Dostawa i wdrożenie w Urzędzie Komunikacji Elektronicznej systemu elektronicznego obiegu i zarządzania dokumentami (DMS) wraz z dwoma e-usługami

Warszawa: Dostawa i wdrożenie w Urzędzie Komunikacji Elektronicznej systemu elektronicznego obiegu i zarządzania dokumentami (DMS) wraz z dwoma e-usługami


Numer ogłoszenia: 131589 - 2015; data zamieszczenia: 04.09.2015

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:

V	zamówienia publicznego
	zawarcia umowy ramowej
	ustanowienia dynamicznego systemu zakupów (DSZ)

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Urząd Komunikacji Elektronicznej , ul. Kasprzaka 18/20, 01-211 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 5349259, 5349169, faks 022 5349341.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.uke.gov.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja rządowa centralna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Dostawa i wdrożenie w Urzędzie Komunikacji Elektronicznej systemu elektronicznego obiegu i zarządzania dokumentami (DMS) wraz z dwoma e-usługami.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie w Urzędzie Komunikacji Elektronicznej systemu elektronicznego obiegu i zarządzania dokumentami (DMS) wraz z dwoma e-usługami rozumianego jako system informatyczny służący do obsługi dokumentów elektronicznych oraz definiowania ich obiegów w organizacji ze zintegrowanym lub z wbudowanym silnikiem procesów BPM. System DMS ma wspierać także realizację i obieg spraw prowadzonych przez referentów spraw (pracowników jednostek organizacyjnych). Wprowadzenie Systemu DMS umożliwi odejście od prowadzenia spraw w formie dokumentów papierowych i przejście na formę elektroniczną przy jednoczesnym zapewnieniu archiwizacji oryginałów dokumentów. Pozwoli na zwiększenie bezpieczeństwa obsługi dokumentów poprzez minimalizację ryzyka nieupoważnionego dostępu czy zagubienia dokumentów w formie papierowej, jak również pozwoli na zmniejszenie kosztów związanych z wielokrotnym kopiowaniem dokumentów w firmie, a przede wszystkim usprawni pracę i tym samym zwiększy efektywności całej organizacji. Elektroniczny obieg dokumentów powinien umożliwiać automatyzację obiegu dokumentów, m.in. poprzez zapewnienie możliwości sprawnej dystrybucji korespondencji, rejestrację dokumentów i ich obiegu w Urzędzie, kategoryzację, przechowywanie oraz wyszukiwanie dokumentów o dowolnej strukturze w elektronicznym repozytorium. System DMS powinien umożliwiać również, korzystając z silnika BPM, definiowanie ścieżek przebiegu poszczególnych spraw w Urzędzie. System DMS powinien zapewniać możliwość nadawania zróżnicowanych uprawnień dostępu do poszczególnych informacji z możliwością jednoczesnej pracy wielu osób na tym samym dokumencie oraz zapewniać wersjonowanie tych dokumentów. Zamawiający wymaga wdrożenia Systemu DMS przez wykonawcę w ciągu 8 tygodni od zawarcia umowy w taki sposób, aby po tym czasie System DMS zapewniał obsługę dokumentów w zakresie objętym niniejszym zamówieniem, a organizacja Zamawiającego była przygotowana do dalszego, samodzielnego definiowania e-usług i procesów. Przez samodzielne definiowanie e-usług i procesów rozumie się możliwość budowania obiegów dokumentów z wykorzystaniem funkcjonalności Sytemu DMS i silnika procesów BPM w zakresie graficznego definiowania e-usług i procesów. W ramach wdrożenia zaimplementowane zostaną dwie e-usługi (wraz z wszystkimi niezbędnymi do jej realizacji procesami biznesowymi oraz technicznymi). Przebieg e-usług zostanie zdefiniowany jako ścieżka realizowana przy pomocy silnika BPM. Przebieg e-usług oraz niezbędnych do ich realizacji procesów powinien zostać opracowany z uwzględnieniem aktów prawnych oraz przepisów wewnętrznych UKE, w szczególności: - Ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz. 728, z późn. zm.), - Procedurą UKE Wydawanie informacji publicznej na wniosek, - Instrukcją kancelaryjną, Instrukcją archiwalną oraz Jednolitym rzeczowym wykazem akt dla UKE, - innymi aktami prawnymi regulującymi działalność Prezesa UKE.

