystąpieniem do wykonywania zamówienia oświadczenia przez każdą osobę która będzie uczestniczyła w czynnościach będących przedmiotem zamówienia publicznego o znajomości ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z póź. zm.), znajomości ustawy z dnia 16.04.1993r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (tj. Dz. U. z 2003 nr 153, poz.1503 z pózn. zm.) o znajomości ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks Karny (Dz. .U. z 1997 r. nr 88 poz. 553 z pózn. zm.), oraz o zachowaniu w tajemnicy wszelkich informacji powziętych przy wykonywaniu przedmiotu umowy, g) Pobierania i zdawania kluczy do pomieszczenia udostępnionego w celu wykonania przedmiotu zamówienia, każdorazowo, za potwierdzeniem. 3.14 Wykonawca, przed rozpoczęciem realizacji przedmiotu zamówienia, zapozna się ze stanem fizycznym akt i odbierze akta do archiwizowania na podstawie protokołu zdawczo- odbiorczego, sporządzonego przez przedstawicieli Zamawiającego oraz Wykonawcy. 3.15 Uporządkowana przez Wykonawcę dokumentacja zostanie Zamawiającemu wraz ze spisami zdawczo-odbiorczych akt, na podstawie protokołu odbioru przedmiotu zamówienia, sporządzonego przez przedstawicieli obu stron umowy. 3.16 Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych: a) Usługa archiwizacji 66,00 metrów bieżących materiałów archiwalnych dotyczących sprzedaży mienia przejętego do Zasobu. b) Usługa archiwizacji 76, 00 metrów bieżących materiałów archiwalnych oraz dokumentacji niearchiwalnej dotyczących przejmowania mienia za emeryturę lub rentę, restrukturyzacji przedsiębiorstw, wydzierżawienia mienia przejętego do Zasobu, umów zleceń z gminami na sprzedaż i dzierżawę nieruchomości, przekazywania mienia administratorom, nadzoru właścicielskiego, fizycznej likwidacji środków trwałych, wykonawstwa inwestycji oraz remontów kapitalnych, zamówień publicznych, wyjaśnień dotyczących zasad gospodarowania, roszczeń rewindykacyjnych, ochrony środowiska naturalnego, spraw sądowych. . 3.17 Części nie mogą być dzielone przez Wykonawców, oferty nie zawierające pełnego zakresu przedmiotu zamówienia określonego w zadaniu częściowym zostaną odrzucone..
II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.99.51.00-6.
SEKCJA III: PROCEDURA
III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Przetarg nieograniczony
III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE
Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
nie
SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA
Część NR:
1
Nazwa:
Usługa archiwizacji 66,00 metrów bieżących materiałów archiwalnych dotyczących sprzedaży mienia przejętego do Zasobu
IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
27.09.2010.
IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
2.
IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
1.
IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:
- ARCHIWUM Sp. z o.o., ul. Jana Danysza 4, 63-400 Ostrów Wielkopolski, kraj/woj. wielkopolskie.
IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 49500,00 PLN.
IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ
Cena wybranej oferty:
36300,00
Oferta z najniższą ceną:
36300,00
/ Oferta z najwyższą ceną:
65340,00
Waluta:
PLN.
Wrocław: Usługa archiwizacji materiałów archiwalnych (kategoria A) oraz dokumentacji niearchiwalnej (kategoria B)
Numer ogłoszenia: 355530 - 2010; data zamieszczenia: 03.11.2010
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi
Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.
Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.
Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
tak, numer ogłoszenia w BZP: 231664 - 2010r.
Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.
SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY
I. 1) NAZWA I ADRES:
Agencja Nieruchomości Rolnych Oddział Terenowy we Wrocławiu, ul. Mińska 60, 54-610 Wrocław, woj. dolnośląskie, tel. 071 3563919, 3563862, 3563863, faks 071 3579097.
I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Inny: Państwowa Osoba Prawna.
SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Usługa archiwizacji materiałów archiwalnych (kategoria A) oraz dokumentacji niearchiwalnej (kategoria B).
II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.
