Obsługa bankowa budżetu Gminy Skwierzyna oraz jednostek organizacyjnych Gminy Skwierzyna

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest obsługa bankowa budżetu Gminy Skwierzyna (dalej jako Gmina) oraz jednostek organizacyjnych (istniejących w dniu podpisania umowy oraz tworzonych, przejmowanych lub przekształcanych w czasie trwania umowy) do dnia 30.04.2020 r. Zakres przedmiotowy zamówienia dla Gminy jako jednostki samorządu terytorialnego oraz jednostek organizacyjnych Gminy obejmuje : 1) Otwarcie i prowadzenie rachunków – podstawowych i pomocniczych, rachunków funduszy specjalnych i celowych ( w tym rachunków związanych z rozliczaniem środków otrzymanych z funduszy krajowych lub UE) rachunku sum depozytowych, 2) Wydawanie kart przedpłaconych bezpłatnie- wypłaty z bankomatu na terenie Skwierzyny, 3) Oprocentowanie środków – znajdujących się na wszystkich rachunkach Zamawiającego i jego jednostek organizacyjnych, 4) Realizacja wypłat gotówkowych – wypłaty na rzecz osób fizycznych wskazanych przez posiadacza rachunku w zleceniach wypłaty w systemie bankowości elektronicznej 5) Prowadzenie obsługi kasowej płatnej jeden raz w miesiącu przez Gminę – tj. przyjmowanie wszelkich wpłat na rachunki Gminy i jednostek podległych bez pobierania opłat od wpłacającego oraz dokonywanie wypłat na zlecenie Urzędu Miejskiego i jednostek podległych (preferowane dyspozycje elektroniczne ). Uruchomienie lub posiadanie w Skwierzynie punktu kasowego oraz jego prowadzenie przez cały okres trwania umowy; punkt kasowy powinien być otwarty w każdy dzień roboczy przez co najmniej 7 godzin. W zakres obsługi kasowej wchodzi przyjmowanie wpłat gotówkowych od interesantów oraz pracowników, dokonywanych na wskazane rachunki Gminy Skwierzyna i jej jednostek oraz dokonywanie wypłat gotówkowych z tych rachunków. Bank nie będzie pobierał opłat i prowizji za przyjmowane wpłaty na rachunki i dokonywane wypłaty z rachunków bankowych Gminy Skwierzyna i jej jednostek organizacyjnych, w tym również opłat i prowizji za realizowane czynności przy użyciu terminalu POS. Dodatkowo Bank zobowiązuje się przyjmować wpłaty z tytułu opłat skarbowych na rzecz Gminy Skwierzyna na rachunek bankowy Gminy bez opłat i prowizji. Wykonawca zobowiązany jest we własnym zakresie i na własny koszt wykonać ewentualne prace adaptacyjne, zainstalować niezbędne wyposażenie do wykonywania usług prowadzenia punktu kasowego, zapewnić obsadę kadrową oraz wyposażyć punkt kasowy w terminal POS celem zapewnienia obsługi w zakresie płatności kartami. Zamawiający dopuszcza powierzenie części zamówienia tj. w zakresie prowadzenia punktu kasowego podwykonawcom wykonawcy. W takim przypadku wykonawca ma obowiązek zawrzeć w ofercie informacje dot. podwykonawstwa. Brak powyższej informacji w ofercie oznaczać będzie, że wykonawca na dzień składania oferty nie zamierza korzystać z podwykonawstwa przy realizacji zamówienia. 6) Przyjmowanie wpłat i realizowanie wypłat gotówkowych na terenie Skwierzyny , we wszystkie dni robocze roku, 7) Realizacja poleceń przelewów - wewnętrznych ( między rachunkami w tym samym banku ) w czasie rzeczywistym bez opłat, 8) Realizacja wszystkich poleceń przelewów do innych banków w systemie typu: ELIXIR , SYBIR itp. 9) Realizacja poleceń przelewów we wszystkie dni robocze , 10) lokowanie wolnych środków na lokatach terminowych, 11) Świadczenie usługi wyzerowania – wskazanych rachunków jednostek budżetowych Gminy polegającej na przekazaniu w dniu 31 grudnia każdego roku kwot pozostałych na tych rachunkach ( np. niewykorzystane środki, naliczone odsetki od środków na rachunkach bankowych) na wskazany rachunek Gminy Usługa wyzerowania zostanie wskazana w umowie rachunku bankowego, którego usługa ta będzie dotyczyć. 