Usługa organizacji czterech spotkań promujących kulturę polską i regionalną dla zagranicznych studentów programu ERASMUS przebywających w Uniwersytecie Gdańskim, w tym jednego spotkania powitalno-integracyjnego dla studentów ERASMUSA przyjeżdżających do 4 uczelni gdańskich - 600 osób (Politechniki Gdańskiej, Akademii Sztuk Pięknych, Gdańskiego Uniwersytetu Medycznego i Uniwersytetu Gdańskiego).

Opis przedmiotu przetargu: 1) Zamówienie obejmuje zorganizowanie 4 spotkań integracyjnych dla studentów zagranicznych przebywających w Uniwersytecie Gdańskim w ramach programu ERASMUS w semestrze letnim roku akademickiego 2012/2013 oraz semestrze zimowym 2013/2014, w tym jednego spotkania powitalno-integracyjnego dla studentów ERASMUSA przyjeżdżających do 4 uczelni gdańskich - 600 osób (Politechnika Gdańska, Akademia Sztuk Pięknych, Gdański Uniwersytet Medyczny i Uniwersytet Gdański). Ze względu na charakter spotkań powinny być one ukierunkowane na prezentacje polskich potraw, tradycji i kultury. Spotkania mają charakter interaktywny dlatego też w ofercie powinna być przewidziana możliwość samodzielnego przygotowania przez uczestników części posiłków , wystroju sali i stołów (w przypadku Wielkanocy i Wigilii). Do przygotowania posiłków konieczne będzie poza dostarczeniem składników zapewnienie dostępu do kuchni i akcesoriów kuchennych oraz miejsca do przygotowania pierniczków, mazurków, sałatek, barszczu czerwonego. W tym przypadku konieczne będzie również wsparcie profesjonalnego personelu kuchennego. Organizator musi zapewnić studentom wymagane do przygotowania posiłków jednorazowe rękawiczki oraz fartuchy. Biorąc pod uwagę zainteresowania uczestników niezbędne będzie zapewnienie bezpiecznego terenu na wolnym powietrzu wokół lokalu (np. las, park), który będzie można wykorzystać na zabawy integracyjne: 2) Majowy marsz na orientację będzie wymagał opracowania bezpiecznej trasy w lesie wokół obiektu - studenci muszą otrzymać mapy topograficzne z zaznaczonymi punktami orientacyjnymi, podczas tego spotkania przewidziane są również inne zabawy integracyjne na wolnym powietrzu wymienione w załączniku nr 2 3) Spotkanie wigilijne przewiduje spacer do lasu po choinkę, przygotowaną uprzednio przez organizatora. 4) Spotkanie wielkanocne przewiduje szukanie czekoladowych zajączków w lesie oraz tradycyjny polski śmigus dyngus na terenie wokół obiektu. 5) Odnośnie spotkania powitalnego dla studentów zagranicznych z 4 uczelni, które odbędzie się 27.09.2013r.; - Zamawiający udziela zamówienia w imieniu i na rzecz Uczelni wchodzących w skład porozumienia, którego kopia stanowi załącznik nr 9 (do SIWZ) 6) W pobliżu obiektu powinno być miejsce przeznaczone na rozpalenie ogniska podczas wszystkich spotkań (poza Wielkanocą). 3. Mając na uwadze ukierunkowanie spotkań na promowanie tradycji polskiej obiekt musi swoim charakterem i architekturą nawiązywać do kultury regionalnej, musi mieć też charakter stały nie tylko sezonowy. Wykonawca musi wskazać w załączniku nr 1 (do SIWZ) konkretny obiekt, w którym będą odbywały się spotkania. 4. Ze względu na koszty dojazdu miejsce spotkań (obiekt) musi być położone w promieniu do 20 kilometrów od Rektoratu Uniwersytetu Gdańskiego, (adres: ul. Bażyńskiego 1A, 80-952 Gdańsk). Zamawiający zastrzega, iż każde ze spotkań musi odbyć się w tym samym miejscu (w tym samym obiekcie). Niezależnie od ilości osób podczas każdego ze spotkań, cały obiekt powinien być do dyspozycji Zamawiającego. 5. Wykonawca zobowiązuje się do udostępnienia Zamawiającemu obiektu zapewniającego 600 miejsc siedzących w zamkniętych pomieszczeniach z ogrzewaniem. 6. Wykonawca zapewnia sprzęt multimedialny na potrzeby każdego ze spotkań. 7. W obiekcie obok sali konferencyjnej ma znajdować się oddzielne pomieszczenie, w którym odbywać się będzie dyskoteka i występ zespołu folklorystycznego. 8. Dyskoteka musi być prowadzona w języku angielskim. 9. Menu podczas spotkań dla studentów (wg. załącznika nr 2 i 6 do SIWZ), musi być opisane w jęz. angielskim. Stół na którym postawione zostaną potrawy ma być opatrzony kartonikami z angielskojęzycznym opisem danego produktu. 10. Obsługa spotkań studentów musi komunikować się z uczestnikami w języku angielskim. 11. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w formularzu cenowym - załącznik nr 2 do SIWZ. Skład menu przewidziany dla jednej osoby, z podaniem gramatury produktów znajduje się w załączniku nr 6 do SIWZ (4 zakładki odpowiednio dla każdego spotkania).