Pełnienie funkcji Inwestora Zastępczego przy realizacji inwestycji pn. Modernizacja i adaptacja budynku pokoszarowego na cele Regionalnego Centrum Edukacji o Pamięci

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiot zamówienia jest świadczenie usług związanych z pełnieniem funkcji Inwestora Zastępczego przy realizacji zadania inwestycyjnego pn.: „Modernizacja i adaptacja budynku pokoszarowego na cele Regionalnego Centrum Edukacji o Pamięci”, w tym: 1. Zarządzanie, nadzór i rozliczenie inwestycji Do obowiązków Inwestora zastępczego należy: 1) wykonywanie wszelkich obowiązków i czynności, jakie obciążają Zamawiającego z tytułu umów zawartych ze wszystkimi uczestnikami procesu inwestycyjnego oraz z wykonawcami robót budowlanych, związanych z zarządzaniem i obsługą inwestycji w okresie jej realizacji, aż do zakończenia i odbioru oraz jej rozliczenia, a także obowiązków wynikających z prawa administracyjnego w związku z realizacją inwestycji, a w szczególności ustawy - Prawo budowlane, 2) wykonywanie obowiązków i czynności, o których mowa w pkt. 1 w zgodności z zapisami umów dotacji w zakresie pomocy zewnętrznej, 3) reprezentowanie Zamawiającego na budowie przez sprawowanie kontroli zgodności jej realizacji z projektem i pozwoleniem na budowę, przepisami, zasadami wiedzy technicznej oraz zawartą umową, 4) sprawdzanie jakości wykonywanych robót, wbudowanych wyrobów budowlanych, a w szczególności zapobieganie zastosowaniu wyrobów budowlanych wadliwych i niedopuszczonych do obrotu i stosowania w budownictwie, 5) sprawdzanie i odbiór robót budowlanych ulegających zakryciu lub zanikających, uczestniczenie w próbach i odbiorach technicznych instalacji, urządzeń technicznych i przewodów kominowych oraz przygotowanie i udział w czynnościach odbioru gotowych obiektów budowlanych i przekazywanie ich do użytkowania, 6) potwierdzenie faktycznie wykonanych robót oraz usunięcia wad, 7) przekazania wykonawcy robót dokumentacji projektowej i innych dokumentów niezbędnych do prowadzenia budowy, 8) przekazania placu budowy wykonawcy robót przy udziale przedstawiciela Zamawiającego, 9) prowadzenia nadzoru inwestorskiego we wszystkich branżach w pełnym zakresie obowiązków wynikających z przepisów ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku - Prawo Budowlane (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1202 z późn. zm.) oraz przepisów wykonawczych, 10) prowadzenia regularnych inspekcji na terenie budowy w celu sprawdzenia jakości wykonywanych robót oraz wbudowywanych materiałów i urządzeń, zgodnie z wymaganiami specyfikacji technicznych, dokumentacji projektowej, 11) kontroli poprawności w prowadzeniu dzienników budowy oraz dokonywanie w nich wpisów stwierdzających wszystkie okoliczności mające znaczenie dla procesu budowlanego oraz wyceny robót, 12) reprezentowania Zamawiającego przed organami administracji oraz innymi stronami w sprawach związanych z realizacją zadania na podstawie udzielonych pełnomocnictw, 13) monitorowania postępu robót poprzez sprawdzenie ich rzeczywistego zaawansowania i zgodności realizacji z obowiązującym przy realizacji umowy harmonogramem robót, 14) dopuszczania (lub odrzucania) do stosowania materiałów, prefabrykatów, a także sprzętu, urządzeń przewidzianych do realizacji robót w oparciu o przepisy, normy i wymagania sformułowane w umowie, dokumentacji projektowej i specyfikacjach technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych, 15) kontroli sposobu składowania i przechowywania materiałów, 16) kontrolowania przestrzegania przez wykonawcę robót zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów p.poż. i utrzymania porządku na terenie budowy, 17) podejmowania w uzgodnieniu z zamawiającym, decyzji o wstrzymaniu części lub całości robót w sytuacjach określonych w warunkach umowy na roboty budowlane, 18) organizowania oraz przewodniczenia naradom technicznym (Rada Budowy), problemowym i innym spotkaniom, w których, w zależności od potrzeb, udział biorą przedstawiciele wszystkich zaangażowanych w realizację umowy stron (wykonawca robót, Inwestor zastępczy, przedstawiciel Zamawiającego, Projektant i inni) w terminach wynikających z potrzeb zgłaszanych przez strony umów, lecz nie rzadziej niż dwa razy w miesiącu oraz sporządzania protokołów z tych narad i przekazywania ich Zamawiającemu i Wykonawcy robót w terminie 5 dni od dnia narady, 19) opiniowania i rekomendowania każdej propozycji zmiany do umowy na roboty pod względem finansowym, rzeczowym i formalnym – zgodnym z Prawem zamówień publicznych - z podaniem skutków co do kosztów i terminów wykonania umowy, 20) przedstawiania Zamawiającemu pisemnych zaleceń na temat wyceny stawek wszelkich nieprzewidzianych robót, 21) dopuszczanie za zgodą Zamawiającego do wykonywania ewentualnych zamówień dodatkowych (koniecznych), robót zamiennych oraz ich nadzorowanie, 22) odbioru robót zanikających i ulegających zakryciu, 23) uzgodnienia z Wykonawcą rodzaju dokumentacji powykonawczej, sprawdzenia jej i zatwierdzenie do odbioru, 24) przygotowanie do odbioru końcowego robót, sprawdzenia kompletności i prawidłowości przedłożonych przez Wykonawcę robót dokumentów wymaganych do odbioru oraz uczestnictwo w odbiorze robót, 25) sprawdzenia i obmiaru wykonanych robót i powiadomienie Wykonawcy robót o wykrytych wadach oraz określenie zakresu robót niezbędnych do wykonania celem usunięcia wad wraz z podaniem terminu ich wykonania a następnie dokonania odbioru wykonanych robót usuwających wady w ciągu 7 dni od usunięcia wad, 26) sporządzania protokołów potwierdzających wykonanie robót w ciągu 10 dni od otrzymania od Wykonawcy robót kompletu dokumentów rozliczeniowych. Odpowiednie protokoły potwierdzające wykonanie muszą mieć wyodrębnione części dotyczące kosztów - kwalifikowanych i niekwalifikowanych. Inwestor zastępczy będzie proponował takie wyodrębnienie kosztów (lub wartości) na podstawie wytycznych Instytucji udzielającej wsparcia finansowego i Zamawiającego. Zamawiający poda Inwestorowi zastępczemu dyspozycje dotyczące kosztów lub innych wartości dla potrzeb sporządzania rozliczeń, 27) weryfikacji, analizy i zatwierdzania do zapłaty faktur wystawionych przez Wykonawcę w związku z realizacją zadania, 28) czynny udział w kontrolach przeprowadzanych przez instytucje współfinansujące inwestycję, 29) powiadomienia Zamawiającego o wszelkich roszczeniach Wykonawcy robót oraz rozbieżnościach między dokumentacją Zamawiającego, a stanem faktycznym na terenie budowy, 30) rozpatrywania roszczeń Wykonawcy robót i przedstawienia stanowiska w odniesieniu do nich, 31) rozliczenia umowy o roboty budowlane w przypadku jej rozwiązania (odstąpienia od umowy), 32) żądania od Wykonawcy robót: Kierownika Budowy lub Kierownika Robót dokonania poprawek bądź ponownego wykonania wadliwie wykonanych robót, a także wstrzymania dalszych robót budowlanych w przypadku, gdy ich kontynuacja mogła wywołać zagrożenie bądź spowodować niedopuszczalną niezgodność z projektem lub pozwoleniem na budowę, 33) przygotowanie materiałów do odbioru końcowego inwestycji, powiadomienie wszystkich uczestników procesu inwestycyjnego, właściwych urzędów i instytucji o terminie odbioru końcowego oraz dokonanie