Obsługa bankowa budżetu Miasta Zielonka oraz jednostek organizacyjnych

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest obsługa bankowa budżetu Miasta Zielonka oraz jednostek organizacyjnych Miasta, polegająca w szczególności na: 1. otwarciu i prowadzeniu rachunków bieżących i rachunków pomocniczych 2. przyjmowaniu wpłat gotówkowych 3. dokonywaniu wypłat gotówkowych 4. realizacji poleceń przelewu 5. wykonywaniu czynności związanych z obsługą masowych płatności (System Indywidualnych Rachunków Kontrahenckich) 6. sporządzaniu wyciągów z rachunku z ustaleniem salda 7. dokonywaniu innych czynności związanych z prowadzoną obsługą bankową wynikających z przepisów prawa bankowego W ramach umowy Wykonawca powinien umożliwić uruchomienie kredytu w rachunku bieżącym oraz dostęp wszystkich jednostek do systemu bankowości internetowej. 2. Jednostki objęte obsługą bankową - 1) Miasto ZIELONKA 2) oraz jednostki organizacyjne Miasta: a) Ośrodek Pomocy Społecznej b) Centrum Usług Wspólnych w Zielonce c) Szkoła Podstawowa nr 1 w Zielonce d) Szkoła Podstawowa nr 2 w Zielonce e) Szkoła Podstawowa nr 3 w Zielonce f) Szkoła Podstawowa nr 4 w Zielonce g) Przedszkole nr 3 w Zielonce h) Przedszkole nr 4 w Zielonce i) Przedszkole nr 5 w Zielonce j) Żłobek Miejski w Zielonce k) Przedsiębiorstwo Gospodarki Komunalnej 3. Zamawiający zastrzega, że liczba jednostek organizacyjnych Miasta może ulec zmianie. Nowe bądź przekształcone jednostki będą miały prawo zawrzeć umowę z bankiem na warunkach wynikających z niniejszego postępowania. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: 1. Otwieranie, prowadzenie i likwidacja rachunków bieżących i pomocniczych Zamawiającego. Na początku trwania usługi Wykonawca na zlecenie Zamawiającego otworzy ok. 40 rachunków Dodatkowo w trakcie trwania obsługi bankowej Wykonawca na każdy pisemny wniosek zamawiającego otworzy nowy lub zlikwiduje wskazany rachunek bankowy. Otwieranie i likwidacja rachunków bankowych następować będzie bez opłat i prowizji. 2. System bankowości elektronicznej. 1. Wykonawca zapewni dostęp do systemu bankowości elektronicznej - internetowej, (bez konieczności instalacji systemu) spełniający następujące wymogi:  24 godz. dostęp do usługi za pomocą łącza internetowego,  autoryzacja transakcji opierać się będzie na jednorazowych kodach w formie karty chip i czytnika lub innych urządzeń do składania bezpiecznych podpisówelektronicznych, w które wykonawca zaopatrzy Zamawiającego,  udostępnienie narzędzi do autoryzacji każdemu uprawnionemu użytkownikowi,  możliwość ustanowienia Skarbnika Miasta administratorem systemu, w ramach którego będzie posiadać prawo samodzielnego zarządzania uprawnieniami użytkowników,  system winien spełniać wysokie standardy bezpieczeństwa zapewniające ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych,  system musi funkcjonować sprawnie i działać przynajmniej na dwóch przeglądarkach internetowych.  