Organizacja i przeprowadzenie 2 marszów na orientację „Bioróżnorodność Puszczy Białowieskiej
Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi polegającej na przeprowadzeniu 2 imprez o nazwie Marsz na orientację „Bioróżnorodność Puszczy Białowieskiej”. Zamówienie obejmuje opracowanie koncepcji gry terenowej, zorganizowanie i koordynacja przebiegu wydarzeń zapewnienie nagród uczestnikom wydarzenia oraz zorganizowanie uroczystości podsumowania imprezy. 2. Ilość wydarzeń: 2 Czas trwania imprezy i długość trasy • Czas trwania pojedynczego wydarzenia min. 4 godz. zegarowe • Długość trasy od 2 do 4 km. 3. Grupa docelowa marszu: Przedsięwzięcie skierowane jest do społeczności lokalnej, turystów z powiatu hajnowskiego. Uczestnikami gry mogą być osoby wieku od 6 lat, bez określenia górnej granicy wieku. Preferowane drużyny 3-5 osobowe, wielopokoleniowe. 4. Liczba uczestników: ok. 50 osób x 2 (wydarzenia) = ok. 100 osób 5. Zasięg: teren Puszczy Białowieskiej w bezpośrednim sąsiedztwie z miastem Hajnówka 3. Zakres prac Wykonawcy: A. Kompleksowe opracowanie koncepcji gry terenowej, w tym: hasło przewodnie, scenariusz gry, zaproponowanie rozwiązań dotyczących uczestnictwa i oceny graczy B. Dokonanie uzgodnień formalnych z zarządcą terenu, na którym będzie odbywał się marsz. C Promocja wydarzenia za pomocą plakatów informacyjnych rozmieszczonych na terenie Powiatu Hajnowskiego (minimum 30 plakatów o formacie A5 w kolorze, które Wykonawca rozwiesi w każdej gminie powiatu hajnowskiego) i informację w lokalnych mediach (1 ogłoszenie w prasie lokalnej i 1 ogłoszenie w telewizji kablowej) Ogłoszenie w prasie lokalnej powinno pojawić się na 2 tygodnie przed organizowanym wydarzeniem. Ogłoszenie powinno być kolorowe, o wymiarach: długość od 11cm do 12 cm, szerokość od 9 cm do 10 cm. Na dole ogłoszenia muszą znajdować się logotypy Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, herb Powiatu Hajnowskiego oraz logotyp NFOŚiGW Dofinansowano ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. Ogłoszenie w telewizji kablowej (emitowanej co najmniej na terenie miasta Hajnówka) powinno zostać wyemitowane na 2 tygodnie przed organizowanym wydarzeniem. Ogłoszenie w formie graficznej planszy z tekstem emitowane w godzinach popołudniowych. Czas prezentacji ok. 30 sekund. Liczba emisji min. 5 razy. Na dole ogłoszenia muszą znajdować się logotypy Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, herb Powiatu Hajnowskiego oraz logotyp NFOŚiGW Dofinansowano ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. Gotowy projekt ogłoszenia do umieszczenia w prasie lokalnej jak i projekt ogłoszenia do emisji w telewizji kablowej należy przedstawić Zamawiającemu na płycie CD/ DVD w powszechnie stosowanym formacie lub za pomocą załącznika do wiadomości email, do konsultacji przed przekazaniem go do lokalnej gazety i telewizji. Wszystkie części zrealizowanej promocji muszą być udokumentowane zgodnie z treścią niniejszego zapytania i umowy. D. Nabór uczestników Marszu na orientację (wspólnie z Zamawiającym). E. Koordynacja przebiegu gry terenowej obejmująca: • Przeprowadzenie rejestracji uczestników • Wykonanie i wręczenie zestawów rejestracyjnych/powitalnych dla każdego z uczestników gry, obejmujących minimum: kolorowe mapki z zaznaczonymi lokalizacjami rozgrywek w liczbie zgodnej z planowaną liczbą drużyn + 10%; , woda mineralna niegazowana 0,5 l, w liczbie zgodnej z planowaną liczbą uczestników + 20%; baton czekoladowy, karta konkursowa w liczbie zgodnej z planowaną liczbą drużyn +10%. • Opracowanie mapy do orientacji turystycznej w skali 1:10 000 lub większej. Mapa ma zawierać aktualne informacje o układzie dróg, rzeźbie terenu, granicach kultur leśnych. • Ustawienie w terenie około 15 (na ok. 3 km) punktów kontrolnych do odnalezienia. Dodatkowo wyznaczyć 3 miejsca do przeprowadzenia zadań specjalnych (różnorodność, historia, ochrona przyrody). Wyznaczone miejsca powinny być odpowiednio