Usługa sprawowania funkcji Zewnętrznego Koordynatora Projektu oraz funkcji Zewnętrznego Koordynatora Finansowego projektu DAIMON2, współfinansowanego ze środków Programu INTERREG Morza Bałtyckiego 2014-2020 dla Instytutu Oceanologii Polskiej Akademii Nauk w Sopocie

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa sprawowania funkcji Zewnętrznego Koordynatora Projektu, odpowiedzialnego za komunikację w Projekcie (communication manager) oraz funkcji Zewnętrznego Koordynatora Finansowego odpowiedzialnego za rozliczanie finansowania (financial coordinator) w ramach Projektu „Decision Aid on Marine Munitions – Practical Applications” (DAIMON2), współfinansowanego ze środków Programu INTERREG Morza Bałtyckiego 2014-2020, realizowanego w latach 2019-2021, jako usługi świadczonej dla Beneficjenta Wiodącego Projektu, tj. dla Zamawiającego - Instytutu Oceanologii Polskiej Akademii Nauk w Sopocie, ul. Powstańców Warszawy 55, 81-712 Sopot. 2. Kod CPV: 79.42.10.00-1 (usługi zarządzania projektem, inne niż w zakresie robót budowlanych), 79.21.10.00-6 (usługi księgowe), 79.41.60.00-3 (Usługi public relations), 79.41.61.00-4 – (usługi zarządzania public relations). 3. Zamówienie jest finansowane w ramach projektu „Decision Aid on Marine Munitions – Practical Applications” (DAIMON2) współfinansowanego ze środków Programu INTERREG Morza Bałtyckiego 2014-2020 (zwanego w dalszej części „Projektem”). 4. Wykonawca wyznaczy do realizacji zamówienia 2 osoby, w tym: 1) 1 osobę wykonującą zadania Zewnętrznego Koordynatora Projektu oraz 2) 1 osobę wykonującą zadania Zewnętrznego Koordynatora Finansowego. 5. Szczegółowy zakres obowiązków Zewnętrznego Koordynatora Projektu: 1) reprezentowanie Partnera Wiodącego i Konsorcjum Projektu, 2) bieżący kontakt z Sekretariatem Programu Morza Bałtyckiego 2014-2020 w Rostoku za pomocą systemu online „BAMOS” 3) pośredniczenie w komunikacji pomiędzy Partnerami a Sekretariatem oraz Partnerem Wiodącym, 4) udział w spotkaniach Komitetu Sterującego Projektem, 5) pomoc w organizowaniu spotkań roboczych i konferencji Projektu, 6) prowadzenie warsztatów dotyczących komunikacji i PR na każdym spotkaniu Projektu, 7) pomoc w sporządzeniu Umowy Partnerskiej wraz z załącznikami, doprowadzenie do podpisania jej przez wszystkich Partnerów oraz nadzór ich przestrzegania i ewentualnych modyfikacji pod względem wymagań formalnych Programu, 8) monitorowanie zgodności głównych wyników Projektu (main project outputs) z wymaganiami Programu, 9) pilnowanie osiągnięcia głównych wyników Projektu, zarządzanie ich zmianami, 10) monitorowanie realizacji harmonogramu pracy Projektu, jeżeli to konieczne, inicjowanie zmian, 11) sporządzanie części merytorycznej trzech okresowych sprawozdań Projektu w systemie „BAMOS”, 12) sporządzenie Strategii Komunikacyjnej Projektu zawierające cele komunikacyjne i harmonogram ich wykonania dla każdego pakietu roboczego, 13) nadzór realizacji celów Strategii Komunikacyjnej Projektu: a) u wewnętrznych adresatów Projektu, tj. Konsorcjum (Partnerów oraz organizacji zrzeszonych Projektu) poprzez:  wyznaczenie zadań poszczególnym Partnerom i ich roli w realizacji strategii,  zapewnienie dobrego przepływu informacji za pomocą środków komunikacji pośredniej (telefon, poczta elektroniczna, konferencje online itd.)  przestrzeganie wymogów formalnych Programu dot. użytkowania logotypów i sloganów UE,  podejmowanie działań na rzecz utożsamiania się Partnerów z celami Projektu,  podejmowanie działań na rzecz zwiększenia świadomości wszystkich Partnerów Projektu o wspólnej odpowiedzialności za sukces Projektu, b) u zewnętrznych adresatów Projektu, tj. grup docelowych Projektu, poprzez:  sporządzanie materiałów dla mediów, tj. pisanie artykułów do prasy krajowej i wydawnictw międzynarodowych, za autoryzacją Beneficjenta Wiodącego,  rozpowszechnianie wyników Projektu wśród zidentyfikowanych grup docelowych, 14) opracowywanie treści i formy co najmniej pięciu edycji newslettera Projektu w języku angielskim, oraz broszur, plakatów, banerów itp. (koszty druku i tłumaczenia w zależności od potrzeb pokrywane są przez Zamawiającego lub innych Partnerów), 15) przebudowa strony internetowej www.daimonproject.com dla potrzeb projektu DAIMON2 a potem bieżąca aktualizacja jej treści, 16) prowadzenie korespondencji w języku angielskim, jako obligatoryjnym w Projekcie. 6. Szczegółowy zakres obowiązków Zewnętrznego Koordynatora Finansowego: 1) bliska współpraca z wyznaczonymi oficerami finansowymi Partnera Wiodącego oraz pozostałych Partnerów, 2) doradzanie i instruowanie Partnerów w przestrzeganiu zasad programu Interreg w zakresie finansowym, księgowym oraz sposobu wydatkowania środków, 3) informowanie i doradzanie Partnerom w wyborze Kontrolera Pierwszego Stopnia, 4) doradztwo kwalifikowalności kosztów oraz procedur zgodnie z zasadami Programu, ze szczególnym uwzględnieniem zasad dla Partnerów norweskich i rosyjskich ENPI, 5) monitorowanie wydatków Partnerów i zgłaszanie do Sekretariatu Programu ewentualnych odchyleń, 6) sporządzanie części finansowej trzech okresowych sprawozdań z postępu całego Projektu: a) przygotowanie, rozsyłanie i zbieranie indywidualnych formularzy raportowych od każdego Partnera, b) wsparcie Partnerów w wypełnianiu formularzy, c) wstępna ocena kwalifikowalności kosztów zgodnie z zasadami Programu finansowych (pre-check), d) monitorowanie procesu certyfikacji w zakresie terminowości i zgodności formalno-administracyjnej, rozwiązywanie bieżących problemów, jeżeli to konieczne – kontakt z kontrolerami Partnerów, e) kompilowanie danych z raportów wszystkich Partnerów na portalu online „BAMOS”, f) współpraca z Kontrolerem II Stopnia w zakresie wyjaśniania możliwych wątpliwości przed certyfikacją raportu konsorcjum, g) składanie wspólnych sprawozdań z postępów projektów w danym terminie do Sekretariatu Programu, h) udzielanie w wyznaczonym przez MA/JS (Managing Authority / Joint Secretariat) terminie, odpowiedzi na zamieszczane w systemie BAMOS klaryfikacje do raportu, 7) prezentowanie podczas spotkań konsorcjum bieżącej sytuacji finansowej oraz omawianie kwestii finansowych najbardziej istotnych dla danej fazy cyklu Projektu. 7. Wymagania dotyczące wykonywania usługi przez Wykonawcę: 1) Wykonawca zobowiązany jest znać zasady Programu INTERREG Morza Bałtyckiego 2014-2020; 2) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić udział co najmniej 1 osoby w oficjalnych spotkaniach Projektu odbywających się w miejscu i czasie wskazanym przez Zamawiającego oraz w warsztatach dla grup docelowych Projektu odbywających się na spotkaniach Projektu oraz realizowanych na terenie państw macierzystych Partnerów Projektu, tj. Finlandia, Szwecja, Norwegia, Niemcy, Polska; 3) Wykonawca zobowiązany jest uczestniczyć w spotkaniach z Zamawiającym odbywających się w jego siedzibie, w każdym przypadku, jeżeli zaistnieje taka potrzeba związana z realizacją Projektu; 4) w przypadku kontroli w trakcie i po zakończeniu Projektu, Wykonawca zobowiązany jest udzielać Zamawiającemu wszelkich informacji potrzebnych do przygotowania wyjaśnień oraz uczestniczyć w sporządzeniu tych wyjaśnień, w terminach wskazanych przez Zamawiającego. 8. Wykonawca zobowiązany będzie przenieść na Zamawiającego całość autorskich praw majątkowych i praw pokrewnych, razem z wyłącznym prawem do udzielania zezwoleń na wykonywanie zależnego prawa autorskiego, do nieograniczonego w czasie korzystania i rozporządzania opracowaniami powstałymi w wyniku realizacji zamówienia w kraju i za granicą. 9. Zamawiający wymaga by, w okresie obowiązywania umowy, osoby wyznaczone do realizacji zamówienia, o których mowa w ust. 4 pozostawały zatrudnione na cały etat na podstawie umowy o pracę, w rozumieniu art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 917 z późn. zm.). 10. Wymóg zatrudnienia ww. osób na podstawie umowy o pracę nie dotyczy osób wykonujących powyższe czynności będących wspólnikami spółki osobowej i/lub osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą. 11. Zamawiający nie dopuszcza częściowego składania ofert. 12. Oferta Wykonawcy musi być kompletna oraz musi obejmować wszystkie elementy wymienione powyżej. Oferta nie spełniająca chociażby jednego elementu zostanie odrzucona jako nie spełniająca wymogów SIWZ. 13. Wykonawca przedstawia ofertę zgodnie z wymogami określonymi w SIWZ. Propozycje rozwiązań alternatywnych (wariantowych) nie będą brane pod uwagę. 14. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych. 15. Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej. 16. Zamawiający nie przewiduje aukcji elektronicznej. 17. Zamawiający nie dopuszcza możliwości przedstawienia informacji zawartych w ofercie w postaci katalogu elektronicznego lub dołączenia katalogu elektronicznego do oferty. 18. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówienia polegającego na powtórzeniu podobnych usług, o którym mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy Prawo zamówień publicznych. 19. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego, na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U. z 2018 r. poz. 1986 ze zm., zwanej w dalszej części „ustawą Pzp”) o wartości zamówienia nieprzekraczającej kwot określonych Rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 22 grudnia 2017 r. w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej (Dz.U. z 2017 poz. 2479). 20. Przedmiot zamówienia realizowany będzie od dnia podpisania umowy do dnia 30.06.2021 r., czyli przewidywanego terminu zakończenia projektu DAIMON2, sporządzenia raportu końcowego z jego realizacji oraz zaakceptowania raportu końcowego przez MA/JS (Managing Authority / Joint Secretariat). 21. Poza przypadkami wymagającymi osobistego udziału przedstawiciela Wykonawcy w spotkaniach Komitetu Sterującego Projektem, spotkaniach w siedzibie Zamawiającego oraz realizacji warsztatów na spotkaniach Partnerów Projektu i warsztatów dla grup docelowych Projektu na terenie państw macierzystych Partnerów Projektu, Zamawiający dopuszcza realizację przedmiotu zamówienia w biurze Wykonawcy i kontaktowanie się z Zamawiającym telefonicznie, jak również za pośrednictwem poczty elektronicznej i komunikatora Skype.