Zaprojektowanie, wykonanie, zainstalowanie, uruchomienie i wdrożenie Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest dostawa terenowego miernika do pomiaru zawartości chlorofilu, flawonoidów oraz antocyjanów w liściach dla Instytutu Ekologii Terenów Uprzemysłowionych. Przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie, wykonanie, zainstalowanie, uruchomienie i wdrożenie Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Instytutu Ekologii Terenów Uprzemysłowionych (dalej IETU) wraz z systemami wspomagającymi tj. Systemem Centralnego Wydruku oraz Systemem Rejestracji Czasu Pracy, zwanego dalej Systemem, realizującego zadania Elektronicznego Obiegu Dokumentów w IETU. Realizacja zamówienia ma na celu zbudowanie jednolitego, bezpiecznego i niezawodnego systemu elektronicznego zarządzania przepływem dokumentów, wspierającego statutowe zadania IETU, zwiększającego efektywność procesów związanych z obiegiem dokumentów oraz skrócenie czasu dostarczenia informacji niezbędnych do podejmowania decyzji strategicznych. System Elektronicznego Obiegu Dokumentów ma za zadanie: - umożliwić automatyzację obiegu informacji m.in. w procesach gospodarowania majątkiem trwałym, planowania, zarządzania i finansowania zadań/projektów, - wspierać pracowników w procesie realizowania przez nich badań naukowych, - poprawić jakość informacji przez likwidację gromadzenia tych samych informacji w różnych lokalizacjach, a co za tym idzie zlikwidować wielokrotność wprowadzania tych samych danych, - ułatwić analizy niezbędne dla zarządzania działaniami IETU, w różnych horyzontach czasowych. System Elektronicznego Obiegu Dokumentów dotyczy obiegu tylko i wyłącznie dokumentów jawnych, nieoznaczonych żadną z klauzul w obszarze dokumentów chronionych. Zamawiający wymaga, aby zamawiane rozwiązanie charakteryzowało się: - skalowalnością infrastruktury sprzętowo-programowej, - wsparciem wirtualizacji przez infrastrukturę sprzętową i systemy operacyjne, - możliwością migracji do nowszych rozwiązań sprzętowych i systemowych, - zabezpieczeniem przed utratą danych i systemów, - interfejsem graficznym o wysokim poziomie ergonomii i możliwością adaptacji do potrzeb użytkownika, - zachowaniem ciągłości realizowanych przez Zamawiającego zadań wraz ze wzrostem efektywności ich wykonywania. Przedmiot zamówienia obejmuje w szczególności: - analizę przedwdrożeniową oraz opracowanie projektu wdrożenia Systemu; - dostawę oprogramowania; - dostawę urządzeń; - przeprowadzenie szkoleń; - wdrożenie Systemu; - serwis i gwarancję urządzeń; - usługi wsparcia i aktualizacji oprogramowania. Zamawiający przewiduje realizację zamówienia w etapach - Etap I Dostawa sprzętu i licencji oraz wdrożenie Systemu Centralnego Wydruku (SCW), zakończone szkoleniami; - Etap II Dostawa sprzętu i licencji oraz wdrożenie Systemu Rejestracji Czasu Pracy RCP, zakończone szkoleniami; - Etap III Analiza przedwdrożeniowa (analiza procesów zachodzących w firmie, opracowanie Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt (RWA);; - Etap IV Dostawa sprzętu i licencji Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów (SOD); - Etap V opracowanie projektu wdrożenia SOD; - Etap VI wdrożenie SOD, oraz szkolenia z zakresu SOD; - Etap VII akceptacja i przekazanie dokumentacji. Zamawiający dopuszcza równoległą realizację etapów, z zastrzeżeniem, że całość zamówienia należy zrealizować w terminie określonym w pkt. 15.1. Analiza przedwdrożeniowa, o której mowa w pkt. 14.7.3. obejmie szczegółową identyfikację procesów biznesowych i rzeczywistych potrzeb zamawiającego oraz dokładną weryfikację problemów występujących u Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest do wykonania dokumentacji analizy przedwdrożeniowej, zawierającej co najmniej: - analizę potrzeb Zamawiającego, - schematy ideowe i funkcjonalne