II.1.5)

przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających

• 
  Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówień uzupełniających
  

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
48.31.11.00-2.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Okres w dniach: 56.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Każdy Wykonawca zobowiązany jest zabezpieczyć swoją ofertę wadium w wysokości 10 000,00 zł (dziesięć tysięcy złotych), zgodnie z pkt 10 Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ).

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie określa szczegółowego warunku w tym zakresie

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie w ramach wykonanych lub wykonywanych usług, należycie wykonał: a) co najmniej 2 (dwie) dostawy i wdrożenia systemu elektronicznego obiegu i zarządzania dokumentami wraz z jego integracją z elektroniczną skrzynką podawczą, przy czym co najmniej 1 (jedno) wdrożenie obejmowało zakresem instytucję posiadającą strukturę oddziałową - rozproszoną, o minimalnej liczbie 3 oddziałów oraz o łącznej liczbie co najmniej 300 (trzystu) użytkowników. Przez strukturę oddziałową - rozproszoną Zamawiający rozumie strukturę instytucji posiadająca więcej niż jedną siedzibę, usytuowanych w różnych lokalizacjach, z których w każdej z siedzib dokonuje się czynności kancelaryjno - archiwalnych właściwych dla tej instytucji. b) co najmniej 1 (jedną) dostawę i wdrożenie systemu elektronicznego obiegu i zarządzania dokumentami, bazującego na oferowanym oprogramowaniu i wykorzystującego co najmniej połowę funkcjonalności wymienionych przez Zamawiającego w pkt 19.5 SIWZ, o wartości netto minimum 300.000,00 zł (słownie: trzysta tysięcy złotych). Przez wdrożenie systemu należy rozumieć dostarczenie oprogramowania, konfigurację oraz uruchomienie zakończone przekazaniem systemu do użytkowania.

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie określa szczegółowego warunku w tym zakresie

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że dysponuje osobami (Zespołem Projektowym), które posiadają poniżej określone wykształcenie, kwalifikacje i doświadczenie: a) Kierownik Projektu, posiadający: - wykształcenie wyższe, - minimum 3-letnie doświadczenie na stanowisku Kierownika Projektu, - w okresie ostatnich 3 lat (przed upływem terminu składania ofert), kierował co najmniej jednym projektem wdrożenia systemu elektronicznego obiegu i zarządzania dokumentami, zakończonym odbiorem systemu przez użytkowania, - posiada znajomość metodyki zarządzania projektami, b) Główny architekt posiadający: - wykształcenie wyższe, - minimum 3-letnie doświadczenie w zakresie projektowania systemów elektronicznego obiegu i zarządzania dokumentami, potwierdzone pełnieniem funkcji Głównego Architekta przy realizacji co najmniej jednego odebranego systemu, c) Specjalista posiadający: - wykształcenie wyższe, - minimum 3-letnie doświadczenie w zakresie programowania z wykorzystaniem oferowanego oprogramowania. Jedna wskazana w wykazie, o którym mowa w pkt 7.1.4) SIWZ osoba może potwierdzić spełnianie warunku tylko dla jednej wskazanej powyżej funkcji.

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że posiada środki finansowe lub zdolność kredytową w kwocie co najmniej 300 000,00 zł (trzysta tysięcy złotych).

