Organizacja i przeprowadzenie imprezy -Promocja terenu LGR Zalew Wiślany oraz zachowań proekologicznych poprzez organizację imprezy plenerowej

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest; 1.Organizacja i przeprowadzenie imprezy w ramach projektu Promocja terenu LGR Zalew Wiślany oraz zachowań proekologicznych poprzez organizację imprezy plenerowej. W dniu 16.09.2012r. zorganizowana zostanie jednodniowa otwarta impreza promująca obszar objęty LSROR (10 godzin). Spotkanie zostanie zorganizowane w miejscowości Płoskinia na dz. Nr 126/3, 125/1- boisko szkolne. Harmonogram imprezy: 10,00 - rozstawienie stoisk, przygotowywanie imprezy, 15,00-uroczyste otwarcie (przywitanie gości, prezentacja stoisk z twórczością ludową, stoisk z przygotowanym potrawami rybnymi, regionalnymi), 15,30 - konkurencje tematyczne związane z obszarem objętym LSROR (quiz podczas którego zadawane będą pytania dotyczące obszaru objętego LSROR), 16,00 - wręczenie nagród i upominków, 17,00 - występ dietetyka na scenie lub sali widowiskowej, 16,00 - przegląd zespołów szanty-disco, 16,00 - poczęstunek dla uczestników, 17,00 - konkurencje tematyczne związane z obszarem objętym LSROR - część II (quiz podczas którego zadawane będą pytania dotyczące obszaru objętego LSROR), 18,00 - wręczenie nagród i upominków za część II, 20,30 - gwiazda wieczoru i zabawa taneczna. 2.Przedmiot zamówienia obejmuje realizację i wykonanie następujących zadań; 1)Plakaty promocyjne - zaprojektowanie wydruku i dystrybucja 500 szt. plakatów promujących kampanię i obszar objęty LSROR. Plakat oparty o nowoczesną grafikę z wyraźnym przesłaniem promocyjnym. Format B2, papier kredowy, kolor 4/0 (jednostronnie), lakier dyspersyjny, brak listwowania, ilość stron: 1. Wykonane plakaty zostaną rozwieszone przed imprezą, będą zawierały hasło przewodnie, datę i miejsce imprezy, logotypy instytucji finansujących oraz informację o planowanym przebiegu imprezy jak również krótkie informacje na temat obszaru w celu jego wypromowania i ukazania atrakcyjności. Wizualizacja projektów zatwierdzona musi być przez Zamawiającego - protokołem. 2)Ogłoszenia promocyjne w prasie - zamieszczone zostaną 2 ogłoszenia promocyjne w prasie ponadregionalnej, zamieszczone przed imprezą, zawierające informacje o miejscu, harmonogramie, instytucji finansującej. Wymiar 10 cm x 7 cm. Wizualizacja projektów zatwierdzona musi być przez Zamawiającego - protokołem. 3)Gadżety promocyjny - zakup i dystrybucja gadżetów opatrzonych logo UE, PO Ryby, oraz LGR Zalew Wiślany, które będą stanowiły element promocji obszaru (gadżety bezpłatnie rozdane uczestnikom imprezy): - flagi na lusterka z logiem 500 szt., - smycze 500 szt., - długopisy 250 szt., - balony 1000 szt. Zapewnienie 2 osób do rozdania, pawilon ogrodowy. Wizualizacja gadżetów zatwierdzona musi być przez Zamawiającego - protokołem. Lista wydanych gadżetów promocyjnych sporządzona na druku dostarczonym przez Zamawiającego. 4)Potrawy rybne - przygotowanie i dystrybucja potraw rybnych dla uczestników imprezy (degustacja potraw) - 500 porcji (porcja ok. 150 gram), w tym; leszcz wędzony (dzwony) -300 porcji, leszcz w occie -100 porcji, kotlety z leszcza -100 porcji. Zapewnienie 3 osób do wydawania potraw, pawilon ogrodowy. 5)Poczęstunek dla uczestników - poczęstunek dla uczestników imprezy - 750 porcji (porcja ok. 150 gram) ciepłych posiłków składających się z potraw regionalnych, które przyczynią się do promocji obszaru objętego LSROR (bigos po warmińsku-250 porcji., warmińska zupa rybna - 250 porcji, pikantny barszcz po warmińsku -250 porcji., pieczywo, dodatki). Zapewnienie 3 osób do wydawania potraw, pawilon ogrodowy. 