Systemu, - schematy procesów, zidentyfikowanych przez Wykonawcę w trakcie analizy, do implementacji w SOD, - założenia modyfikacji i niezbędnych uzupełnień w Systemie, - opis funkcji przewidzianych do realizowania przez System, a także administratorów i innych użytkowników, - kompletny i szczegółowy opis przyjętych rozwiązań funkcjonalnych wraz z informacjami o parametrach użytkowych i sprzętowych, sposobie konfiguracji z wyspecyfikowaniem asortymentowym i ilościowym wszystkich elementów składowych oraz oprogramowania, - określenie zasad i planów instalacji, uruchomienia Systemu, - określenie uwarunkowań związanych z dotychczas użytkowanymi przez Zamawiającego aplikacjami oraz ze środowiskiem Systemu, - opis sposobu przeprowadzania migracji danych z innych systemów do wdrażanego Systemu, - opis interfejsów z innymi systemami informatycznymi, stanowiącymi przedmiot wdrożenia oraz innymi będącymi przedmiotem integracji w ramach Systemu. Wykonawca zobowiązany będzie do wdrożenia Systemu zgodnie z założeniami projektu wdrożenia. Szczegółowy opis wymagań dotyczących analizy przedwdrożeniowej, opracowania projektu oraz wdrożenia Systemu zawarty jest w Załączniku Nr 1 do SIWZ. Dostawa oprogramowania, o którym mowa w pkt. 14.6.2 SIWZ obejmuje dostawę: - licencji systemu SOD dla 92 użytkowników, nieposiadających ograniczeń funkcjonalnych systemu. Zamawiający wymaga, aby dostarczone licencje były dożywotnie, udzielane bezterminowo. - 1 licencji Windows Server 2012 R2 Standard (2 PROC, wersja edukacyjna, licencja OPEN). - 1 licencji serwerowej i 8 licencji terminalowych dla systemu SCW. - licencji systemu RCP na dwa stanowiska. Zamawiający wymaga, aby dostarczone licencje były wolne od roszczeń osób trzecich oraz bez możliwości ich wypowiedzenia w przypadku użytkowania oprogramowania zgodnie z licencją. Wszelkie oprogramowanie dostarczone będzie w oryginalnych opakowaniach producenta, z dołączoną licencją, nośnikami i dokumentacją. Wykonawca zagwarantuje dostawę oraz przeniesienie lub zapewnienie przeniesienia na Zamawiającego bezterminowych licencji na użytkowanie oprogramowania stanowiących elementy Systemu. Wykonawca zagwarantuje dostawę oraz przeniesienie lub zapewnienie przeniesienia na Zamawiającego bezterminowych licencji na użytkowanie innego oprogramowania, na bazie którego zostanie utworzona platforma SOD, w liczbie określonej w analizie przedwdrożeniowej. Wykonawca zagwarantuje wprowadzenie niezbędnych modyfikacji do oprogramowania objętego przedmiotem zamówienia lub wykonanie oprogramowania dedykowanego, w celu realizacji wszystkich wymagań określonych w punkcie 5 Załącznika nr 1 do SIWZ. Szczegółowy opis wymagań dotyczących oprogramowania zawarty jest w Załączniku Nr 1 do SIWZ. Dostawa urządzeń, o której mowa w pkt. 14.6.3 SIWZ obejmuje dostawę: - urządzeń niezbędnych do funkcjonowania Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów (SOD), w tym: - skaner szczelinowy (1 szt.); - czytnik kodów kreskowych (1 szt.); drukarka kodów kreskowych (1 szt.); - urządzeń niezbędnych do funkcjonowania Systemu Centralnego Wydruku (SCW), w tym: - urządzenie drukujące ze skanerem, wydruk kolor (2 szt.); - urządzenie drukujące ze skanerem, wydruk czarno-biały (6 szt.); - niszczarka dokumentów (3 szt.); - urządzeń niezbędnych do funkcjonowania Systemu Rejestracji Czasu Pracy (RCP), w tym: - czytnik kart (1 szt.); - rejestrator (1 szt.); - 100 kart RCP. Urządzenia składające się na przedmiot zamówienia muszą być fabrycznie nowe, dostarczone w opakowaniach producenta oraz muszą spełniać wymagania opisane w niniejszej SIWZ. Zamawiający wymaga, aby urządzenia pochodziły z oficjalnego kanału dystrybucyjnego producenta. Zamawiający nie dopuszcza zaoferowania urządzeń odnawianych, demonstracyjnych lub powystawowych. Urządzenia stanowiące przedmiot zamówienia