Promocja Miasta Sopotu poprzez współorganizację VIII Europejskiego Forum Nowych Idei.

Ogłoszenie nr 500064131-N-2018 z dnia 23-03-2018 r.

I. 1) NAZWA I ADRES:
Gmina Miasta Sopotu, Krajowy numer identyfikacyjny 598492000000, ul. ul. Tadeusza Kościuszki  , 81704   Sopot, woj. pomorskie, państwo Polska, tel. 585 213 750, e-mail przetargi@sopot.pl, faks 585 510 133.
Adres strony internetowej (url): www.sopot.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:

Przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia nie przeprowadzono dialogu technicznego

Usługi

Nie

Zamówienie z wolnej ręki

III.2) Podstawa prawna

Postępowanie wszczęte zostało na podstawie  67 ust. 1 ustawy Pzp.

III.3 Uzasadnienia wyboru trybu

Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami:
Przedmiotem zamówienia jest wykonywanie usług promocyjnych, czyli aktywnego marketingu w administracji publicznej poprzez promocję Miasta jako centrum wielkich wydarzeń konferencyjno-kongresowych. Miasto Sopot pretenduje do miana ważnego ośrodka organizacji dużych, ponadregionalnych wydarzeń o charakterze konferencyjno-kongresowym. Na rynku usług turystycznych niewiele jest miast, które specjalizują się w tego typu działaniach. Z założenia kampania promocyjna powinna kreować pozytywny wizerunek miasta, jak również powinna być impulsem do odwiedzenia Sopotu. Sopot od lat pełni funkcję gospodarza dużych, a zarazem ważnych eventów o zasięgu nie tylko europejskim, ale również światowym. Sopot znajduje się w elitarnym gronie 5 miast gospodarzy podczas polskiej prezydencji w Unii Europejskiej, jako jedyne niewojewódzkie miasto. W lipcu, wrześniu i październiku 2011 roku do kurortu zjechali ministrowie wielu resortów krajów zjednoczonej Europy. W Sopocie odbyła się Międzynarodowa Konferencja Dyrektorów Marketingu Miejsc, Międzynarodowy Kongres Finansowy, teraz zaś planowana jest wspólna organizacja z Konfederacją Lewiatan – Europejskiego Forum Nowych Idei, po raz ósmy oraz towarzyszącej w tym roku EFNI jubileuszowej Gali XX-lecia Lewiatana. EFNI - międzynarodowy kongres środowisk biznesowych Europejskie Forum Nowych Idei to miejsce spotkań liderów biznesu, przedstawicieli świata nauki, polityki i kultury oraz organizacji pozarządowych. To wydarzenie, którego ambicją jest aktywne uczestnictwo w kształtowaniu przyszłości naszego kontynentu. Ścierają się tu różnorakie opinie i poglądy. Każde wydarzenie to wyzwanie intelektualne, ale też możliwość spotkania ciekawych ludzi i uznanych autorytetów. Uczestnicy Forum w ramach dyskusji programowych szukają rozwiązań dla najważniejszych wyzwań stojących przed Europą. Debaty służą wypracowaniu pomysłów na silną Europę i konkurencyjną gospodarkę, otwartą na trendy cywilizacyjne i technologiczne. Wnioski i idee zgłoszone podczas Forum przekazywane są w formie rekomendacji władzom Polski i UE oraz właściwym organizacjom i mediom. EFNI jest organizowane od 2011 roku przez Konfederację Lewiatan we współpracy z BusinessEurope, miastem Sopotem oraz polskimi i międzynarodowymi firmami i instytucjami. EFNI 2018 będzie ósmą edycją wydarzenia. EFNI 2018 – informacje ogólne, założenia programowe • Data wydarzenia: 26-28 września 2018 • Temat EFNI 2018: The World Upgraded. Vision and responsibility. Zagadnieniami wiodącymi Europejskiego Forum Nowych Idei 2018 będą takie kwestie jak gospodarka i społeczeństwo cyfrowe, zrównoważony rozwój, energia i klimat, innowacje społeczne i czwarta rewolucja przemysłowa oraz przyszłość projektu europejskiego. Europejscy i światowi przedstawiciele nauki, biznesu i polityki będą rozmawiać, jak wypracować pomysły na silną Europę i konkurencyjną gospodarkę, otwartą na trendy cywilizacyjne i technologiczne. Dyskutować będziemy o takich zagadnieniach i problemach jak cyberbezpieczeństwo, kryptowaluty, sztuczna inteligencja, walka z dezinformacją, wpływ technologii na medycynę, wyzwania dla sektora kosmicznego, europejski rynek pracy, gospodarka współdzielenia, przyszłość edukacji, gospodarka o obiegu zamkniętym, zielone inwestycje i finanse, post-brexitowy