II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
3.1 Wspólny Słownik Zamówień: Usługi archiwizacyjne - 79 99 51 00-6 3.2 Przedmiotem zamówienia jest usługa archiwizacji materiałów archiwalnych (kategorii A) oraz dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B), stanowiących część zasobu aktowego Oddziału Terenowego Agencji Nieruchomości Rolnych we Wrocławiu. 3.3 Dokumentacja będąca przedmiotem archiwizacji znajduje się w magazynach Archiwum Zakładowego OT ANR we Wrocławiu przy ul. Kunickiego 4, 54-616 Wrocław. 3.4 Dla dokumentacji podlegającej uporządkowaniu nie została sporządzona ewidencja archiwalna Dokumentacja wytworzona w latach 1992-2008, przechowywana jest w przemieszaniu grup rzeczowych oraz kategorii archiwalnych. Materiały archiwalne znajdują się w stanie nieuporządkowanym. 3.5 Zgodnie z posiadaną wiedzą zasób dokumentacji do zarchiwizowania w poszczególnych kategoriach, objęty niniejszym postępowaniem, stanowi zbiór dokumentów wielkości szacunkowo: Dla przedmiotu 1 szacunkowo 44, 00 metrów bieżących, w tym: -Materiały archiwalne (kategoria A)- szacunkowo 39, 00 metrów bieżących. Są to akta wytworzone przez Sekcję Gospodarowania Zasobem OT ANR we Wrocławiu, dotyczące sprzedaży mienia przejętego do Zasobu, tj. sprzedaży nieruchomości gruntowych (operaty szacunkowe, akty notarialne, wypisy z ksiąg wieczystych) oraz sprzedaży mieszkań -Dokumentacja niearchiwalna (kategoria B) - szacunkowo w ilości 5, 00 metrów bieżących, wytworzona przez Sekcję Gospodarowania Zasobem, dotycząca sprzedaży mienia przejętego do zasobu oraz nabywania nieruchomości. Dla przedmiotu 2 szacunkowo 76, 00metrów bieżących, w tym: -Materiały archiwalne (kategoria A)- szacunkowo 8, 00 metrów bieżących. Są to akta wytworzone przez Sekcję Gospodarowania Zasobem ANR OT we Wrocławiu, dotyczące nieodpłatnego przekazywania mienia, przejmowania mienia i tworzenia Zasobu, przejmowania mienia za emeryturę lub rentę, restrukturyzacji przedsiębiorstw -Dokumentacja niearchiwalna (kategoria B) - szacunkowo w ilości 68, 00, wytworzona przez Sekcję Gospodarowania Zasobem oraz Sekcję Prawną ANR OT we Wrocławiu dotycząca wydzierżawienia mienia przejętego do Zasobu, umów zleceń z gminami na sprzedaż i dzierżawę nieruchomości, przekazywania mienia administratorom, nadzoru właścicielskiego, fizycznej likwidacji środków trwałych, wykonawstwa inwestycji oraz remontów kapitalnych, zamówień publicznych, wyjaśnień dotyczących zasad gospodarowania, roszczeń rewindykacyjnych, ochrony środowiska naturalnego, spraw sądowych. 3.6 Zamawiający zastrzega, że wyżej wymienione ilości akt są danymi szacunkowymi (orientacyjnymi). Dokumentacja przeznaczona do archiwizacji znajduje się w teczkach tekturowych oraz segregatorach. Wyklucza się możliwość roszczeń Wykonawcy związanych z błędnym skalkulowaniem ceny i żądania zmiany wynagrodzenia. 3.7 Przedmiot zamówienia obejmuje: a) Przeprowadzenie studiów wstępnych w celu zapoznania się ze strukturą organizacyjną Zamawiającego, tj. zapoznanie się z dokumentami z zakresu organizacji (statut, regulaminy, schematy organizacyjne) oraz przepisami kancelaryjno- archiwalnymi ANR (instrukcja kancelaryjna, rzeczowy wykaz akt (RWA), instrukcja archiwalna). b) Przedłożenie Zamawiającemu, po zapoznaniu się z dokumentacją będącą przedmiotem zamówienia, w okresie dwóch tygodni od daty podpisania umowy, harmonogramu prac archiwizacyjnych. W harmonogramie zostaną określone etapy oraz terminy wykonywania poszczególnych etapów prac, przewidywane ilości uporządkowanej dokumentacji w ramach każdego etapu, c) Przedkładanie Zamawiającemu, w ciągu tygodnia od rozpoczęcia realizacji każdego z etapów, wstępnie zarchiwizowanych co najmniej trzech teczek z każdej grupy rzeczowej dokumentacji, jako wzorca, celem uzyskania akceptacji