Przetarg nieograniczony na wykonanie elektronicznej bazy danych i wyszukiwarki internetowej osób pochowanych na Cmentarzu Komunalnym Dębica w Elblągu.

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem niniejszego zamówienia jest wykonanie elektronicznej bazy danych wraz z wyszukiwarką osób pochowanych na Cmentarzu Komunalnym Dębica w Elblągu zlokalizowanym przy ul. Łęczyckiej 49 w Elblągu. Łączna powierzchnia cmentarza wynosi 50 ha w tym 40 ha zagospodarowanych, około 28 000 grobów, około 33 773 osób pochowanych (zgodnie z zapisami w księgach), kolumbaria 190 nisz. Na całość przedmiotu zamówienia składa się:Wykonanie inwentaryzacji, Stworzenie systemu obsługującego zinwentaryzowane dane. Realizację niniejszego zmówienia należy wykonać zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami i instrukcjami technicznymi a mianowicie: Ustawą o cmentarzach i chowaniu zmarłych z dnia 31.01.1959 r. (Dz. U. z 2011 r. Nr 118, poz. 687 ze zm.), Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1.08.2001 r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów (Dz.U. 2001 Nr 90 poz.1013), Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 21.07.2003 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów (Dz.U.2003 Nr 141 poz. 1370), Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29.08.1997r. (Dz.U 2002 Nr 101 poz. 926) 1. Inwentaryzacja: 1) Przeprowadzenie spisu grobów, nagrobków, rezerw, kolumbariów znajdujących się na Cmentarzu Komunalnym Dębica, czyli: a) Spisanie danych dotyczących osób pochowanych przy wykorzystaniu wszystkich dostępnych informacji: spisu z natury, ksiąg cmentarnych i innych dokumentów udostępnionych przez Zamawiającego. b) Porównanie, wraz z Zamawiającym, zgromadzonych danych z utworzonych zbiorów, w celu eliminacji niejasności pojawiających się podczas dokonywania inwentaryzacji, c) Uzupełnienie powyższych danych o dysponentów grobów, d) Utworzenie dokumentacji zdjęciowej każdego grobu, miejsca pochówkowego, składającej się z co najmniej dwóch fotografii, w formacie .JPG, o minimalnej rozdzielczości 640x480, jednakże nie wyższej niż 800x600. Pierwsze zdjęcie powinno pokazywać cały znajdujący się inwentarz na danym miejscu pochówkowym, z widocznym tekstem na ewentualnej płycie nagrobkowej. Drugie zdjęcie powinno ukazywać płytę nagrobkową z wszystkim znajdującymi się na niej danymi, przybliżoną, wyraźną, nawet jeżeli treść nagrobka jest zatarta, bądź nie występuje, e) Każde zdjęcie Wykonawca opisze danymi grobu ( nazwa sektora, numer rzędu, numer grobu), po czym winno się je dołączyć do systemu, podpiąć pod należyty nagrobek zarówno na mapie interaktywnej, jak i w bazie danych, f) W przypadku występujących grobów, nagrobków Wykonawca Wykona szczegółowe pomiary wielkości znajdującego się w danym miejscu nagrobka, przy czym zarówno długość jak i szerokość nagrobka, zaokrąglić do 0,1 m. g) Numeracja inwentaryzowanych grobów będzie zgodna z numeracją zawartą w istniejących księgach cmentarnych. W przypadku pojawienia się niezgodności numeracji między stanem z natury a księgami każdorazowo będą one zgłaszane wyznaczonemu w umowie przedstawicielowi Zamawiającego. 2) Przeprowadzenie inwentaryzacji pozostałych elementów cmentarza: dróg i alejek, zieleni, punktów poboru wody, pojemników na odpady, kaplic, kościołów, biura, wejść, parkingów. 2. Interaktywna mapa, podłączona do wyszukiwarki: 1) Stworzenie dynamicznej mapy, dostępnej dla indywidualnego użytkownika, jak i pracownika administracji, z poziomu strony internetowej. 2) Wykonawca sporządzi mapę cmentarza w programie komputerowym w oparciu o uzyskany na własny koszt podkład geodezyjny 3) Na mapę Wykonawca naniesie wszystkie zinwentaryzowane obiekty: groby, nagrobki, rezerwy (z dokładnością do 0,1m), oraz: wejścia, parkingi, drogi, alejki, kościoły, kaplice, biura, elementy zieleni, punkty poboru wody, pojemniki na odpady. 4) Mapa ma zawierać czytelną legendę. 