Przeprowadzenie audytu user experience (audytu użyteczności) oraz opracowanie założeń projektowych (brief programistyczny) w celu zamówienia oprogramowania dla potrzeb organizacji wydarzeń kulturalnych, dydaktycznych i naukowych oraz archiwizacji prac artystycznych i projektowych powstałych w ramach działalności Akademii Sztuk Pięknych w Katowicach.

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie: audytu user experience (audytu użyteczności) istniejących procesów organizacyjnych wydarzeń kulturalnych, dydaktycznych i naukowych, jak i sposobów archiwizacji prac artystycznych i projektowych ASP w Katowicach oraz stworzenie założeń projektowych (brief programistyczny), w celu zamówienia oprogramowania (narzędzia informatycznego) dla potrzeb wyżej wymienionych: organizacji wydarzeń kulturalnych, dydaktycznych i naukowych na ASP w Katowicach, jak i archiwizacji prac artystycznych i projektowych powstałych w ramach działalności Uczelni. we współpracy z Zespołem ds. Informatyzacji Akademii Sztuk Pięknych w Katowicach I. Informacje ogólne - kontekst projektu Akademia Sztuk Pięknych w Katowicach w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (POWER) realizuje projekty poświęcone między innymi modernizacji narzędzi informatycznych do zarządzania uczelnią oraz służących tworzeniu otwartych zasobów edukacyjnych (archiwa cyfrowe). Celem nadrzędnym tych działań jest usprawnienie funkcjonowania uczelni na polu dydaktycznym, organizacji wydarzeń oraz cyfrowej dokumentacji prac, które mają służyć również promocji poprzez udostępnienie gromadzonych zasobów na zewnątrz. Są to jedne z kluczowych działalności Uczelni wymagające automatyzacji. Do realizacji założonego planu powołany został Zespół ds. Informatyzacji (zwany dalej Zespołem), składający się z pracowników naukowo-dydaktycznych oraz administracyjnych ASP w Katowicach. Osoby oddelegowane przez Wykonawcę do realizacji zamówienia, staną się pełnoprawnymi członkami Zespołu ds. Informatyzacji. Ich zadaniem będzie wsparcie Zespołu w zakresie kompetencji prowadzenia badań (znajomości metodologii badawczych i prowadzenia badań potrzeb), projektowania doświadczeń użytkownika (znajomości metodologii projektowania doświadczeń użytkownika [user experience]) oraz znajomości technologii informatycznych niezbędnych do ustalenia założeń projektowych - listy funkcjonalności - potrzebnych do zamówienia oprogramowania (narzędzia informatycznego) w przyszłości. II. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie badań potrzeb użytkowników i analizy doświadczeń (audytu użyteczności) istniejących procesów organizacyjnych wydarzeń ASP oraz procesów archiwizacji prac oraz stworzenie (briefu programistycznego) do oprogramowania. Oprogramowanie w przyszłości będzie dedykowane w całości albo będzie zestawem dostosowanych istniejących typów produktów potrzebnych do realizacji celów: 1. Katalogowania, udostępniania i archiwizacji wybranych prac absolwentów oraz wybranych prac powstałych w ramach działań Uczelni ASP w Katowicach; 2. Zarządzania, promocji i archiwizacji wydarzeń organizowanych przez ASP w Katowicach; 3. Udostępniania części archiwum jako otwartych zasobów edukacyjnych. Wykonawca będzie zobowiązany do realizacji powyższych zadań we współpracy z Zespołem ds. Informatyzacji. III. Zakres przedmiotu zamówienia - zadania Wykonawcy Akademia Sztuk Pięknych udostępni wszelkie informacje o dostępnych zasobach, harmonogramach i planowanych budżetach wynikających z założeń projektu POWER (np. środki przewidziane na zamówienie oprogramowania) w zakresie niezbędnym do wykonania Zadań Wykonawcy. Materiały zostaną przedstawione po wyłonieniu Wykonawcy. W skład Zespołu ds. Informatyzacji wchodzą osoby mające poniższe kompetencje oraz reprezentujący funkcje: o Pracownik działu Informatycznego (kompetencje