Wyłonienie Wykonawcy w zakresie sukcesywnych dostaw materiałów biurowych dla jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Jagiellońskiego - Collegium Medicum w Krakowie

Opis przedmiotu przetargu: Opis przedmiotu zamówienia. 1. Przedmiotem postępowania i zamówienia jest wyłonienie Wykonawcy w zakresie sukcesywnych dostaw materiałów biurowych dla jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Jagiellońskiego - Collegium Medicum w Krakowie, odpowiednio w odniesieniu od jednej do dwóch części zamówienia. 1.1 Zakres rzeczowy objęty formularzem cenowym jest największym, możliwym zakresem dostaw przedmiotu zamówienia. Zamawiający zastrzega, że przedstawione w załączniku (formularzu cenowym – załącznik A i B do formularza oferty) ilości zamawianych materiałów biurowych są wielkościami orientacyjnymi i mogą ulec zmianie (zmniejszeniu lub zwiększeniu) w trakcie trwania umowy w ramach zamówień zamiennie bilansujących się w ramach wynagrodzenia umownego brutto, odpowiednio w odniesieniu od jednej do dwóch części zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie również prawo niewykorzystania do 40 % wartości wynagrodzenia umownego brutto, a Wykonawca nie będzie zgłaszał żadnych roszczeń z tego tytułu, odpowiednio w odniesieniu od jednej do dwóch części zamówienia. 1.2 Przy realizacji przedmiotu zamówienia, odpowiednio w odniesieniu od jednej do dwóch części zamówienia, Wykonawcy muszą wziąć pod uwagę, iż: 1.2.1 Realizację sukcesywnych dostaw wraz z wniesieniem pod adres oraz do pomieszczeń wskazanych przez Zamawiającego przy składaniu danego zamówienia, dla jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Jagiellońskiego – Collegium Medicum znajdujących się na terenie miasta Krakowa tj.: ul. Św. Anny, ul. M. Kopernika, ul. Grzegórzecka, ul. Łazarza, ul. Czysta, ul. Śniadeckich, ul. Botaniczna, ul. Bocheńska, ul. Skawińska, ul. Skarbowa, ul. Prądnicka, ul. Lenartowicza, ul. Montelupich, oś. Złotej Jesieni, ul. Medyczna, ul. Michałowskiego, ul. Zamojskiego, ul. Podwale oraz inne lokalizacje jednostek organizacyjnych znajdujących się na terenie miasta Krakowa. 1.2.2 Zamawiający nie posiada zaplecza magazynowego, w którym Wykonawca mógłby zdeponować większą ilość zamawianych artykułów; zamówienia będą składane na bieżąco w ramach aktualnego zapotrzebowania danej jednostki organizacyjnej UJCM, 1.2.3 transport przedmiotu zamówienia wraz z wniesieniem każdorazowo zapewnia na własny koszt Wykonawca (niezależnie od wartości poszczególnego zamówienia) a dostawa będzie realizowana sukcesywnie w ramach aktualnego zapotrzebowania zgłaszanego w sposób przewidziany w niniejszej SIWZ przez daną jednostkę organizacyjną Zamawiającego. 1.3 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określający parametry i wymagania zawiera kalkulacja cenowa stanowiąca załącznik A i B do Formularza oferty stanowiący integralną część SIWZ (plik w formacie Excel), odpowiednio w odniesieniu od jednej do dwóch części zamówienia. 1.4 Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych na dowolną ilość części składających się na przedmiot zamówienia, odpowiednio w odniesieniu od jednej do dwóch części zamówienia: 1.4.1 część 1 zamówienia – materiały biurowe z wyłączeniem papieru; 1.4.2 część 2 zamówienia – papier do drukarek i kserokopiarek. 1.5 Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 1.6 Zakres zamówienia obejmuje w szczególności, odpowiednio w odniesieniu od jednej do dwóch części zamówienia: 1.6.1 Wykonawca zobowiązany będzie do sukcesywnej dostawy własnym środkiem transportu oraz wniesienia materiałów biurowych stanowiących przedmiot zamówienia, na własny koszt, w dni robocze tj. dni od poniedziałku do piątku max. do 5 dni roboczych od otrzymania zamówienia, na wskazany w zamówieniu adres (do miejsc oraz pomieszczeń wskazanych przez Zamawiającego). 