12) Udzielenie krótkoterminowego kredytu odnawialnego w rachunku bieżącym – który zostanie przeznaczony na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu na następujących warunkach: a) kredyt krótkoterminowy będzie miał charakter odnawialny w każdym roku budżetowym każdorazowo uruchamiany będzie po przekazaniu Wykonawcy stosownej uchwały Rady Miejskiej na dany rok budżetowy oraz podpisaniu umowy (aneksu do umowy) o kredyt krótkoterminowy; b) wykorzystanie kredytu będzie następowało poprzez obciążenie rachunku bieżącego budżetu Gminy bez potrzeby dodatkowej dyspozycji zamawiającego; c) wysokość kredytu krótkoterminowego będzie wynikać z określonego przez Radę Miejską w uchwale budżetowej upoważnienia do zaciągania kredytu na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetowego budżetu Gminy; d) każdy wpływ na rachunek bieżący będzie powodował automatyczne zmniejszenie salda kredytu; e) Kredyt zostanie udzielony bez opłat i prowizji, a jedynym kosztem dla Zamawiającego będą odsetki od rzeczywiście wykorzystanej kwoty kredytu; f) Kredyt będzie spłacany nie później niż ostatniego dnia roboczego danego roku budżetowego, a w każdym następnym roku budżetowym kredyt będzie dostępny na takich samych warunkach od pierwszego dnia roboczego nowego roku budżetowego; g) Oprocentowanie kredytu krótkoterminowego będzie opierało się o stawkę WIBOR 1M powiększoną/pomniejszoną o zaoferowana przez Wykonawcę stałą marżę ( z oferty); h) Zabezpieczenie kredytu w rachunku bieżącym budżetu Gminy stanowić będzie weksel In blanco wraz z deklaracją wekslową, 13) Potwierdzenie stanu salda na rachunkach wyciągiem bankowym wraz z załącznikami do wyciągu, 14) Wydawanie opinii bankowej o prowadzonym rachunku, wydruki obrotów kont bankowych oraz innych opinii i zaświadczeń, bez opłat 15) W ramach systemu bankowości elektronicznej ( internetowej) posiadacz rachunku będzie miał zapewnione w szczególności: a) Aktywację i całodobowe korzystanie z systemu bankowości elektronicznej bez opłat , b) Możliwość konfigurowania uprawnień do rachunków konkretnych operacji dla poszczególnych użytkowników, c) Autoryzację transakcji przez osoby uprawnione, d) Uzyskiwanie w czasie rzeczywistym informacji o wszystkich operacjach i saldach na rachunku bieżącym i rachunkach pomocniczych , e) Przeszkolenie pracowników w zakresie obsługi systemu wg uzgodnionego pomiędzy stronami harmonogramu, który umożliwi bezpieczne rozpoczęcie użytkowania systemu bankowego od pierwszego dnia miesiąca obowiązywania umowy, f) Informowania użytkowników o wszystkich istotnych sprawach związanych z systemem ( np. awarie, aktualizacje, przelewy odrzucone przez Bank), g) Możliwość złożenia w oddziale Banku przelewu w formie dyspozycji pisemnej w sytuacjach, gdy nie będzie możliwe dokonanie przelewu elektronicznie – bez dodatkowych opłat, niezależnie od ilości przelewów, h) Umożliwienie upoważnionemu przez Zamawiającego pracownikowi wglądu w saldo rachunku jednostek podległych Gminie. Zamawiający wymaga m.in. wykonywania n/w czynności bez pobierania opłat : 1. za otwarcie rachunków bankowych, 2. opłat za wyciągi bankowe wraz z załącznikami, 3. realizację wypłat gotówkowych na terenie Skwierzyny na podstawie dyspozycji w systemie bankowości elektronicznej. Zastrzega się , iż w całym okresie obowiązywania umowy ilość rachunków bankowych, jak również ilość jednostek organizacyjnych może ulec zmianie. Zastrzega się , aby wszystkie jednostki organizacyjne Gminy miały takie samo prawo do zawarcia umów na wykonanie obsługi bankowej , na warunkach będących przedmiotem niniejszego zamówienia publicznego. W przypadku łączenia , przekształcenia bądź utworzenia nowych jednostek organizacyjnych Gminy, Wykonawca