usytuowane, mniej więcej w równych odstępach między punktami. • Przygotowanie pytań w zakresie 3 kategorii: Różnorodność biologiczna -rozpoznawanie roślin i zwierząt mieszkańców puszczy, Trochę puszczańskiej historii, Formy ochrony przyrody w Puszczy Białowieskiej. Pytania powinny zostać przygotowane przez osobę wykwalifikowaną o potwierdzonym wykształceniu przyrodniczym i doświadczeniu odnośnie popularyzacji wiedzy o Puszczy Białowieskiej. Pytania muszą zostać przedstawione Zamawiającemu do akceptacji minimum 2 tygodnie od realizacji imprezy. • Zapewnienie i rozstawienie sprzętu oraz dokonanie jego demontażu po zakończeniu imprezy w uzgodnieniu z zarządcą terenu • Zapewnienie, podłączenie i uruchomienie nagłośnienia oraz dokonanie jego demontażu po zakończeniu, w uzgodnieniu z zarządcą terenu. • Moderowanie przebiegu imprezy. • Zorganizowanie uroczystego zakończenia imprezy wraz z wręczeniem nagród i dyplomów dla uczestników marszu. • Zorganizowanie ogniska integracyjnego na zakończenie imprezy dla wszystkich uczestników wraz z zapewnieniem menu dla każdego uczestnika: bigos – gramatura 250g, kiełbasa do ogniska - gramatura 120g, chleb - gramatura 100g, musztarda - gramatura 10g, ketchup - gramatura 10g, kawa/herbata – 250 ml) wraz z zapewnieniem obsługi wydawania posiłków F. Zapewnienie nagród rzeczowych dla uczestników marszu - łączna pula nagród rzeczowych nie może być niższa niż kwota wys. 4 000,00 zł ( słownie cztery tysiące złotych) w tym nagrody główne za zajęcie pierwszego, drugiego oraz trzeciego miejsca o odpowiednio zróżnicowanych wartościach. Wydawanie nagród musi być udokumentowane „protokołami przekazania/odbioru nagrody”, które następnie będą przekazane Zamawiającemu wraz z „Raportem przebiegu gry terenowej”). Każdy uczestnik marszu musi otrzymać symboliczną drobną pamiątkę nawiązującą do regionu Puszczy Białowieskiej - kubki z nadrukiem nawiązującym do puszczy. Główni zwycięzcy (trzy pierwsze miejsca) powinni dodatkowo otrzymać nagrody o większej wartości, np. nagrody sportowe, książki o tematyce przyrodniczej. Nagrody muszą wcześniej uzyskać akceptację Zamawiającego, a ich cena udokumentowana. G. Zapewnienie wykwalifikowanej i doświadczonej kadry do prowadzenia marszu na orientację - minimum 4 osoby. H. Zapewnienie niezbędnych materiałów/sprzętu do realizacji zamówienia I. Zapewnienie zabezpieczenia imprezy - ambulansu medycznego w liczbie: minimum 1 szt. z obsadą personalną. J. Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej imprez (OC) i ubezpieczenia NNW na kwotę minimum 20 000,00zł (słownie dwadzieścia tysięcy złotych). Dowody zawarcia umów ubezpieczenia winny być przedstawione Zamawiającemu co najmniej na 7 dni przed datą wydarzenia. I. Uzyskanie zezwoleń niezbędnych do zorganizowania i przeprowadzenia imprezy. J. Właściwe przygotowanie i oznakowanie punktów gry terenowej, niezbędne do przeprowadzenia imprezy oraz zapewnienie niezbędnego sprzętu dla wskazanej w zamówieniu liczby osób. K. Zapewnienie koszy na śmieci i uprzątnięcie zanieczyszczeń spowodowanych w trakcie organizacji i przeprowadzania imprezy przez Wykonawcę. L. W ciągu 7 dni roboczych od daty zakończenia imprezy Wykonawca przekaże Zamawiającemu cały materiał dokumentujący przebieg marszu na orientację, w tym zwłaszcza: • zdjęcia z imprezy w ilości minimum 50 sztuk na płycie CD/DVD Zdjęcia powinny być w formacie JPG, wysokiej jakości - w rozdzielczości umożliwiającej ich wykorzystanie do profesjonalnych wydruków np. w broszurach informacyjno-promocyjnych • egzemplarz archiwalnych mapek gracza, pytań, karty odpowiedzi itp. • listę uczestników wraz z oświadczeniami zgody na wykorzystanie danych osobowych i wizerunku zgodnie z treścią oświadczenia przekazanego przez Zamawiającego. • raport z przebiegu gry terenowej Wszystkie materiały i dokumenty dot. marszu na orientację powinny zawierać stałą i trwałą wizualizację logotypów: znaki FE i UE, herb powiatu hajnowskiego oraz logotyp NFOŚiGW.