Zamawiającego, co do poprawności przyjętego układu wewnętrznego, opisu oraz zgodności opisów z zawartością teczek, d) Przedkładanie Zamawiającemu cyklicznie co dwa tygodnie, licząc od daty rozpoczęcia realizacji umowy, zarchiwizowanych i uporządkowanych akt wraz ze spisem zdawczo-odbiorczym tych akt, celem dokonania odbiorów częściowych i dokonania obmiarów, e) Prowadzenie konsultacji z Archiwum Państwowym we Wrocławiu oraz przedstawicielami Zamawiającego, w celu ustalenia prawidłowego sposobu archiwizacji i ewidencjonowania dokumentacji, w szczególności w przypadku pojawienia się problemów nieprzewidzianych przez przepisy oraz praktykę archiwalną, f) Przyporządkowanie dokumentacji do właściwych komórek organizacyjnych, g) Scalenie akt spraw zakończonych- w jednym lub, w przypadku większej ilości dokumentacji, w kilku tomach- ponieważ akta części spraw znajdują się w kilku teczkach. Dotyczy to przede wszystkim sprzedaży mienia przejętego do Zasobu, h) Zakwalifikowanie dokumentacji do odpowiednich kategorii archiwalnych oraz przyporządkowanie do prawidłowych symboli klasyfikacyjnych z Rzeczowego Wykazu Akt, i) Uporządkowanie materiałów archiwalnych:- ułożenie spraw w obrębie teczek chronologicznie w kolejności liczb porządkowych spisu spraw- ułożenie pism- chronologicznie w kolejności odwrotnej do ich narastania, tzn. od najstarszego (wszczynającego sprawę) na wierzchu do najmłodszego na spodzie, zwracając szczególną uwagę na właściwe podłączenie załączników do pism przewodnich. W przypadku spisów obejmujących jedynie część dokumentacji spisy te należy ułożyć na wierzchu teczki tuż pod okładką. Wtórniki pism (kopie, brudnopisy, itp.) można wyłączyć z teczek jedynie po wcześniejszym uzyskaniu zgody przedstawiciela Zamawiającego, - usunięcie z teczek wszelkich części metalowych, z wyjątkiem nitów metalowych łączących strony aktów notarialnych, oraz usunięcie części plastikowych (koszulki, itp.). Maksymalna szerokość uformowanych teczek nie może przekraczać 5 cm, - ponumerowanie ołówkiem (twardości HB) wszystkich zapisanych stron w teczkach kategorii A w prawym górnym rogu, a na odwrocie strony w lewym górnym rogu, z podaniem ilości zapisanych stron w teczce poniżej dat skrajnych wierzchniej strony okładki. Niniejsze czynności należy wykonać dopiero po dokonaniu scalenia dokumentacji. Nie należy numerować znajdujących się w teczkach potwierdzeń odbioru, - obłożenie uporządkowanej dokumentacji kat. A tekturowymi okładkami, wykonanymi z tektury bezkwasowej, po stronie wierzchniej w kolorze białym, o wymiarach dostosowanych do wymiarów dokumentacji, - wszycie dokumentacji w okładki za pomocą taśmy bawełnianej, tzw. bobinki(szer. 0, 50mm),w kolorze białym, - opisanie wierzchnich stron okładek elementami opisu przewidzianymi w par. 25 pkt 9 Instrukcji kancelaryjnej ANR z 2004 r., wprowadzonej Zarządzenia Prezesa Agencji Nieruchomości Rolnych Nr 13/04 z dnia 9 sierpnia 2004 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt Agencji Nieruchomości Rolnych (z późniejszymi zmianami), w układzie zgodnym ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 niniejszej Instrukcji, tj.: nazwa jednostki organizacyjnej, nazwa komórki organizacyjnej, znak akt, symbol kwalifikacyjny, roczne daty krańcowe, informacja o ilości stron spaginowanych znajdujących się w teczce, tytuł (hasło klasyfikacyjne wg rzeczowego wykazu akt z informacją o rodzaju materiałów archiwalnych znajdujących się w teczce). Zamawiający zastrzega, że rozszerzenia tytułów pozostałych grup rzeczowych dokumentacji wymagają każdorazowo akceptacji Zamawiającego j) Uporządkowanie dokumentacji niearchiwalnej: - ułożenie spraw w obrębie poszczególnych teczek według kolejności liczb porządkowych spisu sprawie, a w obrębie spraw ułożenie pism chronologicznie, poczynając