Kompleksowa organizacja stoiska promocyjnego Małopolski na targach BeautyWorld Middle East w Dubaju, Zjednoczone Emiraty Arabskie w dniach 8-10 maja 2018 roku, w ramach projektu Power up your Business in Małopolska współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014-2020

Opis przedmiotu przetargu: Szczegółowy przedmiot zamówienia: Przedmiot obejmuje w szczególności: 1. Opracowanie projektu graficznego stoiska o powierzchni 27 m kw. (3x9m), otwartego z trzech stron, zgodnie z poniższymi warunkami: a) Projekt funkcjonalnego stoiska będzie przygotowany będzie w oparciu o materiały i systemy dopuszczone przez Organizatora targów, z uwzględnieniem branżowej tematyki targów – branża kosmetyczna. Projekt powinien być atrakcyjny wizualnie, zachęcający do zapoznania się z ofertą Małopolski. b) Założenia techniczne dotyczące zabudowy, wystroju i wyposażenia stoiska, które powinien uwzględniać projekt stoiska: i. podstawowa zabudowa obejmie ścianki, podłogę, szyld, numer stoiska, elementy do estetycznego podwieszenia/ zawieszenia szyldu (dopuszczalne inne niż tradycyjny szyld, kreatywne rozwiązania technologiczne), oświetlenie, prąd (220/230V do 5 kW), zaplecze techniczne, dostęp do bieżącej wody w zapleczu technicznym (zlew), dostęp do Internetu bezprzewodowego, grafikę i zdjęcia na ściankach. Wykonawca zakupi zdjęcia we własnym zakresie. Zdjęcia wymagają akceptacji Zamawiającego. Jakość zdjęć powinna być dostosowana do wielkoformatowego wydruku (min. 1,5 m x 1,5 m) aby zachować głębię i ostrość, podłoga/wykładzina dostosowana do kolorystyki stoiska, ii. logotyp Małopolska Kraków Region umiejscowiony powyżej stoiska, identyfikujący region z dalekiej odległości (wraz z uzyskaniem niezbędnych pozwoleń od organizatora targów) iii. drugi logotyp Małopolska Kraków Region w wersji przestrzennej z podświetleniem wraz z tłumaczeniem na język arabski iv. dokonanie tłumaczeń na język arabski hasła przewodniego stoiska, logotypów i innych drobnych elementów (max. 1800 znaków ze spacjami) v. konstrukcja ścian wewnętrznych i zewnętrznych stoiska powinna być ukryta, bez widocznych łączeń, umożliwiająca swobodne i bezproblemowe naniesienie grafik, vi. konstrukcja podłogi ma zapewniać ukrycie kabli i przewodów pod jej konstrukcją a także możliwość wypoziomowania podłogi przy nierównych powierzchniach; vii. lada informacyjna z podświetleniem (zamykana na klucz), spełniająca funkcję punktu informacyjnego, viii. system ekspozycyjny szklany lub z elementami szkła celem zaprezentowania kosmetyków, próbek kosmetyków, etc. ix. 2 hokery (wysokie taborety), x. 1 stolik i 4 krzesła, xi. 1 kanapa, dwa fotele i stolik kawowy, xii. wyodrębnione miejsce do prowadzenia rozmów b2b – wydzielone na stałe lub z użyciem przenośnych elementów, zapewniające możliwość prowadzenia swobodnych rozmów o charakterze biznesowym. xiii. dostęp do elektryczności – min. 2 gniazda w otwartej części stoiska, min. 2 gniazda w części zaplecza technicznego xiv. dostęp do Internetu z możliwością podłączenia urządzeń bezprzewodowych przez router Wi-fi (dostarczonego na czas targów przez Wykonawcę) oraz umożliwiający podłączenie urządzeń przewodowo – kablem Ethernet dostarczonym przez Wykonawcę (2 kable ethernet 5 mb długości każdy), xv. oświetlenie dostosowane do zaprojektowanego wystroju – min. 1 punkt oświetleniowy na 3 mkw powierzchni stoiska, xvi. 2 stojaki na materiały promocyjne (broszury o min. formacie A4), xvii. monitor LCD lub TV Full HD (min. 60”) z portem USB umożliwiającym bezpośrednią prezentację multimedialną – bez konieczności podłączania komputera (wraz z montażem na ścianie wg projektu), xviii. monitor LCD dotykowy o wymiarach min. 22” max. 32”, instalowany na statywie i tak umieszczony aby zwiedzający mieli możliwość podejścia do ekranu i osobistego zapoznania się z ofertą Wykonawcy’ xix. zaplecze techniczne umożliwiające zarówno składowanie materiałów jak i przygotowywanie napojów, niedostępne dla zwiedzających, zamykane na klucz, wyposażone min. w zlew z bieżącą wodą, wieszak na ubrania dla 5 osób, 1 stolik do przygotowania napojów, szafkę na filiżanki, szklanki, talerzyki i łyżeczki, 2 gniazda elektryczne, 2 przedłużacze 220/230V 5-gniazdowy o długości 5 m, 1 czajnik elektryczny, 1 ciśnieniowy ekspres do kawy, lodówkę o pojemności min. 48 l, 2 kosze na śmieci, worki na śmieci (min. 15 sztuk o pojemności 35 l), 3 rolki ręcznika papierowego, 2x mleczniki , 2x serwetniki wraz z papierowymi serwetkami (min. 200 szt.), 2x ceramiczne lub szklane cukiernice. zestaw szklanek (10 szt.) i porcelanowych filiżanek wraz z talerzykami (10 szt.) i łyżeczkami (min. 20). Zastawa powinna być spójna względem siebie i estetyczna. xx. elementy dekoracyjne, podnoszące estetykę i wchodzące w skład zatwierdzonego przez Zamawiającego projektu stoiska w tym m.in. żywe rośliny ozdobne doniczkowe, wazy szklane na słodycze i słone przekąski – min. 4 szt., kompozycja ze świeżych kwiatów na ladę, pojemnik szklany na wizytówki i inne elementy dekoracyjne wg projektu). c) projekt i aranżacja stoiska muszą nawiązywać do przyjętej koncepcji prezentacji województwa zawartej w manualu logotypu Województwa Małopolskiego oraz Business in Małopolska, wymagają oznakowania (zgodnie z aktualnym Podręcznikiem Beneficjenta „Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji” znajdujący się na stronie http://www.rpo.malopolska.pl/o-programie/zapoznaj-sie-z-prawem-i-dokumentami/podrecznik-wnioskodawcy-i-beneficjenta-programow-polityki-spojnosci-2014-2020-w-zakresie-informacji-i-promocji);i zawierać logotypy Woj. Małopolskiego oraz Business in Małopolska, partnerów projektu i oznakowanie logotypami UE. d) Projekt musi być opisany i zaprezentowany w formie wizualizacji dostarczonych w wydruku i w formie prezentacji możliwych do otwarcia w MS Office lub Adobe Reader . 2. Wykonanie zabudowy stoiska zgodnie z zaakceptowanym przez Zamawiającego projektem, z materiałów Wykonawcy, obejmującym elementy wymienione w pkt. 1 (wraz z uzyskaniem wszelkich niezbędnych pozwoleń i przeprowadzenia konsultacji ze służbami Organizatora targów) oraz spełnienie wymagań technicznych i terminowych Organizatora targów, w tym: a) Zgłoszenie planów zabudowy i instalacji oraz przeprowadzenie konsultacji z Organizatorem targów zgodnie z jego wymogami. b) Zastosowanie do wykonania zabudowy materiałów zgodnych z normami wymienionymi w warunkach technicznych dla wystawców określonych przez Organizatora targów. c) Montaż i demontaż stoiska zgodnie z wytycznymi i w godzinach określonych przez Organizatora targów. d) Transport, w tym załadunek i rozładunek elementów zabudowy, wyposażenia i aranżacji stoiska (w tym dokonanie wymaganych odpraw spedycyjnych i celnych, które sfinansuje Wykonawca). e) Magazynowanie elementów ekspozycji na miejscu targów – w uzgodnieniu i zgodnie z wymogami Organizatora targów. f) Dokładne terminy montażu stoiska, wykonania instalacji elektrycznej, podłączenia Internetu oraz demontażu stoiska powinny być zgodne z warunkami Organizatora targów. g) Udostępnienie stoiska Zamawiającemu nie później niż o godzinie 17:00 czasu lokalnego dzień przed rozpoczęciem targów. Zdanie stoiska Zamawiającemu zostanie potwierdzone pisemnym protokołem zdawczo-odbiorczym. W razie zgłoszenia przez Zamawiającego jakichkolwiek uwag odnośnie zabudowy lub wyposażenia stoisk, Wykonawca dokona niezbędnych poprawek nie później niż do dnia rozpoczęcia targów do godz. 7:00 rano. h) Wykonanie instalacji elektrycznej i internetowej stoiska oraz przyłączenie ich do instalacji targowej. i) Zapewnienie energii elektrycznej o mocy stosownej do prawidłowego funkcjonowania stoiska wraz ze sprzętem. j) Zapewnienie