Świadczenie usług marketingowych

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług marketingowych. Przedmiot zamówienia obejmuje bieżące kompleksowe doradztwo marketingowe dotyczące wszelkich zagadnień związanych ze sprzedażą wyrobów (izolatorów, osłon izolacyjnych, rur, koszulek szkłoepoksydowych) produkowanych przez Zamawiającego na rynku globalnym, pozyskanie nowych klientów w sposób i na warunkach określonych w rozdz. 3 ust. 1 pkt 7) SIWZ oraz czynne uczestnictwo podczas procesów reklamacyjnych. 1. Sposób realizacji zamówienia. Zakres obowiązków: 1) Kompleksowa obsługa klientów kanału sprzedaży. 2) Samodzielne prowadzenie negocjacji rocznych z wszystkimi klientami (WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, EXPORT – sprzedaż towarów wytwarzanych w danym kraju podmiotom zagranicznym) Zamawiającego w zakresie prognozowania zamówień, cen i rabatów na wyroby Zamawiającego. 3) Bieżące negocjacje z klientami w zakresie uzgodnień technicznych i ekonomicznych. 4) Prowadzenie rozmów i korespondencji z klientami kanału sprzedaży w języku niemieckim i angielskim. Wykonawca będzie miał obowiązek odpowiedzi na wszystkie maile, które wpłyną na jego adres mailowy lub zostaną mu przekazane przez Dział Marketingu i Sprzedaży Zamawiającego. 5) Prowadzenie rozmów z klientami Zamawiającego w zakresie wskazanym przez Zamawiającego. 6) Dbanie o budowanie i utrzymywanie pozytywnych relacji ze stałymi klientami Zamawiającego. 7) Pozyskiwanie nowych klientów. Wykonawca będzie zobowiązany do pozyskania min. 2 nowych klientów w okresie obowiązywania umowy. Za nowego klienta rozumie się podmiot, któremu Zamawiający nie sprzedawał do dnia zawarcia niniejszej umowy jakichkolwiek towarów. Za pozyskanie klienta uważa się doprowadzenie do transakcji sprzedaży wyrobów, tzn. do zawarcia umów sprzedaży (pozyskania zamówień) na kwotę 250.000,00 euro netto w każdym z nw. etapów: I etap: do 120 dni liczonych od dnia zawarcia umowy o zamówienie publiczne, II etap: do 120 dni liczonych od dnia zakończenia I etapu, III etap: w okresie pozostałym do końca trwania umowy o zamówienie publiczne, liczonym od dnia zakończenia II etapu do dnia zakończenia umowy tj. do dnia 31.07.2021r. 8) Wypracowywanie propozycji, które obejmują zmiany techniczne i technologiczne. Wykonawca będzie zgłaszał Zamawiającemu dokładny opis proponowanych zmian w formie pisemnej. 9) Codzienna współpraca z Działem Marketingu i Sprzedaży Zamawiającego, w formie pisemnej, telefonicznej i mailowej, w zakresie właściwego wdrożenia ustaleń centralnych. 10) Czynne uczestnictwo w całym procesie reklamacyjnym dot. zarówno dotychczasowych, jak i nowo pozyskanych klientów Zamawiającego. 11) Analiza rynku z uwzględnieniem firm konkurencyjnych w zakresie aktywności rynkowej Zamawiającego. Wykonawca będzie miał obowiązek sporządzania miesięcznych pisemnych raportów z podejmowanych czynności, zawierających wskazanie daty spotkania, strony spotkania oraz tematów rozmów z kontrahentem i dostarczania ich Kierownikowi Działu Marketingu i Sprzedaży do ostatniego dnia każdego miesiąca. 12) Przyjazdy jeden raz w tygodniu do siedziby Zamawiającego – na 4 godziny. 2. Wymagania dot. Wykonawcy: 1) Bardzo dobra znajomość języka niemieckiego i angielskiego – poziom C2. 2) Minimum 3 – letnie doświadczenie na rynku globalnym w sprzedaży wyrobów stosowanych w branży elektroenergetycznej lub aplikacji budowanych na bazie tych wyrobów potwierdzone udokumentowanym doświadczeniem zawodowym. 3) Umiejętność negocjacji i łatwość nawiązywania kontaktów. 4) Wysoko rozwinięte umiejętności sprzedażowe i negocjacyjne. 5) Pełna dyspozycyjność. 6) Przyjazdy jeden raz w tygodniu do siedziby Zamawiającego – na 4 godziny. 7) Gotowość do odbywania podróży biznesowych w Polsce, na terenie Europy i poza kontynent europejski na wyłączny koszt i ryzyko Wykonawcy. 8) Posiadanie własnego samochodu osobowego w celu dojazdów do klientów i do siedziby Zamawiającego. 3. Zamawiający wymaga osobistego wykonywania przez Wykonawcę kluczowych części zamówienia, tj: 1) Kompleksowa obsługa klientów kanału sprzedaży. 2) Samodzielne prowadzenie negocjacji rocznych z wszystkimi klientami (WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, EXPORT – sprzedaż towarów wytwarzanych w danym kraju podmiotom zagranicznym) Zamawiającego w zakresie prognozowania zamówień, cen i rabatów na wyroby Zamawiającego. 3) Prowadzenie rozmów i korespondencji z klientami w języku niemieckim i angielskim. Wykonawca będzie miał obowiązek odpowiedzi na wszystkie maile, które wpłyną na jego adres mailowy lub zostaną mu przekazane przez Dział Marketingu i Sprzedaży Zamawiającego. 