odbioru końcowego inwestycji przy udziale Zamawiającego, rozliczenie końcowe inwestycji, 34) monitorowanie terminów zwrotu zabezpieczeń należytego wykonania kontraktów w ramach inwestycji, 35) udział w komisji inwentaryzacyjnej jeżeli zajdzie konieczność przedterminowego rozwiązania umowy bądź zmiany wykonawcy robót, 36) uczestniczenia bez oddzielnego wynagrodzenia w czynnościach związanych z ujawnieniem i kontrolą usunięcia przez Wykonawcę robót budowlanych wad stwierdzonych w okresie gwarancji i rękojmi, 37)informowania Zamawiającego o obecności niezgłoszonych Podwykonawców na budowie w ciągu 2 dni od powzięcia informacji o obecności niezgłoszonych Podwykonawców. 2.Kontrola rozliczeń finansowych: 1) kontrola prawidłowości faktur, zakresów prac i kwot w zakresie zgodności z umową zawartą w Wykonawcą, 2) sprawdzanie faktur przejściowych i końcowych przedkładanych przez Wykonawcę, kwalifikowanie ich do zapłaty, przekazywanie ich Zamawiającemu do zapłaty, 3) Inwestor Zastępczy sporządza i przekazuje (podpisane protokoły odbiorów częściowych robót wraz ze sprawdzonym rozliczeniem finansowych tych prac) Zamawiającemu dokumentację rzeczowo-finansową w sposób zapewniający terminowe płatności wykonawcy robót, 4) weryfikacja kosztorysów (kalkulacji) w przypadku wystąpienia robót dodatkowych, zamiennych lub uzupełniających pod względem rzeczowym, zgodności z obowiązującymi normami (nakładami rzeczowymi) oraz stosowania cen zgodnie z zasadami określonymi w umowie o wykonawstwo robót, 5) przygotowanie materiałów związanych z naliczeniem kar umownych oraz odszkodowań od wykonawcy robót za nienależyte lub nieterminowe wykonanie przez niego zobowiązań umownych, których obowiązek zapłaty musi być zastrzeżony w zawartej z wykonawcą umowie, 6) dopilnowanie by koszty umowne inwestycji nie zostały przekroczone, 7) rozliczenie końcowe inwestycji. 3. Pozostałe obowiązki: 1) uzyskanie w imieniu Zamawiającego decyzji pozwolenia na użytkowanie na podstawie wniosku sporządzonego przez Wykonawcę robót budowlanych, 2) przekazanie Zamawiającemu zakończonej inwestycji wraz z kompletem dokumentacji powykonawczej w stanie faktycznym i prawnym umożliwiającym natychmiastowe rozpoczęcie użytkowania, 3) obsługa okresu gwarancji i rękojmi - Inwestor Zastępczy zobowiązany jest do prowadzenia przy udziale przedstawicieli Zamawiającego przeglądów gwarancyjnych. Zamawiający zakłada, że w okresie gwarancyjnym przynajmniej raz na rok dokonywane będą przeglądy stanu technicznego wybudowanych i przebudowanych obiektów i instalacji. W przypadku stwierdzenia usterek/wad objętych gwarancja lub rękojmią Inwestor Zastępczy zobowiązany będzie do wyegzekwowania ich naprawy przez Wykonawców robót, 4) W ramach prowadzenia przeglądów gwarancyjnych Inwestor Zastępczy zobowiązany będzie do opracowania harmonogramu przeglądów, organizowania przeglądów minimum raz na rok, przygotowania dokumentacji po przeglądzie, kierowania pism do Wykonawców o usunięcie usterek (jeśli będzie taka potrzeba) oraz obsługi poodbiorowej do terminów wygaśnięcia gwarancji i odbiorów pogwarancyjnych, 5) bieżące sporządzanie dokumentacji fotograficznej z przebiegu realizacji inwestycji, w tym robót zanikających, stanu obiektu przed i po realizacji inwestycji, kolejnych etapów robót, itp. oraz dostarczanie jej na koniec każdego miesiąca Zamawiającemu w wersji elektronicznej na płycie CD/DVD. 6) Inwestor Zastępczy W ramach wynagrodzenia przekaże Zamawiającemu nieograniczone w zakresie czasowym i terytorialnym autorskie prawa majątkowe do dokumentacji fotograficznej, o której mowa w ust. poprzedzającym.