od pisma wszczynającego sprawę (dot. kategorii B25) - usunięcie z teczek elementów metalowych (spinaczy) oraz plastikowych (koszulki, itp.) - wszycie dokumentacji w okładki za pomocą taśmy bawełnianej, tzw. bobinki (szer. 0, 50mm), w kolorze białym, opisanie wierzchnich stron okładek elementami opisu: nazwa jednostki organizacyjnej, nazwa komórki organizacyjnej, znak akt, kategoria akt oraz okres jej przechowywania, tytuł (hasło klasyfikacyjne z RWA z ewentualną informacją zawierającą opis dokumentacji znajdującej się w teczce, w brzmieniu ustalonym z przedstawicielem Zamawiającego), daty skrajne, k) Ułożenie uporządkowanych jednostek archiwalnych w odpowiednim układzie- w zależności od rodzaju dokumentacji: strukturalno- rzeczowo- chronologicznym lub geograficzno- chronologicznym (dot. dokumentacji sprzedaży nieruchomości przejętych do Zasobu, dokumentacji wydzierżawienia mienia przejętego do Zasobu), po wcześniejszym ustaleniu z przedstawicielami Zamawiającego l) Zewidencjonowanie uporządkowanych jednostek archiwalnych w spisach zdawczo- odbiorczych akt, zgodnie z nadanym im układem, sporządzonych w formie papierowej (dla kat. A w 4 egz., dla kat. B w 3 egz.), oraz w formie elektronicznej- w formacie pozwalającym na import danych do programu Archiwum- Intranetowy System Archiwizacji (na płytach CD w 2 egz.). Poszczególne rubryki spisu muszą być zgodne z elementami opisu znajdującymi się na okładkach uporządkowanych jednostek archiwalnych. , m) Nadanie dokumentacji dwuczłonowych sygnatur archiwalnych (numer spisu zdawczo- odbiorczego łamany przez pozycję teczki w spisie) i wpisanie ich ołówkiem (twardość HB) na wierzchnich stronach okładek w prawym dolnym rogu, n) Przełożenie uporządkowanych jednostek archiwalnych do pudeł archiwizacyjnych, wykonanych z tektury bezkwasowej litej o wymiarach 350x260x110 mm (pH 8.0- 9.5, gramatura 1300 g/m2) z dwoma otworami wentylacyjnymi, opatrzonych etykietami samoprzylepnymi, zawierającymi następujące elementy opisu: nazwę jednostki organizacyjnej, nazwę komórki organizacyjnej, kategorię archiwalną, numeru spisu zdawczo- odbiorczego wraz z zakresem skrajnych jednostek archiwalnych znajdujących się w pudle. Wymiary etykiet: szer. 75x150 mm. o) Wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej której okres przechowywania już upłynął oraz jej zewidencjonowanie w spisie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, p) Sporządzenie ostatecznych spisów zdawczo- odbiorczych dla poszczególnych przedmiotów zamówienia. 3.8 Wykonawca zobowiązany jest do wykonania niniejszego zamówienia publicznego na podstawie obowiązujących przepisów dotyczących postępowania z dokumentacją, a w szczególności wynikających z: 1) Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity: Dz. U. z 2006 r. nr 97, poz. 672 i 673 z późniejszymi zmianami), 2) Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2002 r., nr 167, poz. 1375), 3) Ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz. U. z 1997 r., nr 88, poz. 553 z późn. zmianami); art. 268, art. 276 (sankcje karne za niszczenie, uszkodzenie i utratę dokumentu lub zmianę zapisu istotnej informacji utrwalonej na nośniku komputerowym), 4) Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późniejszymi zmianami), 5) Ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 1999 r. nr 11 poz. 95 z późniejszymi zmianami), 6) Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r. w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców (Dz. U. z 2005 r. nr 68, poz. 596), 7) Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 1991 r. w sprawie prowadzenia rachunkowości (Dz. U. z 1991 r. nr 10 poz. 35 z późn. zmianami), 8) Zgodnie z obowiązującymi u Zamawiającego normatywami kancelaryjno- archiwalnymi: a. Zarządzenia Prezesa