dostępu do bieżącej wody (instalacja wodno - kanalizacyjna wraz ze zlewem) k) Zapewnienie dostępu do Internetu przez cały czas trwania targów, z możliwością podłączenia urządzeń bezprzewodowych przez router Wi-fi (zapewnionego i dostarczonego przez Wykonawcę) oraz umożliwiający podłączenie urządzeń przewodowo – kablem Ethernet dostarczonym przez Wykonawcę (2 kable ethernet 5 mb długości każdy). Jeżeli do prawidłowego funkcjonowania zaproponowanych przez Wykonawcę elementów teleinformatycznych, multimedialnych, itd. potrzebne będzie szybsze łącze, Wykonawca zapewni je na swój koszt we współpracy z organizatorem targów. l) Wykonawca nie może wykorzystać stoiska, ani jego elementów do promowania czegokolwiek lub kogokolwiek podczas targów. m) Zabudowa, elementy wystroju i wyposażenia stoiska zostaną udostępnione Zamawiającemu na czas trwania targów. n) Po zakończonych targach Wykonawca jest zobowiązany do doprowadzenia miejsca, w którym stało stoisko do stanu pierwotnego (w szczególności usunięcie wszelkich śladów po farbie, kleju, taśmie, otworów po wkręcaniu śrub i wbijaniu gwoździ oraz wszelkich uszkodzeń ścian, wykładzin dywanowych, posadzki cementowej lub innej), Zabudowa i wszystkie elementy wyposażenia stoisk muszą być wykonane z trwałych i wysokiej jakości materiałów. Wszystkie meble i inne elementy wyposażenia muszą być w bardzo dobrym stanie technicznym, nowe lub nienoszące śladów uszkodzeń, wykończone estetycznie. 3. Zapewnienie akcesoriów wskazanych w projekcie i specyfikacji, oraz wszelkich elementów dekoracyjnych i sprzętu stanowiące składowe wyposażenia stoiska. Zamawiający wymaga dostarczenia niżej wymienionych rzeczy na stoisko na dzień przed rozpoczęciem targów. Produkty spożywcze mają być świeże, bez jakichkolwiek oznak utraty świeżości wynikającej z długiego okresu lub niewłaściwych warunków przechowywania, z minimalnym okresem przydatności do spożycia wynoszącym 3 miesiące. a) Zapewnienie kawy i herbaty na cały okres trwania targów w ilości: i. min. 2 kg kawy 100% Arabica w ziarnach oraz 200 torebek herbaty (100 sztuk: herbata typu Earl Grey, 50 sztuk: herbata zielona, 50 sztuk: herbata owocowa) ii. mleko do kawy 3,2% - 3,5% na cały okres trwania targów w ilości: min. 5l, iii. cukier trzcinowy w saszetkach jednorazowych w ilości min. 1 kg b) Dostarczenie produktów spożywczych różnego rodzaju, uzgodnionych wcześniej z Zamawiającym, o wadze do 15 kg (nie licząc napojów) na cały okres trwania targów – wraz z transportem i odprawami celnymi (jeżeli konieczne) po stronie Wykonawcy: i. Słodycze produkowane w Małopolsce nie zawierające alkoholu typu krówki, galaretki w czekoladzie/cukrze, czekoladki z nadzieniem: orzechowo-kokosowym, kakaowym dodatkiem wafla, orzechów laskowych, mleczno – karmelowym – mix (w sumie 10 kg) ii. Słone przekąski produkowane w Małopolsce: typu paluszki, precelki, literki, zwierzątka, krakersy (5 kg - mix) iii. Woda mineralna niegazowana w ilości 20 litrów na cały czas trwania targów w szklanych butelkach o pojemności 0,3 l 4. a) W ramach zamówienia Wykonawca dokona także montażu multimedialnych materiałów promocyjnych – Zamawiający dostarczy Wykonawcy multimedialne materiały promocyjne w formacie *.pps, *.ppsx, *.mp4 (w tym film informacyjny o długości min. 4 minuty a max. 7 minut oraz prezentacje o ilości slajdów min. 14 a max. 20) w celu zmontowania w całość i przystosowania do prezentowania w tzw. pętli, w formacje umożliwiającym wyświetlenie z USB na monitorze LCD. Zadaniem Wykonawcy będzie również dokonanie tłumaczeń wraz z weryfikacją native speakera na język arabski hasła przewodniego wystawy/ stoiska / krótkich tekstów reklamowych / logotypów – max. 1800 znaków – i w uzgodnieniu z Zamawiającym wmontowanie ich do ww. prezentacji. b) Przygotowanie dwujęzycznej aplikacji na ekran dotykowy zawierający oprawę