5) System ma umożliwiać nanoszenie nowopowstałych nagrobków oraz nowych terenów poszerzających tereny cmentarza z poziomu administratora. 6) Z poziomu administratora, jak i użytkownika powinna być możliwość wyszukiwania osoby pochowanej w następujący sposób: a) poprzez najechanie kursorem myszy na znajdujący się na mapie nagrobek (ujawni się dynamiczne okienko z danymi pochowanego, w tym też i zdjęcia), b) poprzez wpisanie nazwiska w wyszukiwarkę i po wybraniu pojedynczego wyniku prze kierowanie osoby na mapę, gdzie interesujący nas nagrobek zostanie wyeksponowany, 7) Mapa będzie składać się z wyodrębnionych warstw, składających się na jedną całość: a) Warstwa grobów, która zgodnie z ustaloną legendą będzie posiadała odpowiednio zabarwione nagrobki, w formie prostokątów, o wymiarach wyskalowanych z godnie z rzeczywistymi, z możliwością pełnej edycji ze strony administracji, b) Warstwa numeracji dużej, która powinna zawierać numerację grobów, umiejscowioną centralnie w każdym występującym nagrobku, zgodnie z ustaleniami inwentaryzacyjnymi, c) Warstwa numeracji małej, która składa się z kwatery oraz rzędu, występującego na cmentarzu, zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami w inwentaryzacji, d) Warstwa zieleni, która składać się będzie z występujących na cmentarzu elementów zieleni, e) Warstwa obiektów, która składać się będzie z pozostałych punktów infrastruktury cmentarza komunalnego, f) Warstwa legendy, która zgodnie z powyższymi warstwami, będzie opisywać ich obiekty, g) Mapa będzie sporządzona w skali 1:1000 8) Mapa ma być w pełni edytowalna ze strony administratora (dodawanie, usuwanie, zmiana nagrobków i pozostałych elementów infrastruktury cmentarza). 9) Mapa musi być w pełni zintegrowana z aplikacją obsługującą bazę danych osób pochowanych, z której będzie pobierała i wyświetlała wszelkie informacje potencjalnym użytkownikom poprzez stronę internetową. 3. Interaktywna wyszukiwarka dla indywidualnego użytkownika: 1) Wykonawca wykona dla Zamawiającego prostą wyszukiwarkę posiadającą odnośnik do interaktywnej mapy, przy czym wyszukiwanie zmarłych będzie się odbywało w sposób co najmniej dwojaki: a) Poprzez wpisanie jednej z podstawowych danych zmarłego, Imię, Nazwisko, gdzie wyniki zostaną zwrócone w formie kafelek ze zdjęciami. b) Poprzez wpisanie daty zgonu w formacie dd-mm-rrrr, gdzie wynik również zostanie zwrócony w formacie kafelek ze zdjęciami i danymi pochowanych. 2) Wyszukane wyniki zostaną przedstawione w formie kafelek z widocznym zdjęciem nagrobka (w przypadku jego braku, powinien wyświetlać się prosty symbol informujący o braku fotografii), jednakże jeżeli użytkownik zdecyduje inaczej, może przełączyć wyniki wyszukiwania do prostej listy z podstawowymi danymi (bez zdjęć ze względu np. na wolne połączenie użytkownika z Internetem). 3) Poszczególnie wybrany element z wyszukiwarki powinien zwrócić użytkownikowi wynik pod postacią, zdjęć nagrobków, miniaturowej mapki z dokładną pozycją położenia grobu, oraz wyświetlić dane dotyczące zmarłego uprzednio wybrane w panelu administracyjnym przez Zamawiającego. 4) Poszczególnie wybrany element z wyszukiwarki powinien także posiadać w swojej zakładce odnośniki do szczegółowej mapy, innych znajdujących się pochowanych na danym miejscu, oraz możliwości wysłania formularza w sprawie chęci przedłużenia opłacenia miejsca pod dany pochówek. 