Agencji Nieruchomości Rolnych Nr 13/04 z dnia 9 sierpnia 2004 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt Agencji Nieruchomości Rolnych (z późniejszymi zmianami), b. Zarządzenia nr 3/10 Prezesa Agencji Nieruchomości Rolnych z dnia 29 stycznia 2010 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt Agencji Nieruchomości Rolnych, c. Zarządzenia Nr 9/2005 z dnia 27 lipca 2005 r. Dyrektora Oddziału Terenowego Agencji Nieruchomości Rolnych we Wrocławiu w sprawie przechowywania zbioru dokumentów dotyczących sprzedaży nieruchomości pochodzących z Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa, d. Zarządzenia nr 1/06 Dyrektora Oddziału Terenowego Agencji Nieruchomości Rolnych we Wrocławiu z dnia 06.01.2006 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt w jednostkach gospodarczych Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa, e. Zarządzenia nr 2/06 Dyrektora Oddziału Terenowego Agencji Nieruchomości Rolnych we Wrocławiu z dnia 6 kwietnia 2006 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji o organizacji i zakresie działania składnic akt w jednostkach gospodarczych Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa. 3.9 Ostateczna wysokość wynagrodzenia zostanie ustalona w oparciu o rzeczywistą liczbę metrów bieżących zarchiwizowanej dokumentacji poszczególnych kategorii, na podstawie sporządzonego przez strony obmiaru. Obmiar zostanie dokonany przed przełożeniem uporządkowanej dokumentacji do pudeł archiwalnych, po wcześniejszym ułożeniu dokumentacji na półkach w systemie książkowym, zgodnym ze sporządzoną ewidencją. 3.10 W zaoferowanej cenie Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić wszystkie koszty niezbędne dla wykonania zamówienia, w tym koszty: materiałów i opakowań, koszty związane z realizacją zamówienia. 3.11 Aktualne miejsce składowania dokumentacji: Archiwum Zakładowe OT ANR we Wrocławiu, ul. Kunickiego 4, 54- 616 Wrocław. 3.12 Zamawiający na czas dokonywania archiwizacji dokumentacji udostępni nieodpłatnie Wykonawcy pomieszczenie o powierzchni około 10 m2. 3.13 Wykonawca jest zobowiązany do: a) Wykonywania czynności, o których mowa w § 1 w pomieszczeniach Zamawiającego, przy ul. Kunickiego 4, 54- 616 Wrocław, bez prawa przenoszenia dokumentacji poza wyznaczone przez Zamawiającego miejsce archiwizacji, b) Ubezpieczenia pracowników, którzy będą brali udział w wykonaniu przedmiotu umowy, we własnym zakresie i na własny koszt oraz przeszkolenia w zakresie BHP, c) Wykonywania czynności, o których mowa w opisie przedmiotu zamówienia przy użyciu własnych środków i materiałów niezbędnych do zrealizowania przedmiotu umowy, d) Wykonywania zamówienia w dniach od poniedziałku do piątku w godzinach pracy Archiwum Zakładowego, tj.: w godzinach 7.30 :15.30. Po uzyskaniu odpowiedniego zezwolenia kierującego jednostką Zamawiającego usługa może być wykonywana w innych godzinach ustalonych z osobą uprawnioną do kontaktów po stronie Zamawiającego, e) Przedstawienia Zamawiającemu listy pracowników zatrudnionych przy wykonywaniu umowy przed przystąpieniem do pracy, f) Złożenia przed przystąpieniem do wykonywania zamówienia oświadczenia przez każdą osobę która będzie uczestniczyła w czynnościach będących przedmiotem zamówienia publicznego o znajomości ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z póź. zm.), znajomości ustawy z dnia 16.04.1993r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (tj. Dz. U. z 2003 nr 153, poz.1503 z pózn. zm.) o znajomości ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks Karny (Dz. .U. z 1997 r. nr 88 poz. 553 z pózn. zm.), oraz o zachowaniu w tajemnicy wszelkich informacji powziętych przy wykonywaniu przedmiotu umowy, g) Pobierania i zdawania kluczy do pomieszczenia udostępnionego w celu wykonania przedmiotu zamówienia, każdorazowo, za potwierdzeniem. 