Świadczenie usług pocztowych na potrzeby Urzędu Gminy Stare Babice

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym na potrzeby Gminy Stare Babice, polegających na przyjmowaniu w stałym punkcie przyjęć przesyłek na terenie gminy Stare Babice oraz przemieszczaniu i doręczaniu przesyłek listowych oraz paczek na terenie całego kraju zwane dalej przedmiotem umowy. 2. Stały punkt przyjęć przesyłek musi być czynny co najmniej w dni robocze dla Urzędu Gminy i w jego godzinach pracy, tj.: poniedziałek 8-17, wtorek – czwartek 8-16, piątek 8-15. W przypadku zmiany godzin pracy Urzędu Gminy Zamawiający poinformuje o tym fakcie Wykonawcę, który będzie musiał dostosować godziny pracy punktu przyjęć przesyłek listowych do nowych godzin pracy urzędu – chyba, że punkt przyjęć przesyłek będzie czynny dłużej niż nowe godziny pracy urzędu wówczas nie ma obowiązku informowania Wykonawcy o tym fakcie. 3. Zamawiający powierza, a Wykonawca zobowiązuje się do wykonywania usług pocztowych polegających na przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu w obrocie krajowym - przesyłek listowych nierejestrowanych (w tym priorytetowych i ekonomicznych), przesyłek rejestrowanych, tj. przesyłek poleconych (w tym priorytetowych i ekonomicznych), usług komplementarnych, paczek oraz zwrot do Zamawiającego przesyłek listowych nie doręczonych z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, zwanych dalej przesyłkami. Szczegółowy opis przesyłek zawarto w Załączniku nr 1 do Oferty – Formularzu cenowym. 4. Przez przesyłki będące przedmiotem umowy rozumie się przesyłki: 1) zwykła – przesyłka listowa, nierejestrowana, nie będąca przesyłką najszybszej kategorii, 2) zwykła priorytetowa – przesyłka listowa, nierejestrowana, będąca przesyłką najszybszej kategorii, 3) polecona priorytetowa – przesyłka rejestrowana, będąca przesyłką przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, najszybszej kategorii, 4) polecona ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru – przesyłka listowa, rejestrowana, przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, 5) polecona priorytetowa ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru – przesyłka listowa, rejestrowana, najszybszej kategorii, przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru. 5. W przypadku usługi nie określonej w opisie przedmiotu zamówienia lub w załączniku nr 1 do oferty – formularzu cenowym a znajdującej się w zakresie usług wykonywanych przez Wykonawcę zobowiązuje się on do jej wykonania po cenie wg obowiązującego cennika Wykonawcy. 6. Przy realizacji zamówienia Wykonawca zobligowany jest do przestrzegania ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz.U. z 2018 r. poz. 1629) oraz innych aktów prawnych związanych z realizacją usług będących przedmiotem zamówienia. 7. Wykonawca zobowiązany będzie do świadczenia usług doręczenia PO (potwierdzenia odbioru) i zwrotów niedoręczonych przesyłek pocztowych do Zamawiającego. 8. Zamawiający będzie korzystał z własnych wzorów druków potwierdzenia odbioru. Zamawiający zastrzega sobie możliwość nadawania przesyłek pocztowych z własnym drukiem zwrotnego potwierdzenia odbioru wymaganego przepisami m.in. ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, a Wykonawca zobowiązuje się do honorowania i obsługiwania tych przesyłek pocztowych. Wzór druku zwrotnego potwierdzenia odbioru zostanie uzgodniony przez strony po zawarciu umowy. 9. Wykonawca dokonuje zwrotu niedostarczonych przesyłek, paczek i innych druków oraz potwierdzeń odbioru nie później niż w ciągu 5 dni roboczych od momentu ich zwrotu do stałego punktu przyjęć przesyłek Wykonawcy. 10. Wykonawca zwraca Zamawiającemu pokwitowane przez adresata ,,potwierdzenie odbioru’’ niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki. 11. Zamawiający nie dopuszcza stosowania przez Wykonawcę własnych opakowań na listy i przesyłki stanowiące przedmiot umowy. 12. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta z pieczątką Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona (zaklejona lub zalakowana) wg zaleceń Wykonawcy. 13. Zamawiający zobowiązuje się do przygotowania przesyłek do wyekspediowania w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć: 1) dla przesyłek rejestrowanych – wpisanie każdej przesyłki do samokopiującej książki nadawczej lub innego dokumentu wg kolejności nadawanych numerów, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek; 2) dla przesyłek zwykłych – zestawienie ilościowe przesyłek (dla których kategorie wagowe uzupełnia na zestawieniu Wykonawca), sporządzone w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek; 3) wzory książki nadawczej oraz zestawienia ilościowo – wartościowego zostaną uzgodnione przez strony po zawarciu umowy. 14. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczenia na przesyłce nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w pocztowej książce nadawczej dla przesyłek rejestrowanych), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytet czy ze zwrotnym poświadczeniem odbioru – ZPO), umieszczenia nadruku (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki oraz oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę zgodnie z wymogami Wykonawcy. 15. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie ich bez ubytku i uszkodzenia, do miejsca zgodnie z adresem 16. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich przyjęcia. Jednak w przypadku uzasadnionych zastrzeżeń, z braku możliwości ich usunięcia w dniu nadania – nadanie następuje w dniu następnym. 17. Wykonawca zobowiązuje się w przypadku nieobecności adresata – doręczenia przesyłek poleconych za pokwitowaniem, dorosłemu domownikowi, pełnomocnikowi adresata, przedstawicielowi ustawowemu, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się oddania przesyłki adresatowi. O doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy Wykonawca zawiadomi adresata, umieszczając zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej lub gdy to nie jest możliwe, w drzwiach mieszkania. 18. Wykonawca zobowiązuje się w przypadku niedoręczenia przesyłki poleconej adresatowi bądź osobie wskazanej w pkt 17 powyżej przechowywania przesyłek przez okres 14 dni w swojej placówce w miejscu właściwym dla adresata. Zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie siedmiu dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia w miejscu określonym w zdaniu poprzednim, Wykonawca umieści w oddawczej skrzynce pocztowej lub gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. W przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie 7 dni, pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż czternaście dni od daty pierwszego zawiadomienia. 19. Wykonawca zobowiązuje się do każdorazowego udokumentowania odbioru od Zamawiającego przesyłek do nadania, poprzez naniesienie pieczęci, podpisu i daty na dokumentach nadawczych. 20. Wykonawca zobowiązuje się do doręczenia do siedziby Urzędu Gminy w Starych Babicach, pokwitowanych przez odbiorcę potwierdzeń odbioru przesyłek rejestrowanych ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru, niezwłocznie po doręczeniu przesyłki. 21. W formularzu cenowym zostały wyszczególnione rodzaje przesyłek jakie będą zlecane Wykonawcy oraz orientacyjne ilości danej korespondencji w skali roku. Zestawienie to daje podstawę do wyliczenia ceny oferty celem jej porównania z innymi złożonymi w postępowaniu. Zamawiający nie jest zobowiązany do zrealizowania w 100% podanych ilości przesyłek. Rodzaje i ilości przesyłek w ramach świadczonych usług są szacunkowe i będą ulegały zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego na co Wykonawca wyraża zgodę i nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji przedmiotu umowy. Faktyczne ilości realizowanych przesyłek mogą odbiegać od podanych ilości, zaś każda z usług wskazanych w tabeli musi być dostępna. 22. Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania przepisów dotyczących zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych i zachowania tajemnicy wszelkich informacji mających wpływ na stan bezpieczeństwa Zamawiającego. 1) Wykonawca zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji mających wpływ na stan bezpieczeństwa Zamawiającego. 2) Wykonawca zapewnia przestrzeganie zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE 3) Wykonawca ponosi odpowiedzialność za ewentualne skutki działania niezgodnego z przepisami, o których mowa w ust. 1, Zamawiający realizuje obowiązki Administratora Danych Osobowych określone w ww. ustawie. 4) Wykonawca zapewnia, że przetwarzane dane osobowe będą wykorzystane wyłącznie w celu realizacji umowy. 5) Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do natychmiastowego powiadomienia Administratora Danych Osobowych o stwierdzeniu próby lub faktu naruszenia poufności danych osobowych przetwarzanych w wyniku realizacji umowy. 6) Wykonawca na pisemne żądanie Administratora Danych Osobowych umożliwia Zamawiającemu przeprowadzenie kontroli procesu przetwarzania i ochrony danych osobowych w sytuacjach odnotowania incydentu, o którym mowa w pkt. 5 powyżej. 7) Zamawiający zastrzega sobie możliwość rozwiązania umowy w przypadku stwierdzenia przez Wykonawcę omijania warunków bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych. 23. Ewentualne reklamacje oraz kary z tytułu niewykonania lub niewłaściwego wykonania usługi realizowane będą zgodnie z postanowieniami ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe oraz Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 roku w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2018 r. poz. 1649). 24. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca udostępni Zamawiającemu możliwość bezpłatnego śledzenia przesyłek pocztowych przez internet. Szczegóły rozwiązań zostaną ustalone przez strony po zawarciu umowy. Nie dopuszcza się w ramach przedmiotowej usługi (w tym np. jej instalacji u Zamawiającego) ponoszenia przez Zamawiającego jakichkolwiek dodatkowych kosztów. (Punkt ten zostanie dodany w przypadku zadeklarowania przez Wykonawcę takiego rozwiązania w ofercie) 25. Wykonawca zobowiązany jest zrealizować zamówienie na zasadach i warunkach opisanych w SIWZ oraz we wzorze umowy.