w przypadku awarii systemu lub braku łączności z winy Wykonawcy, bank bez dodatkowych opłat będzie przyjmował i realizował zlecenia w formie papierowej,  korzystanie z międzybankowego elektronicznego systemu przelewów środków pieniężnych – co najmniej 3 sesje połączeniowe w ciągu dnia roboczego,  w przypadku awarii systemu lub braku łączności z winy Wykonawcy, bank bez dodatkowych opłat będzie przyjmował i realizował zlecenia w formie papierowej,  możliwość wykonywania przelewów pojedynczych oraz masowych,  możliwość definiowania stałych odbiorców,  zapewnienie zachowania lub przeniesienia dotychczasowej listy zdefiniowanych odbiorców do systemu Wykonawcy,  dostęp on-line do aktualnych informacji finansowych Miasta,  dostęp do wszystkich danych o rachunkach i zleceniach,  wyszukiwanie i selekcja operacji wg wybranych kryteriów,  możliwość pobierania raportów plikowych,  przesyłanie wielu przelewów w formie paczki,  generowanie elektronicznych wyciągów bankowych w dowolnym zakresie czasowym z możliwością ich zapisywania i drukowania,  przechowywanie historii wszystkich operacji w archiwum systemu. 2. Realizacja przelewów:  Realizacja poleceń przelewów w formie elektronicznej, sporadycznie papierowej. Polecenia przelewów w formie elektronicznej do godz. 16 winny być realizowane w tym samym dniu.  Przelewy pomiędzy rachunkami w tym samym banku mają być realizowane w czasie rzeczywistym, natomiast przelewy zewnętrzne mają być realizowane pierwszą dostępną sesją systemu ELIXIR, a w przypadku przelewów wysoko kwotowych (powyżej 1.000.000 PLN) dostarczonych do banku w formie elektronicznej do godz. 15:30 w czasie rzeczywistym. 3. System wirtualnych rachunków kontrahenckich :  założenie i prowadzenie w systemie wirtualnych rachunków kontrahenckich rachunków bankowych służących obsłudze płatności masowych z tytułu podatków i opłat pobieranych przez Miasto,  system wirtualnych rachunków kontrahenckich umożliwi identyfikacje danych kontrahenta poprzez umieszczenie indywidualnych oznaczeń w numerze rachunku (kodu identyfikacyjnego) przypisanemu indywidualnie każdemu kontrahentowi/dłużnikowi,  płatności dokonywane przez kontrahenta/dłużnika będą księgowane na wskazanym rachunku przez Zamawiającego.  z operacji zarejestrowanych na rachunku, Zamawiający otrzymywać będzie informacje w formie elektronicznej w postaci pliku wynikowego, który będzie zawierał szczegółowe dane w strukturze opartej na format uzgodniony i zaakceptowany przez Zamawiającego,  obecny program księgowy Urzędu Miasta Zielonka jest produkcji firmy INFO-SYSTEM ROMAN I TADEUSZ GROSZEK SP.J.,  za świadczone usługi nie będą pobierane opłaty. 4. Bieżąca obsługa bankowa: 1) Prowadzenie rachunków bankowych - aktualnie 40 rachunków, 2) Przyjmowanie wpłat gotówkowych dokonywanych przez zamawiającego w formie otwartej w oddziałach banku - szacunkowo 200 szt. wpłat rocznie o łącznej wartości 500 000 zł. 3) Przyjmowanie wpłat gotówkowych w oddziałach banku dokonywanych przez osoby fizyczne na rachunki zamawiającego - szacunkowo 1 100 wpłat o łącznej wartości 800 000 zł. 4) Realizacja przelewów składanych w formie papierowej na rachunki prowadzone w banku obsługującym - szacunkowo 20 szt. rocznie. 5) Realizacja przelewów składanych w formie papierowej na rachunki prowadzone w innych bankach - szacunkowo 50 szt. rocznie. 6) Realizacja przelewów składanych za pośrednictwem serwisu internetowego na rachunki prowadzone w banku obsługującym - szacunkowo 5 000 szt. 7) Realizacja przelewów składanych za pośrednictwem serwisu internetowego na rachunki prowadzone w innych bankach - szacunkowo 30.000 szt. 8) Wykonywanie czynności związanych z obsługą masowych płatności – system wirtualnych rachunków kontrahenckich, 9) Wyciągi bankowe przekazywane w formie pliku elektronicznego, 10) Przekazywanie kopii i wtórników dowodów źródłowych – na żądanie, 11) Wydawanie zaświadczeń (np. potwierdzenie prowadzenia rachunku bankowego, wydawanie potwierdzenia operacji bankowej), 12) Wydawanie wydruku historii rachunku za okres poprzedzający bieżący miesiąc, „Zerowanie” rachunków podstawowych i pomocniczych – przelew z rachunku na wskazany numer rachunku konta budżetu, 13) Opłata za przeksięgowanie skapitalizowanych odsetek od środków na rachunkach bankowych. 