1.6.2 Termin zapłaty faktur za wykonane i odebrane przedmioty zamówienia ustala się na 21 dni kalendarzowych *warunek dodatkowo punktowany od daty dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury jednostce składającej zamówienie, która została wystawiona po odebraniu zamówienia bez zastrzeżeń, zgodnie z terminem zadeklarowanym w pkt 1.3 Formularza oferty. 1.6.3 W przypadku stwierdzenia wad jakościowych dostarczonych materiałów biurowych Wykonawca zobowiązuje się do ich wymiany na materiał biurowy wolny od wad, na swój koszt, w terminie do 2 dni roboczych od dnia otrzymania reklamacji. 1.6.4 Na Wykonawcy ciąży odpowiedzialność z tytułu uszkodzenia lub utraty przedmiotu zamówienia, aż do chwili potwierdzenia odbioru przez Zamawiającego. 1.6.5 Zapewnienie bezpiecznego opakowania zabezpieczającego przed wpływem warunków atmosferycznych oraz przed uszkodzeniami mechanicznymi. 1.6.6 Termin ważności na wszystkie dostarczane materiały biurowe nie może być krótszy niż 2/3 terminu ważności podanego przez producenta. 1.6.7 Zamówienia będą składane sukcesywnie w okresie 12 miesięcy od dnia zawarcia umowy lub do wyczerpania jej wartości, jeśli nastąpi to przed jej upływem. Zamawiający zastrzega sobie możliwość przedłużenia terminu realizacji umowy w ramach kwoty, która pozostała do wykorzystania. 1.6.8 Wykonawca musi zapewnić możliwość dokonywania sukcesywnych zamówień: - za pośrednictwem faksu, drogą elektroniczną, - bezpośrednio w siedzibie Wykonawcy - jak też poprzez uruchomioną wyłącznie na potrzeby Zamawiającego platformę internetową. Wykonawca zobowiązany jest każdorazowo do potwierdzenia odbioru zamówienia (odpowiednio: faksem, pisemnie na kopii zamówienia lub drogą elektroniczną). Zamówienia będą składane od poniedziałku do piątku w godz. 7.30-15.30. Wykonawca zobowiązany będzie dostarczać zamówione materiały w terminie max. do 5 dni roboczych od otrzymania zamówienia *warunek dodatkowo punktowany. 1.6.9 Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana, jako najkorzystniejsza, będzie zobowiązany, w terminie 21 dni roboczych od daty zawarcia umowy, do utworzenia na potrzeby Zamawiającego platformy internetowej *warunek dodatkowo punktowany, która będzie zawierać wyłącznie spis materiałów biurowych, wymienionych w załączniku do SIWZ, wraz z ich opisem, ceną zgodną z ofertą Wykonawcy oraz czytelnym zdjęciem identyfikującym zaoferowany produkt. Wygląd, funkcjonalność i szczegółowy opis działania ww. platformy, musi zostać uzgodniony i zaakceptowany przez upoważnionego pracownika Działu Zaopatrzenia UJ CM. Dostęp do platformy muszą posiadać wszystkie jednostki Uniwersytetu Jagiellońskiego – Collegium Medicum. Na platformie internetowej musi zostać utworzona zakładka dla upoważnionego pracownika Działu Zaopatrzenia UJ CM, która pozwoli mu na stały podgląd elektroniczny stanu realizacji umowy z uwzględnieniem wszystkich zrealizowanych zamówień. 1.6.10 Wykonawca obowiązany będzie do dostarczenia raportów osobie upoważnionej przez Zamawiającego do Działu Zaopatrzenia UJ CM przy ul. Grzegórzeckiej 20, Kraków, w wersji elektronicznej (plik excel lub inny z możliwością edycji danych) najpóźniej w drugim dniu roboczym każdego miesiąca tj.: a) raportu z realizacji zamówień za poprzedni miesiąc, b) raportu zawierającego ilości wykorzystanych poszczególnych pozycji umowy dla danego materiału, c) aportu zbiorczego zawierającego ilości wykorzystanych poszczególnych pozycji umowy dla całego czasu jej realizacji, wg wzoru, odpowiednio w odniesieniu od jednej do dwóch części zamówienia. Raport zbiorczy zawierający ilości wykorzystanych poszczególnych pozycji umowy dla całego czasu jej realizacji Wykonawca dostarczy w terminie do 7 dni od daty zakończenia realizacji umowy, odpowiednio w odniesieniu od jednej do dwóch części zamówienia. 