3.14 Wykonawca, przed rozpoczęciem realizacji przedmiotu zamówienia, zapozna się ze stanem fizycznym akt i odbierze akta do archiwizowania na podstawie protokołu zdawczo- odbiorczego, sporządzonego przez przedstawicieli Zamawiającego oraz Wykonawcy. 3.15 Uporządkowana przez Wykonawcę dokumentacja zostanie Zamawiającemu wraz ze spisami zdawczo-odbiorczych akt, na podstawie protokołu odbioru przedmiotu zamówienia, sporządzonego przez przedstawicieli obu stron umowy. 3.16 Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych: a) Usługa archiwizacji 44,00 metrów bieżących materiałów archiwalnych oraz dokumentacji niearchiwalnej dotyczących sprzedaży mienia przejętego do Zasobu oraz nabywania nieruchomości b) Usługa archiwizacji 76, 00 metrów bieżących materiałów archiwalnych oraz dokumentacji niearchiwalnej dotyczących przejmowania mienia za emeryturę lub rentę, restrukturyzacji przedsiębiorstw, wydzierżawienia mienia przejętego do Zasobu, umów zleceń z gminami na sprzedaż i dzierżawę nieruchomości, przekazywania mienia administratorom, nadzoru właścicielskiego, fizycznej likwidacji środków trwałych, wykonawstwa inwestycji oraz remontów kapitalnych, zamówień publicznych, wyjaśnień dotyczących zasad gospodarowania, roszczeń rewindykacyjnych, ochrony środowiska naturalnego, spraw sądowych. 3.17 Części nie mogą być dzielone przez Wykonawców, oferty nie zawierające pełnego zakresu przedmiotu zamówienia określonego w zadaniu częściowym zostaną odrzucone...
II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.99.51.00-6.
SEKCJA III: PROCEDURA
III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Przetarg nieograniczony
III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE
Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
nie
SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA
Część NR:
1
Nazwa:
Przedmiot 1.
IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
19.10.2010.
IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
3.
IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
2.
IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:
- ACTA CZIP Sp. z o.o., {Dane ukryte}, 70-351 Szczecin, kraj/woj. zachodniopomorskie.
IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 33000,00 PLN.
IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ
Cena wybranej oferty:
39355,00
Oferta z najniższą ceną:
21000,00
/ Oferta z najwyższą ceną:
39355,00
Waluta:
PLN.
Dane postępowania
| ID postępowania BZP/TED: | 23166420100 |
|---|---|
| ID postępowania Zamawiającego: | |
| Data publikacji zamówienia: | 2010-07-29 |
| Rodzaj zamówienia: | usługi |
| Tryb& postępowania [PN]: | Przetarg nieograniczony |
| Czas na realizację: | 105 dni |
| Wadium: | - |
| Oferty uzupełniające: | NIE |
| Oferty częściowe: | TAK |
| Oferty wariantowe: | NIE |
| Przewidywana licyctacja: | NIE |
| Ilość części: | 2 |
| Kryterium ceny: | 0% |
| WWW ogłoszenia: | www.anr.gov.pl |
| Informacja dostępna pod: | Agencja Nieruchomości Rolnych Oddział Terenowy we Wrocławiu ul. Mińska 60 p.218 |
| Okres związania ofertą: | 30 dni |
Kody CPV
| 79995100-6 | Usługi archiwizacyjne |
Wyniki
| Nazwa części | Wykonawca | Data udzielenia | Wartość |
|---|---|---|---|
| Przedmiot 1. | ACTA CZIP Sp. z o.o. Szczecin | 2010-11-05 | 39 355,00 |
Barometr Ryzyka NadużyćRaport końcowy na temat potencjalnego ryzyka nadużyć dla wskazanej części wyniku postępowania przetargowego. Data udzielenia: 2010-11-05 Dotyczy cześci nr: 1 Kody CPV: 799951006 Ilość podmiotów składających się na wykonawcę: 1 Kwota oferty w PLN: 39 355,00 zł Minimalna złożona oferta: 21 000,00 zł Ilość złożonych ofert: 3 Ilość ofert odrzuconych przez zamawiającego: 2 Minimalna złożona oferta: 21 000,00 zł Maksymalna złożona oferta: 39 355,00 zł |