Postępowanie o zamówienie publiczne w trybie przetargu nieograniczonego poniżej 207 000 euro na wybór Ekspertów Jakości Zastosowania CAF dla realizacji w jednostkach samorządu terytorialnego procedury Poświadczenie jakości zastosowania CAF w jednostkach samorządu terytorialnego zatwierdzonej przez Szefa Służby Cywilnej dnia 3 grudnia 2013 roku w projekcie Systemowe wsparcie procesów zarządzania w JST

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest realizacja przez Ekspertów Jakości Zastosowania CAF jednostkach samorządu terytorialnego procedury Poświadczenie jakości zastosowania CAF w jednostkach samorządu terytorialnego zatwierdzonej przez Szefa Służby Cywilnej dnia 3 grudnia 2013 roku (dalej zwanej Procedurą Poświadczania) w projekcie Systemowe wsparcie procesów zarządzania w JST, w szczególności poprzez: 1) Zapoznanie się z ostatnim sprawozdaniem z samooceny CAF oraz planami działań dotyczącymi wdrażania usprawnień dostarczonymi przez badaną jednostkę samorządu terytorialnego. 2) Zapoznanie się, celem dokonania oceny kompletności i poprawności oraz przygotowanie notatki z oceny następujących dokumentów w ciągu 4 dni od ich otrzymania: a) Wypełnionego kwestionariusza dotyczącego procesu samooceny CAF (załącznik nr CAF-4 do dokumentu Poświadczenie Jakości Zastosowania CAF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego); b) Wypełnionego kwestionariusza dotyczącego procesu doskonalenia (Załącznik nr CAF-5 do dokumentu Poświadczenie Jakości Zastosowania CAF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego); c) Wypełnionego kwestionariusza dotyczącego dojrzałości TQM (Załącznik nr CAF-6 do dokumentu Poświadczenie Jakości Zastosowania CAF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego). 3) Współpracę z jednostką samorządu terytorialnego będącą przedmiotem poświadczenia w celu usunięcia wszelkich uchybień i nieścisłości w przesłanej dokumentacji. 4) Koordynację prac z drugim Ekspertem Jakości Zastosowania CAF wyznaczonym do procesu poświadczenia w danej jednostce w celu zaplanowania wizyty w urzędzie, która powinna odbyć się nie później niż w 14 dni kalendarzowych od momentu potwierdzenia poprawności dokumentów. 5) Odbycia wspólnie z drugim Ekspertem Jakości Zastosowania CAF wizyty na miejscu w urzędzie i dokonania pogłębionej oceny procesu wdrożenia CAF w jednostce. Wizyta nie powinna trwać krócej niż 4 godziny zegarowe. 6) Na zakończenie wizyty Ekspert Jakości Zastosowania CAF ma obowiązek przedstawić ustnie przedstawicielom jednostki wyniki oceny wraz ze wstępną rekomendacją na temat przyznania lub nieprzyznania Poświadczenia Skutecznego Użytkownika CAF oraz poinformować Zamawiającego drogą e-mail o treści przekazanej JST informacji. 7) Przygotowanie w uzgodnieniu z drugim wyznaczonym Ekspertem Jakości Zastosowania CAF raportu z oceny z wykorzystaniem szablonu raportu przedstawionego w załączniku CAF-7 do dokumentu Poświadczenie Jakości Zastosowania CAF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego Ponadto ekspert jest zobowiązany do współpracy z ocenianą jednostką na każdym etapie procesu poświadczenia, odpowiadania na pytania i wątpliwości oraz pomocy w rozwiązywaniu problemów odnoszących się do procesu poświadczania CAF. Przewidywany czas pracy Eksperta Jakości Zastosowania CAF konieczny do przeznaczenia na proces poświadczenia to 16 godzin na jedną JST (32 godziny na parę) Ekspert Jakości Zastosowania CAF zobowiązany jest przedstawić następujące produkty w odniesieniu do każdej jednostki z przypisanej mu pary: - notatkę potwierdzającą poprawność dokumentów przesłanych przez badaną jednostkę samorządu terytorialnego - do 7 dni od otrzymania dokumentów (opisanych w pkt 1) i 2), - ustne przedstawienie przedstawicielom badanej jednostki samorządu terytorialnego wniosków z oceny, - raport z oceny (jeden (1) raport sporządzony wspólnie przez 2 ekspertów) - do 14 dni od wizyty w jednostce - poświadczenie wykonania prac na rzecz urzędu gminy/starostwa powiatowego wg wzoru przekazanego przez Zamawiającego - potwierdzenie przeprowadzonych prac wg wzoru przekazanego przez Zamawiającego Zamówieniem objęte będą następujące pary jednostek: Para 1: a) Urząd Gminy Konstantynów (woj. Lubelskie) b) Urząd Miasta Lublin (woj. Lubelskie) Para 2: a) Urząd Gminy Dębno (woj. Małopolskie) b) Urząd Gminy Sękowa (woj. Małopolskie) Para 3: a) Urząd Gminy Radziechowy-Wieprz (woj. Śląskie) b) Urząd Gminy Rzgów (woj. Wielkopolskie) Para 4: a) Urząd Miasta Mińsk Mazowiecki (woj. Mazowieckie) b) Urząd Gminy Kotuń (woj. Mazowieckie) Para 5: Urząd Gminy Złota (woj. Świętokrzyskie) Urząd Gminy Karczmiska (woj. Lubelskie) Para 6: a) Urząd Gminy Wojnicz (woj. Małopolskie) b) Urząd Miasta Krakowa (woj. Małopolskie) Odbiór wykonania usługi nastąpi protokołem odbioru w siedzibie Zamawiającego. Zamawiający może odmówić odbioru przedmiotu zamówienia, jeśli będzie on wykonany niezgodnie z postanowieniami umowy lub wskazaniami Zamawiającego. W przypadku wad stwierdzonych przez Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest do ich usunięcia w terminie ustalonym przez Zamawiającego. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych Zamawiający wyłoni 12 wykonawców spełniających kryteria postępowania (warunki opisane w pkt. 5 SIWZ) oraz spełniających kryterium wyboru zgodne z pkt. 13.5 SIWZ. Przydzielenie Ekspertom Jakości Zastosowania CAF konkretnych jednostek (wskazanych w pkt. 3.1) zostanie dokonane na wniosek Zamawiającego przez Koordynatora Krajowego ds. JST tj. Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji zgodnie z założeniami etapu 2.1 Procedury Poświadczania oraz przy zachowaniu wytycznych zawartych w punkcie 3.2.4 Procedury Poświadczania w zakresie miejsca zamieszkania (lub wykonywania funkcji) tj. miejsca zamieszkania (lub wykonywania funkcji) w jak najbliższej odległości od organizacji kandydującej do uzyskania poświadczenia - priorytetowo traktowani są Wykonawcy z tego samego województwa. Wyłonieni wykonawcy zostaną podzieleni na dwuosobowe zespoły, przyporządkowani do par JST wskazanych w pkt. 3.1. W każdym zespole, dla każdej jednostki samorządowej wskazany zostanie ekspert wiodący, przy założeniu, że jeden ekspert pełni funkcję eksperta wiodącego tylko w jednej jednostce samorządowej. Rolą eksperta wiodącego jest ustalanie harmonogramu prac i kontakt z przypisaną mu JST w celu umożliwienia wykonywania prac. Ekspert wiodący jest również redaktorem raportu z oceny dla danej jednostki. Eksperci odpowiadają za jakość wykonywanych prac w sposób solidarny. W związku z faktem przeprowadzania pierwszych poświadczeń w ramach systemu nie ma zastosowania punkt dotyczący okresu jaki upłynął od ostatniego procesu poświadczania, w którym uczestniczył ekspert. Przydzielenie Ekspertom Jakości Zastosowania CAF konkretnej pary jednostek, wskazanych w pkt. 3.1 zostanie dokonane przy zachowaniu zapisów pkt. 13.4 i zasady, że każdy z Wnioskodawców może przeprowadzić Procedurę Poświadczania w roli eksperta wiodącego i eksperta wspomagającego jedynie w jednej z sześciu wskazanych par JST będących przedmiotem postępowania, przy uwzględnieniu braku konfliktu interesów wykazanego w oświadczeniu wg wzoru stanowiącego zał. Nr 2 do SIWZ. Szczegółowe informacje dot. przedmiotu zamówienia znajdują się w SIWZ.