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;
• określenie dostaw lub usług, których dotyczy obowiązek wskazania przez wykonawcę w wykazie lub złożenia poświadczeń, w tym informacja o dostawach lub usługach niewykonanych lub wykonanych nienależycie
  Wykonawca w wykazie zobowiązany jest do wskazania usług potwierdzających spełnienie warunku udziału w postępowaniu, określonego w III.3.2) Ogłoszenia tj. wskazania usług spełniających poniżej określone wymagania: a) co najmniej 2 (dwóch) dostaw i wdrożeń systemu elektronicznego obiegu i zarządzania dokumentami wraz z jego integracją z elektroniczną skrzynką podawczą, przy czym co najmniej 1 (jedno) wdrożenie obejmowało zakresem instytucję posiadającą strukturę oddziałową - rozproszoną, o minimalnej liczbie 3 oddziałów oraz o łącznej liczbie co najmniej 300 (trzystu) użytkowników. Przez strukturę oddziałową - rozproszoną Zamawiający rozumie strukturę instytucji posiadająca więcej niż jedną siedzibę, usytuowanych w różnych lokalizacjach, z których w każdej z siedzib dokonuje się czynności kancelaryjno - archiwalnych właściwych dla tej instytucji. b) co najmniej 1 (jedna) dostawa i wdrożenie systemu elektronicznego obiegu i zarządzania dokumentami, bazującego na oferowanym oprogramowaniu i wykorzystującego co najmniej połowę funkcjonalności wymienionych przez Zamawiającego w pkt 19.5 SIWZ, o wartości netto minimum 300.000,00 zł (słownie: trzysta tysięcy złotych). Przez wdrożenie systemu należy rozumieć dostarczenie oprogramowania, konfigurację oraz uruchomienie zakończone przekazaniem systemu do użytkowania.;
• wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami;
• informację banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy, wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert albo składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia;

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1) formularz oferty sporządzony według wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do SIWZ, 2) w przypadku Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, dokument ustanawiający pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie niniejszego zamówienia publicznego; 3) pełnomocnictwo w przypadku, gdy uprawnienie do podpisania oferty nie wynika bezpośrednio ze złożonego w ofercie odpisu z właściwego rejestru lub ewidencji, 4) Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia, zdolnościach finansowych lub ekonomicznych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował tymi zasobami w trakcie realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby wykonania zamówienia. Podmiot, który zobowiązał się do udostępnienia zasobów zgodnie z art. 26 ust. 2b ustawy, odpowiada solidarnie z Wykonawcą za szkodę Zamawiającego powstałą wskutek nieudostępnienia tych zasobów, chyba że za nieudostępnienie zasobów nie ponosi winy, 5) jeżeli w kraju miejsca zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa wyżej w ogłoszeniu - w pkt III. 4.3.1), zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie, w którym określa się także osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy, złożone przed właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, lub przed notariuszem. Dokument powinien być wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania oferty, 6) oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu sporządzone według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do SIWZ, 7) jeżeli z uzasadnionej przyczyny Wykonawca nie może przedstawić dokumentów dotyczących sytuacji finansowej i ekonomicznej, może przedstawić inny dokument, który w wystarczający sposób potwierdza spełnianie opisanego w pkt III.3.5) ogłoszenia warunku, 8) jeżeli kwoty w dokumentach wymienionych w pkt III.4.1) ogłoszenia podane zostaną w innej walucie niż w złotych polskich, Wykonawca zobowiązany jest dokonać ich przeliczenia na złote według średniego kursu NBP na dzień opublikowania ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych, 9) opis rozwiązania funkcjonalności Systemu DMS wskazanych w tabeli w pkt 19.5 SIWZ. Uwaga: Wymagany termin świadczenia usługi serwisu i wsparcia technicznego - minimum 6 miesięcy od dnia Odbioru Końcowego Systemu DMS.

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
cena oraz inne kryteria związane z przedmiotem zamówienia:

• 1 - Cena - 40
• 2 - Funkcjonalności Systemu - 50
• 3 - Długość okresu serwisu i wsparcia technicznego - 10

IV.2.2)

przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna, adres strony, na której będzie prowadzona:

IV.3) ZMIANA UMOWY

przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zamawiający dopuszcza możliwości zmiany umowy zawartej z Wykonawcą. Zmiana umowy jest możliwa jedynie w szczególnie uzasadnionych okolicznościach i na warunkach określonych w SIWZ.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.uke.gov.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Urząd Komunikacji Elektronicznej, 01-211 Warszawa, ul. Kasprzaka 18/20, pok. 314 lub na stronie internetowej Zamawiającego.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
14.09.2015 godzina 14:00, miejsce: Urząd Komunikacji Elektronicznej, 01-211 Warszawa, ul. Kasprzaka 18/20, pok. 314 lub na stronie internetowej Zamawiającego.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
Realizacja zamówienia, następuje częściowo poprzez dofinansowanie Unii Europejskiej ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach VII Osi Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. Numer referencyjny nadany sprawie przez Zamawiającego - BAK.WZP.231.27.2015.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
tak