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi
Zamieszczanie ogłoszenia:
Ogłoszenie dotyczy:
Zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej
Nazwa projektu lub programu
Puszcza i ludzie
Zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
Numer ogłoszenia: 591259-N-2018
Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych:
I. 1) NAZWA I ADRES:
Adres strony internetowej (url): www.powiat.hajnowka.pl, www.puszczailudzie.info
I.2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
II.2) Rodzaj zamówienia:
II.3) Krótki opis przedmiotu zamówienia
(wielkość, zakres, rodzaj i ilość dostaw, usług lub robót budowlanych lub określenie zapotrzebowania i wymagań )
a w przypadku partnerstwa innowacyjnego - określenie zapotrzebowania na innowacyjny produkt, usługę lub roboty budowlane:
II.4) Informacja o częściach zamówienia:
Zamówienie było podzielone na części:
II.5) Główny Kod CPV:
92000000-1
III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA
III.2) Ogłoszenie dotyczy zakończenia dynamicznego systemu zakupów
III.3) Informacje dodatkowe:
| |
IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 01/08/2018 IV.2) Całkowita wartość zamówienia Wartość bez VAT 41000.00 Waluta PLN IV.3) INFORMACJE O OFERTACH Liczba otrzymanych ofert: 1 w tym: liczba otrzymanych ofert od małych i średnich przedsiębiorstw: 1 liczba otrzymanych ofert od wykonawców z innych państw członkowskich Unii Europejskiej: 0 liczba otrzymanych ofert od wykonawców z państw niebędących członkami Unii Europejskiej: 0 liczba ofert otrzymanych drogą elektroniczną: 0 IV.4) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0 IV.5) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA Zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie: nie IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY/ WARTOŚCI ZAWARTEJ UMOWY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ/KOSZTEM Cena wybranej oferty/wartość umowy 50000.00 Oferta z najniższą ceną/kosztem 50000.00 Oferta z najwyższą ceną/kosztem 50000.00 Waluta: PLN IV.7) Informacje na temat podwykonawstwa Wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcy/podwykonawcom nie Wartość lub procentowa część zamówienia, jaka zostanie powierzona podwykonawcy lub podwykonawcom: IV.8) Informacje dodatkowe: |
IV.9) UZASADNIENIE UDZIELENIA ZAMÓWIENIA W TRYBIE NEGOCJACJI BEZ OGŁOSZENIA, ZAMÓWIENIA Z WOLNEJ RĘKI ALBO ZAPYTANIA O CENĘ
IV.9.1) Podstawa prawna
IV.9.2) Uzasadnienie wyboru trybu
Nie dotyczy
Dane postępowania
ID postępowania BZP/TED: | 591259-N-2018 |
---|---|
ID postępowania Zamawiającego: | |
Data publikacji zamówienia: | 2018-07-17 |
Rodzaj zamówienia: | usługi |
Tryb& postępowania [PN]: | Przetarg nieograniczony |
Czas na realizację: | 319 dni |
Wadium: | - |
Oferty uzupełniające: | NIE |
Oferty częściowe: | NIE |
Oferty wariantowe: | NIE |
Przewidywana licyctacja: | NIE |
Ilość części: | 1 |
Kryterium ceny: | 60% |
WWW ogłoszenia: | www.powiat.hajnowka.pl; www.puszczailudzie.info |
Informacja dostępna pod: | www.powiat.hajnowka.pl; www.puszczailudzie.info |
Okres związania ofertą: | 30 dni |
Kody CPV
92000000-1 | Usługi rekreacyjne, kulturalne i sportowe |