4. Panel administracyjny dla Zamawiającego: 1) Zamawiający będzie miał dostęp do bazy danych, stworzonej podczas inwentaryzacji, z poziomu strony internetowej, wskutek szyfrowanego logowania do swojego użytkownika, 2) Sposób wyszukiwania powinien być podobny do tego który występuje w wyszukiwarce dla potencjalnego użytkownika, jednakże wzbogacony co najmniej o następujące elementy: a) Wyszukiwania po: imieniu, drugim imieniu, nazwisku, nazwisku rodowym, dacie urodzenia, zgonu jak i pochowania, sektorze, rzędzie, numerze grobu, numerze aktu zgonu, opłaconym grobie do danego roku, b) Zakładka raportów: groby opłacone/nieopłacone, ekshumacje, kremacje, miejsca wolne, miejsca zarezerwowane, miejsca zlikwidowane, c) Zakładka z mapą cmentarza, w której istnieje pełna możliwość edytowania jej zawartości względem warstw, d) Zakładka ksiąg zmarłych, gdzie Zamawiający będzie w stanie szczegółowo zapoznać się z aktualnym stanem cmentarza, poprzez wyświetlenie odpowiednio odfiltrowanych parametrów zasobów zmarłych, między innymi po literze nazwiska, roku, czy też dacie pochówku, tudzież zgonu, e) Formatka zmarłego będzie zawierała wszelkie dane na jego temat, występujące w bazie danych, powstałe podczas inwentaryzacji, dodatkowo uzupełnione o: rodzaj grobu, rodzaj nagrobka, liczba kondygnacji, wolne miejsca, pole z własnymi uwagami (do co najmniej 300 znaków), z możliwością szybkiego przejścia do pozostałych pochowanych, z możliwością szybkiego wyświetlenia szczegółów dysponentów grobów, z możliwością edycji zawartości na bieżąco, z możliwością ustalenia płatności do zadanej daty, f) Formatka dysponenta grobu ma zawierać: nazwisko, imię, miejsce zameldowania, w przypadku firm NIP, możliwość zaznaczenia czy jest to założyciel grobu/dysponent, numer telefonu, e-mail, pole z własnymi uwagami (do co najmniej 300 znaków), 5. Baza danych: 1) Treść bazy danych ma zawierać kompletne informacje uzyskane zarówno z inwentaryzacji jak i wszelkich udostępnionych przez Zamawiającego źródeł tzn. ksiąg, innych dokumentów, konsultacji dotyczące szczególnie: a) danych wspominanych powyżej na temat zmarłego i miejsca jego pochówku, b) danych dotyczących dysponentów grobów c) danych dotyczących odpłatności za miejsca pod pochówek/nagrobki, przy czym odpowiednio porównane z prowadzonym przez Zamawiającego system rozliczeń Symfonia Faktura Premium, 2) Przy powstającej bazie, wszelkie materiały dotyczące zmarłych, (tj. księgi, dokumentacja fakturowa, mapy geodezyjne, czy też sam cmentarz) zostaną udostępnione Wykonawcy tylko i wyłącznie w Biurze Administracji Cmentarzami w Elblągu, przy ulicy Łęczyckiej 49, w dniach pon. , wt. , cz. , pt. w godz. 7ºº-15ºº w śr. w godz. 7ºº-17ºº i w sob. w godz. 8ºº-13ºº. Wykonawca może wykonać dla potrzeb prowadzonych prac dokumentacje fotograficzną ksiąg która po zakończeniu prac zostanie przekazana Zamawiającemu . 6 Pozostałe 1) Wykonawca po wykonaniu robót, wdrożeniu systemu i oddaniu do użytkowania, przeprowadzi kompleksowe szkolenie dotyczące powyższego systemu w siedzibie wydziału Administracji Cmentarzy zarządu Zieleni Miejskiej w Elblągu. 2) W przypadku wystąpienia jakichkolwiek błędów stwierdzonych po oddaniu systemu do użytkowania , będą one niezwłocznie usuwane przez Wykonawcę. 3) System powinien być dostępny z poziomu strony internetowej, w wybranym przez Zamawiającego hostingu, zgodnie z propozycjami Wykonawcy. 4) Przedmiot zamówienia objęty jest dwuletnią gwarancją. 5) Zamawiający zastrzega sobie dostęp do dwuletniej nieodpłatnej pomocy technicznej. 6) Wykonawca musi posiadać możliwości techniczne bezterminowego utrzymywania bazy danych na swoim serwerze. 7) Własność całości bazy danych i stworzonego systemu przechodzi po wykonaniu zadania na rzecz zamawiającego. 8) W przypadku różnicy numeracji położenia grobu znajdującej się w księgach cmentarnych i w nowotworzonej bazie danych , należy umieścić w informacjach o grobach nową i starą numerację dostępną od strony panelu administratora i wyszukiwarki internetowej. 9) Stworzenie możliwości przechowywania w panelu administrator zdjęć grobów przed ich modyfikacją. przed złożeniem ofert Wykonawcy zapoznają się z istniejącym systemem wdrożonym na Cmentarzu Komunalnym Agrykola w Elblągu dostępnym pod adresem: http:polskicmentarz.com elblag grobonet start.php tak aby nowopowstała aplikacja była jak najbardziej zbliżona pod względem wizualnym i funkcjonalnym do istniejącej.