14) Zakładanie pomocniczych rachunków bankowych z wykorzystaniem bankowości internetowej. 15) Wydawanie blankietów czeków, bez opłat i prowizji. 5. Kredyt w rachunku bieżącym: 1) Udzielenie w rachunku bieżącym budżetu Miasta, w każdym roku budżetowym, kredytu odnawialnego na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetowego, do wysokości określonej w każdym roku przez Radę Miasta w uchwale budżetowej. Na rok 2020 w uchwale budżetowej kwota kredytu na finansowanie przejściowego deficytu budżetu wynosi 5.000.000 PLN 2) Zabezpieczenie kredytu stanowi weksel in blanco z wystawienia kredytobiorcy wraz z deklaracją wekslową. Zamawiający nie przewiduje składania oświadczeń o poddaniu się egzekucji. 3) Odsetki od wykorzystanego kredytu naliczane będą w miesięcznych okresach obrachunkowych. 4) Kwota wykorzystanego kredytu jest oprocentowana w stosunku rocznym, wg zmiennej stopy procentowej. Stopa procentowa równa jest wysokości stawki referencyjnej, powiększonej o marżę banku, z zastrzeżeniem, że stopa procentowa nie może być niższa niż marża Banku, jak również nie może być niższa niż zero. W przypadku zadłużenia przeterminowanego może zostać zastosowane oprocentowania wg zasad obowiązujących w Banku. 5) Termin spłaty kredytu - do 31 grudnia każdego roku. Każdy wpływ na rachunek bieżący będzie powodował zmniejszenie salda kredytu. 6) Wykonawca nie będzie pobierał żadnych dodatkowych opłat z tytułu gotowości, a oprocentowanie będzie liczone wyłącznie od faktycznie wykorzystanej kwoty kredytu. 7) Uruchomienie kredytu w rachunku bieżącym powinno nastąpić bez opłat i prowizji. 8) Kredyt zostanie postawiony do dyspozycji Zamawiającego po ustanowieniu prawnych zabezpieczeń oraz po:  udostępnieniu pozytywnej opinii RIO w sprawie projektu uchwały budżetowej.  przedstawieniu projektu lub uchwały budżetowej na dany rok 9) Szczegółowe warunki kredytu określi odrębna umowa przygotowana przez Wykonawcę – zapisy umowy muszą być zgodne z zapisami zawartymi w SIWZ-ie oraz ofertą złożoną przez Wykonawcę. 10) Umowa udzielenia kredytu odnawialnego zawierana będzie na każdy rok budżetowy oddzielnie. 6. Oprocentowanie środków na rachunkach bankowych, lokaty: a) Naliczanie i kapitalizacja odsetek od środków na rachunkach bankowych będzie następować ostatniego dnia miesiąca, bez opłat i prowizji. b) Wysokość oprocentowania środków na rachunkach bankowych wyznaczona będzie każdego miesiąca jako iloczyn wysokości stawki WIBID 1M z dnia poprzedzającego dzień naliczania odsetek oraz współczynnika korygującego (jednakowego w całym okresie trwania umowy), określonego w ofercie złożonej przez Wykonawcę. c) Możliwość zakładania lokat overnight (O/N). 7. Pozostałe : 1) Aneksowanie umów bez opłat i prowizji. 2) Zamawiający nie dopuszcza pobierania opłat za zmianę kart wzorów podpisów. 3) Zamawiający wyraża zgodę na umieszczenie w umowie zobowiązania Zamawiającego do publikowania na stronie internetowej sprawozdań z wykonania budżetu oraz opinii RIO. 4) Wyznaczenie osoby lub osób pełniących funkcję opiekuna bankowego Miasta Zielonka.