6)Dietetyk - kampania podczas imprezy - specjalista dietetyk przeprowadzi wykład (3 godziny) przekonując uczestników do konsumowania ryb. Przeprowadzona kampania pozwoli na wypromowanie terenu objętego LSROR, zachęci do jego odwiedzania np. po zakup ryb lub innych produktów rybnych, uatrakcyjni organizowana imprezę promocyjną. Miejsca, w których odbędą się spotkania należy oznaczyć logotypami. Spotkanie przeprowadzone na boisku sportowym lub Sali sportowej ZS Płoskinia. Miejsce organizacji spotkania zapewnia Zamawiający. Zamawiający zatwierdza plan wykładu. 7)Naczynia jednorazowe (talerzyki, sztućce, kubeczki) - zapewnienie jednorazowych naczyń uczestnikom imprezy do degustacji zupy rybnej, innych potraw. Talerzyki- 1000 szt., miseczki -1000 sztuk, sztućce - 2000 szt., naczynia jednorazowe - 1000 szt. 8)Osoba prowadząca spotkanie - osoba, która będzie prowadziła imprezę, konkursy, jak również przekazywać będzie odpowiednie informacje dla uczestników - zapoznanie uczestników z terenem objętym LSROR, dziedzictwem kulturalnym występującym na jego obszarze (10 godzin). Zakres przekazywanych informacji uzgodniony z Zamawiającym. 9)Nagrody za udział w konkursach - za udział w organizowanych quizach przewidziano nagrody rzeczowe za I, II, III miejsce oraz wyróżnienia; książki 20 szt. i atlasy edukacyjne o tematyce obszaru objętego LSROR 20 szt., sprzęt wędkarski 20 szt., kubki z nadrukiem 20 szt.. Nagrody opatrzone logo UE, PO Ryby, oraz LGR Zalew Wiślany. Lista wydanych nagród sporządzona na druku dostarczonym przez Zamawiającego 10)Obsługa medyczna imprezy - zapewnienie karetki odpowiadającej wyposażeniu karetce podstawowej P Państwowego Systemu Ratownictwa z dwoma uprawnionymi Ratownikami Medycznymi. Dostępność podczas imprezy przez 8 godzin. 11)Opłata ryczałtowa za prąd elektryczny należy określić i opłacić opłatę ryczałtową za prąd podczas trwania całej imprezy promocyjnej (od godz. 8,00 do 24,00). 12)Wywóz nieczystości, śmieci - usługa wynajmu niezbędna do zapewnienia porządku w trakcie organizowanej imprezy promocyjnej ale i również po jej zakończeniu; kosze na śmieci (wynajem -20 szt, ), kontenery na śmieci (2 kontenery), wywóz zebranych nieczystości, utylizacja nieczystości. 13)Osoby porządkowe - usługa zapewniona na czas trwania imprezy plenerowej pozwalająca na zachowanie terenu i miejsca spotkania w należytym porządku i czystości (po imprezie posprzątanie terenu) - 4 osoby przez 12 godzin. 14) Wynajem kabin WC - wynajem i obsługa standardowych kabin sanitarnych na czas trwania imprezy - szt. 8 o normalnym standardzie wyposażenia oraz 1 sztuka tzw. VIP ( z dostępem do bieżącej wody ) - łącznie 9 kabin. 15) Atrakcje dla dzieci i młodzieży (wynajem) - w trakcie imprezy należy zapewnić dla dzieci i młodzieży następujące atrakcje (rozstawienie oraz obsługa): - dmuchany zamek duży wym. min. 8,5 m x 5 m x 5 m o tematyce bajkowej (w godzinach od 12,00 do 20,00), - mały zamek z trampoliną wym. min. 6 m x 5 m x 4,5 m o tematyce bajkowej (w godzinach od 12,00 do 20,00), - kostiumy maskotki duże 8 sztuk o tematyce rybnej oraz bajkowej (zapewnienie 8 osób w godzinach od 15,00 do 20,00). 3.Zamawiający wyznacza termin dokonania wizytacji terenu imprezy przez Wykonawców do dnia 29.08.2012r., która zostanie potwierdzona protokołem podpisanym przez Zamawiającego. Osobą wyznaczoną do podpisania protokołu z ramienia Zamawiającego jest Pan Łukasz Korneluk tel. 556208605, kom. 605361213 w godz. 8,00-15,00 w dni robocze. 4.Przed podpisaniem umowy na realizację przedmiotu zamówienia Zamawiający będzie żądał przedłożenia niżej wymienionych umów; 1)na dostawę ryby wykorzystywanej do sporządzenia potraw rybnych pochodzącym z terenu objętego działaniem Lokalnej Grupy Rybackiej Zalew Wiślany. 2)z wykonawcą Warmińskich potraw regionalnych pochodzącym z terenu objętego działaniem Lokalnej Grupy Rybackiej Zalew Wiślany.