programistyczne oraz znajomość zaplecza informatycznego Uczelni) o Pracownik Biura Rektora oraz Prodziekan (znajomość funkcjonowania Uczelni na polu zarządzania wydarzeniami i organizacji od strony formalnej o Pracownicy naukowo-dydaktyczni Wydziałów Artystycznego i Projektowego (organizatorzy wydarzeń, archiwizujący prace studentów) o Pracownicy naukowo-dydaktyczni Wydziału Projektowego (projektanci) PRZEWIDYWANY HARMONOGRAM PRAC Zadanie przewiduje 3 etapy realizowane przez okres 7 miesięcy, w tym:  Zadanie I: Przeprowadzenie badań (audytu użyteczności) przy współpracy z Zespołem ds. Informatyzacji w celu analizy kontekstu sytuacji, do której w przyszłości zostanie dostosowany projekt oprogramowania, w tym: a. Analizy istniejącej sytuacji systemów organizacji wydarzeń i archiwizacji prac (analiza sposobu funkcjonowania Uczelni, jako złożonego ekosystemu obiektów, interesariuszy - wszystkich elementów zaangażowanych potencjalnie w funkcjonowanie oprogramowania w przyszłości) b. Badania potrzeb użytkowników planowanego oprogramowania (analiza procesów użytkowych, wywiady pogłębione) c. Podsumowanie badań (podsumowanie wywiadów, zebranie obserwacji, tworzenie person, tworzenie ścieżek użytkowników oraz wszelkie inne metody najlepsze dla Zamawiającego i niezbędne do wskazania wniosków, potrzebnych do opisu działania oprogramowania) Materiał do przebadania (przeprowadzenie wywiadów, zebranie informacji na temat Uczelni ASP w Katowicach) dostarczą pozostali członkowie Zespołu ds. Informatyzacji. Zadaniem Wykonawcy będzie przygotowanie powyższych badań, w tym: - wybór najlepszej dla Zamawiającego i niezbędnej metodologii badawczej, - przygotowanie scenariusza badania oraz wytycznych i ankiet do przeprowadzenia badania oraz -dokonanie wszelkich niezbędnych czynności, które umożliwią Zespołowi zbadanie kontekstu funkcjonowania Uczelni na polach organizacji wydarzeń i archiwizacji prac. Zamknięcie Zadania I: Przygotowanie danych do przeprowadzenia badań a następnie -opracowanie wyników badań, przygotowanie z nich Raportu z badań. Planowany termin:  Do 2 tygodni od pierwszego spotkania z Zespołem - przygotowanie danych do przeprowadzenia badań - przygotowanie scenariusza badania, wytycznych i ankiet do przeprowadzenia badań,  2. miesiąc od rozpoczęcia współpracy - do tego czasu Wykonawca ma przedstawić Raport z badań. Za rozpoczęcie współpracy przyjmuje się pierwsze spotkanie z zespołem, po zawarciu umowy. 2. Zadanie II: Opracowanie zestawu założeń projektowych przy współpracy z Zespołem ds. Informatyzacji, na przygotowanie których składają się składają się: 1. Benchmark funkcjonalno- graficzny - analiza porównawcza najlepszych stosowanych praktyk projektowych (funkcjonalnych i graficznych); określenie najciekawszych rozwiązań, wzorców projektowych, przykładów budujących wiedzę o aktualnych trendach i standardach w podobnych istniejących projektach. 2. Określenie wymagań funkcjonalnych dla serwisów i cms-a oprogramowania a) Przygotowanie dokumentu zbierającego i potwierdzającego zakres funkcjonalny dla serwisów i cms oprogramowania 3. Weryfikacja specyfikacji funkcjonalnej a) Weryfikacja zakresu oraz oszacowanie potencjalnych kosztów wdrożenia oprogramowania - o wyborze niezbędnej metody weryfikacji decyduje Wykonawca 4. Przygotowanie założeń do utworzenia architektury informacji dla oprogramowania 5. Przygotowanie wytycznych niezbędnych do prawidłowego działania wyszukiwarki dla oprogramowania - system wyszukiwania, filtrowania, przeglądania treści 6. Opracowanie wytycznych do powstania koncepcji funkcjonalnej serwisu do archiwizacji - podstawowe procesy przygotowane w postaci prototypu low-fidelity (przygotowana w niskim nakładem czasu, niezbędna do zweryfikowania jakość) 7. Przygotowanie założeń niezbędnych do utworzenia koncepcji funkcjonalnej serwisu