muszą być objęte gwarancją producenta. Zamawiający wymaga, aby okres gwarancji na oferowane urządzenia wynosił co najmniej 24 miesiące. Wymagania dotyczące dostawy, uruchomienia i sposobu świadczenia gwarancyjnych usług serwisowych opisane są w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia, stanowiącym Załącznik Nr 1. do SIWZ. Wymagane dokumenty, które należy dostarczyć z urządzeniami: - pełna oryginalna dokumentacja producenta z polskim tłumaczeniem, zawierająca: instrukcję działania, obsługi, konserwacji, rysunki, schematy, - karty gwarancyjne lub równoważne dokumenty potwierdzające uprawnienia gwarancyjne; - certyfikaty lub deklaracje zgodności CE, potwierdzające, że oferowane urządzenia spełniają obowiązujące wymagania prawne do wprowadzenia ich do obrotu handlowego na terenie EOG. Szczegółowy opis wymagań dotyczących parametrów technicznych i funkcjonalnych urządzeń wchodzących w skład zamówienia zawarty jest w Załączniku Nr 1 do SIWZ. Zamawiający wymaga aby szkolenia, o których mowa w pkt. 14.6.4 SIWZ objęły wszystkie elementy zamówienia (systemy, obsługę urządzeń), oraz co najmniej funkcje Systemu opisane w ofercie. Zamawiający wymaga aby szkolenia, o których mowa w pkt. 14.6.4 SIWZ zostały podzielone na trzy obszary: - dotyczące SOD (30 godzin szkoleniowych); - dotyczące SCW (6 godzin szkoleniowych); - dotyczące RCP (6 godzin szkoleniowych. Szkolenia powinny odbywać się dla dwóch grup użytkowników: użytkowników ogólnych oraz operatorów / administratorów systemu. Szczegółowy opis wymagań dotyczących szkoleń zawarty jest w Załączniku Nr 1 do SIWZ. Wykonawca w ramach realizowanego zamówienia dostarczy Instrukcje użytkownika oraz administratora w formie podręcznikowej w wersji papierowej lub elektronicznej, Instrukcje użytkownika oraz administratora mają zawierać opis wszystkich dostępnych funkcji Systemu rozpisanych na poszczególne kroki realizacji, umożliwiający samodzielne i sprawne wykonywanie wszelkich operacji podczas pracy z Systemem. Dokumentację techniczną Systemu Wykonawca zobowiązany będzie dostarczyć w formie elektronicznej lub papierowej. Zakończenie realizacji przedmiotu zamówienia rozumiane jest jako przedstawienie do odbioru wykonanego Systemu wraz ze sporządzoną dokumentacją oraz protokołami potwierdzającymi uprzednie wykonanie usług i dostaw, i zostanie stwierdzone podpisaniem bez zastrzeżeń protokołu odbioru końcowego projektu przez Zamawiającego. Minimalne wymagania Zamawiającego dotyczące przedmiotu zamówienia zawarte są w załączniku nr 2.1. Specyfikacja techniczno - cenowa. Wykonawca zobowiązany jest do wypełnienia kolumny 3 tabeli parametrów technicznych w zakresie nazwy proponowanych urządzeń i programów oraz potwierdzenia wszystkich wymaganych parametrów technicznych i funkcjonalności oferowanych urządzeń i programów. Pozostawienie kolumny 3 bez opisu skutkować będzie odrzuceniem oferty wykonawcy jako niezgodnej z SIWZ. Dodatkowe funkcjonalności Systemu Obiegu Dokumentów (SOD) zawarte są w Załączniku Nr 2.2. do SIWZ Tabela dodatkowych funkcjonalności. Wykonawca, który zaoferuje dodatkowe funkcjonalności SOD zobowiązany jest wypełnić kolumnę 3 tabeli. Zamawiający dokona oceny zaoferowanych dodatkowych funkcjonalności SOD zgodnie z kryterium oceny ofert, o którym mowa w pkt. 36.4 SIWZ. Wykonawca, który nie wypełni tabeli 2.2. otrzyma 0 pkt. w przedmiotowym kryterium. Wykonawca, którego oferta w toku badania i oceny ofert otrzyma największa liczbę punktów zostanie zaproszony przez zamawiającego do prezentacji zaoferowanych funkcjonalności Systemu. Szczegóły dotyczące prezentacji opisane są w pkt.36.11 SIWZ. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz warunki realizacji zamówienia opisane są w załączniku nr 1 do SIWZ, będącym integralną częścią Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.