unijny budżet i przyszłość funduszy strukturalnych i wiele innych. Na EFNI 2018 nie zbraknie też wątków dotyczących szerokiego kontekstu makroekonomicznego, społecznego, politycznego, w jakim działa europejska gospodarka. Oczekujemy, że w tegorocznej, ósmej już edycji EFNI weźmie udział blisko 200 panelistów z kilkudziesięciu krajów oraz około tysiąca liderów polskiej i europejskiej gospodarki, polityki, mediów i kultury. W programie EFNI 2018: • Sesje plenarne (planowane 4) • Panele dyskusyjne / seminaria / warsztaty / debaty specjalne (planowanych 25) • Zatoki dialogu - spotkania z mieszkańcami Sopotu (planowanych 8) • Rozmowy nocnych marków (planowanych 6 spotkań) • Gala otwarcia, Gala XX-lecia Lewiana, Czwartkowy wieczór networkigowy Wszystkie te imprezy sprawiają, iż Sopot wzmacnia swój wizerunek i coraz szerzej w skali Europy jest postrzegany jako prężny ośrodek kongresowy. Ten element miejskiej tożsamości jest podkreślany przez ostatnie lata i stanowi flagowy element strategii promocyjnej miasta. Dotychczasowe działania w tym kierunku oraz efekty promocyjno-medialne gwarantują właściwą promocję Sopotu tak w kraju, jak i na świecie. Zamawiający widząc, jakim dużym sukcesem były i jak dużym cieszyły się zainteresowaniem dotychczasowe edycje EFNI, postanowił ponownie podjąć współpracę z organizatorami Europejskiego Forum Nowych Idei. Na udział w tego typu wydarzeniu Sopot wydaje się wręcz stworzony. Przemawia za tym lokalizacja miasta Sopotu i jego dostępność komunikacyjna dla zagranicznych gości. Wątpliwości nie budzi fakt, iż Wykonawca przedsięwzięcia, tj. Konfederacja Lewiatan, będąc autorem i pomysłodawcą oraz organizatorem przedsięwzięcia jest jedynym wykonawcą przedmiotowego zamówienia. W ramach promocji Miasta ww. Wykonawca zapewnia Zamawiającemu stworzenie przy współudziale Zamawiającego kampanii promocyjnej poprzez, m.in.: • nadania Miastu Sopot tytułu Współorganizatora; • udział przedstawiciela Miasta Sopot w Radzie Sponsorów / Radzie Programowej EFNI; • zamieszczenia logo Miasta Sopot w folderze – zaproszeniu do udziału w Forum; • zamieszczenia logo Miasta Sopot w przewodniku programowym Forum; • umieszczenia informacji o Mieście Sopot w przewodniku programowym Forum wraz z logo oraz linkiem do strony Sponsora na stronie www Forum; • umieszczenia logo Miasta Sopot w materiałach reklamowych (ooh i print); • umieszczenie informacji o Mieście Sopot w komunikatach prasowych; • umieszczenia opisu profilu działalności Miasta Sopot w przewodniku programowym Forum; • umieszczenia logo Miasta Sopot wraz z linkiem do strony Miasta Sopot na stronie głównej www Forum oraz w zakładce „Partnerzy”; • umieszczenia logo Miasta Sopot na banerach zewnętrznych i tablicach sponsorskich Forum oraz podczas przerw między wydarzeniami na ekranach w salach konferencyjnych; • udostępnienie listy uczestników EFNI; • umożliwienie dystrybucji materiałów informacyjnych w biurze prasowym Forum; • Zapewnienie stolika 10 osobowego w strefie VIP podczas Gali otwarcia / Gali XX-lecia Lewiatana; • zamieszczenia logo w wydawnictwie podsumowującym Forum; • bezpłatna reklama w wydawnictwie podsumowującym Forum; • przekazanie dokumentacji foto z Forum; Wątpliwości nie budzi również fakt, iż marketing w administracji powinien uwzględnić dialog ze społecznością lokalną, jak również powinien tworzyć warunki do integracji społeczności lokalnej oraz budować przewagę konkurencyjną między regionami. Nie można więc pominąć promocji miasta jako podstawowego składnika działalności. Zwłaszcza, że promocja gminy - zgodnie z art. 7 pkt. 18 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001r. Nr 142 poz. 1591 z późn. zm.) jest jej zadaniem własnym. Miasto oczekuje, więc od marketingu i promocji przez konferencje, fora, kongresy kreowania odpowiedniego wizerunku miasta przy użyciu odpowiednich narzędzi marketingu. W tym stanie rzeczy udzielenie zamówienia ww. Wykonawcy - w trybie zamówienia z wolnej ręki jest w pełni uzasadnione i wyczerpuje przesłanki zawarte w art. 67 ust.1 pkt 1 lit a uPzp.