do wydarzeń - jw. podstawowe procesy przygotowane w postaci prototypu low-fidelity 8. Weryfikacja powstałych prototypów przy pomocy wywiadów pogłębionych - o ostatecznym wyborze metodologii niezbędnych do przeprowadzenia weryfikacji decyduje Wykonawca 9. Konsultacje widoków graficznych stworzonych przez oddelegowanego pracownika Zamawiającego pod kątem doświadczenia użytkownika (user experience) 10. Przygotowanie scenariuszy testów użyteczności powstałych prototypów Zamknięcie Zadania II: Przygotowanie dokumentacji projektowej wraz z opisem funkcjonalności systemu (oprogramowania). Planowany termin:  Do zakończenia piątego (5) miesiąca od rozpoczęcia współpracy - do tego czasu Wykonawca ma przedstawić dokumentację projektową wraz z opisem funkcjonalności systemu (oprogramowania). Za rozpoczęcie współpracy przyjmuje się pierwsze spotkanie z zespołem po zawarciu umowy. 3. Zadanie III: Opracowanie Raportu zawierającego opis przedmiotu zamówienia dot. wykonania oprogramowania (zakres: wytyczne dotyczące użyteczności (w tym funkcjonalności) oraz technologii wykonania). Przedmiot zamówienia dotyczący oprogramowania winien być pełny i wyczerpujący - opisany zgodnie z ustawą - Prawo zamówień publicznych w sposób niezbędny do uruchomienia i przeprowadzenia procedury z zakresu zamówień publicznych zmierzający do wyboru Wykonawcy oprogramowania W ramach zadania Wykonawca będzie zobowiązany do udzielenia odpowiedzi na ewentualne zapytania Wykonawców pojawiające się w procedurze zmierzającej do wyboru Wykonawcy oprogramowania, a dotyczące przedmiotu zamówienia na oprogramowanie. Planowany termin:  Do zakończenia siódmego (7) miesiąca od zawarcia umowy - do tego czasu Wykonawca ma przedstawić Raport zawierający opis przedmiotu zamówienia dot. wykonania oprogramowania Planowane terminy, o których mowa wyżej, mogą zostać przesunięte z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego takich jak: - niedostarczanie Wykonawcy potrzebnych do analizy materiałów na czas, - niemożliwość odbycia spotkania, - niespodziewane wydarzenia na ASP w Katowicach, - decyzje koordynatorów głównych projektu (powodujące blokadę działań). Zamawiający każdorazowo na 5 dni przed zawiadomi Wykonawcę o zaistniałej przeszkodzie i czasie jej trwania. IV. Formy współpracy 1. Czas przewidziany na realizację projektu to 7 miesięcy od zawarcia Umowy z Wykonawcą. Zespół będzie w stałym kontakcie z Wykonawcą przez czas 6 miesięcy, z wyłączeniem sobót i niedziel oraz dni wolnych od pracy. Miesiąc sierpień jest czasem urlopowym na ASP w Katowicach. W tym miesiącu Osoby wchodzące w skład Zespołu ds. Informatyzacji ze strony Zamawiającego nie będą dostępne. Miesiąc ten nie będzie miesiącem płatnym dla Wykonawcy. 2. Wykonawca będzie współpracował z Zespołem ds. Informatyzacji w trybie spotkań roboczych (warsztatów projektowych) u Zamawiającego przynajmniej raz w miesiącu (poza miesiącem sierpniem). Osoby wyznaczone przez Wykonawcę do realizacji zadania będą zobowiązane do osobistego uczestnictwa w tych spotkaniach. 3. Wykonawca będzie współpracował z Zespołem ds. Informatyzacji również drogą mailową, lub za pomocą innej dogodnej uzgodnionej z Zamawiającym platformy do zarządzania projektami, w celu raportowania (podsumowywania działań), przesłania wykonywanych materiałów powstałych podczas wykonywania zadań (spotkań roboczych), jak i poza spotkaniami w siedzibie Wykonawcy. 4. Wykonawca - osoby wyznaczone przez Wykonawcę, będą także uczestniczyć w spotkaniach podsumowujących główne etapy projektu (I, II i III Zadanie), na których zaprezentuje dokumentację przewidzianych na etap zadań. 5. Wykonawca - weźmie udział w spotkaniu zamykającym realizację zamówienia, na którym przedstawi raport z realizacji wszystkich zadań wraz z opisem przedmiotu zamówienia dotyczącego wykonania oprogramowania.