ROPS.PSO.3321.46.2013 - Usługa hotelarsko-gastronomiczna obejmująca obsługę dwudniowej konferencji dla liczby osób nie większej niż 90

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest usługa świadczona przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe ujęta we Wspólnym Słowniku Zamówień Publicznych pod numerem CPV: 55270000-3, dotycząca obsługi konferencji, która odbędzie się w dniach 9-10 grudnia 2013 roku. W spotkaniu uczestniczyć będzie grupa nie większa niż 90 osób. Usługa obejmuje 1 nocleg oraz wyżywienie, na które składają się: 1 śniadanie, 2 obiady, 1 kolacja i 4 przerwy kawowe oraz udostępnienie zaplecza konferencyjnego i sprzętu podczas konferencji - 4 sale konferencyjne: jedna duża mieszcząca do 90 osób oraz trzy mniejsze mieszczące do 25 osób każda. Zamawiający zastrzega możliwość zakwaterowania do 10 osób w dzień poprzedzający konferencję oraz zorganizowanie wyżywienia dla tych osób (śniadanie). Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił 10 pokoi jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania. 1. Świadczenie usługi polega na zapewnieniu noclegów, wyżywienia oraz udostępnieniu zaplecza konferencyjnego i sprzętu podczas konferencji w obiekcie o standardzie minimum 3 gwiazdek. Obiekt powinien być o standardzie nie mniejszym niż dla hoteli zaszeregowanych do kategorii *** (trzy gwiazdki) zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19.08.2004 w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie. 2. Wykonawca zapewni realizację konferencji na terenie województwa śląskiego. 3. Wykonawca i obiekt muszą spełnić następujące warunki szczegółowe: a) baza noclegowa, żywieniowa oraz sale konferencyjne muszą znajdować się w tym samym budynku. Nie dopuszcza się zakwaterowania w domkach, b) wszystkie pokoje z pełnym węzłem sanitarnym (łazienka z prysznicem lub wanną) i telewizorem, c) obiekt powinien być dostosowany do przyjęcia osób niepełnosprawnych (podjazdy, windy, toalety, pokoje), d) zapewnić bezpłatny parking dla uczestników konferencji, e) zakwaterować uczestników w pokojach jednoosobowych oraz dwuosobowych uwzględniając płeć uczestników oraz zapewnić 10 pokoi jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania. Zamawiający wymaga aby Wykonawca zagwarantował oddzielne łóżko dla każdego uczestnika, f) zapewnić zakwaterowanie uczestników i organizatorów przed rozpoczęciem konferencji, g) zapewnić wodę mineralną na sali konferencyjnej przez cały okres trwania konferencji, h) po wykwaterowaniu zapewnić wydzielone pomieszczenie w celu przechowania bagażu od wymeldowania do zakończenia spotkania, i) zaplecze konferencyjne - klimatyzowane sale (wyposażona w system klimatyzacji, nie dopuszcza się klimatyzatorów przenośnych), przystosowane do wielkości grupy w układzie kinowym, z oknem i dostępem do światła dziennego. Muszą posiadać odpowiednie oświetlenie i właściwą temperaturę oraz być wyposażone w system nagłośnienia, notebook, rzutnik multimedialny, stolik pod rzutnik, ekran do projekcji lub białą ścianę odpowiedniej wielkości, tablicę flipchart + odpowiednie kartki oraz pisaki, krzesła, stoły/stoliki. Nie dopuszcza się realizacji konferencji w sali, w której podawane są posiłki (śniadanie, obiad, kolacja, przerwa kawowa), j) zapewnić możliwość oznakowania plakatem holu, wejść oraz wnętrz sal, w których odbywać się będzie konferencja, k) udostępnić dla organizatorów miejsca na recepcję w celu umożliwienia prowadzenia rejestracji uczestników (stoisko składające się ze stołu pokrytego materiałem ozdobnym, czterech krzeseł oraz zasilania). 4. Wyżywienie w trakcie konferencji: a) śniadanie - podane w formie bufetu szwedzkiego - przynajmniej jedno danie gorące dla uczestnika oraz przekąski zimne, pieczywo jasne, ciemne. Napoje: herbata/kawa, soki, woda mineralna + cytryna, cukier, śmietanka; b) obiad - składający się z dwóch dań, uwzględniający zupę, mięsa, sosy do mięs, bukiet surówek, ziemniaki/ryż/frytki, pieczywo i inne dodatki w tym kompot/sok/napój/woda mineralna oraz deser (ciastko/lody/mus itp ). Napoje: herbata/kawa, soki, woda mineralna + cytryna, cukier, śmietanka; c) kolacja - składająca się z przekąski, dwóch dań gorących, bukietu warzyw, surówek/sałatek oraz deseru. Napoje: herbata/kawa, soki, woda mineralna + cytryna, cukier, śmietanka; d) przerwa kawowa na którą składają się: herbata/kawa, cytryna, cukier, śmietanka, zimne napoje (soki, woda mineralna) oraz ciastka lub drobne ciasteczka, różne owoce (m.in. banany, jabłka, winogrona itp.). Należy zapewnić obsługę kelnerską przerw kawowych celem bieżącego uzupełniania elementów przerwy kawowej; e) w przypadku osób nie spożywających potraw mięsnych (lub innych produktów) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia odpowiedniego wyżywienia, nie zawierającego wyżej wymienionych składników; f) określenie gramatury dań gorących dla jednego uczestnika konferencji: - zupa - 300 ml, - mięso - 150 g, - sos do mięsa - 20 g, - bukiet surówek - 150 g, - ziemniaki/ryż/frytki - 200 g.