graficzną aplikacji i elementów interaktywnych oraz stworzenie mechaniki funkcjonowania prezentacji wraz z oprogramowaniem wraz z odpowiednim oznakowaniem unijnym. Liczba zakładek: min. 5 max. 8. Wkład merytoryczny w języku angielskim zostanie przygotowany przez Zamawiającego. Wykonawca dokona tłumaczenia zakładek oraz ich zawartości na język arabski (do 15 000 znaków). Aplikacja dotykowa będzie składa się z ekranu głównego oraz menu. W skład menu wchodzić będą następujące zakładki: m.in. o nas; raporty (dostarczone przez Zamawiającego w wersji elektronicznej i podpięte przez Wykonawcę); oferta eksportowa Małopolski; film promocyjny (dostarczony przez Zamawiającego i podpięty przez Wykonawcę); quiz: gra w postaci 6 pytań wraz z trzema odpowiedziami, z których jedna będzie prawidłowa; puzzle z logotypami firm (min. 5 max. 8) oraz 6 widokami krajobrazowymi z Małopolski, etc. Puzzle składać się będą z sześciu rozsypanych elementów. Podczas odbioru stoiska, w obecności Zamawiającego, Wykonawca będzie zobowiązany do dokonania testów technicznych ww. prezentacji i aplikacji na stoisku. 5. Zapewnienie wysyłki materiałów promocyjnych (o łącznej wadze do 150 kg) z miejsca wskazanego przez Zamawiającego w miejsce organizacji imprezy – wraz z zapakowaniem, odprawą celną (jeżeli konieczne) i innymi formalnościami prawno-podatkowymi. Odbiór materiałów do wysyłki po stronie Wykonawcy z Krakowa przy ul. Podole 60. Zamawiający wymaga dostarczenia materiałów bezpośrednio na stoisko jeden dzień przed rozpoczęciem targów o godz. 17.00 6. Zapewnienie obsługi stoiska w trakcie targów, w tym: a) Zapewnienie osoby odpowiedzialnej za obsługę techniczną stoiska (w przypadku niesprawności, awarii, etc.), w szczególności zapewnienie sprawności wszystkich przyłączy i urządzeń znajdujących się na wyposażeniu stoiska. b) Niezwłoczne usuwanie wszelkich wad i usterek, które powstaną lub ujawnią się w trakcie użytkowania stoiska przez Zamawiającego, w sposób niekolidujący z funkcjonowaniem stoiska podczas targów. c) Zapewnienie 1 osoby odpowiedzialnej za przeprowadzenie 100 ankiet (tzw. host lub hostessa) w wymiarze 8h / na każdy dzień targów Osoba ta musi posługiwać się biegle językiem arabskim oraz biegle językiem angielskim. Hostessa lub host powinni charakteryzować się wysoką kulturą osobistą i dobrą prezencją oraz posiadać doświadczenie w obsłudze targów lub konferencji o charakterze międzynarodowym. Ankiety dotyczyć będą rozpoznawalności marki Małopolska i zostaną przygotowane przez Zamawiającego. Wykonawca będzie zobowiązany do wydrukowania ankiet oraz dostarczenia ich na stoisko na dzień przed rozpoczęciem targów d) Przetłumaczenie ankiety rozpoznawalności marki Małopolska na język arabski wraz z weryfikacją native speakera (do 3 500 znaków ze spacjami). 7. Dodatkowe informacje: a) Wykonawca jest zobowiązany do przestrzegania wszelkich przepisów i norm dotyczących BHP i przeciwpożarowych obowiązujących w miejscu położenia stoiska targowego. b) Wykonawca zobowiązany jest do dokonania czynności formalnych związanych z techniczno-organizacyjnym funkcjonowaniem stoiska (bezpośredni kontakt z organizatorem). c) Wszelkie czynności obejmujące to zamówienie Wykonawca wykonuje z własnych materiałów i na własny koszt (m.in. podłączenie Internetu do stoiska, transport elementów stoiska i obsługi, wejściówki na targi dla ekipy montującej/demontującej stoisko oraz dla osób zapewniających obsługę techniczną stoiska w trakcie trwania targów, w tym dla tzw. hosta lub hostessy, przyłącza itp.). d) Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wskazał ze swojej strony Koordynatora Projektu, który będzie nadzorował sprawne funkcjonowanie poszczególnych elementów przedmiotu zamówienia. e) Pokrycie przez Wykonawcę wszelkich kosztów związanych z przyłączeniem i zużyciem mediów na stoisku.