Świadczenie usług transportu elementów polskiego pawilonu na festiwal SXSW Polska-Austin-Polska

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług transportu elementów polskiego pawilonu na festiwal South by Southwest (SXSW) na trasie Polska-Austin (Teksas, USA)- Polska, zgodnie z warunkami zawartymi w opisie przedmiotu zamówienia (załącznik nr 2 do SIWZ) oraz tabeli „Lista z/do transportu” (załącznik nr 2 A do SIWZ). 1.Transport zakłada przewiezienie drogą lotniczą elementów polskiego pawilonu na trasie Polska – Austin oraz drogą lotniczą lub drogą lądowo – morską (decyzja wyboru sposobu transportu należy do Wykonawcy) na trasie Austin - Polska (obiekty, aranżacja, materiały promocyjne). Na wystawę składają się elementy wymienione w punkcie 2 opisu przedmiotu zamówienia, tj. opisane w załączniku nr 2A 2. Odbiór przesyłek w Polsce spod podanych w tabeli stanowiącej załącznik nr 2A „Lista z/do transportu” adresów a następnie skonsolidowanie obiektów na paletach dostarczonych przez firmę realizującą transport, odpowiednie spakowanie elementów do transportu (folia strechowa). Odbiór przesyłek po uprzednim skontaktowaniu się ze wskazanymi w w/w tabeli osobami nastąpi nie wcześniej niż 23.02.2018 roku chyba, że wymienione w tabeli osoby kontaktowe wyrażą zgodę na ich wcześniejszy odbiór. 3. Skonsolidowanie wymienionych przesyłek w magazynie firmy transportowej do czasu wysyłki do Austin. Odpowiednie ich zabezpieczenie do transportu lotniczego. Wywóz wszystkich przesyłek na wspólnym karnecie ATA przygotowanym i opłaconym przez firmę Wykonawcy (firmę transportową), oraz fakturze proforma. Firma spedycyjna będzie reprezentowała IAM przed organami celnymi w Polsce i w Stanach Zjednoczonych oraz dokona odprawy powierzonych przesyłek. Ponadto firma transportowa pokryje wszystkie koszty realizacji transportu, w tym odprawy i cła za materiały ujęte na fakturze proforma. Wartość na fakturze proforma nie przekroczy 250 USD. 4. Firma spedycyjna poinformuje IAM o wszystkich niezbędnych dokumentach wymaganych do zrealizowania transportu. 5. Adres doręczenia przesyłek w Austin: 500 E Cesar Chavez St, Austin, TX 78701, Stany Zjednoczone na terenie Austin Convention Center - festiwal South by Southwest (SXSW). 6. Doręczenie przesyłek pod wskazany adres musi nastąpić w dniu 09.03.2018 roku o godzinie 9:00 czasu lokalnego. Dokładna godzina dostępu do rampy wyładunkowej wynika z wymogów organizatora: SXSW. Doręczenie zakłada wniesienie przesyłek w przestrzeń wystawienniczą. UWAGA: Wniesienie przesyłek na teren Austin Convention Center możliwe jest jedynie za pośrednictwem firm FREEMAN lub Agility, podwykonawców SXSW. Należy w związku z tym skontaktować się z firmą FREEMAN lub Agility w celu zorganizowania wniesienia przesyłek w przestrzeń wystawy – usługa Material Handling Service. Kontakt do firmy FREEMAN: customersupport@freemanco.com. Kontakt do firmy Agility: expousa@agility.com. IAM ma przyznany unikatowy numer BOOTH NUMBER 1533. 7. Odbiór opakowań z przestrzeni wystawy: 500 E Cesar Chavez St, Austin, TX 78701, Stany Zjednoczone z terenu Austin Convention Center i ich zmagazynowanie (na czas trwania wystawy: 11.03.2018 – 14.03.2018) w magazynie firmy spedycyjnej nastąpi w dniu 10.03.2018 o godzinie 19:00 czasu lokalnego. 8. Dostarczenie opakowań w przestrzeń wystawy: 500 E Cesar Chavez St, Austin, TX 78701, Stany Zjednoczone na terenie Austin Convention Center, po zakończeniu wystawy nastąpi w dniu 14.03.2018 o godzinie 14:00 czasu lokalnego. 9. Odbiór przesyłek z przestrzeni wystawy spod adresu Terminal Stores, 500 E Cesar Chavez St, Austin, TX 78701, Stany Zjednoczone na terenie Austin Convention Center nastąpi w dniu 14.03.2018 roku o godzinie 17:30 czasu lokalnego. 10. Część elementów aranżacji polskiego pawilonu będzie podlegała utylizacji na terenie Austin. Obowiązkiem wybranego Wykonawcy będzie zorganizowanie utylizacji i pokrycie jej kosztów. 11. Zabezpieczenie pozostałych przesyłek do transportu powrotnego do Polski oraz organizacja transportu powrotnego, lotniczego lub lądowo – morskiego w zależności od decyzji Wykonawcy, zgodnie z tabelą stanowiącą załącznik nr 2A „Lista z/do transportu”, pod wskazane w tabeli stanowiącej załącznik nr 2A „Lista z/do transportu” adresy. 12. Rozwiezienie przesyłek pod wskazane w załączniku nr 2A adresy na terenie Polski nastąpi do dnia 18.05.2018 roku. 13. Ubezpieczenie przesyłek na czas transportu zgodnie z wartościami podanymi przez IAM w załączniku.