Organizacja imprezy Dni Szprotawy 2012 pod względem artystycznym, kulturalnym, rekreacyjnym oraz zapewnienia zaplecza gastronomicznego, technicznego, sanitarnego, medycznego, urządzeń rekreacyjnych i ochrony

Szprotawa: Organizacja imprezy Dni Szprotawy 2012 pod względem artystycznym, kulturalnym, rekreacyjnym oraz zapewnienia zaplecza gastronomicznego, technicznego, sanitarnego, medycznego, urządzeń rekreacyjnych i ochrony


Numer ogłoszenia: 42613 - 2012; data zamieszczenia: 22.02.2012

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Gmina Szprotawa , Rynek 45, 67-300 Szprotawa, woj. lubuskie, tel. 068 3760772, faks 68 3762220.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Organizacja imprezy Dni Szprotawy 2012 pod względem artystycznym, kulturalnym, rekreacyjnym oraz zapewnienia zaplecza gastronomicznego, technicznego, sanitarnego, medycznego, urządzeń rekreacyjnych i ochrony.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
2. Zakres przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest organizacja i realizacja imprezy masowej DNI SZPROTAWY 2012 pod względem artystycznym, kulturalnym, rekreacyjnym oraz zapewnienia zaplecza gastronomicznego, technicznego, sanitarnego, medycznego, urządzeń rekreacyjnych i ochrony, w dniach: - 25.05.2012r (piątek) od godz. 18:00 do godz.01:00 dnia następnego. Wykonawca przygotuje całą infrastrukturę tj. zapewnienie zaplecza gastronomicznego, technicznego, sanitarnego, medycznego, urządzeń rekreacyjnych i ochrony. Całość programu artystycznego w tym dniu przygotowuje Zamawiający na własny koszt . Wykonawca udostępni Zamawiającemu scenę wraz z przygotowanym nagłośnieniem i obsługą konferansjerską w godz. od 18:00 do 01:00. - 26 maja 2012r. (sobota) Program artystyczny w godz. od 16:00 do 18:00 przygotuje Zamawiający na własny koszt . Wykonawca udostępni Zamawiającemu scenę wraz z przygotowanym nagłośnieniem i obsługą konferansjerską w godz. od 16:00 do 18:00. Od godziny 18.00, do godz. 02:00 dnia następnego. Całość programu artystycznego w tych godzinach przygotowuje Wykonawca z zastrzeżeniem punktu B niniejszego opisu przedmiotu zamówienia. - 27 maja 2012 (niedziela), od godz.17.00 do godziny 22.00, Całość programu artystycznego w tych godzinach przygotowuje Wykonawca z zastrzeżeniem punktu B niniejszego opisu przedmiotu zamówienia. Przewidywana ilość uczestników imprezy ok. 1500 - 2000 osób. Zakres usług stanowiących przedmiot zamówienia obejmuje: A. Zorganizowanie zaplecza cateringowego (nie wchodzi w zakres dodatkowych atrakcji): 1. Zorganizowanie cateringu na terenie wskazanym przez Zamawiającego w postaci przygotowania dobrej jakości wyboru menu (grill, fast food, itp.), napojów chłodzących oraz gorących w okresie od 25.05.2012r od godz. 17:00 do 27.05.2012r do godz. 22:00. 2. Posiadanie odpowiedniej liczby sprzętu umożliwiającego sprawne przygotowywanie i podawanie posiłków (m.in. kuchnie, grille, stoły cateringowe, przyczepy gastronomiczne, chłodnie - min 5 stoisk - w okresie od 25.05.2012r od godz. 17:00 do 27.05.2012r do godz. 22:00. 3. Zapewnienie sprzedaży piwa schłodzonego i napojów chłodzących ( łącznie min 10 stoisk), organizacja ogródków piwnych, parasoli, stołów biesiadnych, zapewnienie miejsc siedzących dla min 300 osób - w okresie od 25.05.2012r od godz. 17:00 do 27.05.2012r do godz. 22:00. 4. Zapewnienie sprawnej i fachowej kadry do obsługi w liczbie odpowiedniej do liczby uczestników imprezy, łącznie z ochroną własnego obiektu- w okresie od 25.05.2012r od godz. 17:00 do 27.05.2012r do godz. 22:00. 5. Spełnienie wymogów określonych w przepisach sanitarnych; 6. Przywrócenie po zakończeniu imprezy do stanu poprzedniego terenu, na którym odbywała się usługa; B. Organizacja i realizacja DNI SZPROTAWY 2012 pod względem artystycznym, kulturalnym, rekreacyjnym oraz zapewnienia zaplecza technicznego i urządzeń rekreacyjnych: Przygotowanie programu całej imprezy pod względem artystycznym, kulturalno - rekreacyjnym. Program winien zawierać m.in. 1 Opracowanie programu całej imprezy wraz z harmonogramem czasowym. Poszczególne pozycje programu należy szczegółowo opisać. W programie imprezy należy uwzględnić występ min. 5 zespołów w tym dwie Gwiazdy Wieczoru i trzy Gwiazdy Poprzedzające Gwiazdę Wieczoru (nie wchodzi w zakres dodatkowych atrakcji). Gwiazdę wieczoru należy wybrać spośród propozycji Zamawiającego tj: -sobota: (Harlem,) -Niedziela : (Papa Dance, UK Legends, Elektryczne Gitary, ,Big Cyc, Kasia Wilk Pezet, KASA) W Programie należy uwzględnić np.:, zabawy dla dzieci oraz dodatkowe atrakcje zaproponowane przez Wykonawcę. Atrakcje dodatkowe należy w programie wykonanym przez Wykonawcę zaznaczyć zapiskiem - Atrakcja dodatkowa. Każda atrakcja dodatkowa będzie punktowana przez Zamawiającego ( szczegóły w dalszej części SIWZ - Opis sposobu obliczenia ceny). Zamawiający uzna za Atrakcję dodatkową pokaz ,przedstawienie ,występ nie krótszy niż 20 min. Zamawiający wymaga aby na koniec imprezy tj. w niedzielę 27.05.2012r o godz. 22:00 przeprowadzony został min. 5 minutowy pokaz sztucznych ogni. (nie