Organizacja Gry miejskiej w Sosnowcu

Opis przedmiotu przetargu: Założenia gry miejskiej: Gra miejska jest rodzajem gry terenowej wykorzystującej przestrzeń miejską jako obszar gry. Gra miejska jest formą rozrywki i edukacji, która łączy w sobie cechy imprezy masowej oraz happeningu ulicznego. Głównym celem tego projektu jest wyeksponowanie atutów Sosnowca. Impreza skierowana jest do mieszkańców miasta Sosnowca, jak również mieszkańców miast ościennych. Przedmiot zamówienia i Zakres prac Wykonawcy: 1. Kompleksowe opracowanie koncepcji gry miejskiej przygotowanej specjalnie dla Zamawiającego jej szczegółowego scenariusza opracowanego w taki sposób aby imprezy odbywające się podczas gry miejskiej angażowały grupy mieszkańców miasta i regionu w różnym wieku. 2. Zapewnienie w ramach koncepcji gry miejskiej co najmniej siedmiu różnorodnych eventów a) jeden poświęcony 110 - leciu miasta, b) jeden poświęcony 110 - tym urodzinom Jana Kiepury, c) jeden inaugurujący imprezę na dzień przed rozpoczęciem gry miejskiej, 3. Opracowanie koncepcji gry miejskiej z możliwością zaangażowania miejskich instytucji kultury, sportu i stowarzyszeń( np. Sosnowieckie Centrum Sztuki Zamek Sielecki, Miejski Klub im. Jana Kiepury, Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji, Klub Maczki, Miejski Dom Kultury Kazimierz, Biblioteka Miejska, Muzeum w Sosnowcu, Kluby Zagłębia Sosnowiec) 4.Realizacja wszystkich wydarzeń w ramach imprezy opisanych szczegółowo w scenariuszu gry miejskiej przez dwa kolejne weekendy września 7,8,9 oraz 14,15,16 września 2012 roku. 5. Opracowanie systemu wyłonienia zwycięzcy Imprezy oraz przygotowanie treści regulaminu Imprezy. 6.Obecność przedstawicieli Wykonawcy na wszystkich wydarzeniach Imprezy przewidzianych w scenariuszu gry miejskiej, prowadzenie przez nich działań informacyjnych i koordynujących na wszystkich wydarzeniach imprezy. 7.Przygotowanie propozycji pozyskania patronów medialnych i rozmowy z nimi, przy wsparciu Zamawiającego jako partnera, który umożliwi niekomercyjny charakter współpracy 8. Przygotowanie propozycji patronów honorowych i rozmowy z nimi, przy wsparciu Zamawiającego jako partnera. 9. Przygotowanie ofert dla Sponsorów nagród w imprezie i rozmowy z nimi, przy wsparciu Zamawiającego jako partnera. 10.Koordynacja imprezy, aktywna współpraca z zaangażowanymi partnerami imprezy w zakresie organizowanych w ramach imprezy wydarzeń przez cały czas trwania umowy. 11. Kompleksowe działania reklamowe, media relations i public relations. Aktywna polityka informacyjna, przesyłanie informacji mediom, bieżące moderowanie portali społecznościowych oraz strony internetowej imprezy. Działania obejmować będą: a) przygotowanie wszystkich tekstów promocyjnych do wykorzystania podczas promocji gry miejskiej. b) przygotowanie tekstów dla mediów i ich dystrybucja elektroniczna do wspólnie z Zamawiającym stworzonej bazy, udzielanie informacji mediom. c) przygotowanie reklamy do prasy i zamieszczenie jej w piątkowym wydaniu na tydzień przed grą miejską oraz w piątkowym wydaniu w pierwszym dniu imprezy. Reklama powinna być zamieszczona w sumie w 1 gazecie o charakterze lokalnym i 3 o charakterze regionalnym. d) stworzenie profili Imprezy w popularnych portalach społecznościowych na dwa tygodnie przez rozpoczęciem imprezy i bieżąca ich aktualizacja przez cały czas trwania gry. e) przygotowanie strony internetowej gry przy użyciu domeny zakupionej przez Zamawiającego i uruchomienie jej na dwa tygodnie przed rozpoczęciem imprezy. f) stworzenie projektu i zamieszczenie banera internetowego na dwa tygodnie przed rozpoczęciem imprezy i przez cały czas trwania gry miejskiej na 2 lokalnych stronach internetowych poświęconych miastu Sosnowiec 12. Przygotowanie projektów graficznych, które będą wykorzystywane podczas promocji gry miejskiej. Wszystkie projekty muszą posiadać spójna kreację, dostosowaną do poszczególnych nośników i być zgodne z Systemem Identyfikacji Wizualnej Miasta Sosnowca i Księgą Znaku Miasta Sosnowca. Projekty graficzne obejmować będą: a) plakaty wraz z ich dystrybucją w środkach komunikacji masowej oraz jednostkach zależnych lub/i współpracujących z Zamawiającym (szkoły wszystkich szczebli, ośrodki kultury, biblioteki itp.) b) banery, city lighty, reklama prasowa i inne formy reklamy, c) Karta Uczestnika wraz z jej drukiem w liczbie 2.500 sztuk Kart Uczestnika (format A2, składany na 8, kolor 4+4). Przygotowanie wersji elektronicznej Karty Uczestnika w formie pliku PDF. d) certyfikaty dla uczestników Imprezy oraz dyplomy dla zwycięzców Imprezy. e) billboardy wraz z ich wydrukowaniem w liczbie 10 sztuk w wymiarach 504x238 cm z dostarczeniem ich na swój koszt na adres wskazany przez Zamawiającego 13. Przygotowanie raportu z realizacji gry miejskiej. Przygotowanie i archiwizacja na nośnikach typy CD/DVD dokumentacji fotograficznej z przebiegu imprezy jak również z przeprowadzonych działań promocyjnych. 14.Sprawdzenie poprawności wszystkich przyniesionych/nadesłanych przez uczestników kart w wyznaczonym terminie między zakończeniem akcji a losowaniem nagród. 15. Przygotowanie bazy danych uczestników imprezy. 16. Przygotowanie i przeprowadzenie uroczystego zakończenie gry miejskiej i wyłonienia laureatów imprezy. 17. Zapewnienie nagród dla zwycięzców gry: rzeczowych i pieniężnych. Zapewnienie minimum: a) jednej nagrody głównej pieniężnej dla zwycięzcy I miejsca w wysokości 2.000,00 zł netto ( po odprowadzeniu należnego podatku od nagrody) b) jednej nagrody pieniężnej dla zwycięzcy II miejsca w wysokości 1.500,00 zł netto ( po odprowadzeniu należnego podatku od nagrody) c) czterech nagród rzeczowych (aparatów fotograficznych o wartości nie mniejszej niż 600,00 zł) 18.Przekazanie Zamawiającemu praw do wykorzystywania autorskich koncepcji i rozwiązań Wykonawcy zastosowanych w Imprezie bez konieczności uzyskiwania zgody Wykonawcy.