4) Dbanie o budowanie i utrzymywanie pozytywnych relacji ze stałymi klientami Zamawiającego. 5) Pozyskiwanie nowych klientów. Wykonawca będzie zobowiązany do pozyskania min. 2 nowych klientów w okresie obowiązywania umowy. Za nowego klienta rozumie się podmiot, któremu Zamawiający nie sprzedawał do dnia zawarcia niniejszej umowy jakichkolwiek towarów. Za pozyskanie klienta uważa się doprowadzenie do transakcji sprzedaży wyrobów, tzn. do zawarcia umów sprzedaży (pozyskania zamówień) na kwotę 250.000,00 euro netto w każdym z nw. etapów: I etap: do 120 dni liczonych od dnia zawarcia umowy o zamówienie publiczne, II etap: do 120 dni liczonych od dnia zakończenia I etapu, III etap: w okresie pozostałym do końca trwania umowy o zamówienie publiczne, liczonym od dnia zakończenia II etapu do dnia zakończenia umowy tj. do dnia 31.07.2021r. 6) Codzienna współpraca z Działem Marketingu i Sprzedaży Zamawiającego w formie pisemnej, telefonicznej i mailowej, w zakresie właściwego wdrożenia ustaleń centralnych. 7) Czynne uczestnictwo w całym procesie reklamacyjnym dot. zarówno dotychczasowych, jak i nowo pozyskanych klientów Zamawiającego. 8) Przyjazdy jeden raz w tygodniu do siedziby Zamawiającego – na 4 godziny. 9) Analiza rynku z uwzględnieniem firm konkurencyjnych w zakresie aktywności rynkowej Zamawiającego. Wykonawca będzie miał obowiązek sporządzania miesięcznych pisemnych raportów z podejmowanych czynności, zawierających wskazanie daty spotkania, strony spotkania oraz tematów rozmów z kontrahentem i dostarczania ich Kierownikowi Działu Marketingu i Sprzedaży do ostatniego dnia każdego miesiąca. 4. Wykonawca zobowiązany jest do ponoszenia wszystkich kosztów niezbędnych do prawidłowego świadczenia usługi marketingowej, w tym w szczególności kosztów dojazdów do klientów i do siedziby Zamawiającego, noclegów, wyżywienia, kosztów reprezentacyjnych i innych kosztów związanych z realizacją zamówienia. 5. Wstępna ocena pracy Wykonawcy dokonywana będzie przez Kierownika Działu Marketingu i Sprzedaży Zamawiającego na podstawie miesięcznych raportów Wykonawcy. Kierownik Działu Marketingu i Sprzedaży będzie dostarczał Dyrektorowi Zamawiającego w terminie do 14 dni kalendarzowych po upływie każdego miesiąca pisemną ocenę realizacji niniejszej umowy ze wskazaniem czy zamówienie wykonywane jest zgodnie z obowiązkami Wykonawcy zawartymi w umowie i SIWZ. 6. Wykonawca nie ma prawa dostępu do baz danych Zamawiającego oraz korzystania z nośników elektronicznych Zamawiającego, w szczególności komputerów, tabletów. 7. Klauzula o zakazie konkurencji. 1) Zakaz konkurencji w czasie trwania umowy: Zamawiający wymaga aby Wykonawca w czasie zawartej umowy wykonywał pracę tylko i wyłącznie na rzecz Zamawiającego. Wykonawcy nie będzie wolno: a) pozostawać w stosunku prawnym z firmą prowadzącą działalność konkurencyjną, b) prowadzić we własnym imieniu lub za pośrednictwem innych osób przedsiębiorstwa konkurencyjnego w stosunku do Zamawiającego, c) doradzać firmom konkurencyjnym, d) zawierać z firmami konkurencyjnymi umów, które mogą źle wpłynąć na interesy Zamawiającego. W przypadku naruszenia przez Wykonawcę zapisów o zakazie konkurencji w czasie trwania umowy Zamawiający będzie miał prawo do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia z winy Wykonawcy. Wykonawcy zostanie naliczona kara w wysokości 10% wartości brutto ogólnej ceny ofertowej za każdy stwierdzony przypadek naruszenia. Powyższe zapisy dot. również Podwykonawcy oraz innych podmiotów biorących udział w postępowaniu. 2) Zakaz konkurencji po ustaniu umowy. Przez okres 24 miesięcy od dnia zakończenia umowy o zamówienie publiczne Wykonawca nie będzie mógł udostępniać żadnych informacji uzyskanych od Zamawiającego oraz pozyskanych przez Wykonawcę podczas trwania umowy o niniejsze zamówienie publiczne. Zakazem objęte zostają: a) dane dot. technologii produkcji wyrobów Zamawiającego, b) dane o kosztach produkcji, c) źródła dostaw, d) nazwy i adresy klientów Zamawiającego. Zakaz konkurencji nie obejmuje informacji powszechnie udostępnionych przez Zamawiającego. W przypadku stwierdzenia naruszenia ww. zapisów Zamawiającemu przysługuje 10% wartości brutto ogólnej ceny ofertowej za każdy stwierdzony przypadek naruszenia, odszkodowanie oraz dochodzenie roszczeń na drodze sądowej za utracone z powodu działania Wykonawcy korzyści. Wszystkie spory dot. realizacji niniejszego zobowiązania będą rozpatrywane zgodnie z prawem polskim, przez sąd powszechny właściwy ze względu na siedzibę Zamawiającego. Usługi będą wykonywane od dnia podpisania umowy, jednak nie wcześniej niż od 01.08.2020r., do dnia 31.07.2021r.