Organizacja jednodniowego spotkania standaryzującego w ramach projektu pn. Modernizacja kształcenia zawodowego w Małopolsce

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja jednodniowego spotkania standaryzującego w ramach projektu pn. Modernizacja kształcenia zawodowego w Małopolsce, na które składa się: a) udostępnienie sali konferencyjnej, wyposażonej w niezbędny sprzęt, mogącej pomieścić 280 osób w ustawieniu teatralnym, b) zapewnienie obsługi gastronomicznej, c) zapewnienie pełnego personelu obsługowego, d) zapewnienie uczestnikom spotkania ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków powstałych na terenie obiektu, w którym odbędzie się konferencja oraz ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za szkody powstałe na terenie obiektu, w którym odbędzie się konferencja. 2. W spotkaniu standaryzującym udział weźmie łącznie 280 uczestników. 3. Obiekt, w którym odbędzie się spotkanie standaryzujące winien znajdować się w Krakowie w odległości nie większej niż 7 km od centrum Krakowa (odległość mierzona od Dworca Głównego w Krakowie, Plac Kolejowy 1, 31-154 Kraków, za pomocą portali umożliwiających pomiar odległości tj. mapa.pf.pl; www.targeo.pl; www.zumi.pl lub podobnych). Obiekt w ramach prowadzonej działalności musi mieć możliwość serwowania całodziennego wyżywienia oraz udostępnienia sal konferencyjnych wraz z wyposażeniem. Obiekt nie może być w trakcie prac remontowych. Obiekt musi dysponować parkingiem z liczbą miejsc parkingowych min. 50, dostępnych dla Zamawiającego w trakcie trwania spotkania. Część konferencyjna oraz restauracyjna obiektu winny znajdować się w tym samym budynku. 4. Sala konferencyjna winna być wyposażona w klimatyzację, posiadać dostęp do zaplecza sanitarnego oraz pełne zabezpieczenie technicznym tj. rzutnik + ekran multimedialny, dostęp do komputera, dostęp do sieci internetowej, nagłośnienie, co najmniej dwa mikrofony - w tym jeden mikrofon bezprzewodowy, odpowiednia ilość krzeseł do ilości uczestników (w ustawieniu teatralnym). 5. W ramach wykonania zamówienia Wykonawca zapewni obsługę gastronomiczną, wykonując następujące świadczenia: - 2x przerwa kawowa (każda dla 280 osób) - kawa 200ml/os, herbata 200ml/os, woda mineralna 200ml/os, ciastka (kruche lub bankietowe, min. 2 szt/os), mleko do kawy, cytryna, cukier. Podane wartości dotyczą 1 przerwy kawowej. - lunch w formie bufetowej (dla 280 osób) - 2 wersje ciepłego dania (mięsna/bezmięsna) 1 porcja/os każdego z dań, dodatki (ziemniaki, 2 rodzaje sałatek), napoje (2 rodzaje soku owocowego, woda mineralna 200ml/os). Wykonawca winien dostosować czas obsługi gastronomicznej do harmonogramu spotkania przesłanego przez Zamawiającego na dwa dni przed terminem realizacji zamówienia. 6. Wykonawca zapewni na czas spotkania personel obsługowy, w tym w szczególności: - pracowników odpowiedzialnych za obsługę sali konferencyjnej (podłączenie/odłączenie sprzętu technicznego), - pracowników recepcji, - co najmniej dwóch kelnerów/kelnerek na czas serwowania posiłków oraz podczas przerw kawowych