podpisze z nim umowę na prowadzenie obsługi bankowej na takich samych zasadach i warunkach, jakie zostały określone w przedmiotowym postępowaniu. Z poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi Gminy zostaną zawarte odrębne umowy obsługi bankowej, na warunkach będących przedmiotem niniejszego zamówienia publicznego , według jednolitego wzoru umowy ustalonego z wybranym Wykonawcą, z uwzględnieniem zmian wynikających ze specyfiki jednostki np. brak kredytu odnawialnego krótkoterminowego w rachunku bieżącym. Zamawiający wymaga , aby bank stosował warunki podane w ofercie dotyczące opłat i oprocentowania środków w stosunku do jednostek organizacyjnych Gminy, które posiadają lub otworzą rachunki w banku wybranym w wyniku rozstrzygnięcia przetargu. Bank nie będzie pobierał z tytułu obsługi bankowej Gminy Skwierzyna i jej jednostek żadnych innych opłat niż określone w SIWZ. Zamówieniem niniejszym (warunkami wykonywania zamówienia) winny być objęte następujące jednostki organizacyjne Gminy Skwierzyna: 1. Zespół Edukacyjny - Szkoła Podstawowa z Oddziałami Integracyjnymi im. Kornela Makuszyńskiego przy ul. Mickiewicza 26 w Skwierzynie, 2. Szkoła Podstawowa przy ul. Kościelnej 7 w Murzynowie, 3. Gimnazjum im. Władysława Jagiełły przy ul. Batorego 14 w Skwierzynie , 4. Zespół Szkół Technicznych im. Stanisława Lema ul. Poznańska 1 w Skwierzynie , 5. Liceum Ogólnokształcące im. Ireny Sendler przy ul. Mickiewicza 1 w Skwierzynie, 6. Klub Dziecięcy przy ul. Mickiewicza 26 w Skwierzynie , 7. Zespół Edukacyjny - Przedszkole Integracyjne „Gromadka Misia Uszatka” przy ul. Mickiewicza 26 w Skwierzynie , 8. Ośrodek Pomocy Społecznej ul. Batorego 15 w Skwierzynie, 9. Ośrodek Sportu i Rekreacji ul. Sportowa 1 w Skwierzynie , 10. Dzienny Dom „Senior Wigor” ul. 2-go Lutego 23 w Skwierzynie. Zamawiający podaje następujące prognozowane i szacunkowe dane oraz informacje pomocne przy sporządzaniu oferty: - dla potrzeb przygotowania oferty przyjmuje się przewidywaną ilość rachunków podstawowych (bieżących ) i pomocniczych w ilości - 41 przez cały okres trwania umowy - przewidywana ilość przelewów do innych banków - 2 152 średniomiesięcznie, - przewidywana ilość wyciągów bankowych - 294 średniomiesięcznie , - ilość jednostek korzystających z systemu bankowości elektronicznej – 11 jednostek przez cały okres trwania umowy, - prognozowana ilość kart przedpłaconych – max. 5 szt., liczba zasileń kart - średnio 3 razy w miesiącu, - wypłaty gotówkowe na rzecz osób fizycznych wskazanych przez posiadacza rachunku będą następowały z tytułu: wynagrodzeń pracowników publicznych – 1 raz w miesiącu, ekwiwalenty za udział w akcjach gaśniczych – 1 raz w miesiącu, sporadycznie zwroty nadpłat w opłatach. Przewidywana wartość w miesiącu - łącznie od 5.000,00 zł do 50.000,00 zł. Wypłaty gotówkowe nie obejmują wypłaty świadczeń Ośrodka Pomocy Społecznej, - przewidywana miesięczna ilość dokonanych wpłat gotówkowych to około 1000 wpłat, średnio 50,00 zł każda, - średniomiesięczna ilość przelewów wewnętrznych wynosi : do 50 szt., - przewidywana kwota kredytu w rachunku bieżącym zaciągnięta w latach 2017-2020 nie przekroczy 3 mln zł, - zamawiający terminowo reguluje zobowiązania kredytowe i nie posiada zaległości, - zamawiający terminowo reguluje zobowiązania wobec ZUS i Urzędów Skarbowych i nie posiada zaległości, - Aktualny wykaz kredytów Zamawiającego: 1. Kredyt długoterminowy na porycie deficytu budżetu zaciągnięty 27 grudnia 2012 roku w Mikołowskim Banku Spółdzielczym w kwocie 3.690.000,00 zł, na okres 5 lat tj. do 30 grudnia 2017 roku. Aktualny stan kredytu: 1.440.000,00 zł, 2. Umowa o kredyt długoterminowy konsorcjalny zaciągnięty 23.12.2013 roku, w Banku Spółdzielczym Santok