1.6.11 Wszystkie materiały biurowe muszą być fabrycznie nowe, dostarczane w oryginalnych opakowaniach z zabezpieczeniami stosowanymi przez danego producenta z naniesionym na opakowaniu opisem identyfikującym produkt, logo, nazwę lub znak firmowy producenta. 1.6.12 Zamawiający wymaga podania w formularzu oferty nazwy zaoferowanego produktu, marki lub producenta, modelu lub symbolu oferowanego produktu (jeżeli posiada) a także na wezwanie Zamawiającego załączenia do najwyżej wypunktowanej oferty zdjęć wszystkich oferowanych produktów w wersji elektronicznej np. na płycie CD/DVD lub kolorowy wydruk A4 (fotografie muszą być czytelne, tj. pozwalające w sposób jednoznaczny identyfikować zaoferowany produkt, logo lub nazwę producenta – jeżeli posiada). 1.6.13 W przypadku zawieszenia produkcji lub wycofania z produkcji towaru wchodzącego w zakres przedmiotu zamówienia Zamawiający dopuszcza zmianę na jego odpowiednik pod warunkiem uzyskania przez Wykonawcę pisemnej zgody Zamawiającego, bez konieczności zmiany warunków umowy. Zmiana taka nie wymaga aneksu, a jedynie pisemnego powiadomienia drugiej strony. 1.6.14 W przypadku dostarczenia niekompletnej partii zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia brakującego asortymentu w terminie do 2 dni roboczych od chwili zgłoszenia. 1.6.15 Wykonawca zobowiązuje się informować UJ CM o bieżących promocjach, Zamawiający w ramach realizacji umowy ma prawo do uzyskania obniżonej ceny na produkty opisane w przedmiocie zamówienia na podstawie ofert promocyjnych/ kodów promocji. Zamawiający dopuszcza możliwość obniżenia cen jednostkowych podanych w kalkulacji cenowej stanowiącej załącznik nr 1 do umowy w przypadku bieżących promocji stosowanych przez Wykonawcę na produkty objęte przedmiotem umowy. 1.6.16 Zamówienia mogą być udzielane z realizowanych przez Uniwersytet Jagielloński- Collegium Medicum projektów współfinansowanych przez Unię Europejską. 2. Wykonawca musi zaoferować przedmiot zamówienia zgodny z wymogami Zamawiającego określonymi w SIWZ, odpowiednio w odniesieniu od jednej do dwóch części zamówienia, przy czym zobowiązany jest dołączyć do oferty kalkulację cenową stanowiącą załącznik A i/lub B do Formularza oferty zawierającą szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określający parametry i wymagania techniczne i funkcjonalne, odpowiednio w odniesieniu od jednej do dwóch części zamówienia. 3. Wykonawca zobowiązany jest do wskazania w Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia wraz kalkulacją ceny oferty (Załącznik A i B do Formularza oferty): Nazwy zaoferowanego produktu, marki lub producenta, modelu lub symbolu oferowanego produktu (jeżeli posiada), odpowiednio w odniesieniu od jednej do dwóch części zamówienia. 4. Zamawiający dopuszcza możliwość złożenia oferty równoważnej, jednak pod warunkiem, że zaproponowany przez Wykonawcę wyrób równoważny będzie spełniał minimum wymogów jakie oczekuje Zamawiający tzn. będzie odpowiadał wymaganiom opisanym przez Zamawiającego w SIWZ. Asortyment zaproponowany, jako równoważny nie może odbiegać jakością, standardem, parametrami technicznymi od założonych przez Zamawiającego co należy udokumentować w sposób nie budzący żadnych wątpliwości, odpowiednio w odniesieniu od jednej do dwóch części zamówienia. 5. Wykonawca musi zapewnić realizację zamówienia we wskazanym w pkt 4) SIWZ terminie i z uwzględnieniem jego zapisów, czyli sukcesywnie w okresie 12 miesięcy, lecz nie wcześniej niż od dnia 13.12.2018r. lub do wyczerpania wartości umowy, jeśli nastąpi to przed upływem terminu na jaki umowa została zawarta. Jednocześnie Zamawiający informuje, iż w przypadku podpisania umowy po terminie 13.12.2018r. termin realizacji zostanie przesunięty o stosowną liczbę dni w opóźnieniu planowanego terminu zawarcia umowy, odpowiednio w odniesieniu od jednej do dwóch części zamówienia.