wchodzi w zakres dodatkowych atrakcji) Program imprezy należy opracować dla następujących ram czasowych tj: - 25.05.2012r (piątek) od godz. 18:00 do godz.0:1 dnia następnego, (Wykonawca przygotuje całą infrastrukturę tj. zapewnienie zaplecza gastronomicznego, technicznego, sanitarnego, medycznego, urządzeń rekreacyjnych i ochrony, Całość programu artystycznego w tym dniu przygotowuje Zamawiający na własny koszt . Wykonawca udostępni Zamawiającemu scenę wraz z przygotowanym nagłośnieniem i obsługą konferansjerską w godz. od 18:00 do 01:00. - 26 maja 2012r. (sobota) Program artystyczny w godz. od 16:00 do 18:00 przygotuje Zamawiający na własny koszt . Wykonawca udostępni Zamawiającemu scenę wraz z przygotowanym nagłośnieniem i obsługą konferansjerską w godz. od 16:00 do 18:00. Od godziny 16.00, do godz. 2:00 dnia następnego. Całość programu artystycznego w tych godzinach przygotowuje Wykonawca z zastrzeżeniem punktu B niniejszego opisu przedmiotu zamówienia. - 27 maja 2012 (niedziela), od godz.17.00 do godziny 22.00, Całość programu artystycznego w tych godzinach przygotowuje Wykonawca z zastrzeżeniem punktu B niniejszego opisu przedmiotu zamówienia. Program imprezy dołączyć jako załącznik nr 1 do oferty. C. Realizacja występów Gwiazd oraz imprez towarzyszących powinna obejmować: 1. Zorganizowanie całości występów artystów 2. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić występy artystyczne zespołów i gwiazd (przez gwiazdy Zamawiający rozumie wykonawców o ugruntowanej pozycji artystycznej, medialnej i rozpoznawalności); oprawę artystyczną i konferansjerka na scenie przez cały czas trwania imprezy . 3. Do obowiązków Wykonawcy należy przygotowanie wniosku na organizację imprezy zgodnie z wymogami ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych, zawarcie umów z artystami i opłacenie kosztów koncertów artystycznych na scenie wraz z rozliczeniem z tytułu tantiem autorskich (ZAIKS), zapewnieniem noclegów, wyżywienia, i innych wymagań przez nich określonych (garderób z wyposażeniem dla artystów) zorganizowanie dyskoteki po koncertach gwiazd, organizacja innych atrakcji adresowanych do odbiorców wszystkich grup wiekowych, umożliwiających czynny udział w nich mieszkańców i gości . 4.Wykonawca udostępni emitowanie materiałów Zamawiającego na telebimie w czasie trwania imprezy ( materiały zostaną dostarczone Wykonawcy na 7 dni przed rozpoczęciem imprezy. 5. Wykonawca umożliwi Zamawiającemu nagranie materiału promocyjnego Video z przebiegu imprezy. 6. Zapewnienie zaplecza i techniki estradowej zgodnie z wymaganiami zaproponowanych zespołów i artystów estradowych w tym w szczególności: - sceny i telebimu wraz z techniką estradową oświetleniem, nagłośnieniem, Wykonawca udostępni scenę , nagłośnienie , oprawę konferansjerską w czasie występów zespołów szkolnych i lokalnych we wskazanych wyżej terminach (nie wchodzi w zakres dodatkowych atrakcji). - profesjonalnych płotków do zabezpieczenia sceny oraz pozostałej części terenu imprezy stosownie do odpowiednich przepisów bezpieczeństwa - zapewnienie akustyków, oraz w przypadku wystąpienia takiej konieczności, specjalistów z odpowiednimi pozwoleniami lub licencjami na cały okres trwania imprezy lub w wyznaczonych godzinach (nie wchodzi w zakres dodatkowych atrakcji). 7. Zapewnienie urządzeń rekreacyjnych: - organizacja wesołego miasteczka dla dorosłych i dla dzieci przez cały okres trwania imprezy (nie wchodzi w zakres dodatkowych atrakcji) - dmuchane atrakcje dla dzieci, (nie wchodzi w zakres dodatkowych atrakcji) Urządzenia winny mieć aktualne certyfikaty sprawności i bezpieczeństwa. Korzystanie z urządzeń może być odpłatne. 8. Zapewnienie ochrony w postaci firmy ochroniarskiej adekwatnie do liczny uczestników w rozumieniu ustawy o bezpieczeństwie imprezy masowej 9. Bezpieczeństwo, porządek i higiena Zabezpieczenie odpowiedniej ilości toalet przenośnych ( min 10 szt.) w tym przystosowanych dla osób niepełnosprawnych i dwie z umywalkami/, ich lokalizacja w ilości odpowiadającej potrzebom, uzgodniona z Zamawiającym. Toalety będą opróżniane w miarę potrzeby. Wykonawca zapewni opiekę medyczną w czasie trwania imprezy, powiadomi służby policji, straży pożarnej oraz służby sanepidu o terminie i wielkości imprezy, oraz uzyska wymagane pozwolenia od ww. służb na organizację imprezy. D. Zobowiązania Zamawiającego -Zamawiający wskaże i przekaże Wykonawcy teren na którym odbędzie się impreza Dni Szprotawy -Zamawiający opracuje tymczasową organizację ruchu dla potrzeb imprezy Dni Szprotawy -Zamawiający wskaże oraz przygotuje przyłącze energii, ujęcie wody dla potrzeb cateringu ,ujęcie wody -hydrant na potrzeby straży pożarnej. -Rozreklamować imprezę poprzez przygotowanie i rozwieszenie plakatów i banerów o Dniach Szprotawy. -Koszty zużycia energii elektrycznej podczas Dni Szprotawy pokryje Zamawiający -Zamawiający zapewni odpowiednią liczbę koszy na śmieci i ich regularne opróżnianie . Głównymi założeniami imprezy ma być różnorodność oferty oraz związek z elementami , które przez wiele lat kształtowały wizerunek Gminy,.