oraz SGB-Bank SA Poznań w kwocie 14.800.000,00 zł, przeznaczony na spłatę wcześniej zaciągniętych kredytów na okres od 23.12.2013 roku do 31.12.2024 roku. Aktualny stan kredytu: 12.700.000,00 zł, - zamawiający wymaga wyciągów papierowych z podłączeniem wszystkich załączników uznaniowych i obciążeniowych, - prognozowana ilość opinii bankowych o prowadzonym rachunku oraz innych opinii i zaświadczeń w zależności od potrzeb – średnio 1 do 3 szt. w skali roku. 2. Zgodnie z art. 29 ust. 3a ustawy Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności objęte przedmiotem zamówienia polegające na: wykonywaniu obsługi rachunków bankowych, obsługi kasowej, obsługi przelewów, sporządzania wyciągów bankowych, obsługi kredytu w rachunku bieżącym. 1) W trakcie realizacji zamówienia zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec wykonawcy odnośnie spełniania przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w punkcie 2 czynności. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do: a) żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów i dokonywania ich oceny, b) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów, c) przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania świadczenia. 2) W trakcie realizacji zamówienia na każde wezwanie zamawiającego w wyznaczonym w tym wezwaniu terminie wykonawca przedłoży zamawiającemu wskazane poniżej dowody w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących wskazane w punkcie 1 czynności w trakcie realizacji zamówienia: • oświadczenie wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, których dotyczy wezwanie zamawiającego. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu wykonawcy lub podwykonawcy; • poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez wykonawcę lub podwykonawcę kopię umowy/umów o pracę osób wykonujących w trakcie realizacji zamówienia czynności, których dotyczy ww. oświadczenie wykonawcy lub podwykonawcy (wraz z dokumentem regulującym zakres obowiązków, jeżeli został sporządzony). Kopia umowy/umów powinna zostać zanonimizowana w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. w szczególności bez imion, nazwisk, adresów, nr PESEL pracowników). Informacje takie jak: data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania; • zaświadczenie właściwego oddziału ZUS, potwierdzające opłacanie przez wykonawcę lub podwykonawcę składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu zatrudnienia na podstawie umów o pracę za ostatni okres rozliczeniowy; • poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez wykonawcę lub podwykonawcę kopię dowodu potwierdzającego zgłoszenie pracownika przez pracodawcę do ubezpieczeń, zanonimizowaną w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. 3) Z tytułu niespełnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w punkcie 2 czynności zamawiający przewiduje sankcję w postaci obowiązku zapłaty przez wykonawcę kary umownej w wysokości określonej w istotnych postanowieniach umowy w sprawie zamówienia publicznego. Niezłożenie przez wykonawcę w wyznaczonym przez zamawiającego terminie żądanych przez zamawiającego dowodów w celu potwierdzenia spełnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę traktowane będzie jako niespełnienie przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w ust. 2 czynności. 4) W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do przestrzegania prawa pracy przez wykonawcę lub podwykonawcę, zamawiający może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy. Uwaga! Za nie zrealizowanie każdorazowo obowiązku ( za każdego pracownika ), o którym mowa w ust. 2 opisu przedmiotu zamówienia Zamawiający będzie miał prawo do naliczenia kary umownej 1.000,00 zł brutto.