Przygotowanie i realizację kampanii promocyjnej klastra Dolina Ekologicznej Żywności i jego oferty rynkowej oraz organizację cyklicznych spotkań tematycznych (ekoforów) w ramach projektu pt. Rozwój klastra Dolina Ekologicznej Żywności

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi przygotowania i realizacji kampanii promocyjnej klastra Dolina Ekologicznej Żywności i jego oferty rynkowej oraz organizacji cyklicznych spotkań tematycznych (ekoforów) w ramach projektu pt. Rozwój klastra Dolina Ekologicznej Żywności, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013. Zamówienie składa się z II zadań : Zadanie I - przygotowanie i realizacja kampanii promocyjnej klastra i jego oferty rynkowej, na którą złożą się następujące działania: 1)Działania PR i Publicity, w tym: Bieżące kontakty z mediami, przy współpracy z Koordynatorem projektu oraz biurem Klastra DEŻ; co najmniej 1 raz w miesiącu podczas trwania umowy; Monitoring mediów; raportowany co najmniej raz na kwartał; Przygotowanie materiałów do prezentacji w mediach, analiza i dobór mediów, doradztwo medialne; Pełna organizacja briefingów, konferencji lub spotkań o charakterze informacyjnym z mediami; Aranżowanie wywiadów w mediach przy współpracy z Koordynatorem projektu oraz biurem Klastra DEŻ; Redagowanie tekstów (wyszukiwanie tematów, prowadzenie wywiadów i redagowanie artykułów), tworzenie materiałów multimedialnych, wywiadów z beneficjentami projektu, materiałów dźwiękowych, filmowych, fotograficznych oraz pełna aktualizacja strony projektu w całym okresie realizacji przedmiotu umowy. 2)Kampania w Internecie, w tym: Przygotowanie mailingu html; Przygotowanie spotu reklamowego video o długości minimum 30 sek. do emisji w Internecie; Działania mailingowe do wybranych grup docelowych; minimum do 100 000 użytkowników; Działania reklamowe na co najmniej 10 wybranych portalach branżowych sprofilowanych pod wybraną grupę docelową lub kategorię produktów. 3)Kampania w prasie w tym: Przygotowanie reklamy do prasy; Reklama w dowolnej formie w ogólnopolskiej prasie branżowej i prasie regionalnej w minimum 3 gazetach regionalnych (lubelskie, świętokrzyskie, podkarpackie). 4)Narzędzia dodatkowe - wskazane przez Wykonawcę, w tym: Wykonawca zaproponuje dodatkowe narzędzia w planowanej kampanii, podając optymalną zdaniem Wykonawcy ilość, czas emisji, liczbę powtórzeń w cyklu i inne parametry związane z wykorzystaniem podanych narzędzi. Wykonawca może przedstawić różne rozwiązania ATL, BTL, także te z zakresu ambient marketingu jako niestandardowe, jednorazowe realizacje marketingowe, łączące dziedziny ATL i BTL. Wskazane przez Wykonawcę w ofercie narzędzia dodatkowe powinny mieć charakter wzmacniający i uzupełniający zasięg kampanii informacyjno-promocyjnej. Zadanie II - organizacja cyklicznych spotkań tematycznych (ekoforów), w tym: 1)Organizacja 33 spotkań (1 w miesiącu) o charakterze informacyjno-warsztatowym na poziomie lokalnym (powiatów) w województwach: lubelskim, podkarpackim, świętokrzyskim, podlaskim i warmińsko-mazurskim. 2)Przedstawienie przez Wykonawcę do akceptacji Zamawiającego dokładnych lokalizacji spotkań - Zamawiający może zażądać zmiany poszczególnych lokalizacji. 3)Zapewnienie uczestnictwa w każdym spotkaniu co najmniej 20 osób, z poniższych grup: przedsiębiorcy z branży spożywczej, obecni i potencjalni producenci produktów ekologicznych, przedstawiciele samorządów (powiatów i gmin) zajmujący się rolnictwem oraz promocją, przedstawiciele mediów lokalnych. 4)Zapewnienie na każde spotkanie minimum 4 prelekcji oraz panelu dyskusyjnego i części warsztatowej - wśród prelegentów należy uwzględnić: eksperta IUNG, eksperta ds. techniki/technologii branżowej, eksperta ds. przetwórstwa ekologicznego, eksperta ds. pozyskiwania środków na inwestycje. 5)Przygotowanie na każde spotkanie dokładnej agendy oraz ustalenie z Zamawiającym tematyki spotkania. 6)Zapewnienie odpowiedniej sali oraz obsługi technicznej (minimum nagłośnienie, rzutnik, ekran, flipchart) przedstawionej do akceptacji przez Zamawiającego. 7)Zapewnienie cateringu na bazie ekologicznych produktów. Szczegółowy zakres prac został określony w opisie przedmiotu zamówienia, który stanowi załącznik Nr 2 SIWZ