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.95.20.00-2.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Okres w dniach: 3.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu określonych w art.22 ust.1 pkt. 1-4 Ustawy wg wzoru na zał. nr 3 do SIWZ ;

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert , a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie wykonał usługi obejmujące organizację imprez masowych o charakterze kulturalno- rozrywkowym, których należyte wykonanie potwierdzi dokumentami, w tym: - co najmniej dwie usługi adresowane do co najmniej 1000 osób o wartości nie mniejszej niż 70 tys. zł. brutto każda.

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu określonych w art.22 ust.1 pkt. 1-4 Ustawy wg wzoru na zał. nr 3 do SIWZ ;

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu określonych w art.22 ust.1 pkt. 1-4 Ustawy wg wzoru na zał. nr 3 do SIWZ ;

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu określonych w art.22 ust.1 pkt. 1-4 Ustawy wg wzoru na zał. nr 3 do SIWZ ;

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
cena oraz dodatkowe kryteria i ich znaczenie:

• 1 - Cena - 70
• 2 - Atrakcje dodatkowe - 30

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
nie

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
szprotawa.bip.pbox.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Urząd Miejski w Szprotawie Rynek 45 67-300 Szprotawa.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
15.03.2012 godzina 12:00, miejsce: Urząd Miejski w Szprotawie Biuro Obsługi Klienta Rynek 45 67-300 Szprotawa.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie